Googleフォトで写真を共有する操作そのものは、慣れれば1分で終わります。困るのはそこではありません。共有したあとに「この写真は誰まで見えているのか」が分からなくなること、そして共有をやめたいときにどこを触れば止まるのかが分かりにくいことです。
行事の写真を数十人に配ったあと、そのリンクが転送されて会の外に出ていたことに後から気づく、という流れはよく起こります。原因は操作を間違えたことではなく、共有の種類によって見える範囲の決まり方が違うことを知らないまま配ったことにあります。
この記事では、Googleフォトで共有する4つの方法と、それぞれで相手に見える範囲がどう決まるか、共有を確実に止める手順、保存容量と保存期間の仕様、そして会や団体で使うときに困る場所を整理します。
Googleフォトの共有方法は4つに分かれる
ひとくちに共有と言っても、Googleフォトの中には性質の違う4つの方法があります。どれを使ったかによって、相手に見える範囲と、あとから止められる範囲が変わります。
1つ目は共有アルバムです。アルバムを作ってそこに写真を入れ、相手を招くと、相手はそのアルバムの中身を見られます。設定によって、相手が自分の写真を足すこともできます。行事の写真をみんなで持ち寄る使い方に向いています。
2つ目はリンクの共有です。アルバムや選んだ写真に対してリンクを作り、そのURLを渡します。相手はGoogleのアカウントを持っていなくても開けます。二次元コードにして配ることもできます。手軽ですが、リンクを知っている人は誰でも開けるという性質がそのまま残ります。
3つ目は、選んだ写真をその場で相手に送る方法です。Googleフォトの中で相手とのやり取りが作られ、そこに写真が並びます。この形式では会話に追加できる写真が最大2万枚までと定められています。少人数のやり取りに向いています。
4つ目はパートナー共有です。特定の1人に対して、自分のライブラリの写真を自動で見せ続ける設定です。家族の1人と常に共有しておく使い方で、行事ごとに配る用途には向きません。
会や団体で使うのは、ほとんどが1つ目と2つ目です。どちらも「アルバム」という言葉が出てくるため混同されやすいのですが、招いた相手だけが見られる状態と、リンクを知っている人が見られる状態は別物です。この区別が、あとの管理のしやすさを決めます。
共有アルバムを作って、相手に写真を足してもらう
行事の写真を持ち寄る使い方が、いちばん需要のある形です。公式の案内でも、この用途が想定されています。
家族や友人と一緒に楽しんだイベントで、お互いに撮影しあった写真を簡単に共有するには、Googleフォトで共有アルバムを作成しておくと便利です。 出典: pfu.ricoh.com
手順は、アルバムに入れる写真を選び、アルバムを新しく作り、名前を付けて、共有の操作に進む形です。共有の画面で、相手のGoogleアカウントを指定して直接共有するか、リンクを作るかを選びます。
相手に写真を足してもらうには、共同編集を有効にしておきます。ここで知っておくべきことが1つあります。公式の説明では、アルバムの作成者ではない共同編集者は写真や動画の追加のみを行えるとされています。つまり、招かれた人は足せますが、アルバムそのものの名前を変えたり、並びを整えたりはできません。
逆に言えば、片付ける役は作成者に固定されます。行事のあとに写真を整理する作業は、アルバムを作った人の手元に残ります。役員が代わる会では、ここが引き継げない部分になります。翌年の担当者が前年のアルバムを触れない、という状態が起こります。
枚数の上限も決まっています。1つのアルバムに追加できるのは最大20,000個の写真や動画です。行事ごとにアルバムを分けるなら、この数に届くことはまずありません。ただ、公式の案内には、アルバムのサイズが大きくなると一部の機能が使えなくなる場合があるとも書かれています。1つのアルバムに何年分も積み上げるより、行事や年度で分けるほうが扱いやすくなります。
リンクで共有するとき、見える範囲はどう決まるか
リンクの共有は手軽ですが、見える範囲の決まり方が共有アルバムとは違います。ここを誤解したまま配ると、後から止めにくくなります。
公式の説明では、共有リンクはユーザーには推測できないURLだとされています。つまり、適当に文字を打って偶然たどり着くことはありません。その代わり、そのURLを知っている人は誰でも開けます。アカウントの有無も、会員かどうかも関係ありません。
