共有ドライブの作り方を調べている人の多くは、フォルダを作る操作そのものではなく、担当が代わったあとに資料が消えない形を探しています。ふつうのフォルダは作った人が持ち主なので、その人のアカウントが無くなると中身も一緒に動きます。共有ドライブは持ち主が会の側にあるため、ここが変わります。この記事では、作れるアカウントの条件、作成の手順、アクセス権の種類、上限の数字、作れないときに見る場所までを、公式の案内で確かめた値だけで並べます。
共有ドライブと、いま使っているフォルダの違い
会の資料が消えた話は、たいてい同じ形で起きます。前の会計が自分のアカウントでフォルダを作り、そこに帳簿と写真を保存し、任期の終わりに引き継ぎをせずに抜ける。フォルダの持ち主はその人なので、共有の設定を外されたり、アカウントを整理されたりすると、残っている側からは中身が見えなくなります。
共有ドライブは、この持ち主の位置が違います。公式の説明はこうなっています。
共有ドライブは Google ドライブの特別なフォルダであり、これを使用してチームでファイルを保存、検索、アクセスできます。共有ドライブ内のファイルは、個人ではなくチームが所有します。メンバーがチームを去ってもファイルは共有ドライブ内に残るため、チームで引き続き情報を共有してどこにいてもどのデバイスからでも仕事を進めることができます。 出典: support.google.com
ここでいうチームは、会社だけの話ではありません。学校、自治会、教室、部活のように、人が入れ替わりながら続く集まりすべてに当てはまります。任期が1年や2年で回る組織ほど、持ち主が個人ではないことの効き方が大きくなります。
もう1つの違いは、見える範囲の揃い方です。ふつうのフォルダで共有すると、中のファイルごとに権限が付くため、同じフォルダを開いても人によって見えるファイルが違うことがあります。共有ドライブでは、既定でメンバー全員に同じものが見えます。「あの資料が見つからない」という問い合わせが減るのは、この揃い方のためです。会計だけに見せたい書類があるときは、アクセスを制限したフォルダを共有ドライブの中に作って、そこだけ開ける人を決めます。
ゴミ箱の扱いも分かれます。共有ドライブは1つずつ専用のゴミ箱を持ち、ゴミ箱に移したファイルは30日後に完全に削除されます。誰かが誤って消しても、その期間内なら戻せます。
作る前に確かめる3つの前提
作り方を調べてから躓く人が多いのは、この前提に当たったときです。
1つめは、アカウントの種類です。共有ドライブを使うには職場または学校のアカウントでログインしている必要があります。個人で使っている無料のアカウントでは、左側に共有ドライブの項目そのものが出てきません。町内会やPTAの担当者が自分のアカウントで探して見つからないのは、設定の問題ではなくこの条件のためです。
2つめは、エディションと管理者の設定です。公式の案内には「共有ドライブを作成できるのは、ご利用のエディションで共有ドライブがサポートされていて、管理者からその作成を許可されている場合のみです」と書かれています。学校が配ったアカウントを使っている場合、機能が入っていても学校側で作成を止めていることがあります。先に学校の担当者へ確認したほうが早く済みます。
3つめは、費用です。Google Workspace の料金ページでは、Starter が1人あたり月額800円（税別）、Standard が月額1,600円（税別）、Plus が月額2,500円（税別）と案内されています。保存できる容量はそれぞれ1人あたり30GB、2TB、5TBです。ここで会の運営に効いてくるのは、金額が人数分かかる点です。役員10人で Standard を契約すると、会費から出す固定費が毎月1万6,000円（税別）になります。
そのため、現場の判断は次の形に落ち着きます。書類の量が多く、担当者だけが使う会は、役員の人数分だけ契約して共有ドライブを持つ。会員全員に配る連絡や写真は、人数で課金されない道具に分ける。この分け方のほうが、会費への影響を小さく抑えられます。節約したいときに削るのは容量ではなく、アカウントを持たせる人数です。
共有ドライブの作り方
前提が満たせたら、操作そのものは短く済みます。
パソコンで drive.google.com を開きます。左側で「共有ドライブ」をクリックします。左上の「新規」をクリックします。共有ドライブの名前を入力します。「作成」をクリックします。これで空の共有ドライブができます。
