部活や少年団、町内会でBANDを使っていると、去年の写真や連絡がまだ残っているのか、いつか消えるのかが気になります。実際に「1年前の動画を開いたら再生できなかった」という相談も出ます。BANDの保存期間は1つの数字で決まっているわけではなく、BANDごとの設定と、そのBANDに割り当てられている容量と、アカウントの利用状況の3つで変わります。この記事では、公式の規約と方針に書かれていることを整理し、残したい記録を失わないための手順までを順に並べます。
BANDの保存期間は1つの数字で決まっていない
先に全体の構図を書きます。BANDでは、保存される期間が次の3つで決まります。
1つめが、そのBANDで設定されている保管期間です。トークについては、BAND単位とトークルーム単位の両方で期間を設定できます。設定次第で、すぐ削除される状態にも、長く残る状態にもなります。
2つめが、そのBANDに割り当てられている容量です。容量が一杯になった場合、空き容量を確保するために古い投稿が削除されることがあると規約に書かれています。つまり、期間ではなく容量の側から先に削除が始まる場合があります。
3つめが、アカウントの利用状況です。長期間ログインしていない会員の個人情報は、事前の案内を経て破棄または分離保管されることがあります。長期間アクセスしなかった場合には、サービスの利用契約そのものが解除されることもあります。
公式の規約には、次のように書かれています。BANDの特性や設定により、投稿されたコンテンツとチャットは一定期間経過後に削除されることがあり、BANDの活動履歴に応じて保存容量が異なるため、容量が一杯になった場合は空き容量を確保するために古い投稿が削除されることがあるという内容です。
ここから分かるのは、団体側で何も設定していない状態は「いつまで残るか分からない状態」だという点です。とりまとめる立場としては、設定を確かめる作業が先に来ます。会の記録として残したいものがあるなら、BANDの中だけに保存しておく前提では組めません。
トークの保管期間は団体側で設定できる
BANDのアクティビティポリシーには、保存の方法と期間を流動的に管理できると書かれています。トークについては、BAND単位の設定とトークルーム単位の設定の両方が用意されています。
公式の案内で示されている具体的な目安は2つあります。1つめが、端末を変えたりアプリを入れ直したりしたあとも以前のトーク内容を確認したい場合は、トークの保管期間を1年に設定するという案内です。2つめが、保管期間を「保管しない」に設定した場合の動きです。この設定にすると、すぐにサーバーからトーク内容が削除され、その後のトーク内容も保管されません。実際に全体のシステムへ反映されるまでには一定の時間がかかるとも書かれています。
この2つは、団体の使い方によってどちらが望ましいかが変わります。会費の相談や個人の事情が流れるトークルームでは、残らないほうが安心という考え方が成り立ちます。行事の決定事項が流れるトークルームでは、あとから確かめられないと困ります。同じBANDの中でも、トークルームごとに設定を変えられるので、用途で分けるのが実務的です。
注意したいのは、この設定を変えられるのが誰なのかという点です。BAND単位の設定はリーダーとサブリーダーが扱います。役員が代わったときに設定の話が引き継がれないと、次の担当は「なぜ去年のやり取りが見られないのか」の理由が分かりません。引き継ぎの書類には、保管期間の設定値を1行書いておいてください。
もう1つ、公開のBANDには別の扱いがあります。公開BANDに提供される公開チャットルームは掲示板として履歴が記録され、新しく参加したメンバーも過去の履歴を閲覧できると規約に書かれています。誰でも入れる形で運営している団体では、過去のやり取りが新しい参加者に見られる前提になります。会員の連絡先や子どもの名前が流れるトークルームを公開の形で運営しないのは、この理由からです。
投稿と写真が削除される条件は容量の側から来る
期間の設定とは別に、容量からの削除があります。ここが見落とされやすい部分です。
規約には、BANDの活動履歴に応じて保存容量が異なると書かれています。さらにアクティビティポリシーには、BANDが持つ全体のストレージはBANDの活動性に応じてレベル分けして提供されるとあります。つまり、同じBANDというサービスを使っていても、団体によって使える容量が違います。活動が活発なBANDには多く、そうでないBANDには少なく割り当てられる仕組みです。
この仕組みは、使い始めた団体にとって読みにくい部分です。何ギガバイト使えるのかが最初に分からないため、写真を何年ぶん保存できるかを見積もれません。運動会の写真を毎年300枚ずつアップロードして、4年後に容量が一杯になるのかどうかは、始める時点では計算できません。
