行事の動画をメールで送れず、動画 共有 クラウドという言葉で保存先を探している人が増えています。サービスの名前は簡単に見つかりますが、無料で使える容量と、いつまで残るのかという2つの条件を並べた資料はあまりありません。この記事では、各社の公式ページに書かれている条件だけを使って、保存先を選び分ける順に整理します。会員に配るところと、来年も見返せる形にするところを、分けて考えます。
動画をクラウドに保存して配る形が増えている理由
紙やメールで済んでいた連絡が、動画になると急に詰まります。メールの添付には上限があり、個人用のGmailアカウントでは25MBまでです。スマートフォンで撮った動画は数十秒でこれを超えるため、添付という経路が最初に使えなくなります。
そこで選ばれるのが、クラウドに保存してリンクを配る形です。仕組みは単純で、保存先にアップロードして、そのリンクを会員に渡すだけです。人数が増えても手間が変わらないため、全戸を対象にする団体でも成り立ちます。
研修用の動画や商品・サービス紹介動画など、動画はビジネスシーンの幅広い分野で活用されています。業務で使用する動画を共有するときは、オンラインストレージを利用してクラウド保存するのがおすすめです。この記事では、動画の共有にクラウドをおすすめする理由や動画を共有できるクラウドサービスの例、サービスを選ぶ際のポイントを解説します。 出典: biz.teachme.jp
仕事の場面で先に定着したやり方が、そのまま町内会やPTAの運営に入ってきた、という順番です。ただし、会社と集まりでは条件が違います。会社なら管理者がいて、契約も会社名義です。集まりでは役員が毎年替わり、契約も個人のままになりがちです。この違いが、選び方に効いてきます。
クラウドを使う利点を、運営の側から4つに整理する
一般的な利点として挙げられるものを、とりまとめる立場で読み替えます。
動画を業務で共有・管理する際、クラウドの活用はコスト削減や利便性、安全性の向上など多くのメリットをもたらします。主なメリットは以下の5つです。 出典: biz.teachme.jp
1つめは、人数が増えても手間が変わらないことです。メールで配ると宛先の数だけ作業が発生しますが、リンクなら1本で済みます。会員が50人でも300人でも、作業は同じです。
2つめは、端末を選ばないことです。パソコンでも携帯でも同じリンクから見られます。役員会でパソコンから確認し、会員は携帯から見る、という使い方が自然にできます。
3つめは、保存期間に期限がないことです。これは転送サービスとの最大の違いです。削除しない限り残るため、年度をまたいだ記録として使えます。
4つめは、範囲をあとから変えられることです。リンクを知っている全員に開いていた設定を、特定の人だけに絞る形へ変更できます。配ったあとに問題が出たときに、手が打てるという意味です。
ただし、4つめには限界があります。すでにダウンロードされたファイルは回収できません。範囲を絞れるのは、これから開く人に対してだけです。ここを誤解すると、配ってから慌てることになります。
無料で使える範囲を、サービスごとに確かめる
無料の枠がどこまでかは、選ぶ前に確かめておく必要があります。動画は容量が大きいため、無料の枠は1本か2本で埋まることがあります。
Googleドライブを使う場合、すべてのGoogleアカウントには最大15GBの保存容量があります。ただしこの容量は、Googleフォト、Googleドライブ、Gmailで共有されます。写真だけの枠でも、動画だけの枠でもありません。メールが多い役員のアカウントは、動画を保存する前から残りが少ない状態です。
Dropboxの無料プランはBasicで、2GBの保存容量にファイルを保存して共有できると案内されています。行事の動画1本で埋まることもあるため、無料のまま運用するのは難しい水準です。有料のPlusは2TBで月額1,200円、最大50GBのファイル転送が付いています。Professionalは3TBで月額2,000円、最大100GBのファイル転送です。
Googleフォトを保存先にする場合の条件も確かめます。バックアップできる動画は1本あたり10GBまで、写真は200MBまたは200MPまでです。共有アルバムには最大20,000個の写真や動画を追加できます。容量は先ほどの15GBの枠を使います。
追加する場合の料金は公表されています。Basicは100GBで月額290円（税込）で、最大5人のユーザーと保存容量を共有できます。上のプランは2TBで月額1,450円（税込）、5TBで月額2,900円（税込）です。年単位の支払いにすると最大16%割引と案内されています。行事が年に数回の団体なら、100GBで数年はもちます。
