自治会の集金でいちばん時間を食っているのは、実は集める作業ではありません。集め終わったあとに、誰が払って誰が払っていないかを突き合わせる作業です。班長の手元にある集金袋の記録と、会計が持っている世帯の一覧と、去年の名簿。この3つが合わないところから作業が始まり、電話で確認し、もう一度回ることになります。自治会 shuukinで悩んでいる人が本当に必要としているのは、集めやすくする工夫ではなく、誰が払ったかが常に見えている状態です。
この記事では、集金という作業を「集める」と「記録する」に分けたうえで、記録の側だけを先に直す手順を整理します。払い方を変える話は最後に少し触れるだけにします。順番を逆にすると、たいてい途中で止まるからです。
集める作業と記録する作業は、別のものである
集金という言葉は、2つの作業をひとまとめにしています。1つは現金を受け取る作業、もう1つは受け取ったことを記録する作業です。この2つは性質がまったく違います。
現金を受け取る作業は、その場で終わります。玄関先で封筒を受け取り、領収書を渡す。1軒あたり数分です。20軒の班なら、全員が在宅していれば1時間ほどで終わります。
記録する作業は、その場では終わりません。受け取った金額を控えに書き、集金袋に入れ、家に持ち帰り、集計し、会計に渡し、会計が名簿と突き合わせる。この過程のあいだ、誰が払ったかを知っているのは班長だけです。会計は、班長から袋を受け取るまで何も分かりません。役員会で「あと何軒残っていますか」と聞かれても、班長に電話をかけて確認するしかありません。
問題は、集金にかかる期間が長いことです。1回で全戸から受け取れる班はまれで、留守や不在で2回目、3回目と回ることになります。2週間から1か月かかる班も珍しくありません。そのあいだずっと、進み具合が班長の頭の中にしかない状態が続きます。
ここを直すだけで、集金の負担はかなり下がります。現金の受け渡しは今までどおりでもかまいません。受け取った瞬間に記録が共有される形にするだけで、会計が電話をかける必要がなくなり、班長が集計表を作り直す必要もなくなります。
班長が回る集金で、時間を食っているのはどこか
集金の作業を細かく分けると、時間を食っている部分が偏っていることが分かります。
・1回目の訪問。全戸を回る。在宅していれば数分で終わる ・留守宅の把握。誰が留守だったかを覚えておく、または紙に書く ・2回目以降の訪問。留守だった世帯だけを再訪する ・不在票の投函と、折り返しの受け取り ・集計。金額の合計と、世帯数の突き合わせ ・会計への引き渡しと、会計側の再確認
このうち1回目の訪問は、避けようがありません。時間を食っているのは、留守宅の把握から先です。
留守宅の把握は、班長の記憶か手元のメモに依存します。20軒のうち6軒が留守だった場合、その6軒を覚えておき、次に回るときに間違えないようにする必要があります。ここで「もう払ったのにまた来た」という二重の訪問が起きると、住民との関係が悪くなります。逆に「まだ払っていないのに飛ばされた」が起きると、集金漏れになります。
再訪の時間帯も問題になります。共働きの世帯が増えたため、日中に在宅している家が減りました。夜に回ることになりますが、夜間の訪問には別の負担が生まれます。班長が高齢の場合、暗い道を歩くこと自体が負担です。女性の班長が夜に単独で回ることへの不安を訴える会も多くなっています。
集計の段階では、金額の合計が合わないことがあります。釣り銭を用意していなかった、端数を後で持ってくると言われた、2世帯分をまとめて預かった。こうした例外が数件混ざるだけで、合計が合わなくなります。合わない原因を探すために、班長は自分のメモを見返すことになります。
会計側でも同じ作業が繰り返されます。班長から受け取った集計表と、会計が持つ世帯の一覧を照らし合わせ、抜けている世帯を洗い出します。班長のメモが手書きで読みにくければ、そこでまた時間がかかります。