これが意味するのは、リンクを配った時点で、見える範囲の管理が自分の手から離れるということです。会のグループに貼ったリンクが、そこから家族に転送され、さらに別のグループに貼られても、こちら側では気づけません。写真に子どもの顔が写っていて、それを会の中だけで扱う約束になっているなら、リンクの共有は選ばないほうが安全です。
二次元コードでの共有も同じ性質です。アルバムごとの二次元コードを作れるため、紙の回覧や掲示に載せられます。配るのは楽になりますが、掲示された紙を撮った人も開けます。紙に載せる場合は、その紙がどこまで回るかを考えてから決めます。
もう1つ、リンクを配ったあとに人を削除しても止まらないという点があります。公式の説明では、ユーザーを削除しても、リンク共有が有効なら元のリンクを知っている全員が閲覧できるとされています。特定の人だけ見られないようにしたいと思って操作しても、リンクが生きている限り効きません。
つまり、招いた相手だけに見せたいならリンクを作らず、アカウントを指定して共有します。手軽さを取るならリンクですが、あとから範囲を狭められないことを引き受けることになります。
共有を止めたいとき、どこを操作すれば止まるのか
共有をやめる操作は、1か所ではありません。中途半端に止めると見え続けます。
公式の説明では、アルバムを非公開に戻すには、すべての共同編集者を削除し、リンクの共有をオフにする、という2つを行う必要があるとされています。片方だけでは止まりません。共同編集者を削除してもリンクが生きていれば見えますし、リンクを切っても招いた人は見えます。
リンクをリセットするという方法もあります。リンクをリセットすると、古いリンクは使用できなくなり、新しいリンクを共有することになります。転送されたリンクが広がってしまった場合は、これがいちばん確実です。会の中で配り直す手間は出ますが、外に出たリンクを無効にできます。
他の人が写真を足せる状態を止めたいだけなら、共同編集をオフにします。この設定を切ると、他のユーザーによる追加ができなくなります。行事のあとに写真の追加が終わったら、いったん切っておくと、あとから知らない写真が増えることを防げます。
注意したいのは、これらの設定を変えられるのがアルバムの所有者だけだという点です。役員が代わったあと、前の役員のアカウントで作られたアルバムは、新しい役員には触れません。「共有をやめてほしい」と頼む形になります。その人が会を離れていれば、頼む先もなくなります。
止め方を確実にしておくなら、行事のアルバムを作る段階で決めておくことが2つあります。1つは、誰のアカウントで作るかです。会の役職に紐づいたアカウントがあるならそこで作ります。もう1つは、いつ共有を止めるかです。「行事の1か月後にリンクを切る」と決めておけば、やらないまま残ることがなくなります。
無料の15GBはどこまでもつのか
Googleフォトは無料で使えますが、容量には上限があります。公式の説明では、各Googleアカウントで利用できる保存容量は最大15GBです。この容量は写真だけのものではなく、同じアカウントの他のサービスと分け合います。
スマートフォンに撮りためた写真を集めておく使い方は、公式にも想定されています。
スマホに撮りためた写真をGoogleフォトに集めて保存しておくと友人や家族と手軽に共有できるほか、パソコンや別の端末からでもアクセスできて超便利です。 出典: pfu.ricoh.com
15GBでどれくらい入るかは、写真の大きさで変わります。1枚が3MBほどなら5,000枚程度です。ただ、動画を入れると話が変わります。スマートフォンで撮った数分の動画は、1本で数百MBになることがあります。行事で動画を10本撮れば、それだけで容量の何割かを使います。
保存容量の節約画質でバックアップした写真と動画も、Googleアカウントの保存容量にカウントされると明記されています。画質を落としても無制限にはならないので、容量の見積もりは実際の枚数で考える必要があります。
足りなくなったら容量を買い足せます。Google Oneの100GBのプランは月額290円です。個人で使うなら妥当な金額ですが、会で使う場合は誰のアカウントで払うかという話になります。役員が個人で払っている状態は、その人が会を離れたときに困ります。会費から出すなら、支払いの記録と引き継ぎの手順まで決めておく必要があります。
2年使わないと写真が消えることがある
見落とされやすいのが保存期間の仕様です。公式の説明には、Googleフォトを2年以上使用しないと、写真や動画が削除されることがあると書かれています。
削除される前には連絡が来ます。少なくとも3か月前に知らせるとされています。削除された写真や動画は、ゴミ箱に30日間保存された後で完全に削除されます。つまり、気づいてから戻せる期間は限られています。