容量が一杯になったときの動きも規約に書かれています。空き容量を確保するために古い投稿が削除されることがあるという内容です。古い投稿から消えるため、失うのは過去の記録のほうです。役員が代わったあとで「3年前の総会の資料が見られない」と気づく形になります。
アクティビティポリシーには、対策として大容量ファイルの扱いを設定できると書かれています。一定期間後に削除するか、持続して保管するかを選べる仕組みです。ファイルの共有が活発なBANDでは、この設定を使ってメンバー間のデータの保管と共有を支えられるとされています。あわせて、BAND別に設定されている全体のストレージを適切に管理することで、共有したデータが削除されて復元できないというエラーを防げるとも書かれています。復元できないという表現が公式に使われている点は、記録を扱う団体として押さえておく必要があります。
端末を変えるとき、アプリを入れ直すときに失うもの
保存期間の話が実務で表に出るのは、端末を買い替えたときです。ここで何が残り、何が失われるかを整理します。
トークについては、保管期間の設定で決まります。1年に設定していれば、端末を変えたあとも以前の内容を確認できます。「保管しない」に設定していた場合、サーバー側に残っていないので、新しい端末では何も見えません。この違いは、設定を変えた時点からの内容に効きます。過去に「保管しない」で運用していた期間のやり取りは、あとから設定を変えても戻りません。
投稿とアルバムの写真については、BANDの中に保存されている限り新しい端末でも見られます。ただし前の節で書いたとおり、容量の側から古い投稿が削除される可能性があります。端末を変えたこととは関係なく、時間が経てば失われる場合があります。
手元の端末に保存した写真や動画は、端末の中のデータなので、機種変更の手順に従って移す必要があります。BANDの中にあるものと、端末の中にあるものを混同すると、どちらも無いという状態が起きます。
やり方が分からないという相談は実際に多くあります。
bandアプリの動画の保存について 部活の動画をiPhoneに保存したいのですがいまいちやり方がわかりません。 どこからどう保存するのか教えて頂きたいです。 出典: detail.chiebukuro.yahoo.co.jp
保存の操作そのものが分からないまま年度が終わると、手元には何も残りません。部活や少年団では、卒業する学年の保護者がいちばんこれで困ります。3月に慌てて操作を覚えるより、行事のたびに保存しておく運用にしたほうが確実です。
動画とライブ配信を手元に保存する考え方
BANDには試合や発表会を配信する機能があり、団体で使われています。配信したものを残したい場合の考え方を整理します。
まず、配信されたものと投稿された動画は別のものとして扱ってください。配信は、その時間に見る仕組みです。あとから見られるかどうかは、配信の設定と、BANDに保存されているかどうかで決まります。保存されている場合も、前の節で書いた容量と期間の条件が同じように当てはまります。
手元に残したい場合の相談も出ています。
私の部活の試合をbandというアプリで配信してもらいました。携帯のカメラロールに保存したいのですが、どうすればできますか？？？ 出典: detail.chiebukuro.yahoo.co.jp
この形の相談に共通しているのは、配信を見た側が自分で残す手立てを探している点です。団体としては、残す役目を決めておくほうが確実です。配信する人が録画したものを別に保存し、必要な人へ渡す形にすれば、見た人がそれぞれ操作を覚える必要がなくなります。
団体の記録として動画を残すなら、BANDの中だけに保存しない形を作ってください。会として1台の端末か外部の保存先を決め、行事が終わった週のうちに移します。年度末にまとめてやろうとすると、担当が代わって誰も場所を知らないという状態になります。移す作業に1回30分かかるとしても、年10回で5時間です。3年分の記録を失う損失と比べれば、その5時間は安いほうに入ります。
リーダーがログインしなくなったBANDはどうなるか
保存期間とあわせて確かめておきたいのが、管理する人がいなくなった場合です。団体のBANDは、作った人が会を離れたあとも残ります。
アクティビティポリシーには、リーダーが長期間サービスにログインせず、ログイン記録がない場合の扱いが書かれています。サブリーダーがいるBANDの場合は3か月、サブリーダーがいないBANDの場合は1か月で、BANDメンバーの意見を集めて最終的に1人に絞り、リーダーの権限を与えるという手続きです。ただし、委任を要請したメンバーの参加の履歴やリーダー委任の履歴を見て問題があると判断された場合、要請が却下されることもあるとされています。
