AI議事録レコーダーを探し始めると、専用の機械とスマートフォンのアプリが同じ棚に並んでいて、どちらを買えばよいのか分からなくなります。本体を買うのか、月々の料金を払うのか、無料のままで足りるのか。この記事では、公式の料金表で確かめた分数と金額を並べたうえで、町内会の総会や役員会、部活の保護者会のような場で、どちらを選べばよいかを決められる形にします。
AI議事録レコーダーが引き受ける作業と、人の側に残る作業
先に作業を分解します。ここを分けないまま買うと、買ったのに議事録が完成しないという結果になります。
機械とAIが引き受けるのは4つです。音を録ること、話した言葉を文字にすること、その文字を要約すること、話した人を区別することです。この4つは、たしかに自動で終わります。90分の役員会を録れば、数分後には文字の起こしと要約が手元に届きます。
人の側に残るのも4つあります。録ることへの同意を取ること、要約に混じった間違いを直すこと、決まったことと決まっていないことを分けること、できた議事録を会員が読める場所に保存することです。
このうち3つめが、いちばん人の判断を要します。AIの要約は、話された量が多い話題を重く扱います。ところが会議で重要なのは、長く話された話題ではなく、決まった話題です。「次の草刈りは10月12日で決定」という1行と、20分揉めて結論が出なかった話題を、AIは同じ重みで並べます。読み返した人が「何が決まったのか」を探すことになります。
だから、道具を選ぶときに見るべきは文字起こしの精度だけではありません。直す作業がしやすいか、直したものを会員へ渡せるかまで含めて考えてください。決まったことが1件ずつ残る場所が別に用意されていれば、要約を直す手間は大きく減ります。要約は下書きで、議事録は別物だと割り切るほうが早く終わります。
AI議事録レコーダーは3つの型に分かれる
見た目が違うだけでなく、費用の掛かり方と向いている場面が違います。
1つめが、専用の機械です。名刺やカードほどの大きさの録音機で、録った音がそのまま会社のサーバーへ送られて文字になります。持ち運んでボタンを押すだけで済むので、操作の負担がいちばん軽い型です。会議室に持ち込む使い方と、スマートフォンに当てて通話を録る使い方の両方に対応するものがあります。
2つめが、スマートフォンのアプリです。すでに持っている端末で録るので、本体を買う必要がありません。無料の範囲が用意されていて、試すまでの手間が軽い型です。ただし、録っている間は端末を触れなくなり、電池を使います。長い会議では、端末を机の中央に伏せておく形になります。
3つめが、会議の仕組みに組み込まれているものです。オンラインの会議を録画して、その音から文字を起こす形です。集まって話す会議には使えませんが、役員会をオンラインで行っている会には向きます。
従来の録音機との違いは、この点にあります。
従来のICレコーダーとAI議事録専用デバイスの間には、コンセプトや実際の使い方において大きな違いがあります。以下の表は、それぞれの主な違いを整理したものです。 出典: line-works.com
昔ながらの録音機は、録った音を残すところまでが仕事でした。文字にするのは人の作業でした。いまの専用機は、録った音を送って文字と要約を受け取るところまでが一続きになっています。だから、機械の値段だけでは費用が決まりません。文字にできる分数に条件が付いていて、そこを超えると料金が発生します。選ぶときは、本体の値段と、月に文字にできる分数を必ず並べて見てください。
本体の値段と、月に文字起こしできる分数を並べる
公式の料金表で確かめた数字を並べます。金額は2026年9月27日時点のものです。
専用機の代表であるPLAUD NOTEは、本体が27,500円（税込）です。買うとスターターという無料のプランが付き、毎月300分の文字起こしができます。対面での録音と、スマートフォンに装着した通話の録音の両方に対応します。それ以上必要な場合は上のプランがあり、プロは月額3,000円で月1,200分、年額の一括払いにすると月あたり1,400円になります。時間の制限を外したい場合はアンリミテッドがあり、月額5,000円で、1日あたり最大24時間まで文字にできます。