保存先と転送サービスは、別の道具として扱う
検索すると同じ並びで出てくるので混ざりやすいのですが、クラウドの保存先とファイル転送サービスは別の道具です。違いは保存期間にあります。
ギガファイル便は、ユーザー登録が不要で、1ファイル300GBまで、個数は無制限です。ファイルはアップロード後、最大100日間保持されます。削除キーとダウンロードパスワードを設定でき、ダウンロードが完了したタイミングで通知を受け取る機能もあります。広告を表示しない有料プランは、スタンダードが月額198円（税込）、プレミアムが月額999円（税込）です。
firestorageは、保存容量が無制限で1ファイル300GiBまでと案内されています。保存期間は24時間から14日間までの範囲で選べる形になっており、ダウンロードのパスワードも設定できます。受け取り専用のURLを作って、複数の人からファイルを集める使い方も用意されています。
転送サービスの強みは、容量の上限が実質ないことと、受け取る側の登録が不要なことです。行事の動画を1本渡すだけなら、これがいちばん速く片づきます。
弱みは期限です。最大100日、あるいは14日といった期限があるため、記録として残す用途には使えません。「今週中に見てダウンロードしてください」という案内とセットで使う道具です。無料で使う場合は広告が表示される点も、年配の会員に配るときには問い合わせの元になります。
つまり、配るだけなら転送サービス、残すならクラウドの保存先という住み分けになります。両方を1つの道具で済ませようとすると、たいていどちらかで失敗します。
権限の設定を理解しておく
クラウドの保存先を使うとき、いちばん事故が起きやすいのが共有の設定です。Googleドライブの場合、権限は4段階に分かれています。
閲覧者、閲覧者（コメント可）、編集者、オーナーです。閲覧者はダウンロードが既定で有効で、オーナーが管理できます。会員に保存させたい場合は既定のままで足り、保存させたくない場合は共有の設定からチェックボックスをオフにします。
共有の範囲は2通りです。相手のメールアドレスを指定する形と、リンクを知っている全員に開く形です。1つのファイルを最大600個のメールアドレスと共有できると明記されています。人数で詰まることは、集まりの規模ではまずありません。
リンクを知っている全員に開く形を選ぶときは、1つ注意があります。公式ヘルプは、ファイルへのリンクを共有した場合、そのユーザーの名前とメールアドレスがファイルのオーナーとして表示されると書いています。役員個人のアカウントでアップロードすると、その人のメールアドレスが会員全員に見えることになります。これは会の名義でアカウントを持つ理由のひとつです。
フォルダの権限の継承も押さえておきます。フォルダに適用したアクセス権は、そのフォルダ内のすべてのファイルに継承されます。親フォルダへのアクセス権を持っているユーザーに、その中の個々のファイルに対するより低いアクセス権を付与することはできません。特定のファイルだけ範囲を絞りたい場合は、アクセスを制限したサブフォルダを作り、それを必要なユーザーのみと共有する形が案内されています。年度ごとにフォルダを分ける運用にすると、この制限で困る場面が減ります。
容量を節約する4つの手
有料のプランに切り替える前に、容量を減らす手を試す価値があります。会費から費用を出す判断は、総会や役員会にかけることになるためです。
1つめは、撮る画質を下げることです。端末の設定が4Kになっていると、同じ長さでも容量が数倍になります。会員に配る目的なら、フルHDで足ります。行事の前日に撮影担当の設定を確認するだけで、容量が変わります。
2つめは、1本を短く区切ることです。演目ごと、競技ごとに録画を止める形にすると、1本が数分になります。バックアップできる動画は1本あたり10GBまでという条件にも余裕をもって収まります。見る側も、目的の場面を探しやすくなります。
3つめは、不要な部分を削除することです。開始前の待ち時間、移動中の映像、失敗した録画。これらを残したまま保存すると、容量の半分が使われないもので埋まります。年度末にまとめて整理する担当を決めている会があります。
4つめは、年度ごとに退避することです。3年より前の記録は、会のパソコンや外付けの記録媒体にダウンロードして保存し、クラウドからは削除します。ストレージ管理ツールを使うと、残りの保存容量を確認したり、サイズの大きい動画など削除できるものを見つけたりできると案内されています。この作業を年間予定に入れておけば、容量で慌てることがなくなります。