リーダーがやむを得ない事情で利用できなくなった場合や死亡した場合には、BANDのサービス側が直接リーダー権限の委任を行うとも書かれています。死亡した場合には死亡診断書の送信が必要で、確認後に権限が委任されます。
この手続きがあること自体は、団体にとって安心材料です。ただし待ち時間があります。サブリーダーがいなければ1か月、いれば3か月です。行事の直前にリーダーが入院した場合、その期間は誰も設定を変えられません。
対策は単純で、サブリーダーを先に置いておくことです。役員のうち2人か3人に権限を持たせておけば、1人が動けない期間も運営が止まりません。権限を1人に集める形は、その人が抜けたときの停止時間をそのまま抱えることになります。年度の初めに権限を持つ人を決め、引き継ぎの書類に名前を書いておいてください。
退会したときとBANDを削除したときの扱い
会員が退会した場合と、BANDそのものを削除した場合の扱いも押さえておきます。
個人情報処理方針には、取得と利用の目的が達成された場合、またはアカウントが削除された場合、原則として遅滞なく個人情報を廃棄すると書かれています。会員が自分のアカウントを削除すれば、その会員の個人情報は廃棄される方針です。
団体側で気をつけたいのは、会員が抜けたあとに投稿が残るかどうかです。BANDの中に投稿された内容は、団体の記録として残る部分と、個人に紐づく部分が混ざります。写真を投稿した会員が抜けたあとにその写真をどう扱うかは、会の中で決めておく話になります。年度の初めに「行事の写真は会の記録として残す」と決めておけば、抜けるときに揉めません。
BANDそのものを削除する場合は、中のデータも失われます。規約では、共有したデータが削除されて復元できない状態を防ぐために容量を管理するよう案内されています。削除の操作そのものは戻せない前提で扱ってください。年度替わりで古いBANDを整理するときは、残したいものを先に移してから削除してください。
もう1つ、退会と長期不使用の違いも押さえてください。会員が一定期間ログインまたはアクセスしていない場合、電子メールやサービス内の通知などで事前に案内したうえで、個人情報を破棄または分離保管することがあると規約に書かれています。長期間アクセスしなかった場合には、関連サービスの利用契約を解除できるともあります。会員が自分で退会していなくても、使わない期間が続けば同じ状態に近づきます。年に1回も開かない会員が名簿に残っている団体では、実際には連絡が届いていない可能性があります。
LINEの保存期間との違いをどう見るか
同じ相談はLINEでも出ます。比べるときの軸は「団体側で設定できるかどうか」です。
LINEの公式の案内では、サーバー上の画像や動画は一定期間のみ保存され、保存期間が終わったあとは閲覧や再生ができなくなるとされています。保存期間の具体的な日数は案内されていません。団体の側で期間を設定する仕組みはありません。そのうえで公式の案内は、送受信した画像を無期限に保存できるアルバムへ移すことをすすめています。
この相談もよく見られます。
LINEの保存期間が終了した動画とか画像って復元できないんですか？ もし、できるなら方法教えてください！ 出典: detail.chiebukuro.yahoo.co.jp
LINEのアルバムには上限が決まっています。1つのトークルームに作れるアルバムは最大100個で、1つのアルバムに保存できるのは最大1,000個です。写真なら1,000枚、動画なら100本に相当します。1回でアップロードできるのは最大300個までです。さらに、アルバムに動画とオリジナル画質の写真を追加できるのは、LYPプレミアムまたはLINE MUSIC with LYPプレミアム エンジョイの会員だけです。
2つを並べると、性質の違いが見えます。LINEは期間の設定ができない代わりに、アルバムへ移せば無期限という逃げ道が用意されています。BANDは期間を団体側で設定できる代わりに、容量が活動量で変わり、一杯になれば古い投稿から削除される可能性があります。どちらが優れているかではなく、記録の残し方が違うと理解してください。どちらを使う場合も、会として残したい記録はサービスの外にも保存しておく必要があります。
「見られない」が起きたときの確かめ方
写真や動画が開けなくなったとき、原因は1つではありません。順番に切り分けると、打つ手が変わります。
最初に確かめるのは、自分だけ見られないのか、全員が見られないのかです。他の会員に1人聞くだけで分かります。自分だけなら、端末側の問題です。通信が不安定な場所にいるか、端末の空き容量が足りていないか、アプリを最新にしていないかのどれかです。全員が見られないなら、サービス側から削除されています。
