掲示板アプリを探し始めると、検索結果に電光掲示板の表示アプリ、知らない人と話す匿名の掲示板、会社の社内向けサービスが混ざって出てきます。町内会やPTA、部活、教室の連絡を残したい人が求めているのはそのどれでもなく、流れていく連絡を1件ずつ残して、あとから誰でも同じものを読める場所です。この記事では、掲示板アプリと呼ばれているものを3つに分けて見分け、無料で使える範囲と見られる相手の決め方を確かめ、役員が代わっても続く形にするまでの順番を並べます。
掲示板アプリという言葉が指しているものは3つに分かれる
同じ言葉で呼ばれていますが、中身は3つに分かれます。ここを分けずに比べ始めると、必要のないものを長く調べることになります。
1つめが、電光掲示板を画面に映すアプリです。文字を大きく流して表示するもので、店頭の案内、イベントの受付、バスの乗り場での呼びかけに使われます。アプリの配信ページを見ると、文字の色や流れる速さを変える機能が並んでいます。連絡を残す道具ではないので、会の運営には関係しません。検索結果の上位にこの種類が並ぶのは、アプリの配信ページが検索に強いからで、需要が多いからではありません。
2つめが、知らない人同士が書き込む匿名の掲示板です。趣味の話題ごとに部屋が分かれていて、誰でも入れます。会員でない人も読めるため、会の連絡には向きません。会費の集め方、行事の集合場所、欠席した人の名前が外から読める形になってしまいます。
3つめが、決まったメンバーの間で連絡を残す掲示板です。会社の社内向けに売られているものと、団体の運営向けに作られているものがあります。町内会やPTA、部活、教室が必要としているのはこの3つめです。呼び名は掲示板、ボード、ノート、お知らせと色々ですが、役目は同じで、流れないところに1件ずつ残すことです。
見分け方は単純です。誰が読めるかが決まっているかどうか。決まっていれば3つめ、決まっていなければ2つめ、そもそも書き込む場所が無ければ1つめです。アプリの配信ページで「メンバー」「グループ」「参加者」という語が説明に出てくるかを見れば、数秒で分かります。以降はこの3つめだけを扱います。
会社で使われている掲示板アプリが引き受けている役目
3つめの中でも、先に数が増えたのは会社向けのものです。団体の運営に使う場合も、引き受けている役目は同じなので、先にここを見ておくと選ぶ基準が作れます。
社内掲示板アプリを導入する企業は、年々増加傾向にあります。ネットワーク上で情報を共有することで、多様な働き方に対応しながら業務の効率化が図れるでしょう。 出典: biz.moneyforward.com
引き受けているのは4つです。1つめが、全員に同じ文章を1回で届けること。2つめが、届けた文章を消えないところに残すこと。3つめが、読んだかどうかを分かるようにすること。4つめが、古い記事をあとから探せるようにすることです。
会の運営で困るのは、このうち2つめと4つめです。連絡そのものは、いまのやり方でも届いています。届いた連絡が上へ流れて、3日後には誰も探せなくなることが問題です。「先週の集合時間、何時でしたっけ」と個別に聞かれ、同じ説明を何度も書く。この繰り返しに使っている時間が、とりまとめる立場の人の負担のうち大きな部分を占めます。
3つめの既読の扱いは、会の運営では見方を変えたほうがよい項目です。会社では読んだかどうかを管理する目的で使われますが、会では催促の材料に使うと関係が悪くなります。役に立つのは、「読んでいない人が10人いる」と分かることではなく、「この連絡は回覧板でもう一度配る必要がある」と決められることです。数字を見て人を責めるのではなく、別の手段を足す判断に使ってください。
会社向けのものを会でそのまま使うと合わない点も1つあります。会社向けは1人が1つの組織に属する前提で作られていて、料金も1人あたりで決まります。会の役員は自分の会、子どもの学校、勤め先を掛け持ちします。掛け持ちを前提にしていない道具を選ぶと、会ごとに別のIDとパスワードを覚えることになります。