名前は後から変えられますが、最初に決め方を揃えておくと後が楽になります。年度で分けると年度末に移し替える作業が生まれるため、役員の担当で分けるほうが続きます。会計、広報、行事、名簿のように役割で作り、中を年度のフォルダで分ける形です。フォルダは100階層まで重ねられますが、深くすると探せなくなります。公式の案内でも、1つの共有ドライブの中でフォルダを増やしすぎず、複数の共有ドライブに分けて整理することがすすめられています。
つまずきやすいのが、パソコン版のドライブを使っているときの制限です。パソコン版ドライブでは、マイドライブから共有ドライブへフォルダを移動できません。ブラウザで drive.google.com を開いて移す必要があります。これを知らずに「移せないから壊れている」と判断してしまう例をよく聞きます。
作ったあとに最初にやることは、テストです。自分以外のアカウント1つをメンバーに入れて、そのアカウントで開いて、ファイルを保存して、消せるかどうかまで確かめます。ここを飛ばして会員全員に案内を出すと、問い合わせが一度に来ます。
メンバーの追加と5つのアクセス権
メンバーを追加するには管理者のアクセス権が必要です。手順は、共有ドライブをダブルクリックして開き、上部の「メンバーを管理」をクリックし、名前かメールアドレスかグループを入れて、ロールを選び、送信します。新しいメンバーは既定でコンテンツ管理者になり、すべてのファイルをアップロード、編集、移動、削除できます。
ロールは5つあります。できることの差は、会の運営でそのまま効きます。
| ロール | できること |
|---|---|
| 管理者 | メンバーの追加と削除、名前の変更、共有ドライブの削除まで |
| コンテンツ管理者 | ファイルの追加、編集、移動、ゴミ箱へ移すこと |
| 投稿者 | ファイルの追加と編集。ゴミ箱へ移すことはできない |
| コメント投稿者 | 閲覧とコメント |
| 閲覧者 | 閲覧のみ |
とりまとめる立場で決めることは2つです。管理者を何人にするか、会員をどのロールで入れるか。
管理者は1人だと危ない役です。その人が連絡の取れない状態になると、メンバーの追加ができなくなります。会長と事務局の2人、あるいは正副の2人に付けておく形が現実的です。
会員側は、削除されるのが困る書類を扱うなら投稿者にとどめます。投稿者はファイルを追加できますが、ゴミ箱へ移せません。誰でも消せる状態にしておく必要はほとんどありません。ただしパソコン版ドライブやChrome OSのファイルアプリを使う人には、投稿者では読み取りだけになります。手元のパソコンから直接編集してもらうなら、コンテンツ管理者以上が必要です。
会の外の人を入れるときは条件が付きます。外部のユーザーを追加できるのは組織で許可されている場合だけで、しかもその人が Google アカウントに関連付けられたメールアドレスを持っている必要があります。地域の業者や来賓に見せたいだけなら、共有ドライブのメンバーにせず、そのファイルだけを共有するほうが手間が少なくなります。
上限の数字と、会の運営に効くもの
上限は公式に数字で公開されています。会の規模で実際に当たるものと当たらないものを分けておきます。
1つの共有ドライブに保存できるアイテム数は最大50万個です。ファイル、フォルダ、ショートカット、ゴミ箱の中身がすべて含まれます。残りが50万個の20%を切ると警告の帯が出ることがあります。会の書類でここに当たることはまずありませんが、行事の写真を毎年入れていくと近づきます。
メンバーの上限は3つに分かれます。
| 数えるもの | 1つの共有ドライブあたりの上限 |
|---|---|
| グループ | 100 |
| メンバーの合計数（グループと個人アカウント） | 600 |
| 個人の合計数（個人アカウントとグループメンバー） | 50,000 |
メンバーの合計が600という数え方に注意が必要です。100個のグループと100人の個人を入れた時点で、グループはもう追加できません。個人はまだ追加できます。会員数が数百人規模の自治会では、1人ずつ入れるとこの枠を意識することになります。
アップロードには別の上限があります。各ユーザーが24時間でアップロードできるのは750GBまでで、1つのファイルは最大5TBまでアップロードまたは同期できます。行事の動画をまとめて入れる日に当たることがあります。
左側のナビゲーションに表示される共有ドライブは最大1,000個です。これを超えても、URLで直接開いたり検索したりはできます。
もう1つ、見落とされやすい仕様があります。共有ドライブが1,000人を超えるグループと直接共有されている場合や、2,500人を超えるユーザーと間接的に共有されている場合、一定の人数を超えた相手には共有ドライブが自動的に非表示になります。大規模な団体で「一部の人だけ見えない」という問い合わせが出るときは、設定ミスではなくこの仕様に当たっている可能性があります。