次に確かめるのは、投稿の日付です。古いものだけが開けず、新しいものは開けるなら、期間か容量による削除です。この場合は復元できません。期間や容量の条件で削除されたデータは戻らない前提で扱ってください。新しいものも開けないなら、通信か端末の側です。
3つめに確かめるのは、自分がそのBANDやトークルームに参加したままかどうかです。抜けたあとは、そこに保存されていた写真を見られなくなります。年度が替わって名簿を整理したときに、間違って外れている場合があります。
切り分けができたら、対応は3つに分かれます。端末側の問題なら、通信を切り替えるか空き容量を確保するかアプリを更新します。削除されている場合は、手元に保存した人がいないかを会の中で聞きます。1人でも保存していれば、そこから受け取れます。参加が外れている場合は、リーダーに入れ直してもらいます。
この切り分けを役員の誰かが説明できる状態にしておくと、問い合わせが来たときに1往復で済みます。手順を3行にまとめてノートに保存しておけば、担当が代わっても同じ答えが返せます。
保管期間を決めるときの考え方
トークの保管期間を団体で決めるとき、長くすればよいという話ではありません。長さごとに向く用途と、向かない用途があります。
短く設定する、または保管しない形が向くのは、個人の事情が流れるやり取りです。会費の相談、家庭の都合、体調の話が出るトークルームでは、残らないほうが会員が書きやすくなります。残る前提だと、言いにくいことが出てこなくなり、結果として役員が状況を把握できません。
長く設定する形が向くのは、決定事項と連絡が流れるやり取りです。行事の日程、集金の金額、当番の割り振りは、あとから確かめる必要があります。ここが残らない設定だと、毎年同じことを聞き直す作業が生まれます。
用途で分けるには、トークルームを分ける必要があります。1つのトークルームに両方を流していると、どちらかに合わせるしかありません。分けるときは、雑談と相談のトークルームを1つ、連絡と決定事項のトークルームを1つという形が最も単純です。3つ4つに分けると、会員がどこに書けばよいか迷います。
もう1つ考えたいのが、個人情報が流れるかどうかです。名簿、住所、電話番号がやり取りに流れる運用をしているなら、保管期間を長くすることはそのまま個人情報を長く保存することを意味します。名簿は別の場所で管理し、やり取りには流さない形にすれば、期間を長くしても懸念が小さくなります。
設定を変えたときは、会員に一言伝えてください。黙って短くすると、あとから見返そうとした会員が困ります。黙って長くすると、残らないと思って書いた内容が残ります。どちらも信用に関わるので、変更は連絡してから行ってください。
残したい記録を守る5つの手順
保存期間の仕組みを踏まえて、団体で実行できる手順を5つ並べます。上から順に効きます。
1つめが、いま何が残っているかを確かめることです。最も古い投稿の日付と、最も古いトークの日付を見ます。想定より新しければ、すでに削除が起きています。この確認に必要なのは5分です。
2つめが、保管期間の設定を確かめて記録することです。BAND単位とトークルーム単位の両方を見て、設定値を引き継ぎの書類に書きます。用途で分けたいなら、決定事項が流れるトークルームだけ長い期間に設定してください。
3つめが、会の記録として残すものを決めることです。総会の資料、決算、名簿、行事の写真のうちどれを何年残すかを決めます。すべてを永久に残そうとすると容量の側から崩れます。3年なのか10年なのかを決めると、移す量が具体的になります。
4つめが、移す先と担当と時期を決めることです。行事のあと1週間以内に、決めた保存先へ移します。担当を1人にせず、2人で持ってください。移す作業をその年度の役員の仕事として書類に入れると、翌年も続きます。
5つめが、年に1回の棚卸しです。年度末に、決めたものが実際に保存先にあるかを確かめます。あると思っていたものが無いと分かるのは、この作業のときだけです。
この5つのうち、多くの団体でやられていないのは4つめと5つめです。1つめから3つめまでは気づいたときにできますが、移す作業を年間の予定に入れていない団体では、結局サービスの中にだけ残る状態が続きます。
会の記録を移す先をどう決めるか
サービスの外に保存すると決めたあと、どこに移すかで迷う団体があります。候補は3つで、それぞれ向き不向きがあります。
1つめが、会が用意した外付けの記録媒体です。費用が1回で済み、会の備品として次の役員に渡せます。弱点は、置き場所を決めておかないと行方が分からなくなることと、壊れたときに中身が戻らないことです。同じものを2つ用意して別の場所に保管する形にすれば、片方が壊れても残ります。