いま使っている連絡アプリの中にも掲示板はある
新しいアプリを入れる前に確かめておく価値があるのが、すでに使っているメッセージアプリの中に掲示板の機能があることです。LINEのノートは、公式のヘルプで掲示板の機能だと説明されています。
ノートとは、トークルームに参加するメンバーが利用できる掲示板機能です。テキストに加え、スタンプや画像などを添付して投稿することもできます。 出典: help.line.me
1つの投稿に添付できるのはスタンプと画像がそれぞれ最大20個まで、位置情報は1つまでです。過去に作った複数人トークではノートが使えません。トークルームのメンバー全員が退出したり、オープンチャットの管理者が部屋を削除したりして使えなくなったトークルームのノートは、一定期間保存されたあとに削除されます。
大事な連絡を上部に留めておくアナウンスも、同じアプリの中にあります。ピン留めしたいメッセージを長押しして選ぶと、トークルームの上に出たままになります。ただし1つのトークルームで設定できるのは5つまでです。年間行事が10件ある会では足りません。
つまり、いまの連絡アプリでも、流れない場所に残すことはできます。それでも別の道具を探す人が多いのは、次の3つが解けないからです。1つめが、ノートを開くにはそのトークルームに入っていなければならず、入っていない年度の役員は読めないこと。2つめが、ノートの一覧が投稿順に並ぶだけで、行事ごとや年度ごとにまとめる仕組みが無いこと。3つめが、トークの履歴は端末ごとに持つので、役員が代わるときに渡せないことです。
会の連絡を残す目的だけなら、まず既存のアプリのノートとアナウンスを整理してみてください。それで回るなら、新しい道具を入れる必要はありません。回らなかったときに、何が足りなかったかが次の選ぶ基準になります。
掲示板アプリを選ぶときに見る5つの点
比較の表に並ぶ機能の数を数えても、続くかどうかは分かりません。とりまとめる立場で見るべき点は5つです。
1つめが、会員が新しいIDとパスワードを覚えずに入れるかどうかです。年配の会員がいる会では、ここが最初の関門になります。招待のURLを開けば入れる形か、電話番号だけで入れる形か、メールアドレスの登録から始まる形か。登録の手数が1つ増えるごとに、入らない人が出ます。入らない人が出た時点で、紙の連絡が並行して残り、手間は減りません。
2つめが、書き込める人と読める人を分けられるかどうかです。全員が書き込める形にすると、お知らせの間に雑談が挟まって探せなくなります。役員だけが書き込み、会員は読んでコメントを付けるだけ、という形にできるかを確かめてください。
3つめが、古い記事を探せるかどうかです。検索の窓があるか、行事ごとや月ごとに分かれているか。1年たったときに「去年の運動会の案内」を30秒で出せるかどうかで、2年目以降の手間が変わります。
4つめが、写真と予定と連絡が同じ場所にあるかどうかです。掲示板だけの道具を選ぶと、予定表は別のアプリ、写真は別の共有サービスに分かれます。分かれた時点で、会員は3つのアプリを開くことになり、いちばん開かれないものから使われなくなります。
5つめが、引き継げるかどうかです。作った人のアカウントに紐づく形だと、その人が抜けるときに全部が消えます。管理者を複数にできるか、管理者を交代できるかを、入る前に確かめてください。
この5つのうち、比較の表に載っていないのが1つめと5つめです。載っていない項目こそ、続けられるかを決めます。試しに使い始める前に、会でいちばん機械が苦手な人に招待を送って、入れるかどうかを1人で確かめてください。そこで詰まるなら、他の機能がどれだけ揃っていても採用できません。
無料で使える範囲は、道具ごとに中身が違う
無料と書いてあっても、無料の中身は道具ごとに違います。会の運営に使うなら、確かめる場所は3つです。