スマートフォンのアプリの代表であるNottaは、無料のプランが月120分です。ただし1回の録音が3分までという条件が付いているので、会議をまるごと録る使い方はできません。会議に使うならプレミアムで、月額1,980円、月1,800分、1回の録音は5時間までです。年払いにすると月あたり1,185円で、総額14,220円になります。分数の制限を外したい場合はビジネスで、月額4,180円です。
法人向けの仕組みも見ておきます。LINE WORKS AiNoteは、チームのプランが年額契約で月額19,800円、月額契約で月額22,000円、文字にできるのは月6,000分です。専用の録音機は不要で、手持ちの録音機やスマートフォン、オンライン会議の録画データを持ち込めます。足りないときは100分あたり360円から440円で追加できます。団体の規模ではこの価格帯は現実的ではありませんが、専用機を買わずに済む形がある点は知っておく価値があります。
この3つを並べると、判断はほぼ決まります。月に1回か2回の役員会を録るだけなら、専用機を買ってスターターの300分に収める形か、アプリの有料プランで月額1,980円を払う形です。年に1回の総会だけなら、無料の範囲で収まる可能性があります。会議の回数を先に数えてください。
会議室で録るか、手元で録るか
同じ道具でも、置き場所で結果が変わります。ここが、買ったあとにいちばん差が出る部分です。
集まって話す会議では、話し手が机を囲んでいます。録音機を自分の手元に置くと、いちばん近い自分の声だけが大きく入り、向かいの席の声が小さくなります。文字起こしの間違いは、たいてい遠い席の発言で起きます。6人を超える会議では、録音機を机の中央に置いてください。それだけで、誰が何を言ったかの取り違えが減ります。
長机を並べた形の会議室は、いちばん条件が悪くなります。端と端の距離が離れるので、中央に置いても両端の声が届きません。この場合は、録音機を2つ用意して両側に置くか、発言する人が中央に寄る形に変えるほうが確実です。会議の形を変えたくない場合は、司会が発言者の名前を呼んでから話してもらう進め方にすると、あとで読み返したときに区別が付きます。
集会所や公民館は、音が反射しやすい部屋が多いです。天井が高く、床が硬く、カーテンが無い部屋では、自分の声が返ってきて重なります。この状態は文字起こしがいちばん苦手にする条件です。窓側にカーテンがある部屋を選ぶ、机にクロスを敷く、この2つで改善します。
屋外の会議や、行事の最中の打ち合わせは、録ることをあきらめて手で書くほうが早いです。風の音は文字起こしを止めます。録ったのに何も読み取れなかった場合、時間だけが失われます。録る場所の条件が悪いときは、要点だけを手で書き取ってください。
精度が落ちる場面と、下げないためのコツ
会の会議には、文字起こしが苦手にする条件が集まっています。先に知っておくと、対処できます。
第1に、固有名詞です。地域の名前、行事の名前、会員の名字。これらは一般的な言葉に置き換えられて出てきます。対処は簡単で、読み返すときに検索して直します。同じ言葉が毎回同じ形に間違うので、置き換えの一覧を作っておけば次からは一度で直せます。
第2に、方言と口語です。高齢の会員が多い会では、標準語から離れた言い回しが入ります。文字起こしはこれを別の言葉として扱います。発言の意味が変わってしまう場合があるので、決まったことに関わる部分だけは音を聞き直して確かめてください。
第3に、同時に話す場面です。議論が白熱すると2人が同時に話します。この部分は、どちらの言葉も正しく取れません。司会が「順番にお願いします」と挟むだけで、記録の質が変わります。これは道具ではなく進め方の話です。
第4に、数字です。金額、日付、人数。ここを間違えられると、議事録として使えません。会費の金額や行事の日付が出た場面では、その場で司会が復唱する決まりにしてください。復唱された言葉は2回入るので、取り違えが起きにくくなります。
第5に、会議の長さです。2時間を超える録音は、要約が粗くなります。前半の話題が数行に縮められ、何が決まったのか分からなくなります。長い会議は、議題ごとに録音を分けるほうが精度が上がります。議題が変わったところで一度止めて、録り直す。手間は増えますが、読み返す人の手間はずっと減ります。
