PTA役員で楽なのはどの役か｜役職ごとの仕事量と決め方

PTA役員で楽なのはどの役かという問いに、役職名で答えを出すことはできません。同じ広報委員でも、学校によって年に2回集まる会と、毎月夜に集まる会があります。それでも判断はできます。負担を決めているのは役職名ではなく、集まる回数、とりまとめ役かどうか、平日の昼に動く必要があるかの3つです。この記事では、経験者アンケートで実際に集まった数字と、役職ごとの仕事の中身を並べて、引き受けるときの選び方を整理します。

「楽な役」という言い方が当てにならない理由

まず、探し方を変える必要があります。求人サイトの調査では、この点がはっきり書かれています。

一概に楽といえる仕事はありません。PTAの仕事には、学校で集まらなければならない機会が複数回あったり、役員同士や教員との密な連携が必要なことも多いからです。集まる機会や連携、作業自体が個人レベルかどうかなどの観点から、ベルマーク委員や校外委員、特定の学校行事に関連した係などは比較的負担が少ないと感じる方もいるようです。 出典: part.shufu-job.jp

同じ調査に寄せられた会長経験者のコメントには、その年度の学校の姿勢と本部の執行委員の傾向で中身が全く変わるため、これが楽でこれが大変とは一概に言い切れない、最も活動を共にするメンバー次第だという声がありました。

つまり、役職名で選ぶより先に、自分の学校でその役が何をしているかを確かめるほうが確実です。確かめ方は3つあります。入学説明会や保護者会で配られる資料を読むこと。すでに兄や姉が通っている保護者に聞くこと。前年度に同じ役をやった人に、集まった回数と作業の時間を具体的に聞くこと。3つめがいちばん精度が高く、聞くのは「何回集まりましたか」と「平日の昼でしたか」の2問で足ります。

経験者が「大変だった」と答えた役割

PTA役員を経験した400人への調査で、大変だったと思う役割を聞いた結果が公開されています。数字を並べます。

いちばん多かったのは、どれも大変ではなかったという答えで16.8%でした。この数字の読み方には注意が要ります。役職ごとの割合は、その役をやった人のうち何割が大変だったかではなく、回答者全体の中での割合です。引き受ける人数が多い役は、割合も高く出ます。学年委員は各学級から選ばれるため人数が多く、会長は1校に1人です。順位をそのまま負担の重さとして読むと、人数の多さを負担と読み違えます。

そのうえで、下のほうに並んだ役には共通点があります。会計監査、整備委員、美化委員、保健体育委員は、決まった時期に決まった作業をする役です。年間を通して調整を続ける役ではありません。ベルマーク委員と安全委員も低い位置にあります。作業の量が読める役が下に来ていると見ると、実感に近い並びになっています。

経験者が「おすすめ」と答えた役割

同じ調査で、おすすめの役割を聞いた結果も出ています。

働きながら役員をしていた人の回答だけで見ても、学年委員、広報委員、副会長の順でした。

ここで目に付くのは、学年委員が「大変だった」でも「おすすめ」でも上位に来ていることです。大変さと満足の両方が高い役だという読み方になります。学校の様子が分かる、知り合いが増えるという答えが、この役に多く寄せられていました。楽さだけで選ぶなら外れますが、1回で済ませたい人には向く役です。

逆に、選考委員と役員推薦委員は、大変だったが5.2%あるのにおすすめは0.9%しかありません。次の年の役員を決める役で、頼んで断られる場面が続きます。作業の量ではなく、人に頼む場面の多さが負担になる役だと分かります。楽さを基準に選ぶなら、ここは避ける判断になります。

役職ごとの仕事の中身

自分の学校で確かめる前提のうえで、一般的な中身を並べます。

この表から読めることが2つあります。

1つめは、作業が個人で完結する役と、人を動かす役に分かれることです。会計監査、書記、ベルマーク委員は、渡されたものを処理する形です。会長、副会長、学年委員、選考委員は、人に頼んで動かす形です。後者は作業時間では測れません。連絡を取る相手の数と、その人たちがどれだけ返事をくれるかで負担が変わります。

2つめは、集まる時期が読める役があることです。卒業対策委員は卒業式の前に集中し、保健体育委員は運動会とプールの時期に集中します。仕事の都合で休みを取りやすい時期が決まっている人は、集中する時期が自分の都合と合う役を選ぶと両立できます。年間に均等にならされている役より、集中する役のほうが調整しやすい場合があります。