選ぶときに見るポイントを5つに絞る
比較の項目はいくらでも並べられますが、集まりの運営で効くのは5つだけです。
1つめは、会員に新しいIDとパスワードを作らせるかどうかです。リンクを開くだけで見られる形なら、年配の会員でもつまずきません。ログインを求める形にすると、ここで半分が離れます。
2つめは、保存期間です。期限があるのか、削除しない限り残るのか。記録として残すなら、期限のない側を選びます。
3つめは、引き継ぎのしやすさです。役員が替わったときに、そのまま渡せる形になっているか。個人のアカウントに紐づく形は、ここで弱くなります。
4つめは、範囲を狭められるかどうかです。配ったあとに問題が出たときに、設定を変えて止められるか。止めても回収できない点は、どのサービスでも同じです。
5つめは、費用です。無料の枠で足りるのか、足りないならいくらか。月額290円（税込）の100GBで足りる団体は多く、年額にしても3,000円台です。総会に諮るほどの金額ではないと判断する会が多いようですが、契約者をだれにするかは金額より先に決める必要があります。
動画共有時のマニュアルを整備したい場合は、マニュアルを簡単に作成してクラウド共有が可能な「Teachme Biz」がおすすめです。セキュリティ対策も充実しており、アクセス権限の細かな設定や、通信暗号化などの機能を備えています。 出典: biz.teachme.jp
仕事の場面では、権限を細かく設定できることが選定の基準になります。集まりの運営では、細かく設定できることより、次の担当が同じ設定を再現できることのほうが重要です。設定が複雑な道具は、引き継ぎで崩れます。
見落とすと困る注意点を4つ
条件をそろえたあとに残る落とし穴を挙げます。
1つめは、リンクの転送です。リンクを知っている全員に開く形は、その先で転送されることを止められません。子どもが写っている動画では、相手を指定する形にするか、配る内容を絞るかの判断が必要です。
2つめは、アカウントの名義です。役員個人のアカウントに記録を集めると、退任後に管理できなくなります。リンクを配った先からその人のメールアドレスが見える点も、実務では気にする会があります。
3つめは、使っていない期間の扱いです。2年の期間内に使用されていないGoogleアカウントは無効とみなされ、Googleはそのアカウントとデータを削除する権限を有すると案内されています。Googleフォトについては、2年以上使用しないと写真や動画が削除されることがあり、削除の少なくとも3か月前にメールで連絡があり、削除後もゴミ箱に30日間保存されます。Google Oneメンバーシップがあり、アカウントが良好な状態であれば削除されません。行事が年1回の団体では、この2年が思ったより早く来ます。
4つめは、共有アルバムから抜けたときの扱いです。Googleフォトの共有アルバムから退出すると、その人が追加した写真、動画、コメント、高評価はすべて削除されます。役員が任期を終えて抜けるときに、その人が撮った動画もまとめて削除されます。年度末に全部をダウンロードしてから抜けてもらう、という手順を引き継ぎ書に書いておけば防げます。
会の名義でアカウントを用意するときに決めること
個人のアカウントに紐づく問題を避けるため、会の名義でアカウントを1つ作る団体が増えています。この形は引き継ぎに強い一方で、決めておかないと別の問題が起きます。
まず、ログイン情報を誰が知っているかです。会長、副会長、書記の3人が知っている状態にして、任期の終わりにパスワードを変更する運用にしている会が多いようです。引き継ぎ書に書いて回す形は、どれが最新か分からなくなります。
次に、パスワードの再設定に使う連絡先です。ここが前任者の電話番号やメールアドレスだと、任期が終わったあとに復旧できません。アカウントは会のものなのに、復旧できるのは前の会長だけ、という状態になります。会として使える連絡先にそろえておきます。
支払いの手段も決めます。役員個人のクレジットカードで有料のプランを契約すると、任期の終わりに切り替えが必要になります。切り替えを忘れると、前任者に請求が続きます。会計が使う会の決済手段でそろえるのが基本です。
最後に、動画の一覧です。フォルダを年度ごとに分け、行事名とリンクを並べた表を作って引き継ぎの資料に含めます。この表がないと、次の担当は何がどこに保存されているか分かりません。クラウドに保存しただけでは引き継ぎにならない、という点が実務ではいちばん見落とされます。
行事の前に段取りを決めておくと、当日の夜に終わる
