LINEのトークルームの作り方を調べると、「複数人トーク」と「グループ」という2つの言葉が出てきて混乱します。この2つは統合されており、いま作れるのはグループだけです。ただし作るときの設定の選び方によって、招待の要る形と要らない形に分かれ、招待できる人数の上限も変わります。そしてこの設定は、あとから変えられません。この記事では、いまの手順を順番に並べたうえで、集まりの連絡に使う場合に作る前に決めておくことを整理します。
複数人トークとグループは統合されている
まず、用語を整理します。ここが分かっていないと、検索して出てくる古い説明と画面が合いません。
以前のLINEには、2つの形がありました。1つが「グループ」で、招待された相手が参加を選んでから正式なメンバーになる形です。もう1つが「複数人トーク」で、選んだ相手がそのまま会話に加わる形でした。招待を待たずに始められる代わりに、ノートとアルバムが使えませんでした。
この2つは統合されました。LINEの公式の案内では、複数人トークがグループトークに統合され、バージョン10.17.0以上で利用できると示されています。すでに使っている複数人トークは変わらず使えますが、新しく複数人トークを作ることはできません。
統合の理由は、同じ相手で何度も新しいトークルームが作られてしまう問題でした。統合を担当した側の記録には、その割合が変わったことが数字で示されています。
このプロジェクトの結果、従来の複数人トークで は既存のトークルームとまったく同じメンバーで新たにトークルームが生成される割合が約15%ありましたが、承認不要タイプの新グループトークにおいては0.78%ほどに減らす事ができました。 出典: techblog.lycorp.co.jp
古い複数人トークを使い続けている場合の制約も押さえておいてください。公式の案内では、過去に作成した複数人トークではノートを利用できず、アルバムも作成できないと示されています。アルバムを作りたい場合は、複数人トークからグループトークを作る必要があります。連絡用に何年も使ってきたトークルームで、アルバムやノートの項目が出てこないのは、これが原因です。
LINEのトークルームを作る手順
いまの手順を順番に並べます。バージョン10.17.0以上の画面での操作です。
1つめに、トークタブを開いて右上の吹き出しの記号をタップします。ホームタブの[グループ]から[グループを作成]を選んでも同じ画面に進めます。
2つめに、[グループ]をタップします。
3つめに、加えたい友だちを選んで[次へ]をタップします。
4つめに、グループ名と、必要ならプロフィールの画像を設定します。公式の案内では、バージョン8.13.0以降であればグループ名を最大50文字まで入力できると示されています。
5つめに、「友だちをグループに自動で追加」をオンにするかオフにするかを選びます。ここがいちばん重要な選択です。
6つめに、右上の[作成]をタップします。
作ったあとに友だちを加える場合は、トーク画面を開いて右上の記号から[招待]を選び、相手を選んで[招待]をタップします。自動で追加する設定がオフのグループでは、相手が招待メッセージから[参加]を選ぶまで正式なメンバーになりません。
メンバーを外す場合は、トーク画面右上の記号から[メンバー]を開き、外したい相手を左にスワイプして[削除]をタップします。公式の案内では、自動で追加する設定がオンの状態で作ったグループからメンバーを外したい場合は、グループから退会させる必要があると示されています。
自動で追加するかどうかで、上限が大きく変わる
作るときの1つの選択が、あとから取り返せない差になります。ここを知らずに作った会が、数年後に困ります。
「友だちをグループに自動で追加」をオンにすると、招待した友だちは自動的にグループに参加します。相手の操作を待たずに始められるので、急いで連絡を回したいときに向きます。旧来の複数人トークに相当する形です。
オフにすると、招待した友だちに招待メッセージが届きます。相手は[参加]または[拒否]を選べます。参加を拒否しても、作成者には通知されません。招待中の友だちとして表示され続けます。
人数の上限がここで分かれます。公式の案内では、1グループあたりの最大招待可能人数は、自動で追加する設定をオフにしている場合が本人を除いて最大499人、オンにしている場合が本人を除いて最大99人と示されています。
そして、これがいちばん重要な点です。公式の案内には、オフでグループを作成した場合、あとからオンへ変更することはできないと明記されています。逆にオンで作った場合も、オフには変えられません。