総会や役員会で使う前に、決めておくこと
道具の話が終わったら、決まりの話が残ります。ここを飛ばして使い始めると、後で止められます。
1つめ、録ることを伝えることです。会議の冒頭で「記録のために録音します」と述べて、議事録に残してください。黙って録ると、知った人が反発します。とりまとめる側に悪意が無くても、伝えていないという事実だけで問題になります。
2つめ、音そのものをいつ消すかです。文字にしたあと、元の音を残す必要はほとんどありません。残すなら期限を決めてください。次の役員会で議事録が承認された時点で削除する、という決め方が分かりやすいです。音が残り続けると、預かっているという状態が続きます。
3つめ、文字にする先がどこなのかです。専用機もアプリも、録った音は会社のサーバーへ送られて処理されます。手元の機械だけで完結する仕組みではありません。会員の名前や住所が話題に出る会議では、この点を役員会で説明しておいてください。説明したうえで使うなら問題になりませんが、聞かれて答えられないと止まります。
4つめ、誰が直すかです。要約をそのまま議事録にする会は、まずありません。直す担当を決めておかないと、録音した人が全部を背負います。書記の仕事が「書く」から「直す」に変わるだけだと伝えておけば、引き受けてもらいやすくなります。
5つめ、読める場所です。できた議事録を、会員がいつでも読める場所に保存します。ここが決まっていないと、議事録は担当者の端末の中にしか残りません。1年後に「去年の総会で何が決まったか」を探せない状態は、道具を入れる前と変わりません。
話した人を区別する機能は、どこまで当てになるか
売り場でよく強調されるのが、誰が話したかを分けて表示する機能です。会議の記録では便利に見えますが、期待と実際にずれがあります。
仕組みは、声の特徴で話し手をいくつかに分ける形です。名前が分かるわけではありません。画面には話し手1、話し手2のように並び、それが誰なのかを後から人が当てはめます。名前を当てはめる作業が毎回発生すると考えてください。
当てはめが難しくなる条件が3つあります。第1に、声の高さが近い人が並んでいる場合です。同年代の男性が数人いる役員会では、別の人の発言がまとめられます。第2に、席を移動する場合です。途中で席を替わると、同じ人が別の話し手として扱われます。第3に、短い相づちです。「はい」「そうですね」だけの発言は、隣の人の発言に吸い込まれます。
実務として役に立つ運用は1つです。司会が議題の切り替えのときに「では次に、会計から報告をお願いします」と名前や役職を声に出すことです。その一言が文字として残るので、後から読む人は、どこから誰の発言なのかを追えます。機能に頼るより、進め方を少し変えるほうが確実です。
なお、議事録に誰の発言かを全部書く必要があるかは、会によって違います。総会の議事録では、発言者を書く決まりになっている会もあります。役員会の記録では、決まったことだけを残して発言者は書かない会が多いと言われています。どちらにするかを先に決めておけば、当てはめの作業を毎回するかどうかも決まります。
買う前に確かめる5つの項目
売り場の説明では並んでいない項目を並べます。この5つを確かめてから決めると、後の作り直しが起きません。
1つめ、月に何分まで文字にできるか。本体の値段ではなく、こちらが月々の費用を決めます。無料の範囲がある場合は、その分数と、超えたときの料金を確かめてください。
2つめ、1回の録音が何分まで続けられるか。無料のプランでは1回3分のように短い条件が付いていることがあります。総会を2時間録るなら、1回の上限が2時間を超えている必要があります。
3つめ、できた文章を持ち出せるか。文字と要約を、文章のファイルとして取り出せるかどうかです。取り出せない仕組みだと、議事録をその画面の中で読む形になり、会員へ渡せません。
4つめ、複数の人で使えるか。担当が代わったときにアカウントを引き継げるか、同じアカウントを役員が共有してよいのかを確かめてください。ここが確かめられていないと、翌年に使えなくなります。
5つめ、日本語の扱いです。方言や固有名詞が多い会では、精度の差が出ます。無料の範囲で1回試して、実際の役員会の音で確かめるのがいちばん確実です。10分だけ録って読み返せば、その会の条件で使えるかどうかが分かります。
