エクセルでの住所録の作り方を調べると、手順そのものは10分で終わる話だと分かります。それでも住所録が使いものにならなくなるのは、作り方ではなく項目の並べ方と、翌年に誰がそのファイルを開くのかを決めていないことが原因です。この記事では、項目の決め方から並べ替えとフィルター、Wordの差し込み印刷までを順に並べ、名簿にかかる法律のルールと、引き継ぎで崩れる場面まで確かめます。町内会やPTA、部活、教室をとりまとめる立場の人が、どこまでをエクセルで持ち、どこから先を別の場所に移すかを判断できる形にしています。
住所録を作り始める前に決める3つのこと
手を動かす前に決めておくことが3つあります。ここを飛ばすと、あとから列を追加したり削ったりを繰り返すことになります。
1つめが、何のために集めるかです。年賀状や暑中見舞いの宛名印刷に使うのか、回覧板の順番を決めるのに使うのか、緊急の連絡先として持つのか。目的が違うと、必要な項目が変わります。宛名印刷なら郵便番号と住所が要りますが、緊急連絡だけなら電話番号があれば足ります。目的をはっきりさせておくと、要らない情報を集めずに済みます。個人情報保護委員会の冊子でも、利用目的を特定するときに団体の活動を達成するために必要となる個人情報の内容を確認しておくことが必要だと書かれています。集める量が増えれば、漏れたときの影響も大きくなります。
2つめが、誰が引き継ぐかです。役員が1年か2年で代わる会では、作った本人が使い続けるファイルにはなりません。引き継ぐ相手がエクセルに慣れていない前提で作ると、関数を詰め込んだ作りは選べなくなります。数式で自動化するほど、引き継いだ人には触れないファイルになります。
3つめが、どこに保存するかです。作った人のパソコンの中だけにあるファイルは、その人が抜けた時点で消えます。会として持つなら、共有できる場所に保存先を決めておきます。年に一度しか開かないファイルほど、どこに保存したか分からなくなります。保存先と、ファイル名の付け方を先に決めてください。
住所録を作る目的が複数あるときは、いちばん手間のかかる出口に合わせて項目を決めてください。宛名印刷と緊急連絡の両方に使うなら、宛名印刷に必要な項目をそろえたうえで電話番号の列を追加する形になります。逆の順で作ると、印刷のときに住所の分け方が足りず、全件を直すことになります。
この3つを決めたら、はじめてエクセルを開きます。
住所録の1行目に並べる項目の決め方
エクセルの住所録で最初に決めるのが、1行目に何を並べるかです。ここが住所録の骨組みになります。
守る決まりは1つです。1行目には項目名だけを書き、タイトルや作成日などは書かないことです。
まずExcelを立ち上げたら、「住所録として必要な項目」を1行目に記入します。 この時タイトルなどはシートに記入するようにし、1行目に必要項目以外を記載しないようにしましょう。 データ検索時に不都合が発生しやすくなる場合があります。 出典: onamae-office.com
1行目に「令和8年度 町内会名簿」のような見出しを書いてしまうと、並べ替えもフィルターも差し込み印刷も、そこでつまずきます。見出しを入れたいなら、別のシートに書くか、ファイル名に入れてください。
項目は、宛名印刷まで考えるなら次の並びが扱いやすくなります。郵便番号、住所1（都道府県から番地まで）、住所2（建物名と部屋番号）、氏名の姓、氏名の名、連名、敬称、電話番号、備考。宛名印刷で連名を出すには、連名を入れる列が別に必要になります。姓と名を分けておくと、名簿として並べるときにも宛名として差し込むときにも使えます。あとで分けるほうが手間がかかるので、最初から分けてください。
住所を1つの列にまとめてしまうと、番地までで折り返す位置を調整できません。建物名を別の列にしておくと、宛名面のレイアウトが崩れにくくなります。
郵便番号の列は、入力する前に表示形式を文字列にしてください。数値のままだと、先頭の0が消えます。ハイフンを入れるかどうかも、最初に決めて全件そろえます。半分にハイフンが入っていて半分に入っていない住所録は、あとで直す手間が100件分まとめて発生します。
備考の列は1つだけにしてください。アレルギーや配慮が必要な事柄を書きたくなりますが、病歴や障害に関する情報は要配慮個人情報にあたり、取得するときに本人の同意が必要になります。名簿に載せる前に、その情報が本当に必要かを考えてください。
住所録を入力するときの手順と設定
項目が決まったら入力に入ります。順番はこうなります。
