中学のPTAは、小学校のPTAと同じ名前で呼ばれていますが、動き方がかなり違います。子どもの学校での様子が見えにくくなり、保護者が集まる回数が減り、そのぶん1回の集まりで決めることが増えます。
小学校で委員を経験した人が、中学で同じつもりで引き受けて戸惑うのは、この差があるからです。部活の保護者会と重なる、進路の説明会が絡む、そして3年間で全員が入れ替わる。この3つが中学のPTAの性格を決めています。役員になった人が最初に押さえておくと動きやすい点を、順に整理します。
小学校のPTAと何が違うのか
まず違いを並べます。役を引き受けるかどうかを判断するときに、ここが見えているかどうかで見通しが変わります。
保護者が学校に行く回数が減ります。 小学校では授業参観や行事の手伝いで学校に行く機会が多くありますが、中学では部活の大会や進路の説明会が中心になります。顔を合わせる回数が減るため、連絡が文字か紙だけになります。
子どもから話が出てこなくなります。 学年が上がるにつれ、学校の様子を家で話さなくなります。プリントを出さない、行事の日程を伝えない、という状態が普通に起きます。保護者同士の連絡が、情報を得る唯一の経路になっている家庭があります。
活動の中心が部活と進路に移ります。 小学校のPTAが行事の手伝いを軸にしているのに対し、中学では部活の保護者会、進路の学習会、卒業に向けた準備が大きな割合を占めます。
関わる期間が3年間で終わります。 3年で全員が入れ替わるため、慣れた人がいません。小学校の6年間と比べると、引き継ぎの回数が同じでも、覚えている人の数が半分になります。
学年ごとの差が大きくなります。 1年生は入学の手続きと部活選び、2年生は活動の中心、3年生は進路と卒業という具合に、学年でやることがまったく違います。学年をまたいだ連絡が噛み合わないのは、この差が原因です。
この5つを知らずに引き受けると、小学校のやり方をそのまま持ち込んで動かなくなります。中学のPTAは、集まる回数が少ないぶん、連絡の作りで決まる部分が大きくなります。
役員と委員はどう決まるのか
決め方は学校によって違いますが、中学で見られる形はいくつかに分かれます。
立候補と推薦で決める形。 総会の前に希望を集め、足りない分を推薦で埋めます。1年生の保護者に多く声がかかるのは、3年生が進路で動けないためです。
くじや順番で決める形。 在学中に1度は引き受ける、兄弟がいる場合は1家庭1回、といった決まりを置いている学校があります。順番が回ってくる年が分かるため、家庭の事情と合わせやすい形です。
部活の保護者会から選ぶ形。 部活ごとに担当の保護者を出し、その人がPTAの委員も兼ねる形です。部活の活動が活発な学校で見られます。
前年の役員が探す形。 いちばん負担が重い形です。声をかける側も気を使い、引き受ける側も断りにくくなります。この形が続いている学校では、役員になること自体が嫌われる原因になります。
引き受けるかどうかを迷っている人が確かめるとよいのは、その役が1年でどれだけ動くのかです。会議の回数、平日か休日か、学校に行く必要があるか、家でできる作業か。この4つを前年の担当者に聞けば、ほとんど判断できます。
PTA活動がストレスです。 今年中学校のPTA会長を依頼され、引き受けました。 委員経験もなく、正社員で月～金で仕事しており、学校も家から車で高速乗って１時間の距離にあります。最初断りましたが、前会長より「自分も全然やったことなかったし、フルで仕事してたし遠方住みですが、学校へ行くのも月に一回あるかないかですし、基本的に動くのは副会長さん方ですから」と言われました。 出典: detail.chiebukuro.yahoo.co.jp
この相談に出てくる「学校へ行くのは月に一回あるかないか」という説明は、実際にその通りである学校もあります。ただし、負担の中身が会議の回数だけで決まらないことが、引き受けたあとに分かります。連絡の取りまとめ、書類の作成、外部との調整といった作業は、回数に出てきません。