つまり、集金の負担の大部分は「誰が払ったかを正確に把握し、それを人から人へ伝える」ところに集中しています。受け取る行為そのものではありません。
誰が払ったかが見えなくなる場所は4つある
記録が追えなくなる場所は、だいたい決まっています。
1つ目は、班長の手元です。受け取ってから会計に渡すまで、記録は班長だけが持っています。班長が体調を崩したり、旅行に出たりすると、その班の状況は誰にも分かりません。班長が交代する時期と集金の時期が重なると、引き継ぎの途中で分からなくなります。
2つ目は、名簿と実態のずれです。転入と転出があると、名簿が追いつきません。3月末に転出した世帯に集金に行ってしまう、4月に転入した世帯を飛ばしてしまう。年度の切り替わりに集金する会では、毎年ここでずれが出ます。集合住宅を含む区域では、入れ替わりが激しいぶん影響が大きくなります。
3つ目は、代理での受け渡しです。隣の家の分をまとめて預かる、班長ではなく組長が受け取る、役員会の場で直接会計に渡す。正規の経路を通らない受け渡しが混ざると、班長の記録には残りません。後で会計が二重に請求してしまう事故は、ここから起きます。
4つ目は、費目の混在です。自治会費と、赤い羽根共同募金と、社会福祉協議会の会費と、消防団への協力金。これらを同じ日にまとめて集めている会は多く、そして袋も1つです。合計だけを記録すると、あとで費目ごとの内訳が分からなくなります。総会で決算を報告するときに、内訳を作り直す作業が発生します。
この4つのうち、道具で解決できるのは1つ目と3つ目です。2つ目は名簿の更新の手順の問題、4つ目は集め方の設計の問題で、どちらも記録の仕組みだけでは直りません。逆に言えば、1つ目と3つ目を直せば、集金の混乱のかなりの部分は消えます。
自治会費に募金と行事費が混ざると、追えなくなる
費目の混在は、日本の自治会に特有の事情です。自治会が集めているお金は、自治会の会費だけではありません。
総務省の研究会がまとめた報告書では、自治会が行政などから依頼されている業務のうち、特に負担感が強いものとして募金集めが挙げられています。共同募金、日本赤十字社の社資、社会福祉協議会の会費、緑の募金、歳末たすけあい。これらが自治会費と同じタイミングで、同じ班長によって集められています。
費目が混ざると、追跡が一気に難しくなります。ある世帯が「今年は募金は出さない」と言った場合、自治会費だけを受け取ることになります。この情報が記録に残らないと、翌年に募金の集計が合わなくなります。逆に募金だけ出して自治会費を後回しにする世帯もあります。
さらに、募金は任意である一方、自治会費は会員である以上は納めるものという位置づけの違いがあります。この違いを班長が説明できないと、玄関先で「これは強制ですか」と聞かれて困ることになります。集金の負担は、金額を受け取る手間だけでなく、こうした説明の手間も含んでいます。
対処としては2つあります。1つは、日を分けることです。自治会費の集金と募金の集金を別の月にすると、記録が混ざりません。集める回数は増えますが、突き合わせの手間は大きく減ります。もう1つは、記録の側で費目を分けることです。同じ日に集めるとしても、受け取った時点で費目ごとに記録できるようにしておけば、合計だけを書き留める形より後の作業が楽になります。
どちらを選ぶにしても、まず「いま何を集めているのか」を洗い出すところから始めます。役員が代替わりするうちに、なぜ集めているのか誰も説明できない費目が残っていることがあります。洗い出すと、やめられるものが見つかる場合もあります。
記録に何を残すかを決める
記録の粒度を決めないまま仕組みを変えると、後で必要な情報が足りなくなります。最低限、次の5つは残します。
・どの世帯か。世帯の識別ができる形。表札の名字だけだと同姓の世帯で混ざる ・何の費目か。自治会費、募金、行事の参加費を分ける ・いくらか。減免や免除がある場合は、その旨も含める ・いつか。受け取った日付 ・誰が受け取ったか。班長の名前ではなく、役職と氏名の両方