1つめが、人数の上限です。メッセージアプリのグループは、公式のヘルプで上限が示されています。友だちをグループに自動で追加する設定がオフのときは本人を除いて最大499人、オンのときは本人を除いて最大99人です。この設定はオフで作ったあとにオンへ変更できません。数十世帯の町内会なら余裕がありますが、数百世帯の自治会では最初に確かめる項目になります。匿名で入れる形の部屋は上限がもっと大きく、公式のヘルプでは3つの参加のしかた、つまり誰でも参加できるもの、参加コードが必要なもの、管理者の承認が必要なものが用意されていると説明されています。
2つめが、保存できる量です。写真や動画を同じ場所に残すつもりなら、無料で保存できる量と、上限に達したときにどうなるかを先に読んでください。古いものから自動で削除される作りのサービスがあります。運動会の写真が2年で消える前提だと知らずに使い始めると、あとで引き返せません。
3つめが、有料に切り替わる条件です。人数で切り替わるのか、保存容量で切り替わるのか、機能で切り替わるのか。会費で払える額かどうかを、役員会に出す前に自分で確かめてください。会計の承認を取ってから「思っていたより高い」と分かると、切り替えそのものが止まります。
無料のまま使い続ける前提で選んで構いません。ただし、無料の範囲を超えたときに何が起きるかを知らないまま進めると、上限に達した月に連絡が止まります。上限に達したら削除されるのか、追加できなくなるだけなのか、この1点だけは料金のページで確かめてください。
誰に見られるかを決められるかを先に確かめる
会の連絡には、外に出したくないものが混ざります。集合場所、留守にする家、子どもの名前と顔、会費を払っていない世帯。これらが検索で出てくる形になっていないかは、使い始める前に確かめる項目です。
匿名の掲示板や、誰でも参加できる形の部屋は、検索から入れます。公式のヘルプでは、検索結果に出るのは検索を許可している部屋だけだと説明されていますが、許可の設定を最初に見落とすと、外から読める状態で使い始めることになります。会の連絡を残す用途では、メンバー以外は見られない形を最初から選んでください。
確かめ方は2つあります。1つめが、招待されていない人がURLを開いたときに何が見えるかを、自分で試すことです。ログインしていない状態のブラウザでURLを開いて、内容が読めるなら外からも読めます。2つめが、検索で会の名前を入れてみることです。掲示板の中身が出てくるなら設定を見直してください。
もう1つ、名前の出方も確かめてください。会員のアカウント名がそのまま出る形だと、本名を出したくない人が入りません。部屋ごとに別の名前と画像を設定できる仕組みがあるサービスもあります。公式のヘルプでは、参加するときに新しいプロフィールを作り、名前と画像をその部屋だけのものとして設定できると説明されています。会の性格によって、本名で揃えたいのか、表示名を選べるほうがよいのかは変わります。決めておかないと、参加を断る理由がここに生まれます。
写真の扱いは、法律の解釈を断定せずに運用で決めてください。子どもの顔が写った写真を掲示板に残すかどうかは、会ごとに方針を紙にしている会が多くあります。載せない、顔が分からないものだけ載せる、保護者だけが見られる場所に分ける。どれを選んでも構いませんが、決めた内容を1枚にまとめて新しい会員に渡す形にしておくと、毎年もめずに済みます。
役員が代わるときに渡せるかどうかで続くかが決まる
掲示板アプリを入れて1年目はうまくいき、2年目に止まる会があります。原因のほとんどは同じで、作った人のアカウントに全部が紐づいていたことです。
確かめるのは3つです。1つめが、管理者を2人以上にできるか。1人だけだと、その人が入院した週に誰も連絡を出せません。2つめが、管理者を交代できるか。作った人を残したまま新しい役員に権限を渡せる形が要ります。3つめが、過去の記事が管理者の交代で消えないかです。