共有の広げ方も、会の側で決めておく項目です。共有ドライブのメンバーは、個々のファイルやフォルダをメンバー以外の相手と共有できます。共有ドライブの中身を丸ごと渡すことなく、必要な1枚だけを外へ出せるので便利な仕組みですが、誰がどこまで外に出せるかを決めていないと、名簿が会の外へ渡ることがあります。管理者は、コンテンツ管理者がフォルダを共有できないように設定できます。名簿を扱う共有ドライブでは、この設定を先に入れておいてください。
共有ドライブ内のファイルは、最大100グループと直接共有できます。学年ごとのグループや地区ごとのグループを作って配る運用でも、数で詰まることはありません。詰まるのは人の側で、グループを作りすぎると、誰がどのグループに入っているかを誰も把握していない状態になります。グループの数は、会の中で説明できる数にとどめるのが現実的です。
作れない、表示されないときに見る場所
相談の場でしばしば出るのは、次の4つです。順番に見ると原因がすぐ絞れます。
まず、ログインしているアカウントを見ます。ブラウザに個人のアカウントと学校のアカウントの両方でログインしていると、意図しない側で開いていることがあります。左側に共有ドライブの項目が無い場合は、ほぼこれです。
次に、エディションと管理者の許可を見ます。ここは利用者側からは変えられないため、組織の担当者に確認します。自治会で独自に契約している場合は、契約したプランの内容を確認します。
3つめは、新しく作った共有ドライブが相手に見えない場合です。メンバーに追加したあと、相手が別のアカウントで開いていないかを確かめます。招待の通知を送るかどうかは「通知」で選べるので、通知を送らない設定で追加したときは、こちらから場所を伝える必要があります。
4つめは、削除できない場合です。共有ドライブを削除するには、中が空であることと、自分が管理者であることの両方が必要です。中のファイルをゴミ箱かマイドライブへ移してから削除します。ゴミ箱を空にするには管理者のアクセス権が必要です。
これらを確かめても動かないときは、環境を変えて試します。別のブラウザ、別の端末、シークレットウィンドウの3つで同じ症状が出るかを見ると、アカウントの問題か端末の問題かが分かれます。
マイドライブから共有ドライブへ移すときに起きること
すでに前の担当者のフォルダに資料がたまっている会では、作ったあとに移す作業が待っています。ここは仕様を知らずに進めると混乱するところです。
まず、移す操作ができる人が限られます。マイドライブから共有ドライブへファイルを移すには投稿者以上のアクセス権が必要で、フォルダごと移すには管理者のアクセス権が必要です。ファイルは移せるのにフォルダが移せないときは、権限がコンテンツ管理者で止まっている場合が多くあります。
次に、移したあとの持ち主が変わります。共有ドライブに入ったファイルの所有は個人から会の側へ渡ります。これは狙いどおりの動きですが、元の持ち主の目には「自分のドライブから消えた」ように見えます。移す前に、前の担当者へ「ドライブの一覧から見えなくなるが、共有ドライブの中にある」と伝えておくと、消えたという連絡が来ません。
3つめは、パソコン版のドライブでの制限です。パソコン版ドライブを使っているときは、マイドライブから共有ドライブへフォルダを移動できません。ブラウザで drive.google.com を開いて作業します。前の担当者から引き継いだ資料が数百件あるときは、ブラウザで一度にまとめて移したほうが早く終わります。
4つめが、共有の設定です。元のフォルダにかかっていた個別の共有設定は、移したあとの見え方と噛み合わなくなることがあります。共有ドライブでは既定でメンバー全員に同じものが見えるため、「前は特定の人にだけ見せていた書類」が全員に見える状態になり得ます。名簿や会計の内部資料を移すときは、先にアクセスを制限したフォルダを作って、そこへ入れてください。
移す作業の順番は、資料の種類で区切ると事故が起きません。規約と議事録のように全員が見てよいものから移し、名簿と会計をあとに回します。全部をまとめて移してから権限を直すやり方だと、直すまでの間に見える状態が続きます。
共有ドライブを使わない選択肢との比べ方
会の実情に合わないときに、無理に共有ドライブへ寄せる必要はありません。判断の材料を3つ並べます。