容量の側にも似た仕様があります。保存容量がない状態が2年間続くと、Googleフォトの写真や動画が削除される場合があるとされています。上限を超えたまま放置している状態が続くと、消える対象になります。
この仕様が効いてくるのは、会の記録として写真を置いているときです。個人が普段使っているアカウントなら、2年触らないことはまずありません。ですが、行事用に作ったアカウントや、前の役員が使っていたアカウントは、2年どころか3年触らないことがあります。
通知メールも問題になります。連絡は3か月前に届きますが、届くのはそのアカウントの受信箱です。誰も見ていないアカウントに届いても、誰も気づきません。役員が代わったあと、前の役員のアカウントに届いた通知は、そのまま流れます。
対策は単純です。会として残したい写真は、Googleフォトだけに置かないことです。年度が終わった時点で、必要な写真を手元か会の共有の場所に落としておきます。落とす手順を年度末の作業に組み込んでおけば、忘れません。
共有された写真を、自分の手元に残す
配る側の話が中心になりがちですが、受け取る側の動きも押さえておくと、問い合わせが減ります。
仲間や知人からGoogleフォトで写真を共有してもらったとき、「これ、いいなぁ」と感じたら自分でも持っていたいですよね。 出典: pfu.ricoh.com
共有アルバムに入っている写真は、開いて見るだけなら相手の容量を使います。ですが、自分の手元に保存すると、その時点から自分のアカウントの容量を使い始めます。行事の写真を200枚まとめて保存した参加者は、自分の15GBをその分だけ消費します。会員から「容量がいっぱいだと出た」という連絡が来るのは、たいていこの流れです。
配る側が知っておくとよいのは、全部を保存させる必要はないということです。「気に入ったものだけ保存してください」と一言添えるだけで、容量の問題は起きにくくなります。逆に、全員に全部持っておいてほしい写真があるなら、枚数を絞って別に配ります。
保存する操作は、アルバムを開いて写真を選び、自分のライブラリに保存するか、端末にダウンロードするかの2通りです。端末にダウンロードすればGoogleの容量は使いませんが、端末の空き容量を使います。高齢の会員から「写真が入らない」と言われたときは、どちらで保存したのかを聞くと原因が分かります。
共有が止まると、保存していない写真は見られなくなります。リンクがリセットされたあとや、アルバムが削除されたあとは、開いて見ていただけの写真は残りません。会として「見られる期間」を伝えておくと、あとから「もう開けない」という連絡が来るのを防げます。行事のあと1か月で止める運用なら、配るときにその期限を書きます。
配るときに添える3行で、問い合わせが減る
リンクだけを貼って流すと、開かれないか、開いたあとに質問が来ます。配るときに3行添えておくと、そのほとんどが消えます。
1行目に、何の写真で、何枚あるかを書きます。「9月28日の運動会の写真です。120枚あります」。これで、開く前に心の準備ができます。枚数が分かっていれば、通信量を気にする人も判断できます。
2行目に、見られる期間を書きます。「10月末まで見られます」。期間を切っておくと、こちらも止めやすくなります。期限を書かずに配ると、半年後に止めたときに「勝手に消された」と受け取られます。
3行目に、保存についての案内を書きます。「気に入った写真は保存してお使いください」または「保存は個人でお楽しみいただく範囲でお願いします」。写真の扱いについて会で決めていることがあれば、ここに書きます。会報や掲示に使う予定があるかどうかも、この行で触れられます。
そのあとにURLを貼ります。URLの直後に注記を足すと、リンクの一部だと誤解されて開けないことがあるので、注記は行を分けて書きます。
紙で配る場合は、二次元コードを載せることになります。このとき、紙がどこまで回るかを考えます。掲示板に貼れば通行人も撮れますし、回覧で回せば各戸の家族全員が撮れます。写真の中身によって、紙に載せてよいかが変わります。会の中だけで扱う写真なら、紙には載せず、会員に届く手段だけで配るほうが安全です。
人数と枚数が増えると、どこから重くなるか
少人数で使っているうちは問題が出ませんが、規模が上がると決まった場所から重くなります。
参加者が20人までなら、共有アルバムを1つ作って共同編集を有効にするだけで足ります。誰が何を足したかも追えますし、重複した写真も目で見て消せます。