会の性格によって、引き継ぐ相手は変わります。町内会は班長が1年か2年で代わり、PTAは役員が1年で全員代わります。部活は顧問が異動し、教室は先生が続けます。1年で全員が代わる会では、引き継ぐものが1つで済む形にしておかないと、毎年ゼロから作り直すことになります。
引き継ぎの資料も掲示板の中に残してください。管理者の交代の手順、決めた運用の方針、会員の追加のしかた。これを掲示板の中に1件の記事として残しておけば、渡すものはその記事の場所だけになります。紙の引き継ぎ書に書いても、翌年その紙が見つかりません。
もう1つ、退会した人の扱いも決めておいてください。転居した世帯がいつまで読めるのか。会費を払わなくなった人を外すのは誰が判断するのか。決めていないと、もう会にいない人が去年の連絡を読み続ける状態が残ります。外し方が分かりにくい道具だと、面倒でそのままになります。使い始める前に、1人を追加して1人を外す操作を自分で通しておいてください。
掲示板を入れて良くなることと、増える手間
良くなることは3つあります。1つめが、同じ説明を繰り返さなくなることです。行事の案内を1件の記事にして、聞かれたらその場所を伝えるだけで済みます。2つめが、決まったことの日付が残ることです。総会で決めた内容をいつ知らせたかが残ると、あとから「聞いていない」と言われたときに確かめられます。3つめが、欠席した人に同じものが届くことです。会に出られなかった人へ、口で伝え直す作業が消えます。
増える手間もあります。1つめが、書く手間です。トークに1行書けば済んでいたものを、見出しを付けて記事にする作業になります。2つめが、どちらに書くかを毎回決める手間です。掲示板とトークの両方があると、書く側が迷います。3つめが、入っていない会員への別ルートを残す手間です。全員が入るまでは、紙と掲示板の二重になります。
この増える手間を減らす方法は1つです。書く場所の役割を、最初に1行で決めておくことです。「日付と場所が入るものは掲示板、その場で終わる相談はトーク」と決めて、役員の間で共通にする。決めずに始めると、掲示板が空のまま3か月たち、使わなくなります。
注意したいのは、全部を一度に移さないことです。行事の案内だけを掲示板に移して、日々のやりとりはいまのまま残す。2回か3回の行事でうまくいったら、予定表と写真も同じ場所に移していく。この順番なら、途中でやめても戻せます。そして総会や会費の集金の直前に切り替えるのは避けてください。失敗が数字に直結する場面で新しいやり方を試すと、取り返しが付きません。
紙の回覧板と掲示板アプリを、どう並べるか
会の連絡をとりまとめている人の多くは、掲示板アプリを入れたあとも紙の回覧板を残しています。残すのは正しい判断です。問題は、同じ内容を両方に入れる作業が二重になることで、そこを分けられるかどうかで続くかが決まります。
分ける基準は、期限があるかどうかで決めてください。期限のあるものは掲示板に残します。行事の申し込み、集金の締め切り、当日の持ち物。これらは会員が自分の都合のよい時間に確かめたいもので、紙が手元に来るのを待つ形とは相性が悪いです。回覧板は1軒ずつ回るため、いちばん最後の家に届くまで数日かかります。締め切りが3日後の連絡を回覧板で流すと、最後の家では締め切りが過ぎています。
期限のないものは紙のままで構いません。会の年間の予定、市からの広報、防犯の注意書き。これらは読む時期がずれても困りません。紙のほうが年配の会員には確実に届きますし、回すこと自体が近所の様子を確かめる機会になっている会もあります。
二重になるのを避けるには、紙に書く内容を短くする方向が現実的です。回覧板に「詳しくは掲示板の10月の記事」と書く形にすると、紙の作成が楽になるかわりに、掲示板を見られない人が取り残されます。逆に、掲示板の記事に「この内容は回覧板でも配ります」と1行入れておくと、見ていない人がいる前提で運営できます。どちらを選ぶかは会員の年齢層で決めてください。