1つめは、無料のアカウントでフォルダを共有する形です。費用はかかりませんが、持ち主が個人のままなので、作った人が抜けたときの問題は残ります。それでも使うのであれば、代表と副代表の2人がそれぞれ同じ資料の写しを持ち、年に1回、中身が同じかを確かめる運用にします。手間はかかりますが、資料が丸ごと消える事故は防げます。
2つめは、会員向けの連絡と資料の保存を1つにまとめた道具を使う形です。会員に新しいアカウントを作らせずに済むか、通知が届くか、役員が代わるときに引き継ぐものが1つで済むかの3点で比べます。会の連絡そのものが散らばって困っているなら、こちらのほうが効きます。
3つめは、紙と併用する形です。年配の会員が多い会では、名簿と会計だけを共有ドライブに保存し、会員への案内は紙で回すという分け方が残ります。どこまで電子にするかは会の判断で、全部を移すことが正解ではありません。
比べるときに見落としがちなのが、やめるときの手間です。共有ドライブは、契約を解約するとアカウント自体が使えなくなるため、その前に中身を取り出す作業が必要になります。年度の途中で解約する予定があるなら、取り出しの手順を先に確かめておいてください。ファイルをまとめてダウンロードする方法があるか、それが何時間かかるかは、資料の量で変わります。
年度替わりに何を渡すか
共有ドライブを作る目的が引き継ぎであるなら、渡すものを決めておかないと意味が薄れます。現場で効いているのは、次の4つを書いた紙を1枚作ることです。
1つめは、管理者が誰かです。名前とアカウントのメールアドレスを書きます。管理者が1人しかいない状態で任期が終わると、次の人を追加できません。任期の終わりが近づいたら、先に次の担当者を管理者として追加してから、前の担当者を外します。順番を逆にすると誰も入れられなくなります。
2つめは、どこに何を保存するかです。会計、広報、行事、名簿のどのフォルダに何を入れるかを1行ずつ書きます。次の担当者が探す時間は、この1枚があるかどうかで大きく変わります。
3つめは、消してよいものと残すものです。行事の写真を5年で消すのか残すのか、会計の書類を何年保存するのかを決めておきます。決めていないと誰も消せず、増え続けます。アイテム数の上限は50万個ありますが、探せなくなるほうが先に困ります。
4つめは、会員から問い合わせが来たときの答え方です。見えない、開けない、消してしまったという3つは必ず来ます。それぞれの見る場所を1行で書いておくと、次の担当者が同じ調べ物をしません。
この紙を作る作業は、引き継ぎの当日ではなく、任期の半分が過ぎたあたりで作るのが現実的です。当日に作ると、思い出せることしか書けません。
共有ドライブをいくつ作るか
1つに全部入れるか、用途で分けるか。ここは最初に決めておくと後戻りが要りません。
判断の基準は、見せたい範囲が何種類あるかです。共有ドライブは、その単位でメンバーを決めます。役員だけが見る資料と、会員全員が見てよい資料の2種類があるなら、共有ドライブを2つ作って、それぞれのメンバーを分けるほうが素直です。1つの共有ドライブにまとめて、中のフォルダで見える人を分ける方法もありますが、アクセスを制限したフォルダは、その都度設定する手作業が残ります。設定を忘れたフォルダが1つできると、そこだけ全員に見えます。
一方で、増やしすぎると別の問題が出ます。左側に並ぶのは最大1,000個なので数では困りませんが、どこに保存したか分からなくなります。会の規模なら、2つから4つに収まることがほとんどです。役員用、会員向けの配布物、行事の写真、この3つで足りる会が多くあります。
グループを使うかどうかも、ここで決めます。Google グループをメンバーとして追加すると、そのグループに人を足すだけで、そのグループが入っているすべての共有ドライブへ自動的に追加されます。役員が毎年入れ替わる会では、共有ドライブごとに人を足すより、役員のグループを1つ作ってそれを各共有ドライブのメンバーにしたほうが、引き継ぎの手数が減ります。1つのグループは最大30,000個の共有ドライブのメンバーになれるため、会の規模で足りなくなることはありません。
使い始めたあとに出る質問と、答える場所
案内を出した直後に来る問い合わせは、だいたい5種類に収まります。あらかじめ答えを用意しておくと、担当者が同じ説明を繰り返さずに済みます。
「左に共有ドライブが出てこない」は、ログインしているアカウントが個人のものである場合がほとんどです。ブラウザの右上でアカウントを切り替えてもらいます。
「開けるが保存できない」は、ロールが閲覧者かコメント投稿者になっています。管理者の権限を持つ人が「メンバーを管理」から変えます。