この5つは、買ってしまうと変えられません。逆に、確かめるだけなら費用はかかりません。無料の範囲で試せる仕組みから先に触ってください。
議事録の形を先に決めておく
AIが出す要約は、毎回形が違います。形を決めずに使い続けると、1年分を並べたときに探せません。先に欄を決めておけば、要約から書き写すだけで終わります。
欄は4つで足ります。第1に、日付と出席者の数。第2に、決まったこと。第3に、決まらなかったこと。第4に、次回の日程と宿題です。
このうち3つめを入れておく会は少ないのですが、いちばん効きます。持ち越した話題が書かれていないと、翌月の会議で同じ議論を最初から始めることになります。「保留。次回に会計から資料を出す」と1行あるだけで、次回の議題が決まります。
書き写す作業は、慣れれば10分ほどで終わります。要約を読んで、決まったことだけを抜き出し、欄へ移す。全文を読み直す必要はありません。むしろ、全文をそのまま議事録として配る会のほうが後で困ります。読む側は長い文章を読みません。決まったことが3行で分かる形にしてください。
もう1つ。欄を決めたら、その形を書いた見本を1つ保存しておいてください。担当が代わったときに渡せるものが、これだけで済みます。口頭で「こういう形で書いてください」と伝えるより、前年の議事録を1つ見せるほうが早く伝わります。
録音せずに手で書くほうが早い場面
道具を入れると、すべての会議を録りたくなります。実際には、録らないほうが早い場面があります。
第1に、15分で終わる打ち合わせです。録って、文字にして、要約を読んで、直して保存する。この一連の作業のほうが、その場で3行書くより時間がかかります。決めることが1つか2つの集まりは、手で書いてください。
第2に、屋外や行事の最中です。風の音と周りの声で、文字起こしがほとんど働きません。録れたのに読み取れないという結果になり、記録が何も残りません。
第3に、人の評価や苦情が話題になる会議です。誰かの振る舞いについて話す場面を音として残すと、その扱いに責任が生じます。この種の話題は、結論だけを文章で残すほうが会のためになります。録音を止めてから話す、という運用にしている会もあります。
第4に、会員が録音に納得していない場合です。伝えたうえで反対が出たなら、その回は録らないほうがよいです。信用を減らして得る記録は、あとで使えません。
録るか録らないかを、会議の種類ごとに先に決めてください。「総会と役員会は録る。行事の打ち合わせは手で書く」という決め方であれば、毎回迷いません。
失敗しやすい3つの形
導入してから使わなくなる会には、決まった形があります。
1つめは、無料の範囲を確かめずに買う形です。専用機を買えば無制限に文字にできると思っていて、300分を使い切った月に止まります。役員会が月2回ある会では、1回90分でも月180分なので収まりますが、行事の打ち合わせが増えた月に足りなくなります。月に何分録るのかを、先に数えてください。
2つめは、担当者だけが使える形です。録音機が担当者の手元にあり、文字起こしもその人のアカウントで受け取る。その人が休むと会議の記録が残りません。翌年に担当が代わると、引き継げるものがありません。アカウントを会の名義で作るか、できた議事録を必ず共有の場所へ保存する。どちらかを決めておいてください。
3つめは、議事録の形を決めないまま使う形です。AIの要約は毎回違う形で出てきます。見出しの立て方も、箇条書きの粒度も揃いません。1年分を並べたときに、探したいことが探せません。決まったこと、宿題、次回の日程。この3つの欄を先に決めて、要約からそこへ書き写す形にすれば、形が揃います。
3つとも、道具の問題ではなく決め方の問題です。買う前に決められることばかりなので、先に決めてください。
もう1つ、よくある形を挙げておきます。最初の1か月だけ熱心に使って、そのあと止まる形です。原因は、議事録を読む人がいないことです。録って文字にしても、会員が読まないなら作る意味が薄くなります。読まれるかどうかは、置いてある場所で決まります。会員が普段開く場所に並んでいれば読まれますし、担当者の端末の中にあれば読まれません。道具を選ぶ前に、会員が普段どこを開いているかを確かめてください。