中学によくある委員会と、その中身
委員会の名前は学校ごとに違いますが、役割はおおむね似ています。よく見られるものを挙げます。
学級委員。 クラスごとに保護者から出る役です。学級懇談会の司会、担任との連絡、学年の行事の手伝いを担います。人数が多いため、1家庭が3年のうち1度は当たる学校があります。
広報委員。 学校の様子を伝える会報を作ります。写真を集め、原稿を書き、印刷して配るところまでを担当します。作業が家でできる代わりに、締め切りの前に集中します。
保健体育委員。 体育大会や球技大会の手伝い、健康に関する学習会の運営を担当します。休日の活動が中心になります。
生活委員。 登下校の見守り、地域との連絡、危険な場所の点検を担当します。地域の町内会や自治会と一緒に動くことが多くなります。
評議委員会。 中学や高校で置かれている会議体です。各委員会や学年の代表が集まり、会全体の方針や予算を話し合います。何をする場なのか分かりにくいという声が実際にあります。
中学・高校の委員会のひとつにある「評議委員会」ですが これは一体何なのでしょうか? 実際どのような事をするのかも含めて 教えてもらえると嬉しいです. 出典: detail.chiebukuro.yahoo.co.jp
評議委員会の位置づけは学校で決まっています。多くの場合、総会に出す議案を先に検討する場、各委員会の報告を集める場として機能しています。引き受ける前に、年に何回開かれるのか、平日の夜か休日かを聞いておくと、予定が立てやすくなります。
部活の保護者会とPTAの関係
中学のPTAで負担が大きくなる場面の多くは、部活が絡むところです。ここを整理しておくと、役員の間で作業が重複しません。
部活の保護者会は、PTAとは別の組織であることが多いです。大会の送迎、審判の手伝い、用具の管理、遠征の費用の集金などは、部活ごとの保護者会が担います。会費も別に集めている学校があります。
問題になるのは、連絡が別々に流れることです。学年の連絡、クラスの連絡、部活の連絡が違う場所に届き、どれが学校からの正式な連絡なのか分からなくなります。子どもが2人いる家庭では、届く連絡が2倍になります。
もう1つは、人が重なることです。部活の保護者会で役を持っている人が、PTAの委員も引き受けている場合があります。休日の予定が重なったとき、どちらを優先するかで揉めることになります。役を決める段階で、部活の役と重ならないように確かめておくのが実務的な対策です。
学校の側で連絡の経路を1本に決めている例もあります。部活の連絡も学校の連絡網に乗せる形です。この形にすると、届く場所が1つになるため、保護者の負担が軽くなります。ただし、部活ごとの細かい連絡までそこに流すと量が増えるため、緊急の連絡だけを共通の経路に乗せる、という切り分けをしている学校もあります。
引き受けたばかりの役員が確かめるとよいのは、部活の連絡を誰が出しているのかです。顧問が出すのか、保護者の代表が出すのか、生徒が持ち帰るのか。ここが学校によって違うため、去年の形を聞かないまま動くと連絡が二重になります。
進路が絡む学年の連絡は扱いが違う
3年生の学年では、連絡の内容が個人の進路に触れます。ここは他の学年と同じ扱いにできません。
進路の説明会の日程、受験の手続きの締め切り、書類の提出日といった連絡は、全員に同じものが届けばよい内容です。ここは通常の連絡と同じ形で流せます。
一方で、誰がどこを受けるか、面接の練習をどうするかといった話は、個人の情報になります。保護者同士の連絡の場でこの話題が出ると、気を使う人が出ます。実際に、3年生の連絡の場では進路の話題を扱わないと決めている学校があります。
役員として気をつけることは3つです。1つ目は、個人が特定できる情報を連絡の場に書かないことです。2つ目は、進路に関する質問は学校に直接聞いてもらう形にすることです。3つ目は、連絡の場で不安が広がらないように、日程と手続きだけを流すことです。