50人を超えると、写真の量が管理できる範囲を超えます。1人が20枚ずつ足すと1,000枚になります。同じ場面の写真が何十枚も並び、見たい写真を探せなくなります。この規模になったら、足せる人を絞るのが実務的です。撮影担当を決めて、その人たちだけが足す形にします。共同編集をオフにして、写真は担当がまとめて受け取ってから入れる、という運用もあります。
1つのアルバムに追加できる上限は20,000個ですが、実際にはその手前で扱いにくくなります。公式にも、アルバムのサイズが大きくなると一部の機能が使えなくなる場合があると書かれています。行事ごと、年度ごとに分けるほうが、探すのも止めるのも楽になります。
動画が入ると別の重さが加わります。動画は1本で数百MBになるため、作成者の容量を大きく使います。参加者が動画を自由に足せる状態にしていると、作成者の15GBが1回の行事で埋まることがあります。動画を集めるなら、あらかじめ本数と長さの目安を決めておきます。「1人1本、1分まで」と伝えるだけで、容量の問題はほぼ起きません。
バックアップの設定を先に確かめる
写真を共有する前に、自分の端末の設定を1度見ておくと、思っていたものと違う結果になるのを防げます。
Googleフォトには、撮るたびに自動でバックアップする設定があります。これが有効だと、撮った写真は自動でアカウントに上がります。便利ですが、上がるのは行事の写真だけではありません。普段撮っている家族の写真や、書類を撮ったものも同じ場所に入ります。
共有するときに選ぶのは、そのライブラリの中から選んだ写真だけです。ライブラリ全体が見えるわけではないので、その点は心配ありません。ただ、選ぶ画面に全部が並ぶため、間違って別の写真を選んでしまう事故が起きます。行事の写真だけを先にアルバムにまとめてから共有する手順にしておくと、選び間違いが減ります。
自動バックアップを使わず、選んだ写真だけを上げることもできます。会の写真だけをGoogleフォトに置きたい場合は、この形にすると容量の見通しが立ちます。撮った写真が自動で上がらないので、行事のあとに上げる作業が必要になりますが、そのぶん何が入っているかを把握できます。
画質の設定も見ておきます。保存容量の節約画質を選ぶと1枚あたりの容量は小さくなりますが、公式の説明ではこの画質でバックアップした写真と動画もアカウントの保存容量にカウントされます。無制限になるわけではないので、枚数の見積もりは必要です。会報に載せる予定の写真があるなら、元の画質のほうが印刷したときに粗くなりません。
端末の空き容量を増やすために、上げ終わった写真を端末から消す機能もあります。ここで気をつけたいのは、端末から消した写真はGoogleフォト側にしか残らなくなることです。アカウントを2年触らなければ消える可能性がある仕様と組み合わせると、どこにも残らない状態が起こり得ます。会として残したい写真は、必ず別の場所にも置いてください。
会や団体で使うときに困る3か所
個人で使うぶんには不足のない道具ですが、会の写真を扱うと決まった場所でつまずきます。
誰のアカウントで持つかが決まらない。 個人のアカウントで作ったアルバムは、その人のものです。設定を変えられるのも、消せるのもその人だけです。役員が代わるたびに作り直すか、前の役員に頼み続けるかの二択になります。会の役職に紐づいたアカウントを用意する会もありますが、そのアカウントのパスワードをどう引き継ぐかという問題が次に来ます。
見えている範囲が一覧で分からない。 何年か使っていると、共有アルバムが何個あって、それぞれ誰に見えているのかが分からなくなります。リンクを作ったかどうかも、アルバムを1つずつ開かないと確かめられません。行事が年に6回ある会なら、5年で30個のアルバムができます。
写真と連絡が別の場所にある。 行事の連絡はLINEのグループで、写真はGoogleフォトで、名簿は役員のパソコンで、という形になると、引き継ぐものが3つに分かれます。1つでも漏れると、その年から使われなくなります。写真を見返したいときに、どのグループのどの投稿にリンクが貼られていたかを探すことになります。
この3つは操作の問題ではありません。どこに置くかを決めていないことから来ています。撮る、配る、残す、の3つのうち、Googleフォトが得意なのは撮ったものを置くところで、配る範囲の管理と長く残すところは別に考える必要があります。