1行目に項目名を入力し、2行目から1件ずつ入れていきます。1件を1行に収め、途中に空行を入れません。空行が1つあると、並べ替えのときにそこで表が切れたと判断されます。セルの結合も使いません。見た目を整えるために結合すると、並べ替えでもフィルターでも差し込み印刷でも引っかかります。
入力が終わったら、表全体を選んで[挿入]タブの[テーブル]を押します。テーブルにすると、行を追加したときに自動で範囲が広がり、1行目に絞り込みのボタンが付きます。見出し行が固定されるので、下までたどっても項目名が見えたままになります。
続けて、入力の間違いを減らす設定を2つ入れます。1つめが、都道府県や班などの決まった値を入れる列への入力規則です。[データ]タブの[データの入力規則]で選べる値を並べておくと、表記のゆれが起きません。「東京都」と「東京」が混ざった住所録は、並べ替えでも差し込み印刷でも別のものとして扱われます。2つめが、氏名の列へのふりがなの追加です。エクセルは入力したときの読みを覚えているので、あとで貼り付けた氏名には読みが入っていません。並べ替えを読み順にしたいなら、ふりがなの列を自分で作って入力するほうが確実です。
同じ人が二重に入っていないかも確かめます。[データ]タブの[重複の削除]を使う前に、必ずファイルを別名で保存してください。この機能は元に戻すのが難しく、消えた行の中身は残りません。先に氏名と住所を並べ替えて目で見比べ、それから消すほうが安全です。
並べ替えとフィルターで名簿を使えるようにする
住所録の値打ちは、入力したあとの並べ替えとフィルターで決まります。
並べ替えは[データ]タブの[並べ替え]から行います。ここで気を付けるのが、氏名の並べ替えの基準です。エクセルの既定では、ふりがなの情報があればその読み順に、なければ文字コードの順に並びます。同じファイルの中に、手で打った氏名と貼り付けた氏名が混ざっていると、並び順がそろわなくなります。並べ替えの画面にある[オプション]で、ふりがなを使うか文字そのものを使うかを選べます。会として並び順を決めるなら、ふりがなの列を作って、その列で並べてください。
複数の条件で並べるときは、優先する順番を上から指定します。班ごとにまとめてから、班の中を読み順にしたいなら、1つめの基準に班、2つめの基準にふりがなを指定します。逆に指定すると、思った並びになりません。
フィルターは、テーブルにしたときに付く1行目のボタンから使います。班や学年、参加の有無で絞り込んで、絞った状態のまま印刷や貼り付けができます。ここで役に立つのが、最初に決めた項目の設計です。班を住所の中に書き込んでいると絞り込めませんが、班の列を作っておけば1回の操作で出せます。
絞り込んだ結果を別のシートに貼るときは、値だけを貼ってください。書式ごと貼ると、行の高さや色までついてきて読みにくくなります。
ここまでの作業で、住所録は宛名印刷にも班別の連絡にも使える形になります。
Wordの差し込み印刷で宛名を印刷する手順
エクセルで作った住所録は、そのままWordに読み込んで宛名を印刷できます。ここは自分で組み立てるより、用意されているウィザードに従うほうが早く終わります。
Wordを起動し、[差し込み文書]タブから[はがき印刷]、[宛名面の作成]と進みます。はがき宛名面印刷ウィザードが開いたら、はがきの種類、縦書きか横書きか、宛名と差出人のフォント、差出人の住所を順に入れていきます。差出人を印刷したくないときは、その画面のチェックを外します。
差し込み印刷を指定する画面で[既存の住所録ファイル]にチェックを入れ、[参照]から作ったエクセルのファイルを選びます。最後に[完了]を押し、テーブルの選択の画面で[OK]を押すと、宛名面ができます。印刷の前に結果のプレビューで中身を確かめられます。
連名を出すには、もうひと手間かかります。[結果のプレビュー]を押してプレビューを無効にすると、実際の宛名ではなくフィールド名が表示されます。「名」のフィールドの後ろで改行し、[差し込みフィールドの挿入]から[連名]を選ぶと、連名のフィールドが入ります。同じ手順で[敬称]も追加します。連名が縦に間延びするときは[下揃え]で位置を整えます。
この手順で気を付ける点が1つあります。
※このステップで連名を検出、表示するためには住所録エクセルファイルの「連名」の欄に名前が記載されている必要があります。 出典: microsoft.com
なお、この手順はWordがパソコンに入っていることが前提になります。入っていない場合は、はがき印刷に対応した年賀状のソフトか、印刷を請け負う店のサービスを使うことになります。どちらもエクセルの住所録を読み込めますが、読み込める列の名前が決まっていることがあるので、項目名は「郵便番号」「住所1」「氏名」のように、よく使われる言い方にそろえておくと移しやすくなります。