町内会やPTAで使う場合、この選択は会の規模の見通しで決まります。会員が100人を超える見込みがあるなら、オフで作るしかありません。50人前後で固定されている集まりなら、オンで作って登録の手間を省くほうが実際に回ります。いま20人でも、3年後に120人になる可能性がある集まりでは、オフで作っておいてください。作り直すことになると、それまでの会話も記録も引き継げません。
招待の方法が4つあり、条件が付いている
友だちの一覧から選ぶ以外に、QRコードや招待リンクで招く方法があります。ここには条件が付いています。
公式の案内では、QRコード、招待リンク、メール、SMSでの招待は、招待する側と招待される側の両方が条件を満たしている場合に利用できると示されています。条件は3つです。LINEの最新のバージョンを使っていること、年齢確認を実行して18歳以上と判定されていること、そして招待する側がグループのトークルームの[設定]から[リンク⋅QRコード招待]をオンにしていることです。
年齢確認の条件は、集まりの連絡で実際に引っかかります。中学生や高校生が会員に含まれる部活や教室では、その会員を招待リンクで招けません。友だちの一覧から選ぶ方法に切り替える必要があります。
QRコードと招待リンクの扱いには注意も付いています。公式の案内では、LINEのユーザーなら誰でもグループに参加できるようになってしまうため、関係のない第三者が見られる場所でQRコードや招待リンクを共有することは控えるよう示されています。会報の紙面にQRコードを刷る、掲示板に貼る、ホームページに載せる。この3つは、会員以外が参加できる状態を作ります。
会員を募る目的でリンクを公開する場合は、参加してきた相手を確かめる担当を決めてください。知らない相手が入ってきた場合の対処は公式のヘルプに案内がありますが、入ってきたあとに対処するより、公開する範囲を絞るほうが確実です。
作ったあとに決める通知と表示の設定
作った直後に決めておくと、あとで問い合わせが減る設定が3つあります。
1つめは、グループ名です。会の名前と用途を両方入れてください。「町内会」だけでは、複数のグループがある会員の一覧の中で区別が付きません。「◯◯町内会 全体連絡」のように用途まで入れると、通知が来たときに何のグループか分かります。50文字まで入るので、省略する必要はありません。
2つめは、プロフィールの画像です。会の名前だけのグループが3つ並ぶと、会員は開いてみないと区別できません。用途ごとに違う画像を設定しておくと、一覧で見分けられます。会の紋章や行事の写真で足ります。
3つめは、会員に案内する設定です。トークルームをピン留めしてもらうと、トーク一覧の上部に固定され、家族や友人とのやりとりに押し流されません。通知の設定がオフになっていないかも確かめてもらってください。この2つを年度の初めの案内文に1行ずつ書いておくだけで、「連絡が来ていなかった」という相談が減ります。
そして、担当者の側の通知は絞ってください。全員の発言に通知が飛ぶ状態では、担当者が1日中反応することになります。メンションされたときだけ通知が来る設定があるなら、そちらに切り替えてください。24時間いつでも反応する人になってしまうと、その役を次の人が引き受けなくなります。
トークルームを1つにするか用途で分けるか
会の連絡が増えてくると、トークルームを分けたくなります。分ける判断には基準があります。
分けたほうがよいのは、対象が違う場合です。全会員が読むもの、役員だけが読むもの、特定の班だけが読むもの。これを1つのトークルームで流すと、自分に関係のない連絡が大半になり、会員が通知を切ります。通知を切られると、全体の連絡も届かなくなります。
分けないほうがよいのは、内容が違うだけの場合です。行事の連絡と会費の連絡を別のトークルームにすると、会員はどちらを見ればよいか迷います。同じ相手に送るものは、同じ場所で送ってください。
役員用のトークルームは、ほぼ必ず必要になります。全会員が見る場所で運営の相談はできません。ただし役員用を作ると、決まったことを全体に伝える作業が1つ増えます。この作業を忘れる会が多く、「役員だけで決めていた」という指摘につながります。役員用で決めたことは、必ず全体に書く。この手順を決めておいてください。
そして、作ったトークルームの数を数えてください。3つを超えると、次の担当に引き継ぐときに必ず1つ落ちます。落ちたトークルームは管理者のいない状態で残り続けます。数を絞ることが、続ける条件になります。
退会と削除と非表示の違いを押さえる
会員が抜けるとき、扱いが3つに分かれます。ここを取り違えると、記録が消えます。
退会は、グループから抜けることです。抜けると、そのグループのアルバムは表示されなくなると公式に案内されています。ノートも見られません。会員が卒業や転居で抜けるときは、この状態になることを先に伝えて、必要な写真は保存してもらってください。