クラウドに保存する作業そのものは簡単ですが、行事が終わってから考え始めると数日かかります。先に決めておくと、当日の夜に配り終えられます。
決めることは4つです。1つめは、誰が撮るか。複数の役員がそれぞれ撮ると、あとで集める作業が発生します。撮る人を1人か2人に決めておくほうが早く済みます。複数人で撮る場合は、受け取り専用のURLを作れる転送サービスを使い、各自がアップロードする形にすると集約の手間が消えます。
2つめは、どこにアップロードするか。フォルダを行事の前に作っておきます。年度と行事名を入れた名前にしておけば、あとから探せます。当日に作ろうとすると、名前の付け方が毎回変わって一覧が崩れます。
3つめは、誰がアップロードするか。撮った人がそのまま作業する形が単純ですが、その人が会のアカウントを使えない場合は、いったん渡す手順が入ります。渡す手段も先に決めておきます。
4つめは、いつ配るか。当日の夜、翌日、次の役員会のあと。どれでもよいのですが、決めておかないと「まだ配られていない」という問い合わせが来ます。案内文の下書きも先に作っておけば、リンクを貼るだけで送れます。
この4つを引き継ぎ書に書いておくと、担当が替わっても同じ手順で回ります。逆に、これを書かずに口伝えで引き継ぐと、翌年は最初から調べ直しになります。
会員へ出す案内文には、4つの要素を入れる
リンクだけを送ると、必ず問い合わせが来ます。案内文に入れておくとよい要素は4つです。
1つめは、何の動画かです。「9月14日の運動会、午前の部」のように、日付と場面を書きます。複数本あるときは、演目ごとに行を分けます。あとから探すときにも効きます。
2つめは、見るための手順です。長い説明は要りません。「下のリンクを開くと再生されます」の1行で足ります。手元に保存してほしい場合は、その操作を1行だけ添えます。
3つめは、期限です。期限のあるサービスを使う場合は、いつまでかを必ず書きます。「10月5日まで見られます」と書いておけば、期限が切れたあとの問い合わせが減ります。期限のない保存先を使っている場合も、「いつでも見られます」と一言書くほうが親切です。
4つめは、扱いの注意です。会員以外に転送しないでほしい場合は、その一文を書きます。書いても技術的に止められるわけではありませんが、書いていないと注意もできません。
紙で配る会員がいる場合は、URLを印刷して手で入力させる形は避けます。長いリンクの入力は必ず間違いが起きます。QRコードを印刷して添えれば、カメラで読み取るだけで開けます。回覧や掲示で配っている会は、印刷のときにQRコードを入れるだけで問い合わせの数が変わります。
撮影を断る家庭がある行事で、配る前に決めること
動画は写真より情報量が多く、声も入ります。配る範囲を決める作業は、写真のときより慎重になる必要があります。法律の解釈を断定できる話ではないので、多くの会がどう運用しているかの範囲で整理します。
先に決めている会が多いのは3点です。1つめは、撮影と掲載を断る申し出をどこで受けるか。年度はじめの案内に一文を入れて、名簿に印を付ける形が多いようです。2つめは、断りの申し出があった場合に、その場面をどう扱うか。編集で切るのか、その動画を配らないのか。3つめは、配る範囲を会員だけにするか、地域の人にも開くか。
動画の場合、編集で一部を切る作業は現実的でないことが多いです。編集できる役員がいる会は限られており、来年も同じ人がいる保証もありません。そのため、断りの申し出がある場面が含まれる動画は配らず、記録として残すだけにする判断をする会が少なくありません。
配ったあとの回収についても確かめておきます。共有をやめても、すでにダウンロードやコピーをされていた場合、相手の持っているファイルは削除されないと公式ヘルプに書かれています。あとから全部を回収する手段はありません。決めるのが先、配るのが後という順序は、動画ではとくに守る価値があります。
一般的な考え方を確認したいときは個人情報保護委員会のサイトに資料があります。会員に配る文書では、法律の解釈を断定して書くより、会の決めごととして書いたほうが揉めずに済みます。
保存したつもりで、保存されていない場合
いちばん怖いのが、保存できたと思っていたのに実際には残っていない場合です。あとから気づいても手遅れになるため、確認の手順を決めておきます。
起きやすいのは3つの場面です。1つめは、アップロードが途中で止まっていた場合です。通信が不安定な場所で作業すると、一覧に表示されていても中身が壊れていることがあります。アップロードが終わったあとに、その場で再生して確かめる作業を入れます。