「手元のパソコンから直接編集できない」は、パソコン版ドライブで投稿者のまま使っている場合です。投稿者はパソコン版ドライブでは読み取りだけになるため、コンテンツ管理者に上げます。
「消してしまった」は、共有ドライブのゴミ箱を見ます。30日以内であれば戻せます。誰が消したのかを詰めるより、先に戻すほうが早く終わります。
「会の外の人に見せたい」は、メンバーに入れるのではなく、そのファイルだけを共有します。外部のユーザーをメンバーに追加するには組織の許可と Google アカウントが必要ですが、ファイル単位の共有であればその条件を避けられます。
この5つを紙かメールの定型文にしておくと、担当者の負担が目に見えて減ります。新しい仕組みを入れたときに続かなくなる原因は、機能ではなく、この問い合わせ対応の量です。
会の連絡と資料を、どこで分けるか
作り方の話をここまで進めると、次の判断が残ります。会の連絡そのものを共有ドライブへ寄せるべきかどうかです。
現場では、寄せきれないことがほとんどです。理由は3つあります。1つめは、会員全員に職場や学校のアカウントを持たせられないこと。2つめは、人数分の費用がかかること。3つめは、連絡に気づく仕組みが弱いことです。ファイルを保存しても、相手のスマートフォンに通知は届きません。
そのため、多くの会は役割で分けます。会計の帳簿、議事録、規約、年間の計画のように、担当者の間で編集する書類は共有ドライブに保存する。会員に届ける連絡、出欠の集計、行事の写真は、会員が入れる道具にまとめます。どちらに何を保存するかを紙1枚にして引き継ぐと、次の担当者が迷いません。
会員側の道具を選ぶときは、いま使っているものと比べるところから始めます。連絡をLINEのグループで回している会なら、通知の届き方と過去の連絡の探しやすさが論点になるため、LINEグループとの比較で、グループでの連絡と団体向けの道具で何が変わるかを確かめてください。写真やファイルの保存も含めて1か所にまとめたい場合は、同じ用途の道具を並べたBANDとの比較が判断材料になります。
会の種類によって、決める順番も変わります。自治会や町内会は、年配の会員が多く、新しいアカウントを増やさないことが最初の関門になります。町内会での使われかたでは、回覧板と連絡網をどう畳むかという形で整理しています。PTAは役員が1年で代わるため、引き継ぐものを1つに減らすことが効きます。PTAでの使われかたに、年度の切り替えで何を渡すかがまとめられています。教室や習い事は、生徒と保護者の連絡先を先生が個人で持たない形にすることが課題になりやすく、教室での使われかたがその形を示しています。
料金や乗り換えの手順で気になる点が残っている場合は、よくある質問に、会の単位で使い始めるときの疑問がまとめられています。
最後に、共有ドライブを作ったあとに必ず決めておくことを3つ挙げます。管理者を2人にすること。年度末に何を消して何を残すかを決めておくこと。そして、その2つを書いた紙を次の担当者に渡すこと。共有ドライブは持ち主が会の側にある仕組みですが、メンバー以外は見られない状態を保つには、誰が管理者なのかを会として把握し続ける必要があります。仕組みで守れるのは持ち主の位置までで、鍵を持つ人を決めるのは会の仕事です。
Q1. 無料のGoogleアカウントでも共有ドライブは作れますか？
作れません。共有ドライブを使うには職場または学校のアカウントでログインしている必要があります。個人で使っている無料のアカウントでは、ドライブの左側に共有ドライブの項目が表示されません。会で使う場合は、Google Workspace の契約か、学校から配られたアカウントが必要になります。
Q2. 共有ドライブに入れられるメンバーは何人までですか？
1つの共有ドライブあたり、グループが100、メンバーの合計数（グループと個人アカウントの合計）が600、個人の合計数が50,000までです。100個のグループと100人の個人を追加した時点でグループは追加できなくなりますが、個人はまだ追加できます。
Q3. 間違って消したファイルは戻せますか？
共有ドライブごとにゴミ箱があり、ゴミ箱に移したファイルは30日後に完全に削除されます。その期間内であれば、コンテンツ管理者以上のアクセス権を持つ人が復元できます。完全に削除する操作には管理者のアクセス権が必要です。
Q4. 費用はどのくらいかかりますか？
Google Workspace の料金ページでは、Starter が1人あたり月額800円（税別）、Standard が月額1,600円（税別）、Plus が月額2,500円（税別）と案内されています。金額は人数分かかるため、会で使う場合はアカウントを持たせる人数を先に決めておくと固定費を抑えられます。