決めておくとよいのが、紙で配ったものを掲示板にも残すかどうかです。残す場合、写真で撮って投稿するだけで済みます。あとから「去年の広報に何が書いてあったか」を探せる形になり、翌年の役員が助かります。手間は1件あたり1分ほどです。
会員に使ってもらうまでの段取り
道具を決めたあと、実際に使われるかどうかは段取りで決まります。案内を1回出して終わりにした会は、半分ほどしか入りません。
最初にやるのは、役員だけで2週間使ってみることです。会員に案内する前に、役員の間で行事の相談を掲示板でやってみる。ここで詰まる操作が必ず出てきます。写真の投稿ができない、通知が来すぎる、書いた記事を直せない。会員に案内したあとにこれが出ると、説明する相手が一気に増えます。
次に、案内の紙を1枚作ります。書くのは4つだけです。入り方、何に使う場所か、入らなくても連絡は届くこと、困ったときに聞く相手の名前。3つめを書くかどうかで参加率が変わります。入らないと連絡が来ないと読まれると、入りたくない人が反発します。入っても入らなくても不利にならないと分かると、様子を見てから入る人が出てきます。
案内したあとに必ずやるのが、入っていない人の数を数えることです。30世帯の会で20世帯しか入っていない状態を把握しないまま運営すると、10世帯に連絡が届いていないことに気付きません。数えたうえで、入っていない世帯へは紙で配ると決めてください。
最初の1か月は、書く人を役員の1人に絞ってください。全員が書ける形にすると、書き方が揃わず、読む側が何を見ればよいか分からなくなります。1か月たって、どんな記事が読まれているかが分かってから、書ける人を増やせばよいです。
半年たったところで、1回だけ見直しの機会を作ってください。見るのは3つです。開かれていない記事があるか、紙と重なっている連絡があるか、書く手間が減ったか。3つめが減っていなければ、書き方か使う場面がずれています。役員会の議題に1行入れておけば忘れません。
書く場所を分ける書き方の決め方
掲示板とトークの両方を持つと、書く側が毎回迷います。迷いを消すには、書き出しの形を決めてしまうのが早いです。
掲示板に書くものは、見出しに日付と行事の名前を入れてください。「10月12日 秋祭りの集合について」の形です。この形にしておくと、一覧を見たときに探せます。「お知らせ」「連絡です」という見出しを付けると、3件並んだ時点で区別が付かなくなります。
本文は、上から順に結論、日時、場所、持ち物、締め切り、連絡先の順で書いてください。読む側は全部を読みません。必要なところだけを目で拾います。文章として整えるより、項目を立てて並べたほうが伝わります。
トークに書くものは、その場で終わる相談だけにしてください。「明日の雨の判断はどうしますか」「集会所の鍵は誰が持っていますか」。答えが出たら、決まった内容だけを掲示板の記事に足す。この足す作業を忘れると、決まったことがトークの中に埋まります。
もう1つ決めておくとよいのが、直したときの扱いです。行事の時間が変わったとき、元の記事を書き直すのか、新しい記事を足すのか。書き直す形なら、末尾に「10月5日に集合時間を変更しました」と1行足してください。書き直しただけだと、先に読んだ人が古い時間で動きます。新しい記事を足す形なら、古い記事に「この案内は差し替えました」と入れてください。どちらでも構いませんが、会の中で揃えておかないと混ざります。
決めた書き方は、掲示板の1件目の記事に残してください。翌年の役員がその記事を読めば、同じ形を続けられます。役員が代わるたびに書き方が変わる会は、2年で一覧が読めなくなります。
散らばった連絡を1つに畳むときの順番
会の連絡は、たいてい3か所以上に散らばっています。連絡はメッセージアプリ、予定は紙の年間行事表、写真は共有のアルバム、名簿は表計算のファイル。掲示板アプリを足すと4か所になります。増やして終わりにせず、畳む方向で考えてください。