連名の列を作っていないと、この操作をしても何も出ません。だから項目を決める段階で連名の列が必要になります。手順の途中で気付くと、住所録に戻って列を追加し、全件を見直すことになります。
無料のテンプレートを使うときに確かめること
一から作らずに、配られているテンプレートを使う手もあります。マイクロソフトの年賀状の特集では、はがき作成向けの住所録テンプレートが配られていて、ダウンロードして必要な項目を埋めるだけで使えます。項目の並びが宛名印刷に合わせて作られているので、差し込み印刷でつまずきにくくなります。
テンプレートを使うときに確かめることが3つあります。
1つめが、列を消さないことです。使わない列があっても、消すのではなく非表示にしてください。差し込み印刷のフィールドはその列を前提にしているので、消すと宛名面が作れなくなります。
2つめが、列を追加する位置です。会として必要な項目（班、世帯の人数、加入年度など）は、もとの項目の右側に追加してください。途中に挿入すると、テンプレートに組み込まれた設定と合わなくなることがあります。
3つめが、保存する場所です。テンプレートはダウンロードした場所に残ったままになりがちです。会の住所録として使うなら、最初に決めた保存先へ移してから入力を始めてください。ダウンロードフォルダの中で作業を始めると、来年開くときに見つかりません。
なお、テンプレートを使っても、並べ替えの基準やふりがなの扱いは自分で決めることになります。用意されているのは項目の並びだけです。
住所録には個人情報保護法のルールがかかる
見落とされやすいところですが、会が作る住所録には法律のルールがかかります。営利かどうかは関係ありません。
個人情報保護法における「事業」とは、一定の目的をもって反復継続して遂行される同種の行為であって、かつ社会通念上事業と認められるものをいい、営利・非営利の別は問いません。したがって、非営利の活動を行っている団体であっても、個人情報データベース等を事業の用に供している場合は、個人情報取扱事業者に該当します。NPO法人や自治会・町内会、同窓会、PTAのほか、サークルやマンション管理組合なども個人情報取扱事業者に該当し得ます。 出典: ppc.go.jp
実務で効いてくるのは3つです。
1つめが、集めるときに利用目的を伝えることです。加入の用紙や連絡先を書いてもらう紙に、何のために使うのかを書いておきます。あとから別の目的に使うことになったときは、そこで改めて伝えます。
2つめが、名簿として配るときの同意です。個人情報保護委員会の案内では、本人に利用目的を明示したうえで名簿を作ることはできますが、名簿を配るなど本人以外に個人データを提供する場合は、原則として本人の同意を得る必要があるとされています。全員に配る名簿を作るなら、利用目的と配る相手を示したうえで、同意のうえで所定の用紙に書いてもらう方法が挙げられています。作ってから配るときに慌てないよう、集める段階で用紙に書いておくのが確実です。
3つめが、保管の仕方です。名簿の流出は、詐欺や強盗の標的をしぼるために使われます。エクセルのファイルであれば、保存先を限ること、ファイルにパスワードをかけること、使い終わった古い名簿を残さないことが具体的な手当てになります。自治会や同窓会向けの手引きは個人情報保護委員会が配っているので、会の役員で1回目を通しておくと判断に迷いません。
エクセルの住所録が続かなくなる3つの場面
エクセルで住所録を作ることそのものに無理はありません。続かなくなるのは、決まった3つの場面です。
1つめが、ファイルが増える場面です。「名簿_最新.xlsx」「名簿_最新(2).xlsx」「名簿_20260401.xlsx」が同じ場所に並び、どれが本物か分からなくなります。メールに添付して回すと、受け取った人がそれぞれ直すので、正しい住所録が何通りもできます。
2つめが、引き継ぐ場面です。役員が代わるとき、渡すものはファイル1つで済むように見えます。実際には、保存先、パスワード、ふりがなの入れ方の決まり、どの列を使っているかという運用の知識まで一緒に渡さないと使えません。渡し忘れたものがあれば、次の人が一から作り直します。2年ごとに役員が代わる会では、作り直しが繰り返されます。
3つめが、住所録と連絡手段が別の場所にある場面です。住所録はパソコンの中のエクセル、連絡はメッセージアプリのグループ、写真はまた別の場所という形になると、ある人が退会したときに消す場所が3か所あります。1か所忘れると、抜けた人に連絡が届き続けます。
この3つは、エクセルの機能では解けません。どこに何を持つかという運営の設計の話になります。
世帯でまとめるか、1人ずつ並べるか