このうち抜けやすいのが5つ目です。誰が受け取ったかを残しておかないと、後で確認が必要になったときに辿れません。班長が代わったあとに「去年の分はどうなっていますか」と聞かれても、答えられる人がいなくなります。
減免と免除の記録も重要です。高齢の単身世帯、生活の状況による免除、災害による一時的な免除など、会によって扱いは違いますが、扱いを決めているなら記録に残します。記録がないと、翌年の班長が普通に集金に行ってしまい、気まずい思いをすることになります。免除の理由まで書く必要はありません。「免除」という事実と、いつまでの期間かだけを残せば足ります。
記録の置き場所も決めます。班長の手帳、会計のノート、役員会の議事録に分散していると、誰も全体を見られません。1か所にまとめて、班長と会計と会長が同じものを見られる形にするのが理想です。メンバー以外は見られない場所であることも条件になります。誰がいくら払ったかは、外に出してよい情報ではありません。
集金の日程を、班長が決めなくてよいようにする
集金の負担で見落とされがちなのが、日程を組むこと自体の負担です。いつ回るか、何時に回るか、何回に分けるか。これを班長が自分で決めている会では、班ごとにやり方がばらばらになり、住民から見ると「去年と違う」という不満が出ます。
会として決めておくと、班長が考えなくてよくなる項目は次のとおりです。
・集金の期間。いつからいつまでに集め終わるか ・事前の予告をするかどうか。回覧や掲示で何日前に知らせるか ・訪問してよい時間帯の上限。夜は何時までにするか ・不在だった場合の扱い。不在票を入れるのか、日を改めるのか ・期間内に受け取れなかった世帯を、誰に引き継ぐのか
事前の予告は、効果が大きいわりに手間が小さい工夫です。「今月の第2週に集金にうかがいます。金額は3,000円です」と先に知らせておくと、住民は現金を用意しておいてくれます。釣り銭が要らなくなるだけでも、班長の負担は下がります。予告に金額と期間を書いておけば、玄関先での説明も短く済みます。
訪問してよい時間帯の上限を決めておくのも大切です。決めていないと、班長は在宅している時間を狙って夜遅くに回ることになります。20時までと決めてしまえば、それ以降に回れなかった世帯は次の機会に回すという判断ができます。決まりがないと、班長は自分の判断で遅い時間に回り、住民から苦情が出たときに自分で受けることになります。
期間内に受け取れなかった世帯の引き継ぎ先も、先に決めます。班長が個人で追い続けるのか、会計に引き継ぐのか、会長が対応するのか。班長が1年で交代する会では、年度末に未収が残ったまま次の班長へ渡ることになります。誰が引き継ぐかを決めていないと、未収の情報そのものが消えます。
領収書と、受け取った証拠の残し方
現金でやりとりする以上、受け取った証拠は必要です。ただし、証拠の残し方は会によって大きく違います。
多いのは、複写式の領収書を使う方法です。1枚を住民に渡し、控えを班長が持ちます。控えがそのまま記録になるので、集計のときに使えます。難点は、書き間違えたときの処理と、控えの束を保管する場所です。年度をまたいで保管する義務があるかどうかは会の規約によりますが、決算の監査で使うため、少なくとも監査が終わるまでは必要になります。
領収書を発行しない会もあります。会費が定額で、名簿に印を付けるだけという運用です。手間は少ないのですが、「払ったはずだ」と「受け取っていない」が食い違ったときに証拠が残りません。金額が小さければ実害は少ないものの、行事の参加費や積立金が加わると金額が大きくなり、揉めやすくなります。
現実的なのは、名簿への記録を主にして、希望する世帯にだけ領収書を出す形です。記録が1か所にあれば、いつ誰から受け取ったかは会として説明できます。そのうえで、必要だと言われた世帯にだけ紙を渡せば、双方の負担が小さくなります。