楽かどうかを決める3つの条件

役職名ではなく条件で見ると、自分の学校に当てはめられます。

1つめは、集まる回数と時間帯です。年に何回、平日の昼か夜か、土日か。働いている人にとっては、回数より時間帯のほうが効きます。平日の昼に月1回ある役は、有給休暇を年に10日使うことになります。夜や土日に集まる役のほうが、勤め先への影響は小さくなります。調査にも、打ち合わせが平日の昼間ばかりで共働きの世帯には合わないという声が寄せられていました。

2つめは、とりまとめ役かどうかです。委員長や本部役員は、メンバーの意見をまとめ、他の委員と調整し、決断する場面があります。いち委員であれば、集まりに出て委員長を補助しながら周りと作業をすればよいため、負担は軽くなります。同じ委員会でも、長になるかならないかで別の役だと考えたほうがよいです。

3つめは、前年度からの引き継ぎがあるかどうかです。引き継ぎで情報が渡されないと、何をする役なのか分からないまま始まります。調査でも、想定より大きな負担になる原因として、引き継ぎの情報共有がうまくいかない点が挙げられていました。役を決める前に、前年度の資料が残っているかを聞いておくと、始まってからの手間が大きく変わります。

この3つで見ると、答えは学校ごとに変わります。ある学校ではベルマーク委員が土日に1回集まるだけで済み、別の学校では毎月平日の昼に集計のために集まります。同じ役職名でも中身が違うので、他の学校の話は参考になりません。

会費とお金を扱う役の重さ

役職の負担を測るとき、作業時間だけでは足りない項目があります。お金を扱うかどうかです。

PTAでは、役員や委員の選出のほかに会費の回収があります。調査では、年間で3,000円から5,000円程度の会費を集める学校が挙げられていました。1学年あたり100人の学校なら、6学年で年間に数十万円が動きます。この金額を数え、記録し、支出の根拠を残すのが会計の役です。

会計の負担が作業時間で測れないのは、間違いが許されないためです。作業そのものは集金と記録と支払いですが、1円合わないだけで探す作業が発生します。現金で集める形が残っている学校では、袋の数と金額を突き合わせる作業に時間がかかります。振り込みや口座からの引き落としに切り替えている学校では、ここが大きく軽くなります。

会計監査は、会計が処理したものを確認して承認する役です。作業は年に1回か2回に集中し、量も読めます。調査で大変だったという回答が0.9%と最も低く、おすすめという回答が4.5%あったのは、この性質のためだと読めます。お金に関わる役を避けたい人は会計を、内容は見たいが日々の作業は避けたい人は会計監査を、という分かれ方になります。

お金を扱う役に当たったときに先に確かめることは3つです。集金が現金か振り込みか。前年度の記録がどこに残っているか。監査をいつやるか。この3つが決まっていれば、量は読めます。決まっていない学校では、そこを決めることが最初の仕事になります。

やってよかったと答えた人が挙げた理由

楽さだけで選ぶと見落とすものもあります。調査では、やってよかった役割を聞いた質問で、学年委員が18.4%、広報委員が11.8%、PTA副会長が9.2%という順でした。一方で、やってよかったとは思わなかったという回答が20.1%と最も多くなっています。

よかったと答えた人が挙げていた理由は、大きく3つに分かれます。学校の様子が分かること。他の学級や学年の保護者と知り合えること。担任以外の教職員と話せるようになることです。行事に顔を出す機会が増えるため、授業参観では見えない日常が見えるという声が多くありました。

よかったとは思わなかったと答えた人が挙げていた理由も明確です。仕事を休まなければならないこと、帰宅後の作業で体力が尽きること、意欲の差がある人の間で調整することです。どちらの声も同じ調査に並んでいます。役職で分かれているのではなく、一緒に活動するメンバーと、勤め先の都合で分かれています。

この読み方をすると、選ぶときの基準が1つ増えます。知り合いを増やしたい人と、時間を最小限にしたい人では、選ぶ役が違って当然だということです。両方を同時に満たす役はありません。どちらを取るかを先に決めてから、役を見るほうが迷いません。