削除は、トークルームそのものを一覧から消すことです。トークの履歴も消えます。担当者が一覧を整理するときに、誤ってこの操作をする例があります。全会員の連絡先を兼ねているトークルームを削除すると、取り返せません。
非表示は、一覧から見えなくするだけで、中身は残ります。使わない期間があるトークルームは、削除ではなく非表示にしてください。
そして、管理者が抜ける場合を先に決めてください。グループを作った人が抜けても、グループは残ります。ただし招待リンクの設定や名前の変更を誰がやるのかが決まっていないと、次の担当が触れない状態になります。役員が代わる年に、次の担当を先にグループに入れて、抜ける前に操作を教える。この引き継ぎの手順を会の手引きに書いておいてください。
途中から参加した人が見られるものと見られないもの
年度をまたいで使うトークルームでは、この差が効いてきます。
公式の案内では、招待中のメンバーがグループに参加するまでの間に投稿されたトーク以外の[ノート][アルバム]の内容は、参加してからでもさかのぼって見られると示されています。逆に言えば、トークの内容はさかのぼって見られません。
この違いが、集まりの連絡に効きます。年度の途中で入った会員は、それまでのトークの流れを見られません。役員が決めたこと、行事の日程、集金の金額。すべてトークの中で伝えていると、新しい会員は誰かに聞くしかありません。聞かれた側も、上へさかのぼって探すことになります。
対処は1つです。あとから見返す必要があるものは、トークではなくノートに書いてください。行事の日程、持ち物、集金の金額、役員の分担。これらをノートに1件ずつ書いておけば、途中から参加した人も自分で確かめられます。
ノートには制約もあります。公式の案内では、スタンプと画像は1回の投稿につき各最大20個まで添付でき、LINE MUSICと位置情報は各1つのみと示されています。また、トークルームのすべてのメンバーが退出した場合やLINEを退会した場合、そのトークルームで作成されたノートは一定期間保存されたあとに削除されると示されています。会が解散したあとに記録を残したい場合は、別の場所に控えを取る必要があります。
グループと1対1のトークルームを混ぜないための決めごと
とりまとめる立場の人が疲弊する原因の多くは、この線引きが決まっていないことです。
グループで質問を投げた会員が、返事がないと個人のトークに送ってきます。個人のトークで答えると、その答えは他の会員に見えません。同じ質問が別の会員から来て、また個人のトークで答える。この繰り返しで、担当者の手元に会の情報が集まっていきます。
決めごとは2つです。1つめは、会の用件は必ずグループで受けると決めて、案内文に書くこと。2つめは、個人のトークに来た質問への答えを、グループにも書くことです。「先ほど個別に質問がありましたので共有します」と1行添えて、同じ内容をグループに書く。この習慣があるだけで、同じ説明を繰り返す回数が減ります。
そして、担当者が答えられる時間帯を先に示してください。夜間や休日に来た質問に即座に答える必要はありません。「平日の日中に順次お返事します」と案内文に書いておけば、返事が遅いことが問題として扱われません。書いていないと、答えないこと自体が不誠実に見えます。
会員の側の事情も1つあります。会の連絡のためだけに、個人のアカウントを他の会員に知られる形になります。名前とアイコンは参加者全員に見えます。会の運営のためにだけつながりたい相手と、私的なつながりが混ざる形になるので、参加を渋る会員が出ることには理由があります。
投票と日程調整をトークルームの中で使う
グループには、出欠や日程を決めるための機能が入っています。集まりの運営では、ここが手間をいちばん減らします。
投票の機能は、公式の案内でトークルーム内でアンケートを作成できる機能と説明されています。結果を確かめる項目と、過去の投票を確かめる項目が用意されています。出欠を「参加」「欠席」「未定」の3つで集める使い方が多く、トークで返信を集める形と比べると、上へさかのぼって数える作業が消えます。20人の会で返信を1件ずつ数えると、途中で必ず漏れます。なおこの機能は、iPadとChromeのサブ端末では使えないと案内されています。
日程調整の機能は、候補日を並べて都合を集める形です。公式の案内では、トークルームの[日程調整]はトークルームの参加者全員に加えて、参加していない友だちにも共有できると示されています。ただしトークルームで作成した場合、参加していない相手も含めて最大30件の宛先までという上限があります。作った日程は、作成者を含め招待された人であれば誰でも編集できる形になっているので、会の運営で使う場合は編集する人を決めておいてください。そして最後に編集した日から1か月間更新がないイベントは自動的に削除されると案内されています。年に1回の行事の日程を1年前から残しておく使い方はできません。候補日を5つ以上並べると回答率が落ちるので、3つに絞って出すほうが早く決まります。