卒業の準備も3年生の学年に集まります。卒業記念の品を決める、謝恩の会を開くかどうかを決める、記念の写真を集める。これらは学年の保護者全員に関わるため、意見を集める作業が必要になります。集める方法を決めていないと、一部の人の声だけで決まったように見えて、後で不満が残ります。
集める方法は、答えを数えられる形にしてください。文字のやり取りの中で意見を募ると、発言した人の意見だけが残ります。締め切りを決めて全員から回答を集める形にすれば、決め方の説明がつきます。
連絡手段で起きている問題
中学のPTAで毎年相談になるのが、連絡の手段です。学校からの連絡、PTAの連絡、部活の連絡、学年の連絡が別の経路で届く状態が続いています。
紙のプリントは、子どもが渡さないと届きません。中学生になると、渡し忘れが増えます。行事の変更が前日に決まる場面では、紙は間に合いません。
学校のメールの配信は、一斉に送るには向いていますが、返事を集められません。出欠や意見を集めるには別の手段が必要になります。
保護者同士のやり取りは、速い代わりに記録が流れます。決まったことが後から読めず、参加していない人に伝わりません。役員が代わるときに、過去のやり取りを引き継げないという問題もあります。
紙のプリントと配信のメールと保護者同士のやり取りを併用している学校では、保護者が見る場所が3か所になります。どこに何が来るのか分からない状態では、見落としが起きます。役員が最初に整えるとよいのは、この経路の整理です。
整理の仕方は難しくありません。学校からの正式な連絡はどこに来るか、PTAの連絡はどこに流すか、出欠や意見はどこで集めるか。この3つを紙1枚に書いて年度の初めに配れば、見落としの相談は大きく減ります。
引き継ぎは3年で回ることを前提に作る
中学のPTAでいちばん効くのが、引き継ぎの形です。3年で全員が入れ替わるため、覚えている人に頼る運営は続きません。
引き継ぎ書に残すとよいのは5つです。1年間の行事の日付と、その準備をいつ始めたか。連絡の経路と、それぞれの担当者。使っているものの保管場所と、鍵や書類の受け渡し方。前年に困ったことと、その場でどう判断したか。そして、やめてよいと判断した作業の一覧です。
最後の項目が重要です。前年の担当者が「これは要らなかった」と書き残しておくと、翌年の担当者が同じ作業をやり直しません。逆に、残すか削るかの判断を書かないと、慣例だけが増え続けます。
記録の保存先も決めておいてください。紙の書類は保管場所を決めて鍵を渡すだけで足りますが、写真や名簿は保存する場所を決めていないと、前の担当者の端末の中に残ります。年度の終わりに、学校か会の共有の場所へ移す作業を1日取ってください。
引き継ぎの場を対面で1回設けると、書いたものの意味が伝わります。1時間で足ります。この1時間を惜しんだ会では、翌年の担当者が半年かけて同じことを調べ直しています。
負担を軽くするために実際に効く決め方
PTAの負担を軽くする話は毎年出ますが、効くのは仕組みの側を変える決め方です。会議の時間を短くするだけでは変わりません。
やめる作業を毎年1つ決めます。 総会で「今年やめること」を1つ決めて議事録に残します。増やす話ばかりだと作業が積み上がります。
集まる回数を減らして、文字で決める割合を増やします。 全員が集まらないと決まらない形をやめて、案を先に配って意見を集める形にすると、集まる回数が減ります。
1家庭1回の原則を明文化します。 在学中に1度引き受ければよいという決まりを文書にしておくと、声をかける側の負担も減ります。
参加できない人の扱いを先に決めます。 仕事や介護で出られない人を責めない形にしておくと、役を引き受ける人が増えます。出られない人が資料だけ受け取る経路を作ってください。
作業を分けて短くします。 1人が3時間かかる作業を、3人で1時間ずつに分ける形にすると、引き受けやすくなります。会報の作成や名簿の作業は分けやすい部分です。