委員長になるかならないかで変わるもの

同じ委員会に入っても、長になるかならないかで別の仕事になります。ここは選べる場面が多いので、知っておく価値があります。

長の仕事は、作業そのものではありません。メンバーの都合を集めて日程を決めること、他の委員会や学校と調整すること、決まらないことを決めることです。調査に寄せられた声にも、委員会なら長になるとよい、本部役員になると自分の都合で日程を組めるという意見と、人にお願いするのが得意でないため1人で抱え込んでしまったという意見の両方がありました。

分かれ目は、頼めるかどうかです。長になっても、作業を分けられる人は時間を取られません。分けられない人は、全員分を自分でやることになります。調査でも、長をやった場合でも他のメンバーとどれだけ分担できるかで実務の負担が変わるという声がありました。

もう1つ、長になると得られるものがあります。日程を自分の都合で組めることです。働きながら両立する人にとっては、これが大きく効きます。平日の昼に決められる集まりを、土曜の午前に移せるのは長の立場だからです。回数を減らす判断も長ができます。

つまり、時間の融通が利かない人にとって、長は必ずしも重い選択ではありません。人に頼むことが苦でないなら、いち委員より長のほうが自分の都合に合わせられます。逆に、頼むことが苦手な人は、いち委員にとどめるほうが軽く終わります。

引き受ける学年と時期

役職とは別に、いつ引き受けるかという判断があります。

調査では、人気があるのは中学年、つまり3年生と4年生の時期とされています。学校生活や行事に慣れた頃で、保護者にも余裕が生まれやすいためです。1年生は子どもの帰宅時間が早く、保護者も学校に慣れていないため余裕がないという声が多くあります。6年生は中学への準備があり、受験をする家庭では時間を取りづらくなります。

小学校のPTAは、入学から卒業までに子ども1人につき1回引き受けるとしている学校もあります。1回はやることになるなら、自分の都合がいい学年を自分から選ぶほうが有利です。待っていると、残った役の中から割り当てられます。

選出の方法も知っておくと動きやすくなります。立候補で決める形、他の保護者からの推薦で決める形、順番に回す輪番の形、引き受ける人がいない場合のくじ引き。定数より引き受けたい人が多い場合は、じゃんけんで決めることもあります。決まりはないため、学校や地域ごとに独自の方法があります。入学説明会や保護者会で説明があることが多いので、そこで確かめておいてください。

推薦で選ばれやすいのは、行事に積極的に参加している人、他の保護者との付き合いが良い人、時間に余裕があると見られている人、過去に役員をやったことがある人です。意図せず候補になりやすい立場の人は、自分から学年と役を選んでおくほうが、望まない役に当たる確率が下がります。

学校によって中身が違う前提での確かめ方

ここまで数字を並べてきましたが、最後に効くのは自分の学校の実情です。確かめる順番を具体的に並べます。

最初に見るのは、配られる資料です。入学時や新年度に、PTAの構成や仕事の内容が書かれた資料が配られる学校が多くあります。ここに委員の数と主な活動が書かれています。読むときに探すのは、役職の説明ではなく、集まりの回数と時期です。

次に、前年度の役員に聞きます。聞くのは2問で足ります。何回集まりましたか。平日の昼でしたか。この2問の答えがそろえば、自分の都合と合うかどうかが判断できます。作業が大変でしたかと聞くと、人によって答えが変わるため比べられません。

3つめに、兄や姉が通っている保護者に聞きます。学校全体の空気が分かります。役員をやらない人が多い学校と、全員が1回やる学校では、断りやすさが違います。

4つめに、その年度の本部役員が誰かを見ます。調査に寄せられた声で繰り返し出てきたのは、その年の学校の姿勢と本部の傾向で中身が変わるという指摘です。同じ学校でも年度で変わるため、去年の話がそのまま当てはまらないことがあります。

この4つを確かめるのにかかる時間は、合わせて1時間ほどです。1年間の負担を決める判断に使う時間としては、割に合います。役職名だけで決めて、始まってから違ったと気づくほうが高くつきます。

引き受けられないときの筋道

事情があって引き受けられない場合の扱いも整理しておきます。

調査には、PTA活動には必ず参加しなければならない法的な強制力はなく、加入するかしないかは個人の意思で決められると書かれています。ただし、基本的には加入するという風潮があることも否定できないとされています。