2つめは、端末のアプリが同期しているだけの場合です。携帯のアプリで見えている動画が、クラウドにアップロードされたものなのか、端末の中にあるだけなのかは、画面では区別しにくいことがあります。パソコンのブラウザから同じ保存先を開いて、そこに表示されるかどうかで確かめるのが確実です。携帯を替えたときに全部なくなった、という相談はこの場面から来ます。
3つめは、容量が足りず途中で止まった場合です。無料の枠が残り少ない状態でアップロードすると、そこで停止します。容量の残りは事前に確認しておきます。ストレージ管理ツールでは、残りの保存容量を確認したり、アイテムをバックアップする頻度をもとに保存容量を使い切るまでの日数を予測したりできると案内されています。
確認の手順は、3行で足ります。アップロードが終わったらブラウザで開いて再生する。容量の残りを見る。年度末に一覧と実物を突き合わせる。この3つを年間の予定に入れておけば、記録が消える事故はほぼ防げます。
動画だけ別の場所にある状態を、どう畳むか
ここまで条件を並べてきましたが、とりまとめる立場での本当の問題は、道具の性能ではありません。連絡はメッセージアプリ、予定は紙の予定表、動画はクラウドの保存先、写真は写真アプリ。こうして経路が増えるほど、役員が替わるときに渡すものが増えます。
引き継ぎが1つ増えるたびに、翌年に見えなくなる記録が1つ増えます。動画は容量が大きく、期限のあるサービスに預けられることも多いため、いちばん先に消える記録になりがちです。判断の軸を「どのサービスが優れているか」から「引き継ぐものを増やさずに済むか」へ移すと、選ぶものが変わります。
いまメッセージアプリのグループで連絡と動画の両方を回している会は、LINEグループとの比較で、グループのままで残る問題と別の形にしたときに解ける問題を確認できます。保存期間の扱いがどう変わるかは、ここがいちばん具体的です。
掲示板とアルバムを備えた形と比べたいときはBANDとの比較が近い比較になります。会員を広く募る形の集まりならFacebookグループとの比較のほうが実情に合うかもしれません。
団体の形ごとの運営例も見ておくと判断が早くなります。全戸を対象にして毎年役員が替わる団体は町内会での使われかた、学年ごとに担当が替わる団体はPTAでの使われかた、少人数で会員の入れ替わりが早い集まりはサークルでの使われかたが参考になります。導入前に条件を確かめたいときはよくある質問に集めてあります。
最後に整理します。クラウドに動画を保存して配る形は、人数が増えても手間が変わらず、期限を気にせず残せる点で優れています。弱いのは、個人のアカウントに紐づきやすいことと、無料の枠が動画には小さいことです。今年の行事を配る手段と、5年分を残す手段を分けて決め、残す側だけは会の名義でそろえる。この2段構えにしておけば、担当が替わっても記録が消えません。
Q1. 無料で使えるクラウドの容量は、動画にはどのくらい足りますか？
Googleアカウントの無料枠は最大15GBで、この容量はGoogleフォト、Googleドライブ、Gmailで共有されます。Dropboxの無料プランは2GBです。行事の動画は1本で数GBになることがあるため、無料の枠で年間を回せる団体は限られます。追加する場合はGoogleのBasicが100GBで月額290円（税込）からです。
Q2. クラウドの保存先とファイル転送サービスは、どう使い分けますか？
保存期間で分けます。転送サービスは1ファイル300GB前後まで扱えますが、保持期間が最大100日などに限られます。配って終わりにする動画はこちらが速く済みます。年度をまたいで見返す記録は、削除しない限り残るクラウドの保存先に保存します。同じ道具で両方をやろうとすると、どちらかで失敗します。
Q3. リンクを知っている全員に開く設定は、危なくありませんか？
その先で転送されることを止める仕組みはありません。また、リンクで共有した場合、共有した人の名前とメールアドレスがファイルのオーナーとして表示されると案内されています。子どもが写っている動画では、相手のメールアドレスを指定する形にするか、配る内容を絞るかの判断が必要です。
Q4. 役員が代わるとき、クラウドに保存した動画はそのまま引き継げますか？
個人のアカウントに保存している場合、そのままでは引き継げません。会の名義でアカウントを用意し、ログイン情報を複数の役員が知る形にして、パスワードの再設定に使う連絡先も会として使えるものにそろえます。あわせて、年度と行事名とリンクを並べた一覧を引き継ぎの資料に入れておく必要があります。