どちらの機能も、答えていない人だけに声をかける形にしてください。全員に向けて催促を送ると、答えた人にも通知が飛びます。何度も通知が来ると、通知を切られます。切られると全体の連絡も届かなくなるので、催促の出し方は慎重に決めてください。
そして、結果をノートに書き写してください。投票の結果は、新しい発言が続くと一覧の奥に沈みます。確定した人数と日程をノートに1件作って書いておけば、あとから確かめられます。会計に渡す数、会場に伝える数として使う場面が必ず来ます。
集まりの連絡でトークルームが行き詰まる場面
作り方そのものは難しくありません。行き詰まるのは、使い続けたあとです。実際に出てくる場面を4つ挙げます。
1つめは、上限に届く場面です。自動で追加する設定をオンで作った場合、本人を除いて99人が上限です。会員が増えて上限に届いたとき、設定を変えられないので新しいグループを作り直すことになります。作り直すと、それまでのノートもアルバムも引き継げません。
2つめは、役員が代わる場面です。トークの履歴は端末ごとに持つので、次の担当に渡せません。端末を買い替えたときに引き継ぎに失敗すれば、その分の記録は無くなります。管理する権限を渡すという考え方がないので、作った人がずっと関わり続けることになります。
3つめは、必要な情報を探す場面です。半年前に決めた集金の金額を確かめたいとき、上へさかのぼって探すしかありません。検索の機能はありますが、言葉を覚えていないと当たりません。
4つめは、会員が抜ける場面です。公式の案内では、グループから退出した場合やメンバーから削除された場合、そのグループのアルバムは表示されないと示されています。卒業や退会で抜けた人は、その時点で過去の写真を見られなくなります。
この4つは、道具の使い方が悪いから起きるものではありません。日々の会話のために作られた形を、年をまたぐ運営の記録に使っているために起きます。使い方の工夫で軽くはできますが、無くなりません。
パソコンから使う場合と、端末を分ける場合
会の連絡を担当する人は、パソコンから操作できるほうが楽になります。長い文面を打つ作業と、資料を添える作業は、端末の画面では時間がかかります。
パソコン版を使う場合、同じアカウントで入る形になります。トークルームは端末をまたいで同じものが見えるので、どちらから送っても同じです。会員から見て差はありません。
注意する点が2つあります。1つめは、共用のパソコンで入ったまま離席しないことです。会の集会所に置いてあるパソコンでログインしたままにすると、会員の誰でも担当者として発言できる状態になります。使い終わったらログアウトしてください。
2つめは、画像の扱いです。パソコンから送る画像は、端末で撮った写真と画質が違う場合があります。印刷に使うつもりの写真は、経路を統一してください。
そして、担当者が2人いる場合の端末の分け方を決めてください。同じアカウントを2人で使うのは避けてください。誰が送ったのか分からなくなり、会員から見ると1人が全部やっているように見えます。それぞれのアカウントでグループに入り、両方を管理する立場にする形にしてください。
案内文を書いて配る段取り
トークルームを作っても、会員が入らなければ動きません。案内の段取りを整理します。
まず、役員だけで先に作って2週間ほど使ってください。ここで出た質問が、そのまま全体向けの案内文の内容になります。役員が触っていないまま全会員に案内すると、質問に答えられません。
次に、紙で案内を配ります。参加を呼びかける文書をトークで配ることはできないので、最初の1回だけは紙に戻ります。書く項目は4つです。何のためのグループか、参加する手順、参加しない場合はどうなるか、うまくいかないときの連絡先。
3つめの項目を必ず書いてください。参加しない会員に、紙か電話で連絡が届く経路が残ることを明記する。書いていない案内文は、参加を強制しているように読まれます。年配の会員が多い会では、ここを書かないだけで反発が出ます。
QRコードを載せる場合は、印刷したものを実際に読み取って確かめてから配ってください。縮小しすぎて読めないまま配られた例が毎年出ます。また、年齢確認の条件に当たる会員には別の手順が必要になるので、友だちの一覧から招く経路も用意しておいてください。
そして、参加できた人数を数えて記録してください。9割が参加できた時点で紙の連絡をやめる、と先に決めておけば、その日が来たときに議論になりません。決めていない会は、2年たっても両方を続けています。
連絡と記録を分けて考える
