PTA役員の決め方で行き詰まる場面は、毎年ほぼ同じ形で来ます。立候補が出ない、推薦を集めても断られる、最後はくじ引きになる。その場は収まっても、決まった人が納得していないので、翌年また同じところで止まります。この記事では、PTA役員の決め方を4つの型に分けて、どの型がどこで破れるのかを並べ、立候補が出ている会が先に整えている下地を具体に落とします。決め方そのものを変える手続きと、変えたあとに1年で元へ戻らないようにする段取りまで扱います。
PTA役員の決め方は4つの型に分かれる
呼び方は学校ごとに違いますが、実際に使われている決め方は4つに整理できます。この分かれ方を先に押さえると、自分の会がどこで止まっているのかが見えます。
1つめが立候補です。やってもよいと思った人が自分から手を挙げます。決まるまでが早く、決まったあとの動きも速い型です。ただし、手を挙げてもらうには条件が要ります。何をするのか、どれくらい時間を取られるのかが、事前に分かっている必要があります。
2つめが推薦です。他薦とも呼ばれます。保護者に用紙を配り、適任だと思う人の名前を書いてもらう形です。名前は集まりますが、書かれた本人が引き受けるかどうかは別の話です。書いた側は責任を負わないので、断られると振り出しに戻ります。
3つめが選考委員による依頼です。前年度の役員などで構成した選考の委員が、候補者に直接連絡を取ります。依頼の電話をかける役が生まれるため、その役自体が嫌われ、選考委員のなり手がいなくなるという二重の問題が起きます。
4つめがくじ引きとじゃんけんです。決まらなかったときの最後の手として使われます。その場で必ず決まるという点だけが利点で、決まった人の納得は残りません。
型の見分け方は簡単です。決める場に「用紙」があれば推薦、「電話」があれば選考委員、「箱」か「手」があればくじ引きです。自分の会がどの型で回っているかを言葉にできると、次に変える場所が1つに絞れます。
くじ引きとじゃんけんが恨みを残す理由
その場で決まるという点だけを見れば、くじ引きは優れた方法です。公平で、誰も恨まれず、時間もかかりません。それでも現場で問題が続くのは、決まったあとの1年に理由があります。
当たった人は、自分がその役を選んだ理由を持っていません。周囲に説明するときも、家族に相談するときも、くじで当たったからという答えしか出せません。仕事の調整をする動機も、工夫をする動機も生まれにくい状態で1年が始まります。
さらに、くじ引きで決めた年は、引き継ぎの資料がほとんど残りません。自分が選んだ仕事ではないので、次の人のために記録を整える気持ちになりにくいためです。翌年の担当は、去年の資料が無い状態で同じ役を引き受けることになり、余計に大変になります。大変だという評判が広がり、立候補はさらに出なくなります。
じゃんけんも同じ構造です。加えて、その場にいなかった人が対象から外れるという不公平が生まれます。欠席した人に役が回らないなら、次の年は欠席が増えます。決め方が出席率を下げ、下がった出席率がまた決め方を苦しくします。
この2つは、決まらなかったときの手段として置いておくのは構いません。問題は、それを前提に段取りを組むことです。最後はくじ引きになると分かっていれば、誰も先に手を挙げません。くじ引きを最後の手にするなら、そこへ行き着く前の段階で決まる仕組みを先に作る必要があります。
立候補が出ている会が先に整えている下地
立候補制に変えると宣言するだけでは、手は挙がりません。PTAの運営を支援している団体は、宣言の前に整えるものがあると説明しています。
PTAの役員・委員会というと、大変だという話ばかりが耳に入ってきますが、実際は「やってよかった！」という方がたくさんいらっしゃるのも事実です。こちらの、PTA「やってよかった」体験談も、是非参考にしてみてください。 出典: ptas.site
同じ案内では、立候補で決まるのが理想であるとしたうえで、やってもよいと思ってもらうには、忙しい保護者の事情に寄り添った、負担が少なく効率的な体制が先に要ると書かれています。取り組みやすい入口として挙げられているのが、紙のやりとりを画面の上へ移すことです。総会を書面や画面の開催にする、手紙をメールの配信にするといった変更です。
ここで見落とされやすい点が1つ示されています。変えるたびに、負担を減らす努力をしていること、効率化を進めていることを保護者へ伝えるという作業です。役員や委員に入っていない保護者は、何度も伝えないと変化に気づきません。配布物に目を通さないことは日常的に起こるからです。