この5つのうち、いちばん効くのは1つ目です。毎年1つやめることを決めるだけで、3年経つと3つ減ります。中学のPTAは3年で入れ替わるため、この3つが次の世代の基準になります。
会費と予算の話をどう扱うか
会費と予算は、総会で決まって資料に載ります。役員になった人が押さえておくとよいのは、金額そのものより扱い方です。
会費の額と使い道は、会ごとに総会で決めています。役員が独断で変えられるものではありません。金額を確かめたいときは、前年度の総会の資料を見てください。決算と予算の書類に、集めた額と使った額が並んでいます。
集金の方法は、学校の集金と一緒に引き落とす形、現金を集める形、振込を使う形があります。現金を集める形は、数える作業と保管の責任が担当者にかかります。ここを引き継ぐときは、集金の袋の保管場所と、数えるときに2人で確認する決まりまで書き残してください。
会費の使い道でよく議論になるのが、部活への支出と記念の品です。どちらも保護者の意見が分かれやすいため、決め方を先に示しておく必要があります。予算の案を作った段階で意見を集め、総会で決める。この順番を守ると、後から不満が出にくくなります。
支出の記録は、年度をまたいで残します。前年と比べられる形で残しておくと、増えた支出の説明ができます。記録が引き継がれていない会では、毎年ゼロから予算を組むことになり、根拠を説明できません。
任意で入る会であることを明記している学校も増えています。入るかどうかを選べる形にする場合は、会費を払っていない家庭にも学校からの連絡が届く経路を分けておく必要があります。ここを分けていないと、会に入っていない家庭に連絡が届かないという問題が起きます。
学年をまたいだ連絡で起きるすれ違い
中学のPTAでは、学年ごとに動きが違うため、全体の連絡が噛み合わなくなります。ここは仕組みで防げます。
3年生は進路で動けません。9月から2月にかけて、3年生の保護者は説明会と手続きで予定が埋まります。この時期に全体の行事を入れると、3年生の委員が参加できません。
1年生は学校の形を知りません。入学したばかりの保護者に、去年と同じ説明で連絡を流しても伝わりません。行事の名前だけ書いた連絡は、1年生には何の連絡か分かりません。
2年生が中心になります。行事の運営や地域との活動は、2年生の保護者が担う形が多くなります。負担がこの学年に集まるため、作業の分け方を決めておかないと一部の人に寄ります。
この差を踏まえた連絡の形は3つです。全体に流す連絡は行事の名前に説明を添えること、学年ごとの連絡は学年の中だけに流すこと、そして3年生が動けない時期を年間の予定表に書いておくことです。
学年をまたいだ連絡が混ざると、読まれなくなります。自分に関係のない連絡が半分を占める場は、開かれなくなります。学年で分ける、全体は月に1回にまとめる、という形にすると読まれる割合が上がります。
1年生の保護者が入学直後に確かめること
入学したばかりの保護者がつまずくのは、学校の呼び方と手続きの流れが小学校と変わるところです。最初の1か月で確かめておくと、その後の1年が楽になります。
連絡がどこに届くかを確かめます。 学校からの正式な連絡が紙なのか配信のメールなのか、緊急のときはどちらに来るのかを入学の説明会で聞いてください。ここを聞き逃すと、届いていない連絡に気づけません。
部活の保護者会の有無を確かめます。 入る部活によって、保護者の関わり方がまったく違います。送迎の当番がある部、遠征の費用を集める部、保護者の出番がほとんどない部が同じ学校の中に並んでいます。部活を決める前に、その部の保護者会がどう動いているかを聞いておくと、後から驚きません。
役の決まり方を確かめます。 1年生のうちに引き受けるか、3年生で引き受けるか。学校の決まりによって選べる年が違います。3年生は進路で動けないため、1年生か2年生のうちに引き受けておく家庭が多くなります。