会として最低限決めておくとよいのは、次の3点です。1つ目は、行事の写真を誰のアカウントで持つか。2つ目は、いつリンクを止めるか。3つ目は、年度末に残すものをどこへ落とすか。この3つを引き継ぎの書面に1行ずつ書いておけば、担当が代わっても運用は続きます。書かないでいると、前の担当者の記憶にしか残らないため、代わった年に必ず途切れます。
逆に、決めなくてよいことも挙げておきます。画質の設定や端末の空き容量の扱いは、個人が自分の都合で決めればよい部分です。会として統一する必要はありません。統一すべきなのは、誰が持つか、いつ止めるか、どこに残すかの3つだけです。決めることを増やしすぎると、引き継ぎの書面そのものが読まれなくなります。
写真の置き場所を決めるときの判断
とりまとめる立場から見た落としどころに畳み直します。
Googleフォトが向いているのは、行事のあとに撮った写真を持ち寄って、その場で見てもらう使い方です。相手にアプリを入れさせずにリンクで渡せますし、共同編集を有効にすれば参加者が撮った写真も集まります。1回の行事で完結する用途なら、これ以上のものは要りません。
向かなくなるのは、会の記録として何年も残したいときと、見える範囲を会員だけに限りたいときです。リンクを配ると範囲の管理が手から離れ、2年触らなければ消える可能性があり、所有者が代わると設定を変えられません。この3つはどれも、あとから直すのが難しいものです。
子どもが写っている写真を扱う会では、見える範囲の話が特に重くなります。法律の解釈をここで断定することはできませんが、保護者からの問い合わせに答えられる状態にしておくことは実務として必要です。「誰が見られるのか」を聞かれたときに、リンクを知っている人は誰でも、という答えしか返せないなら、置き場所を見直す理由になります。会の中で扱う写真がメンバー以外は見られない状態を保てるかどうかが、判断の分かれ目です。
すでに連絡の場を持っている会なら、写真もそこに置けるかを先に確かめると早く決まります。無料で人数の制限もないグループトークと団体向けのツールでは、写真の残り方と誰が見られるかが違います。その差はLINEグループとの比較に整理されています。掲示板の形で情報を積み上げる作りとの違いはBANDとの比較にまとめてあります。公開の場に近い形で運営している会なら、参加の自由度と引き換えに何が見えるようになるかをLINEオープンチャットとの比較で確かめられます。
実際の運用を見たほうが早い場合もあります。行事の写真と連絡をまとめて扱っている例は町内会での使われかたに、保護者への共有を扱っている例はPTAでの使われかたに、活動の記録を残している例はサークルでの使われかたに載っています。個人情報の扱いで先に確かめておきたい点はよくある質問にまとめてあります。
最後に手順だけ置きます。誰のアカウントで持つかを決める。リンクを配るか招待で配るかを、写真の中身で決める。いつ共有を止めるかを最初に決める。年度末に必要な写真を別の場所へ落とす。この4つを決めておけば、あとから困る要因のほとんどは先に消えます。
Q1. Googleフォトの共有リンクは、会の外の人にも見えてしまいますか？
見えます。共有リンクは推測できないURLですが、そのURLを知っている人は誰でも開けます。アカウントの有無も関係ありません。会のグループに貼ったリンクが転送されれば、外の人にも見えます。招いた相手だけに見せたい場合は、リンクを作らずGoogleアカウントを指定して共有してください。
Q2. 共有をやめたいのですが、どこを操作すれば止まりますか？
2か所です。すべての共同編集者を削除し、あわせてリンクの共有をオフにします。どちらか片方だけでは見え続けます。すでにリンクが外へ広がってしまった場合は、リンクをリセットすると古いリンクが使えなくなります。設定を変えられるのはアルバムの所有者だけなので、作るときに誰のアカウントで持つかを決めておいてください。
Q3. 無料の15GBはどのくらいで足りなくなりますか？
1枚3MBほどの写真なら5,000枚前後が目安ですが、動画を入れると一気に減ります。スマートフォンで撮った数分の動画は1本で数百MBになるためです。保存容量の節約画質にしてもカウントされます。足りなくなった場合、Google Oneの100GBは月額290円です。会で使うなら誰が支払うかを先に決めてください。
Q4. 使わないでいると写真が消えるというのは本当ですか？
2年以上使用しないと、写真や動画が削除されることがあると公式に明記されています。削除の少なくとも3か月前に連絡が来て、削除後はゴミ箱に30日間残ります。行事用に作ったアカウントや前の役員のアカウントは放置されやすく、通知も誰も見ません。会として残したい写真は年度末に別の場所へ落としてください。