実際の進め方としては、2つに分かれます。活動ができないことが分かっている場合は、あらかじめ加入しない意思を伝える方法があります。加入はしているが委員を引き受けられない場合は、本部役員か選考委員に相談する形になります。どちらにしても、断ることで他の保護者が不公平だと感じる可能性は残ります。

近年は、PTAそのものを廃止する学校や、外部に委託する学校も出てきています。共働きの世帯が増え、参加が難しい家庭が少なくないためです。自分の学校がどうなっているかは、資料か学校に確かめるしかありません。

相談するときに効くのは、できないことだけを伝えるのではなく、できる形を1つ添えることです。平日の昼は無理だが資料作りは家でできる、集まりには出られないが当日の手伝いはできる。このように条件を出すと、話が進みやすくなります。

負担を実際に減らす手立て

役が決まったあとにできることもあります。調査では、働きながら活動する際のポイントとして6つが挙げられていました。周りの人と協力すること、勤め先にも伝えておくこと、家族に協力を求めること、自分が動ける時間を整理しておくこと、オンラインの道具を活用すること、得意なことに取り組むことです。

このうち、とりまとめる立場でいちばん効くのは4つめと5つめです。

動ける時間を先に出しておくと、集まりの日程が決まりやすくなります。全員が「いつでも大丈夫」と答える集まりは、実際には誰の都合にも合っていません。最初の集まりで、各自が動ける曜日と時間帯を紙に書いて出す形にすると、それ以降の調整が一度で済みます。

オンラインの道具が効くのは、集まる回数そのものを減らせるからです。調査に寄せられた声で多かったのは、無駄な話し合いが多い、前回参加していなかった人のために説明をし直したり話が戻ったりするという内容でした。ここは道具で減らせる部分です。決まったことが文字で残っていて、後から読める場所があれば、説明のやり直しが要りません。

具体的には、3つを分けて考えます。決まったことを残す場所、日程を決める仕組み、当日の連絡をする手段です。これを1か所にまとめると、欠席した人が自分で追いつけます。メッセージの流れの中に決定事項が混ざっている状態だと、探せないため毎回口で説明することになります。

勤め先と家族への段取り

役が決まったら、活動が始まる前にやっておくことが2つあります。

1つめは、勤め先に伝えることです。調査でも、仕事先に伝えておくことがポイントとして挙げられていました。伝えるときは、役職名ではなく回数で伝えます。「PTAの役員になった」ではなく、「4月から3月まで、平日の昼に月1回、2時間ほど抜ける日がある」と伝える形です。回数で伝えると、休みの取り方を先に相談できます。年間の予定が出るのが4月であれば、その時点でもう一度伝えます。

2つめは、家族に頼むことです。調査では、家族に協力を求めることと、父親や子どもを巻き込むことが挙げられていました。具体的には、集まりの日に子どもの送り迎えを代わってもらう、行事の当日に一緒に手伝ってもらう、といった形です。家庭の中で誰が何を引き受けるかを、年間の予定が出た時点で決めておくと、その都度の相談が要りません。

この2つを飛ばすと、毎回その場で調整することになります。1回あたりの負担は小さくても、年に12回あれば12回分の調整が発生します。役職の重さより、この調整の回数のほうが実際の疲れにつながります。

もう1つ、自分が動ける時間を紙に書いて出しておくことをすすめます。最初の集まりで全員が出せば、それ以降の日程が一度で決まります。全員が都合を言わないまま日程を決める会は、毎回誰かが出られず、その人のために説明をやり直すことになります。

委員会の運営を軽くする3つの手

とりまとめる立場で、来年の役員のために残せることもあります。

1つめは、年間の予定を1枚にすることです。何月に何があり、その準備が何週間前から始まるかを書きます。これがあると、次の役員が引き受けるかどうかを判断できます。中身が分からない役は、実際より重く見えます。

2つめは、去年の書類と文面を残すことです。保護者へ配る案内、集金の依頼、行事の当日の段取り。毎年ほぼ同じ内容を、毎年新しく作り直している委員会が多くあります。文面が残っていれば、日付と名前を変えるだけで済みます。

3つめは、連絡の手段を1つにまとめることです。決まったことを残す場所、日程を決める仕組み、当日の連絡が別々になっていると、引き継ぎで3つ渡すことになります。3つあると、必ず1つ落ちます。