行き詰まる場面を減らす考え方を1つ挙げます。連絡と記録を分けることです。
連絡は、その日のうちに読まれれば役目を終えます。「明日は雨天中止です」は、翌日以降は読み返しません。トークの形はここに向いています。速く届いて、流れていってよい情報です。
記録は、あとから読み返すために残すものです。年間の予定、役員の分担、集金の金額、去年の行事の写真、去年の案内文。これは流れてはいけません。
トークルーム1つで両方をやろうとすると、記録が連絡に押し流されます。ノートとアルバムを使えば分けられますが、ノートに何を書くかの規則を会で決めておく必要があります。決めていない会では、ノートが数件だけ作られて放置されます。
規則は3つで足ります。日程が決まったらノートに書く。集金と提出物はノートに書く。行事の写真はアルバムに入れる。この3つを会の手引きに1行ずつ書いて、担当が代わっても続く形にしてください。
続けられる形を選ぶための3つの問い
最後に、判断の材料を整理します。見るべき項目は3つです。
1つめ。3年後の会員数でも上限に収まるか。自動で追加する設定をオンで作った場合は99人、オフの場合は499人が上限で、この設定はあとから変えられません。部活や教室のように人が入れ替わる集まりでは、いまの人数ではなく数年後の見通しで決めてください。
2つめ。役員が代わるときに渡すものが1つで済むか。トークの履歴が端末ごとに残る形では、渡せません。管理する権限を交代するだけで済む形になっているかどうかが、続くかどうかを決めます。
3つめ。途中から入った会員が、自分で過去を確かめられるか。トークはさかのぼって見られません。あとから見返すものが別に残る形になっているかを確かめてください。
いま使っている形との違いは、項目を並べて見比べるのが早いです。LINEグループとの比較では、発言が上へ流れていく形と1件ずつ残る形の違いを項目ごとに並べています。匿名で参加できる形との違いはLINEオープンチャットとの比較に、保存容量と動画の扱いはBANDとの比較に、個人のアカウントに紐づく場との違いはFacebookグループとの比較にまとめています。会員以外は中を見られない状態を保ったまま、記録が1件ずつ残る形にできるかが判断の分かれ目になります。
団体の性格によって形は変わります。町内会での使われかたは回覧板と行事の案内を同じ場所に集める例、PTAでの使われかたは担当が1年で代わる前提の引き継ぎの例、教室での使われかたは発表会の連絡と写真を同じ場所で扱う例として、運用の形をまとめています。人数の上限や、いま使っているグループからの移り方はよくある質問に並んでいます。
切り替えを考える場合の順番について1つ。いきなり全部を移すと反発が出ます。効くのは、記録として残すものだけを先に移して、日々のやりとりは今のまま残す進め方です。年間の予定と集金の案内を別の場所に置き、トークではその場所を案内するだけにする。覚えることが少なく、うまくいかなければ戻せます。そして年度の切り替わりに合わせるのがいちばん通しやすく、総会や行事の直前は避けてください。
Q1. LINEで複数人トークはもう作れないのですか？
新しく作ることはできません。公式の案内では、複数人トークがグループトークに統合され、バージョン10.17.0以上で利用できると示されています。すでに使っている複数人トークはそのまま使えますが、ノートは利用できず、アルバムも作成できません。アルバムを使いたい場合は、複数人トークからグループトークを作る必要があります。
Q2. 招待なしで参加させる設定は、あとから変えられますか？
変えられません。公式の案内では、「友だちをグループに自動で追加」をオフでグループを作成した場合、あとからオンへ変更することはできないと明記されています。人数の上限も設定で分かれ、オフの場合は本人を除いて最大499人、オンの場合は本人を除いて最大99人です。会員が増える見込みがある集まりでは、オフで作ってください。
Q3. QRコードで会員を招いても大丈夫ですか？
条件があります。公式の案内では、QRコードや招待リンクでの招待は、双方が最新のバージョンを使い、年齢確認で18歳以上と判定され、招待する側が[リンク⋅QRコード招待]をオンにしている場合に利用できると示されています。またLINEのユーザーなら誰でも参加できるため、関係のない第三者が見られる場所での共有は控えるよう案内されています。
Q4. 途中から入った会員は、それまでのやりとりを見られますか？
トークは見られません。公式の案内では、招待中のメンバーが参加するまでの間に投稿されたトーク以外の[ノート][アルバム]の内容は、参加してからさかのぼって見られると示されています。あとから見返す必要があるもの、たとえば行事の日程や集金の金額は、トークではなくノートに書いておいてください。