証拠の残し方を決めるとき、あわせて確認したいのが会計監査との関係です。多くの自治会では、総会の前に監事が帳簿を確認します。監事が見るのは、収入の合計と支出の合計、そして残高です。班長ごとの内訳まで見るかどうかは会によります。監事が見る形式に合わせて記録を作っておくと、決算の時期に集計をやり直す作業が消えます。
未納が続く世帯への向き合い方
集金の話で最も扱いにくいのが、払わない世帯への対応です。ここを制度として決めていない会が多く、結果として班長個人が矢面に立つことになります。
まず整理しておきたいのは、自治会への加入は任意であるという点です。加入していない世帯に会費を求めることはできません。したがって、未納の話をする前に、その世帯が会員なのかどうかをはっきりさせる必要があります。名簿に載っているが本人は加入したつもりがない、という食い違いは実際によくあります。
会員であることが確認できたうえで納入がない場合、対応の段階を決めておきます。
・1回目。次の機会に改めてうかがう。理由は聞かない ・2回目。班長ではなく会計または会長から連絡する ・3回目。役員会で扱いを協議する
段階を決める目的は、班長を守ることです。班長が何度も同じ家を訪ねると、住民との関係が悪くなります。1年で交代する役職の人に、そこまでの役割を負わせるべきではありません。2回目以降を役員が引き受けると決めておけば、班長は自分の任期を淡々と終えられます。
未納の理由が経済的な事情である場合もあります。会費の減免の制度を持っている会なら、その案内につなげます。制度がない会では、この機会に検討することになります。いずれにしても、玄関先で班長が判断できる話ではありません。役員会に上げる経路を作っておくことが、班長の負担を減らす最も確実な方法です。
未納の記録を残すことにためらう会もありますが、記録がなければ翌年に同じことを繰り返すことになります。理由は書かず、「未納」という事実と、役員会に上げた日付だけを残す形にすれば、必要以上の情報を抱え込まずに済みます。
現金を預かる期間を短くする
集金で見落とされがちなのが、現金の保管です。班長は受け取った現金を、会計に渡すまで自宅に置いています。20軒の班で1世帯あたり年3,000円なら6万円、行事費や募金が加われば10万円を超えることもあります。
この金額を、鍵のかかる場所を持たない自宅に数週間置くことになります。紛失したり、盗難に遭ったりした場合、班長個人が弁償するのかどうかを決めている会はほとんどありません。決めていないまま事故が起きると、揉めます。
対処は単純で、預かる期間を短くすることです。集金の期間を決め、その期間内に何度か会計へ渡す機会を設けます。全戸から集め終わってからまとめて渡すのではなく、途中でも渡せるようにします。役員会の日を待たずに渡せる経路を作っておくと、班長の負担感が変わります。
記録が共有されていれば、この途中での引き渡しがやりやすくなります。誰の分をいくら渡したかが両者で見えているので、袋の中身を数え直す確認の場が要らなくなります。逆に記録が班長の手元にしかないと、渡すたびに立ち会って数える必要があり、結局まとめて渡すことになります。
保険をかけている会もあります。自治会向けの総合保険には、現金の盗難を補償する特約が付けられるものがあります。ただし補償の条件は保険ごとに違うので、加入している保険の内容を役員会で確認しておくのが先です。
班の区割りと世帯数の違いが、集金の重さを変える
同じ会の中でも、班によって集金の重さはまったく違います。ここを均さないまま「班長の負担を減らす」と言っても、重い班の負担は残ります。
差が生まれる原因は3つあります。
1つ目は、世帯数です。10軒の班と35軒の班が同じ会に混在していることは珍しくありません。区割りが決まったのが何十年も前で、その後の宅地開発や集合住宅の建設を反映していないためです。訪問の回数がそのまま3倍以上違えば、負担も3倍以上違います。