つまり順番は、体制を軽くする、軽くしたことを伝える、そのうえで立候補制を表明する、という3段です。3段目だけをやると、負担は前年と同じままなので誰も手を挙げません。表明の前に、去年と比べて何が減ったのかを数字で言える状態にしてください。
選考委員が電話をかける方式をやめる順番
いま最も相談が多いのが、選考の委員が候補者に電話をかける方式です。断られるまで名簿の上から順にかけ続ける形は、かける側も受ける側も消耗します。この方式は一度に廃止できません。順番があります。
先にやるのは、役の一覧を書き出すことです。役職名だけでなく、1年の間に発生する作業と、その作業がいつ発生するかを月ごとに並べます。この表がないと、電話をかける以外の説明手段が持てません。
次に、その表を全保護者へ配ります。電話をかける前に配るのが要点です。読んだ人の中に、これなら引き受けられると思う人が出れば、その年から電話の本数が減ります。
3段目で、申し出の受け口を作ります。用紙の提出に限らず、画面から回答できる形にすると回答は増えます。締め切りは1回で終わらせず、2回に分けるほうが集まります。1回目で締め切ると、迷っている人が間に合いません。
4段目で、それでも埋まらなかった役に限って電話をかけます。全員にかける形から、残った役に限る形へ変わるだけで、選考の委員の負担は大きく下がります。
この順番を守らずに電話をやめると、決まらないまま総会の日が来ます。やめる前に、やめても決まる経路を1つ作っておくことが条件です。
免除の決まりを先に文章にしておく
決め方をめぐって最も揉めるのが、免除の扱いです。決める場で口頭のやりとりだけで判断すると、その場の空気で結論が変わり、不公平感が残ります。
先に文章にしておく項目は5つあります。未就学の子どもがいる場合、介護をしている場合、持病や治療がある場合、家族の単身赴任などで保護者が1人の場合、そして直近で役を務めた場合です。どこまでを免除にするかは会ごとに違ってよいのですが、決める場が始まる前に文章になっていることが重要です。
文章にするときの書き方にも要点があります。理由を細かく申告させる形にしないことです。診断書や勤務先の証明を求める運用にすると、出したくない人が出席自体をやめます。会として確かめたいのは事情の詳細ではなく、今年は引き受けられないという事実だけです。
あわせて決めておくのが、免除の回数の扱いです。子ども1人につき1回は必ず務めるという決まりを置いている会は多くありますが、この決まりがあると、下の子が入学する年に負担が集中します。何年生のときに務めたかを記録に残す形にしておかないと、務めたかどうかの確認が保護者の記憶だけになります。
記録の持ち方が、ここで効いてきます。誰がいつ何の役を務めたかという表が会の側に残っていれば、免除の判断は数秒で終わります。前年度の担当の手元にしかないと、毎年その人に連絡する作業が発生します。担当が1年ごとに代わる会で記録を残す形の例はPTAでの使われかたにまとめています。
仕事の中身と時間を先に見せる
引き受けるかどうかを決める人が最も気にしている数字は1つです。どれくらい時間を取られるのかという点です。役員や委員の説明の場で最も多く出る質問は、1週間の拘束時間や日数だと報告されています。
つまり、役職の名前と理念を並べた案内では判断できません。必要なのは、平日の昼間に学校へ行く回数、土日に出る行事の数、自宅で作業する時間の目安です。この3つを役ごとに書き出すだけで、手を挙げる人は増えます。
書き出すときは、多めに見せるほうが後で揉めません。少なく見せて引き受けてもらうと、実際に始まってから不信が生まれ、翌年の立候補がさらに減ります。年12回の会議があるなら12回と書き、そのうち何回が平日の昼間かも書きます。
もう1つ書いておきたいのが、減らした実績です。去年は紙で配っていた案内を配信に変えた、集金を口座の振替に変えた、会議の半分を画面の上に移した。こうした変更を並べると、今年が去年と同じではないことが伝わります。
仕事の中身を見せる作業は、その年の役員にとって手間です。ただしこの作業は1回作れば翌年から更新だけで済みます。毎年ゼロから説明しているのは、去年の説明が記録として残っていないからです。残す場所を決めるところまでを、決め方の見直しに含めてください。
説明会を画面の上で開く意味
決め方を変えると決めた会が、次にやっているのが説明の場を設けることです。集まってもらう形ではなく、画面の上で開くことに意味があります。