住所録の作り方で迷いが出やすいのが、1行を世帯にするか、1人にするかです。ここはあとから変えにくいので、最初に決めます。
世帯を1行にする形は、宛名印刷に向いています。1世帯に1枚のはがきを出すなら、1行が1枚になるので、印刷した枚数と行数が一致します。同じ住所に何人いても宛名は1枚で済み、連名の列に家族の名前を入れておけば、そのまま差し込み印刷に流せます。町内会や自治会の名簿がこの形になっているのは、回覧板も会費も世帯を単位にしているからです。
1人を1行にする形は、連絡に向いています。誰に何を伝えたかを人ごとに追えるので、出欠の確認や役の割り振りに使えます。PTAや部活、教室のように、子ども1人ずつに連絡が必要な会はこの形になります。
両方が必要になる会もあります。そのときに勧められるのは、世帯を1行にした住所録と、1人を1行にした名簿を別のシートに作り、世帯の番号で結び付ける方法です。1つのシートに両方を詰め込むと、同じ住所が何行も並び、宛名印刷のときに同じ家へ何枚も出すことになります。
ここで1つコツがあります。世帯の番号は、班や地区の番号と混ぜないことです。班は替わりますが、世帯は替わりません。混ぜると、班の変更のたびに番号を振り直すことになります。
複数人で直すときの決め方
住所録を役員が何人かで直す会では、ファイルの扱いを先に決めておく必要があります。決めないままメールで回すと、正しい住所録が何通りもできます。
いちばん簡単な方法は、直せる人を1人に決めることです。変更があった人は、その1人に連絡して直してもらいます。手作業は増えますが、正しいファイルが1つに保たれるという大きなメリットがあります。会員が50世帯ほどまでの会なら、この形で足ります。
人数が多く、変更も頻繁な会では、共有できる場所に保存して同時に直せる形にします。マイクロソフトの案内でも、住所録をOneDriveに保存しておけば、どこからでも編集できて常に新しい情報が使えるとされています。この形にするときに決めることが3つあります。
1つめが、直したら何を残すかです。シートの末尾に更新の記録を書く列を作り、直した日と直した人を入れます。誰がいつ何を変えたかが残っていないと、間違いを戻せません。
2つめが、直してよい範囲です。連絡先は担当が直す、班の割り振りは会長が直す、といった形で列ごとに決めます。全員が全部を直せる状態は、いちばん壊れやすい状態です。
3つめが、古いファイルを消す段取りです。年度が替わったら、前の年度のファイルは残さずに削除するか、別の場所へ移します。同じ場所に何年分も並んでいると、どれが現在のものか分からなくなります。名簿が外に出る事故は、使わなくなったファイルが残っていたところから起きています。
住所録でやりがちな4つの間違いと、その直し方
相談の場でしばしば出るのが、次の4つです。どれも作り方の知識ではなく、扱い方の決まりで防げます。
1つめが、見た目を整えるためにセルを結合することです。同じ住所の家族をまとめて見せたくなりますが、結合したセルがあると並べ替えでエラーになり、差し込み印刷でも読み込めません。見た目をそろえたいなら、結合ではなく列の幅と罫線で整えてください。
2つめが、1つのセルに2つの情報を入れることです。「田中太郎（妻：花子）」のような書き方は、目で見るだけなら読めますが、宛名に差し込めません。連名の列を作って分けるのがおすすめです。電話番号を「090-1111-2222／自宅 03-3333-4444」と1つのセルに入れるのも同じで、どちらにかけるかが機械では選べません。
3つめが、住所録の中に出欠や会費の記録を書き加えていくことです。「2026年度 会費済」「4月の総会 欠席」という列が毎年増えていき、数年で横に長すぎる表になります。住所録は連絡先の台帳として保ち、年ごとの記録は別のシートに分けてください。名簿と記録を分けておくと、名簿だけを引き継げます。
4つめが、住所録をメールの添付で回すことです。添付したファイルは受け取った人のパソコンに残り続け、回収できません。名簿の流出は、本人が持っている覚えのないファイルから起きます。中身を見せる必要があるなら、印刷して回覧するか、共有できる場所の閲覧だけを許す形にしてください。どうしても添付するときは、ファイルにパスワードをかけ、パスワードは別の手段で伝えます。
この4つを避けるだけで、住所録は数年もちます。難しい関数を覚える必要はありません。
1年に1回の見直しで踏む4つのステップ
住所録は作ったら終わりではありません。年度の切り替わりに合わせて見直すと、崩れずに残ります。手順は4つのステップになります。