2つ目は、住居の形です。戸建てが並ぶ班では、1軒ずつ玄関を訪ねることになります。集合住宅を含む班では、オートロックの入口で足止めされて訪問そのものができない場合があります。管理組合を通す必要がある物件では、そもそも各戸を回れないこともあります。
3つ目は、住民の在宅時間です。高齢世帯が多い班は日中に回れます。子育て世帯や共働きが多い班は夜しか回れません。同じ20軒でも、日中に回れる班は1時間、夜しか回れない班は3日かかる、という差が出ます。
この差は、集金の記録が残っていないと見えません。何回訪問したか、何日かかったかを記録しておくと、班ごとの重さが数字で分かります。区割りを見直すのは大きな作業になりますが、まずは差があることを役員会で共有するだけでも意味があります。重い班に対して、集金の期間を長めに取る、副班長を置く、会計が一部を引き受けるといった手当てが打てるようになります。
集合住宅の班については、訪問を前提としない方法を先に検討する価値があります。玄関まで到達できない以上、現金の受け渡し自体が成立しないからです。この場合だけ振込にする、集会所での受付日を設ける、といった例外を先に作っておくと、班長が入口で立ち往生する事態を避けられます。
集金だけデジタル化が進みにくい理由
自治会の活動をデジタル化するとき、集金は最後まで残ります。これは感覚ではなく、調査に表れています。
総務省が全国の市区町村に対して行った調査では、自治会のデジタル化で有効だと考える分野として、災害時の安否確認が72.1%、電子回覧板が60.8%と多くの団体に挙げられた一方で、集金については次のように整理されています。
他方で、自治会費等の集金の電子決済（289 団体（16.6％））や総会の委任状の集計の簡素化（352 団体（20.2％））が有効な分野と考える市区町村は比較的少ない。 出典: soumu.go.jp
回覧や連絡に比べて、集金だけが4分の1以下の水準にとどまっています。理由はいくつも考えられます。現金しか持たない世帯が残ること、決済にかかる手数料を誰が負担するかが決まらないこと、団体名義の口座を持てない自治会が多いこと。どれも一朝一夕には解決しません。
ここから読み取るべきなのは、集金の電子化を急がなくてよいということです。払い方を現金のまま残しても、記録の側だけをそろえれば、班長と会計の負担は下がります。むしろ払い方から手を付けようとすると、決済の手数料や口座の名義といった、役員会だけでは決められない論点に最初からぶつかることになります。
払い方は変えずに、記録だけを先に変える
具体的な移行の順番を書きます。この順番であれば、総会の議決を待たずに始められます。
第1段階は、世帯の一覧を1か所にまとめることです。班ごとにばらばらの紙になっている名簿を、1つの表に統合します。この時点では紙のままでもかまいませんが、班長と会計が同じものを見られる形にします。転入と転出の反映を誰がやるかも、ここで決めます。
第2段階は、受け取った時点で印を付けられるようにすることです。班長が玄関先で受け取った直後、その場で記録できる形にします。帰宅してから清書する手順が入ると、記録が遅れ、その間だけ状況が見えなくなります。
第3段階は、会計と会長が随時見られるようにすることです。ここまで来ると、「あと何軒ですか」という確認の電話が要らなくなります。役員会で進捗を報告する時間も短くなります。
第4段階として、はじめて払い方の話に進みます。口座振替を入れるのか、電子決済を入れるのか、現金のまま続けるのか。この段階では、誰がいつ払ったかの記録が既に整っているので、一部の世帯だけ払い方を変えても混乱しません。全戸を一斉に切り替える必要がないという点が重要です。現金で払いたい世帯を残したまま、希望する世帯から順に移せます。