1つめの理由は、学校へ集まらなくてよいという印象が伝わることです。PTAに参加すると、やたらと学校へ呼び出されるという印象が最も強い壁になっています。説明の場そのものを画面の上で開くと、その印象が実物で否定されます。
2つめの理由は、噂ではなく実情を知ってもらえることです。役ごとの仕事の中身を、務めた本人の言葉で聞ける場になります。大変だという話だけが広まっている状態に、別の情報が入ります。
3つめの理由は、メンバーの雰囲気が伝わることです。この人たちとならやっていけそうだと思ってもらえるかどうかは、案内の文章では伝わりません。顔と話し方が見えると、引き受ける側の不安が下がります。
開くときの段取りは3つに絞れます。先にPTAの目的を伝えること。維持することが目的ではなく、子どもの学校生活を支えることが目的だと言葉にします。次に役ごとの仕事の内容と必要な準備を説明すること。最後に質疑に答えることです。質疑の時間を取らずに終えると、聞けなかった人は引き受けません。
参加できなかった人のために、録画か要点の記録を残してください。当日に出られない保護者が、手を挙げる可能性のある層と重なります。
決め方そのものを変える手続き
決め方を変えるには、会としての手続きが要ります。ここを飛ばすと、翌年に前の形へ戻ります。
確かめる順番は3段です。1段目が、いまの決め方がどこに書かれているかです。規約に書かれているのか、細則に書かれているのか、どこにも書かれておらず慣習で続いているのか。どこにも書かれていない場合、変えるのは総会の承認だけで済むことが多くなります。
2段目が、変更の案を文章にすることです。口頭の提案では、翌年の担当に伝わりません。変えたい点、変える理由、変えたあとの手順を1枚にまとめます。理由の欄には、去年の決め方で何時間かかったか、電話を何本かけたかといった数字を書くと通りやすくなります。
3段目が、決議の場に出すことです。年度の途中ではなく、次年度の役員決めが始まる前に出す必要があります。秋に相談が増えるのは、この時期に間に合わせようとするためです。逆算すると、夏の間に案を作る作業が入ります。
変更が通ったあとにもう1つ作業があります。変えたことを保護者全員へ伝えることです。役員と委員の中だけで共有された変更は、決める場で初めて知る人が出て、そこで反発が起きます。伝える回数は1回では足りません。
決まったあとの引き継ぎが、来年の立候補者数を決める
決め方の見直しは、決まった瞬間で終わりません。翌年に手が挙がるかどうかは、今年の1年がどう終わるかで決まります。
引き継ぎで渡すものは4つに整理できます。1つめが年間の予定です。いつ何があるかを月ごとに並べた表です。2つめが去年の書類です。案内文、集金の記録、行事の段取り。3つめが外部の連絡先です。印刷を頼んでいる先、会場、講師。4つめが、去年うまくいかなかった点の記録です。
この4つのうち、最も落ちやすいのが4つめです。失敗の記録は文章にしにくく、口頭で伝えて終わりになります。結果として、翌年の担当が同じ失敗を繰り返し、大変だという評判が更新されます。
渡す形も問題になります。連絡がやりとりの流れの中にしかない場合、引き継ぐ手段がありません。1年分の会話をさかのぼって読ませるのは引き継ぎではありません。決まったこと、配った文章、集めた回答が1件ずつ残る場所に置かれていれば、渡すのは管理する権限だけで済みます。
いま使っている連絡の場と比べて判断するのが早い方法です。LINEグループとの比較は、やりとりが押し流される構造と、1件ずつ残る構造の違いを項目ごとに並べています。保護者の人数が多く、学年をまたいで連絡する場合はLINEオープンチャットとの比較で、誰でも入れる場と会員だけの場の違いを確かめてください。すでに別のアプリを検討している会はBANDとの比較で保存できる容量と写真の扱いを見比べるほうが判断が早くなります。
役を小さく割って、引き受けられる単位にする
決め方を変えても手が挙がらない場合、原因は決め方ではなく役の大きさにあります。1年を通して1人が抱える形になっていると、引き受けるかどうかの判断が重くなりすぎます。
割り方の考え方は1つで、役職ではなく作業で数えることです。広報の役を1人に任せる形から、年3回の発行それぞれに担当を割る形へ変えます。行事の役も同じで、当日の受付、写真、片付けのように作業ごとに募ると、1回だけなら出られる人が出てきます。
割ると人数は増えますが、1人あたりの負担は下がります。ここで問題になるのが、誰がどの作業を持っているかの把握です。役職が4つなら覚えていられますが、作業が30に割れると記憶では回りません。作業の一覧と担当を並べた表を会の側に持てるかどうかが、割れるかどうかの条件になります。