ステップ1は、抜けた人を外すことです。退会や卒業、転居で会員でなくなった人の行を削除します。「念のため残す」をやめてください。使う理由がなくなった情報を持ち続けることは、漏れたときの影響をそのまま抱え続けることになります。
ステップ2は、変わったところを直すことです。住所と電話番号は、本人に確かめないと分かりません。年度の初めに配る用紙で、変更がある人だけ書いてもらう形にすると、全員に書き直させずに済みます。用紙には利用目的を書いておきます。
ステップ3は、並べ替えと重複の確認です。ふりがなの列を使って並べ替え、同じ氏名と同じ住所が並んでいないかを見ます。年度の途中で追加した行は、並び順を崩したまま残っていることが多くなります。
ステップ4は、引き継ぎに要るものをそろえることです。ファイルの保存先、パスワード、列ごとの決まり、宛名印刷に使うWordのファイル。この4つを1つのフォルダに集めて、次の担当に渡します。渡すものが1か所にまとまっていれば、次の人が作り直す必要はありません。
この4つを年に1回回しておくと、住所録は何年でも使えます。無料のテンプレートから始めた住所録でも同じです。
住所録をエクセルで保管し続けるか、連絡と同じ場所にまとめるか
ここまでの手順を踏めば、宛名印刷まではエクセルで足ります。判断が必要なのは、名簿と連絡先をエクセルに保管し続けるかどうかです。
分けて考えると決めやすくなります。紙に印刷するための情報（郵便番号、住所、連名、敬称）は、エクセルに向いています。年に1回か2回しか使わず、印刷という出口が決まっているからです。一方で、連絡を届けるための情報（誰が会員か、誰に予定を知らせるか、誰が抜けたか）は、連絡そのものと同じ場所にあるほうが崩れません。会員が入れ替わるたびに2か所を直す作業が消えるからです。
団体向けの連絡ツールを使うと、会員の一覧と連絡と予定が同じ場所になります。会員が抜けたらその人を外すだけで、以降の連絡は届かなくなります。メンバー以外は見られない作りになっているものを選べば、名簿を印刷して配らずに済み、配布のときの同意の問題も減ります。いま使っているメッセージアプリのグループと何が違うのかは、LINEグループとの比較に、退会したときに何が残るかと誰が見られるかの違いを並べてあります。掲示板や写真の保存まで含む道具と比べるなら、BANDとの比較で保存できる量と期限の条件を確かめてください。
会の種類によって、住所録に求められるものも変わります。回覧板の順番と班の管理が中心になる会の進め方は町内会での使われかたに、年度で担当が入れ替わる前提での引き継ぎの形はPTAでの使われかたにまとめてあります。生徒や会員の連絡先を先生や講師が1人で持っている教室なら、教室での使われかたが近い形になります。導入の手順や費用について先に確かめたいことがあれば、よくある質問を見てください。
決め方は1つです。印刷が出口になっている情報はエクセルに保管し、連絡が出口になっている情報は連絡と同じ場所に移す。この線を引いておくと、住所録を何度も作り直す作業が止まります。
Q1. エクセルの住所録で、郵便番号の先頭の0が消えてしまいます。どうすればよいですか？
入力する前に、郵便番号の列を選んで表示形式を文字列に変えてください。数値として扱われると先頭の0が落ちます。すでに入力してしまった場合は、列の表示形式を文字列にしたうえで、0が落ちた行だけを入れ直します。ハイフンを入れるかどうかも、全件で同じ形にそろえてください。
Q2. 住所録の氏名が、思った順番に並びません？
エクセルはふりがなの情報があればその読み順に並べ、なければ文字コードの順に並べます。手で打った氏名と、他から貼り付けた氏名が混ざると並びがそろいません。並べ替えの[オプション]でふりがなを使うかどうかを選べますが、会として並び順を決めるなら、ふりがなの列を作ってその列で並べるのが確実です。
Q3. 町内会やPTAの住所録にも、個人情報保護法のルールはかかりますか？
かかります。個人情報保護委員会は、営利か非営利かは問わないとしていて、自治会・町内会、同窓会、PTA、サークル、マンション管理組合なども個人情報取扱事業者に該当し得ると示しています。集めるときに利用目的を伝え、名簿として配るときは原則として本人の同意を得て、保存先とパスワードを決めて管理してください。
Q4. 住所録はエクセルのまま持ち続けてよいですか？
印刷が出口になっている情報は、エクセルのままで困りません。判断が必要なのは連絡先です。会員の入れ替わりが毎年あると、名簿と連絡手段の2か所を直す作業が発生し、片方の直し忘れから連絡の行き違いが起きます。連絡が出口になっている情報は、連絡そのものと同じ場所に移すほうが崩れにくくなります。