年間の予定表を手元に持ちます。 行事の日付、テストの期間、進路の説明会の時期が載った表を1枚持っておくと、家庭の予定と合わせやすくなります。学校が配る予定表は年度の途中で変わるため、変更の連絡がどこに来るのかも一緒に確かめてください。
この4つを入学の月に確かめておくと、2年目からは聞き直す必要がありません。1年生の保護者がいちばん困るのは、聞く相手がいないことです。同じ学年の保護者と連絡が取れる形を早めに作っておくと、この困りが減ります。
名簿と写真の扱いを先に決める
保護者の集まりで揉めやすいのが、名簿と写真の扱いです。中学では子どもが自分の写真の扱いを気にする年齢になるため、小学校と同じ考え方では進みません。
名簿については、何を載せるかを毎年決め直してください。住所と電話番号を全員分載せる形をやめて、役員の連絡先だけを載せる形に変えた学校が増えています。載せる項目を減らすと、紛失したときの影響も小さくなります。
紙の名簿を配る場合は、配った部数を数えて記録に残します。返してもらう形にしている会もあります。どちらにしても、年度の終わりに回収するか処分するかを決めておいてください。
写真については、撮ってよい場面と、共有してよい範囲を先に決めます。行事の写真を保護者の間で共有するとき、写っている子ども全員の家庭が了解しているかどうかが問題になります。学年の初めに、写真の共有について了解を得る形にしておくと、その年は迷わずに進められます。
保存する場所も決めます。誰かの端末の中にだけある状態では、引き継げません。会の共有の場所に保存して、年度の終わりに次の担当者へ渡せる形にしてください。保存する場所がメンバー以外は見られない形になっているかどうかは、保護者に説明するときに必ず聞かれる点です。
法律の解釈を役員が断定する必要はありません。こういう扱いにしている学校が多い、という範囲で決めて、判断に迷う場面は学校に相談してください。
地域との関わりが増える場面
中学のPTAは、小学校より地域の組織と関わる場面が増えます。登下校の範囲が広がり、部活の大会が地域の施設で開かれるためです。
登下校の見守りは、町内会や自治会と一緒に行う形が多くなります。立つ場所と時間帯を決め、当番を割り振ります。ここで問題になるのは、学校の連絡と地域の連絡が別に届くことです。当番の変更が地域の側から来て、保護者に伝わらないという事故が起きます。
地域の行事への協力を求められることもあります。夏祭りの手伝い、防災訓練への参加、清掃活動といった場面です。参加するかどうかは会で決めますが、決め方を毎年変えていると、断ったときに理由が説明できません。参加する行事を年度の初めに決めて、資料に書いておく形が実務的です。
地域の側の担当者と、学校の側の担当者を1人ずつ決めておくと、連絡の行き違いが減ります。決めていない会では、どちらの組織からも同じ連絡が来て、二重に返事をすることになります。
災害のときの動きも、地域と一緒に決める部分です。学校に子どもが残る場合の引き渡しの手順、連絡が取れないときの集合場所を、家庭に伝えておく必要があります。この内容は年に1度は配り直してください。配ったことを記録に残しておくと、翌年の担当者が同じ資料を作り直さずに済みます。
会議を短くするために当日までにやること
集まる回数が少ない中学のPTAでは、1回の会議が長引きます。2時間を超える会議が続くと、引き受ける人が減ります。短くする方法は、当日ではなく前の段階にあります。
決めることを3つに絞って先に配ります。 議題を当日に説明すると、そこで半分の時間が消えます。案を紙にして前の週に配り、当日は意見を聞くところから始めてください。
報告は読み上げません。 各委員会の報告は紙にして配り、質問があるものだけ口で扱います。報告の読み上げに30分を使っている会は、それだけで会議が半分になります。
出られない人の意見を先に集めます。 集まれない人が多い前提で進めるため、事前に意見を集めておきます。集めた意見を当日に読み上げれば、その人が参加していることになります。