割るときに決めておくことが2つあります。1つめは、まとめ役を1人置くことです。全部を作業に割ると、誰も全体を見ていない状態になります。作業を持たないまとめ役を1人置いて、抜けた作業に気づく役目を与えます。2つめは、作業ごとの締め切りを最初に全部出すことです。あとから伝える形にすると、引き受けた人が予定を押さえられません。
小さく割る形は、人数が少ない集まりでも成立します。担当が1人か2人しかいない場では、作業を割るのではなく、時期をずらす形で軽くします。教室や少人数の会での運び方は教室での使われかたに、案内の順番と手元に用意しておくものを中心にまとめています。
学年やクラスで割り当てる方式の落とし穴
多くの会が採っているのが、学年やクラスごとに人数を割り当てる方式です。全体で公平に見えるため導入しやすいのですが、2つの落とし穴があります。
1つめは、クラスの人数差がそのまま負担の差になることです。1クラス40人の学年と、1クラス25人の学年で同じ人数を出す割り当てにすると、後者の保護者に当たる確率が高くなります。割り当てを決める前に、学年ごとの在籍数を確かめて人数を調整してください。
2つめは、決まらなかったクラスに責任が集まることです。他のクラスが決まっているのに自分のクラスだけ決まっていないという状況は、その場に強い圧力を生みます。決まらなかった分は学年でまとめて募り直す形にしておくと、1つのクラスに圧力が集中しません。
割り当て方式を続ける場合でも、役ごとの作業量を先に配ることと、免除の決まりを文章にしておくことは同じように必要です。割り当ての公平さは、引き受けたあとの負担の重さを解決しません。
決める場の当日の運び方
決め方を変えたあとも、当日の運び方が去年と同じだと結果は変わりません。同じ場で決まる会と決まらない会の差は、当日の段取りに出ます。
先に決めておくのが時間です。終わりの時刻を最初に告げると、話が進みます。終わりを告げないまま始めると、沈黙の時間が長くなり、その沈黙が圧力として働きます。圧力で決まった年は、翌年の出席率が下がります。
次に、順番です。最初に役の一覧と作業の量を読み上げ、次に免除の決まりを読み、そのうえで申し出を受けます。この順番だと、引き受けられない人が理由を説明せずに済みます。免除の決まりを後回しにすると、申し出のあとに事情の説明が始まり、場が重くなります。
欠席者の扱いは、始める前に全員へ伝えておきます。欠席した人に自動で役を割る運用は、翌年の欠席を増やします。欠席者からは事前に書面か画面で意向を集め、その回答を当日に読み上げる形にすると、出席が不利になりません。
決まったあとの作業も当日に済ませます。役ごとの担当者名、連絡の取り方、最初の会議の日付。この3つをその場で確定させて、当日のうちに全保護者へ伝えます。後日に回すと、決まったのに動き出さない期間が生まれ、引き受けた人の意欲が落ちます。
最後に1つ。決まらなかった役があっても、その場で無理に埋めないという選択を用意しておいてください。埋まらなかった役は、今年は置かないか、作業に割って募り直すかの2つに分けられます。無理に埋めた役は、1年のうちに機能しなくなることが多くあります。
体験談として語られていることの両面
決め方を考えるとき、実際に務めた人の声は判断の材料になります。ただし片方だけを読むと判断を誤ります。
引き受けてよかったという声で挙がるのは、学校の中の様子が分かったこと、同じ学年の保護者と知り合えたこと、子どもの友だち関係が見えるようになったことです。どれも、務めた人にしか手に入らないものとして語られています。
一方で、割に合わなかったという声も同じ数だけあります。公開されている相談の場には、次のような書き込みが並びます。
学校のPTA役員決め。正直物がバカをみるのでしょうか… 子供の通っている小学校は一学年150人程度の比較的大きな学校なのですが、PTAの役員選出に辺り子1人につき、1回は必ず役員を務めてもらいます。と手紙に書いてあり免除になる人はごく僅かという感じです。 出典: detail.chiebukuro.yahoo.co.jp
書かれているのは、正直に手を挙げた人が損をするのではないかという疑いです。免除がほとんど認められない状態で、子ども1人につき1回という決まりだけが動いている会では、この感覚が生まれます。