2つめが、クラウドの保存先です。担当が代わっても場所が変わらず、複数の役員が同時に見られます。弱点は、会として登録したアカウントを使わないと渡せないことです。担当の個人のアカウントで作ると、その人が抜けた時点で会の記録ではなくなります。会の名前でメールアドレスを1つ作り、そのアドレスで登録してください。
3つめが、紙です。総会の資料や決算のように、様式が決まっていて量が少ないものには向きます。写真や動画には向きません。保管の場所を決め、年度ごとに箱を分けておけば、10年先でも探せます。
3つを組み合わせるのが実際には多い形です。書類は紙とクラウドの両方に、写真と動画は記録媒体とクラウドに保存します。どれか1つに絞ると、その1つが失われたときに全部が消えます。
決めたあとは、場所と手順を1枚の紙にまとめて引き継ぎの書類に入れてください。書いておく内容は4つで足ります。何を残すか、どこに保存するか、誰が移すか、いつ移すかです。この4行があれば、担当が代わっても続きます。
記録を残す前提で連絡の場所を選ぶ
保存期間の話は、道具の善し悪しの話ではありません。団体の記録をどこに保存するかという設計の話です。確かめる点は3つに絞られます。
1つめが、期間と容量の条件が読めるかどうかです。何年ぶんが残るのかを始める時点で見積もれるなら、移す作業の計画が立てられます。活動量で変わる仕組みでは、上限に届く日を予測できません。
2つめが、書き出せるかどうかです。年度末に名簿や資料をまとめて取り出せる形になっていれば、引き継ぎの書類に付けられます。取り出せない場合は、画面を1つずつ写して作り直すことになります。
3つめが、会員以外に見られないかどうかです。名簿と子どもの写真を扱う団体では、メンバー以外は見られないことが前提になります。誰でも入れる形の公開の場所では、過去の履歴が新しい参加者に見られる仕組みになっている場合があります。
いまBANDを使っている団体が、団体向けの別の道具に移すと何が変わるかを並べたものがBANDとの比較にあります。保管期間と容量の決まり方の違いを整理しています。LINEのグループで連絡を回している場合との違いはLINEグループとの比較にまとめました。写真の保存先とやり取りの残り方がどう分かれるかを比べています。
誰でも入れる公開の場所を選ぶ前に確かめたいことはLINEオープンチャットとの比較にあります。過去の履歴が新しい参加者に見える作りかどうかが判断の分かれ目です。実名の登録が前提になる作りを見るならFacebookグループとの比較も判断材料になります。
部活や少年団で試合の記録を残す形はサークルでの使われかたに並べています。学校の行事の記録を年度ごとに扱う形なら学校での使われかたのほうが近くなります。町内会で総会の資料と写真を残す形は町内会での使われかたにあります。費用や使い始めの手順でよく聞かれることはよくある質問にまとめました。
道具を替えるかどうかを考える前に、いま最も古い投稿がいつのものかを確かめてください。3年前のものが残っていれば、設定と容量は足りています。1年前のものが最も古いなら、すでに削除が起きています。その1つの数字が、次に何をするかを決めます。
Q1. BANDの写真や投稿は何年残りますか？
決まった年数はありません。公式の規約では、BANDの特性や設定により投稿されたコンテンツとチャットは一定期間経過後に削除されることがあり、保存容量が一杯になった場合は空き容量を確保するために古い投稿が削除されることがあるとされています。容量はBANDの活動性に応じてレベル分けして割り当てられるため、団体によって残る量が変わります。
Q2. 端末を買い替えてもトークの内容を見られますか？
トークの保管期間の設定で決まります。公式の案内では、端末を変えたりアプリを入れ直したりしたあとも以前のトーク内容を確認したい場合は、保管期間を1年に設定するよう案内されています。「保管しない」に設定していた場合はサーバーから削除されているため、新しい端末では見られません。
Q3. 行事の動画を確実に残すにはどうすればよいですか？
サービスの中だけに保存しない形を作ってください。会として保存先を1つ決め、行事が終わった週のうちに移します。担当は1人にせず2人で持ち、その作業を年度の役員の仕事として引き継ぎの書類に書いてください。年度末にまとめて移そうとすると、担当が代わって場所が分からなくなります。
Q4. リーダーが使わなくなったBANDはどうなりますか？
公式の方針では、リーダーのログイン記録がない場合、サブリーダーがいるBANDでは3か月、いないBANDでは1か月で、メンバーの意見を集めて1人にリーダー権限を与える手続きが取られます。待ち時間があるため、あらかじめサブリーダーを2人か3人置いておくと、1人が動けない期間も運営が止まりません。