終わる時刻を先に決めます。 開始だけでなく終了の時刻を案内に書きます。書いてあると、発言の長さが自然に調整されます。
決まったことをその場で書きます。 会議のあとに議事録を作ると、作る人の負担になり、出るのも遅くなります。決まったことだけをその場で書いて、終わりに読み上げて確認する形にすると、記録が当日に残ります。
この5つを踏むと、会議は1時間で終わります。中学のPTAは集まる回数が少ないため、1回の会議を短くできるかどうかが、引き受ける人の数に直接影響します。
連絡と記録を1か所にまとめるかどうかの判断
ここまでの話を踏まえると、中学のPTAで残る負担は3つに絞られます。連絡が複数の経路に散っていること、出欠や意見を数える作業が手作業であること、そして3年で人が入れ替わるのに記録が引き継がれないことです。
この3つは、会議の時間を短くしても減りません。連絡と出欠と記録が同じ場所にあるかどうかで決まります。役員が代わるときに引き継ぐものが1つで済むかどうかが、続くかどうかを決めます。
ふだん使っているトークアプリのグループで連絡を回す手軽さと、記録が流れてしまう弱さをどう見るかは、機能ごとに並べたLINEグループとの比較で確かめられます。電話番号や本名を交換せずに保護者が集まる形との違いはLINEオープンチャットとの比較に整理があります。
団体の運営を前提に作られた道具では、掲示と予定と出欠が最初から分かれています。学年ごとに分けた連絡と、全体への掲示をどう共存させるかの対応表はBANDとの比較にまとめてあります。写真を扱う場面では、メンバー以外は見られない形になっているかどうかが、保護者の集まりでは判断の軸になります。
似た立場の会の運用を見ると判断が速くなります。学年ごとの連絡と行事の出欠をどう分けているかはPTAでの使われかたに、地域の行事と学校の連絡が重なる場面の扱いは町内会での使われかたにあります。名簿がどこまで見えるか、途中で人が入るときの扱いといった細かい点はよくある質問に一覧があります。
中学のPTAは3年で入れ替わります。だからこそ、仕組みを直した効果が翌年すぐに出ます。今年の役員が経路を1本に整えて記録の場所を決めておけば、来年の役員は探す時間を使いません。引き受けた年にやる価値がいちばん高い作業は、行事を増やすことではなく、次の人が困らない形を残すことです。
Q1. 中学のPTAは小学校と比べて負担が重いですか？
集まる回数は中学のほうが少なくなりますが、1回で決めることが増えます。部活の保護者会と重なる、進路の時期に3年生が動けない、学年ごとにやることが違うといった事情があるため、調整の手間は小学校より大きくなりがちです。引き受ける前に、会議の回数と平日か休日かを前年の担当者に確かめてください。
Q2. 役員や委員は必ず引き受けないといけませんか？
学校ごとの決まりによります。在学中に1度は引き受ける、1家庭1回とする、といった形を置いている学校があります。任意で入る会であることを明記している学校も増えています。決まりは総会の資料に載っているので、引き受けるかどうかを判断する前にそこを確かめるのが確実です。
Q3. 評議委員会とは何をする場ですか？
各委員会や学年の代表が集まり、会全体の方針や予算を話し合う会議体です。総会に出す議案を先に検討する場、各委員会の報告を集める場として機能している学校が多くあります。開かれる回数や平日か休日かは学校で決まっているため、引き受ける前に確かめておくと予定が立てやすくなります。
Q4. 学校の連絡と部活の連絡が別に届いて混乱します。どうすればよいですか？
まず経路を書き出してください。学校からの正式な連絡、PTAの連絡、部活の連絡、学年の連絡がそれぞれどこに届くのかを紙1枚にして年度の初めに配ると、見落としの相談が減ります。そのうえで、出欠や意見を集める場所を1か所に決めると、数える作業も短くなります。