この2つの声の差は、役の中身ではなく決め方から出ています。自分で選んで引き受けた人はよかったと語り、順番で当たった人は割に合わなかったと語る。同じ役でも、決め方が違えば結論が変わります。決め方を変えることは、翌年の評判を変えることと同じ意味を持ちます。
PTAが1年で広がった経緯と、決め方が固まった理由
いまの決め方がなぜ動かしにくいのかは、成り立ちを知ると見当が付きます。
公益社団法人日本PTA全国協議会の案内には、PTAは戦後、当時の文部省から全国の都道府県知事宛に出された手引書により全国各地で一斉に設置が進み、わずか1年でその設置率が全国の小学校と中学校の7割近くに達したと書かれています。同じ協議会は、都道府県と指定都市の53協議会によって構成される組織として、社会教育関係団体の立場で活動していると説明しています。
短い期間で全国に広がったということは、それぞれの学校が独自に作ったのではなく、共通の手引きに沿って形が整えられたという意味になります。役職の名前も、委員会の構成も、決める時期も似ているのはそのためです。そして似ているからこそ、自分の会だけが変えてよいのかという迷いが生まれます。
実際には、役員の決め方は各校のPTAが自分たちで決めています。全国で統一された決まりがあるわけではありません。隣の学校と違う形にしても差し支えはありません。変えられないと感じるのは、慣習として続いてきた期間が長いからで、決まりとして固定されているからではない場合が多くあります。
同じ構造は町内会や自治会にもあります。決め方を変える手順の考え方は共通で、記録を会の側に残しておくと引き継ぎの回数が減るという点も同じです。地域の会でどう運用しているかは町内会での使われかたに例をまとめています。
決め方を変えるときに確かめる項目
最後に、変える前に確かめる項目を6つに絞ります。どれも後から直しにくい部分です。
1つめ、いまの決め方がどこに書かれているか。規約か細則か慣習かで、変える手続きが変わります。
2つめ、役ごとの作業と時間が書き出されているか。書き出されていないなら、立候補制に変える前にこの作業が入ります。
3つめ、免除の決まりが文章になっているか。口頭の運用が残っていると、変えた初年度に必ず揉めます。
4つめ、誰がいつ何の役を務めたかの記録が会の側にあるか。前任者の手元にしかない状態では、免除の判断ができません。
5つめ、保護者全員に同じ内容が届く経路があるか。届いていない人が出ると、決める場で初めて知る人が生まれます。
6つめ、来年の担当に渡すものが1つにまとまるか。渡すものが散っているほど、翌年の担当は引き受けを迷います。
6つのうち4つ以上で引っかかるなら、決め方を変える前に記録の置き場所を決めるほうが先です。決め方だけを変えても、記録が流れる場所にある限り、2年ほどで元の形に戻ります。費用や人数の上限、いま使っている連絡の場からの移り方はよくある質問に並んでいます。学校の中で保護者と教職員に届く範囲を分けて運用する考え方は学校での使われかたにまとめています。
Q1. PTA役員はくじ引きで決めても問題ないのですか？
決め方は各校のPTAが自分たちで決めるものなので、くじ引き自体が禁じられているわけではありません。ただし当たった人は引き受けた理由を持てないため、引き継ぎの資料が残りにくく、翌年の担当が余計に苦労します。最後の手として残すのは構いませんが、そこへ行き着く前に決まる経路を用意しておかないと、毎年同じところで止まります。
Q2. 立候補制に変えると宣言すれば手は挙がりますか？
宣言だけでは挙がりません。支援団体の案内では、負担が少なく効率的な体制を先に整え、負担を減らした事実を保護者へ繰り返し伝えたうえで表明する順番が示されています。役ごとの作業と時間を書き出して配り、去年と比べて何が減ったのかを数字で言える状態にしてから表明してください。
Q3. 免除の決まりはどこまで細かく書くべきですか？
未就学の子ども、介護、持病や治療、保護者が1人の状態、直近で役を務めた場合の5つを文章にしておけば足ります。診断書や勤務先の証明まで求める運用にすると、出したくない人が決める場そのものを欠席します。確かめたいのは事情の詳細ではなく、今年は引き受けられないという事実だけです。
Q4. 決め方を変えるのはいつから準備すればよいですか？
次年度の役員決めが始まる前に決議の場へ出す必要があるため、逆算すると夏の間に案を作る作業が入ります。秋に相談が増えるのはこの時期に間に合わせようとするためです。変更が通ったあとは、保護者全員へ複数回伝えてください。役員と委員の中だけで共有された変更は、決める場で反発を招きます。