畳むときに見る順番は決まっています。まず、いちばん人数が多い場所を残します。全員が入っている場所を捨てると、入り直してもらう手間が全員分かかります。次に、残した場所に足りない機能を1つずつ数えます。流れない掲示板が無い、予定表が無い、写真が2年で消える、といった具合です。足りないものが1つなら足すだけで済み、3つ以上なら移ったほうが早くなります。
いま使っている道具ごとに、足りないものは違います。トークが中心の会ならLINEグループとの比較で、押し流される構造と1件ずつ残る構造の違いを項目ごとに並べています。匿名で入れる形を検討している会はLINEオープンチャットとの比較で、検索から入れる形と招待だけの形の差を確かめてください。すでに団体向けのアプリを使っている会ならBANDとの比較で保存できる量と写真の扱いを、個人のアカウントに紐づく場を使っている会ならFacebookグループとの比較で、退会したときに何が残るかを見比べたほうが判断が早くなります。音声のやりとりが中心の部活ならDiscordとの比較が近い比較になります。
団体の性格によって、畳んだあとの形も変わります。町内会での使われかたは回覧板と行事の案内を同じ場所に集める例、PTAでの使われかたは担当が1年で代わる前提の引き継ぎの例として、運用の形をまとめています。人数の上限や費用、いまのグループからの移り方はよくある質問に並んでいます。
畳む判断をした年に、一度だけやっておくと後が楽になる作業があります。いま散らばっている場所を紙に書き出して、それぞれに何件の情報が入っているかを数えることです。連絡が3年分、写真が800枚、名簿が1ファイル。数えてみると、移す必要があるのはごく一部だと分かる会が多くあります。全部を移そうとして途中で力が尽きるより、今年度の分だけを移して過去は元の場所に残す判断のほうが、最後まで終わります。過去の場所は読める状態で残しておき、消すのは1年たってからにしてください。
最後に1つ。掲示板を作ったら、最初の1件に運用の方針を書いてください。何を書く場所か、誰が書けるのか、いつまで残すのか。この1件があると、翌年の役員が同じ使い方を続けられます。空の掲示板に「テスト」と書いて始めた会は、2か月後に誰も開かなくなります。
Q1. 掲示板アプリは無料のままで会の連絡に使えますか？
使えます。ただし確かめる場所が3つあります。人数の上限、保存できる量、有料に切り替わる条件です。メッセージアプリのグループは公式のヘルプで、自動追加がオフのとき本人を除いて最大499人、オンのとき最大99人と示されています。保存できる量は、上限に達したときに古いものから削除される作りのサービスがあるため、料金のページで先に読んでください。
Q2. いま使っているメッセージアプリの中に掲示板はありますか？
あります。LINEのノートは公式のヘルプで掲示板の機能だと説明されていて、テキストにスタンプや画像を添付して投稿できます。大事なメッセージを上部に留めるアナウンスもありますが、1つのトークルームで設定できるのは5つまでです。年間行事が多い会では足りなくなるため、まず既存の機能で回るかを試してから次を検討してください。
Q3. 掲示板の中身が会員以外に見られないか、どう確かめればよいですか？
2つの方法で自分で確かめられます。1つめは、ログインしていない状態のブラウザでURLを開くこと。内容が読めるなら外からも読めます。2つめは、検索で会の名前を入れてみることです。誰でも参加できる形の部屋は検索から入れるため、会の連絡を残す用途では、メンバー以外は見られない形を最初から選んでください。
Q4. 役員が代わるときに掲示板の中身は引き継げますか？
道具によって違うため、使い始める前に3つを確かめてください。管理者を2人以上にできるか、管理者を交代できるか、交代で過去の記事が消えないかです。作った人のアカウントに紐づく形だと、その人が抜けるときに全部が消えます。管理者の交代の手順そのものを掲示板の1件目に書いて残しておくと、渡すものがその場所だけで済みます。