この3つを残しておくと、来年の役員が最初にやる作業が減ります。負担が重いと言われる役ほど、実は引き継ぎが整っていないことが原因である場合が多くあります。役職の名前を変えたり、仕事を削ったりする前に、引き継ぎの中身を整えるほうが早く効きます。

役員が代わっても回る形にする

楽かどうかを決めている最後の要素は、前の年からの引き継ぎです。ここが整っている委員会は、役職に関係なく軽くなります。

引き継ぎで渡すものを3つに絞ると、続きます。1つめは、年間に何をいつやるかの一覧です。2つめは、去年使った書類と文面です。3つめは、連絡の手段と、そこに誰が入っているかです。3つめが渡らないと、新しい役員が名簿を作り直すところから始めることになります。

現場で困りごとになっているのは、この3つが人ごとに散らばっていることです。予定は誰かの手帳、書類は前の担当者のパソコン、連絡は保護者のメッセージのグループ。年度が替わると、そのうち1つか2つが必ず落ちます。落ちた分を作り直す作業が、新しい役員の最初の負担になります。

連絡の手段を選ぶときに見る点は3つです。保護者に新しいIDとパスワードを増やさずに入ってもらえるか。過去の連絡を後から探せるか。役員が代わるときに引き継ぐものが1つで済むか。いまメッセージのグループで回している場合、この3つのうち後ろの2つが弱くなります。LINEグループとの比較に、グループでの連絡と団体向けの道具で何が変わるかが整理されています。保護者全員が入る場を作るときに、誰が書き込めるかを決められるかどうかも論点になるため、LINEオープンチャットとの比較も併せて確かめてください。

学校の単位で考えるなら、休校や行事の変更をどう流すかまで含めて検討することになります。学校での使われかたにその形がまとめられています。PTAの委員会や本部の運営として何を変えられるかは、PTAでの使われかたに整理されています。

役員の負担を軽くしようとすると、集まりの回数を減らす話になりがちですが、回数を減らすだけでは連絡が行き渡らなくなります。減らせるのは、同じ説明を繰り返す時間と、答えを集めるために電話をかける時間です。決まったことがメンバー以外は見られない場所に残り、答えていない人が分かる状態になれば、その2つは減ります。役職を選ぶ話と同じくらい、ここを整えるほうが実際の時間に効きます。

費用や導入の手順で気になる点がある場合は、よくある質問にまとまっています。

最後に、楽な役を探している人への現実的な答えを書きます。役職名で選ぶなら、作業の量が読める役と、集中する時期が自分の都合と合う役です。ただし同じ役職でも学校で中身が違うため、前年度にやった人に集まった回数と時間帯を聞くほうが確実です。そして、1回は引き受けることになる学校なら、自分から学年と役を選ぶほうが有利になります。

Q1. PTA役員で本当に楽な役はありますか？

一概に楽といえる役はありません。学校ごとに活動の内容が違うためです。経験者の調査では、会計監査、整備委員、美化委員、ベルマーク委員のように作業の量が読める役が、大変だったという回答の下位に並んでいます。自分の学校で前年度にやった人に、集まった回数と時間帯を聞くのがいちばん確実です。

Q2. 経験者が「おすすめ」と答えた役はどれですか？

経験者400人への調査では、学年委員が18.6%で最も多く、広報委員が10.4%、PTA副会長が6.4%でした。働きながら役員をしていた人の回答だけで見ても同じ順です。一方で、おすすめの役はないという回答が27.4%あり、役職より一緒に活動するメンバーで変わるという声も多く寄せられていました。

Q3. 引き受けるならどの学年がよいですか？

調査では、3年生と4年生の中学年が人気とされています。学校生活や行事に慣れた頃で、保護者にも余裕が生まれやすいためです。1年生は保護者も学校に慣れておらず、6年生は中学への準備が重なるため避けたいという声が多くあります。1回は引き受ける学校なら、自分から学年を選ぶほうが有利です。

Q4. 事情があって引き受けられないときはどうしますか？

調査では、PTA活動に法的な強制力はなく、加入するかしないかは個人の意思で決められると案内されています。活動できないことが分かっている場合は加入しない意思を事前に伝える方法があり、加入していて委員を引き受けられない場合は本部役員か選考委員に相談する形になります。できない事情だけでなく、できる形を1つ添えると話が進みやすくなります。