この順番を逆にした会では、決済の手段を先に導入したものの、記録が分断されて以前より状況が見えなくなった、という話も聞きます。払い方が2通りになると、記録が2か所に分かれるからです。記録を1か所にまとめてから払い方を増やせば、この問題は起きません。
記録が残ると、翌年の班長が楽になる
自治会の集金を考えるとき、いちばん大事な視点は、次の班長が困らないかどうかです。班長は多くの会で1年交代の輪番です。今年うまく回っても、来年ゼロから始まるなら、負担は減っていません。
記録が1か所に残っていれば、翌年の班長は前年の状況を見て動けます。どの世帯がいつ払ったか、どの世帯が免除だったか、どの世帯が夜でないと在宅していなかったか。この情報があるだけで、1回目の訪問の効率が変わります。逆に前年の記録が前任者の頭の中にしかなければ、毎年同じ試行錯誤を繰り返すことになります。
町内会や自治会での連絡と記録の組み立て方は町内会での使われかたに画面の流れをまとめてあります。集金の進み具合を役員だけが見られる形にするといった、公開範囲の考え方も含めて確認できます。
いま使っている連絡手段のままでどこまでできるかを知りたい場合は、比較の記事が参考になります。グループのトークで集金の状況を管理しようとすると、投稿が流れて一覧できなくなる点が最初の壁になります。この性質はLINEグループとの比較で整理しています。掲示板の形で情報が残る仕組みとの違いはBANDとの比較にまとめました。どちらも連絡には強い一方で、世帯ごとの状態を管理する用途には設計されていません。
導入や運用について個別に確認したいことがある場合はお問い合わせから相談できます。他の団体でどう扱っているかを含めて、判断の材料は多いほうが決めやすくなります。
記録を移すときに一緒に決めておくとよいのが、誰がその記録を見られるかです。班長は自分の班だけ、会計と会長は全体、監事は決算の時期だけ、というように役職ごとに範囲を分けられると、余計な情報が広がりません。会員の一人ひとりが自分の納入状況だけを確認できる形にしておくと、「払ったはずだ」という問い合わせも減ります。範囲の設計は後から変えると混乱するので、最初に決めておくほうが安全です。
集金を軽くする方法は1つではありませんが、どの方法を選ぶにしても最初にやることは同じです。誰が払ったかを、班長の手元から会全体の記録へ移すこと。ここが済んでいれば、払い方を変えるかどうかは、後からゆっくり決められます。
Q1. 集金の記録は、どこまで細かく残せばよいですか？
世帯、費目、金額、日付、受け取った人の5つを残せば足ります。特に抜けやすいのが受け取った人で、これがないと後から確認が必要になったときに辿れません。減免や免除がある世帯は、その事実と適用の期間も残しておくと、翌年の班長が誤って集金に行くことを防げます。
Q2. 自治会費と募金を同じ日に集めていますが、問題ありますか？
記録が合計だけになりやすい点が問題です。募金を辞退する世帯がいると、後で費目ごとの内訳が分からなくなります。集める日を分けるか、受け取った時点で費目ごとに記録できる形にするかのどちらかで解決します。日を分けると訪問の回数は増えますが、突き合わせの手間は大きく減ります。
Q3. 集めた現金は、いつまで班長が持っていてよいのですか？
明確な決まりを置いている会は少ないのが実情ですが、預かる期間は短いほど安全です。全戸から集め終わるまで待つのではなく、途中でも会計へ渡せる経路を作っておきます。紛失や盗難があったときに誰が負担するかを決めていない会が多いので、その点も役員会で確認しておくと安心です。
Q4. 会費の支払いを電子決済にすれば、集金は楽になりますか？
払い方だけを変えると、現金の世帯と電子決済の世帯で記録が2か所に分かれ、かえって状況が見えにくくなることがあります。先に誰が払ったかの記録を1か所にまとめておけば、一部の世帯だけ払い方を変えても混乱しません。全戸を一斉に切り替える必要もなくなります。