会のお金から費用を出すときに、説明できる形にする
個人の持ち物で録っている間は問題になりませんが、会の予算から出す段になると、総会で説明を求められます。先に形を整えておくと、否決されずに通ります。
まず、何を買うのかを1行で言える形にしてください。「議事録を作る時間を減らすための録音機」です。値段は27,500円（税込）で、月々の支払いは発生しない。この2行が言えれば、備品の購入として扱えます。月々の料金が発生する形を選ぶ場合は、年額に直して示してください。月額1,980円なら年間23,760円です。月ごとの金額で説明すると小さく見えますが、予算の表には年額で載ります。
次に、誰の持ち物になるかをはっきりさせてください。会の予算で買ったものは会の備品です。担当が代わるときに引き継ぐ物として、備品の一覧に載せます。ここを決めていないと、前の担当者の家に録音機が残ったまま数年が過ぎます。アプリの料金を会費から払う場合も同じで、アカウントを誰の名前で作るかを決めておいてください。個人のメールアドレスで作ると、その人が抜けたときに止まります。
3つめに、やめるときの条件を書いておくと通りやすくなります。「1年使って議事録の作成時間が減らなければ解約する」と添えるだけで、反対していた人も試すことに同意しやすくなります。月々の料金が発生する形は、いつでもやめられるという点が強みです。買い切りの機械はやめても手元に残るので、使わなくなったときの置き場所を決めておいてください。
4つめに、時間の削減を数字で示せるようにしてください。導入する前に、議事録を作るのに何時間かかっているかを1回測ります。2時間かかっていたものが30分になれば、それが説明の材料になります。測っていないと、来年の総会で「本当に楽になったのか」と聞かれて答えられません。
文字にできても議事録にならない理由
ここまで整理すると、残る課題が1つに絞られます。できた文章を、どこに保存するかです。
多くの会では、議事録は担当者の端末で作られ、連絡用のグループへ貼られます。その瞬間は全員が読みます。1か月たつと、新しい発言に押し流されて見つかりません。半年後に「あの決定はいつだったか」を探す人が、上へさかのぼりながら追うことになります。LINEグループとの比較では、発言が流れる構造と、お知らせが1件ずつ並ぶ構造の違いを、掲示板、予定表、写真の保存といった項目ごとに並べています。議事録のように後から探すものは、並ぶ側の構造でないと役に立ちません。
すでに別の道具を使っている会なら、保存できる量にも目を向ける価値があります。BANDとの比較では、容量がいっぱいになったときの扱いや動画の扱いを項目ごとに並べています。音を残す運用にすると、写真よりずっと早く容量を使います。Facebookグループとの比較は、個人のアカウントに紐づく場に会の記録を保存した場合に何が起きるかを見るのに使えます。
団体の性格によって、必要な形は変わります。町内会での使われかたは総会と行事の記録を同じ場所に集める例、PTAでの使われかたは担当が1年で代わる前提で引き継ぐ例、サークルでの使われかたは世話役が交代しながら続ける例として、運用の形をまとめています。費用や人数の上限、いま使っている道具からの移り方はよくある質問に並んでいます。
会議の回数から、買うものが決まる
最後に、判断の順番を1本にまとめます。
年に1回か2回の総会だけを記録する会は、専用機を買う必要がありません。スマートフォンのアプリの有料プランを、その月だけ使う形で足ります。月額1,980円を年2回払っても4,000円弱で、専用機の本体価格には届きません。
月に1回か2回の役員会を記録する会は、専用機が向きます。本体が27,500円（税込）で、無料のスターターの300分に収まるなら、月々の支払いが発生しません。会議が90分なら月3回まで収まります。操作がボタン1つで済むので、担当が代わっても引き継げます。
週に1回以上の打ち合わせがある会は、分数の上限を外すか、追加の料金を払う前提で考えてください。1回60分で週1回なら月240分で、300分にぎりぎり収まります。回数が増える見込みがあるなら、上のプランの金額を先に確かめておくほうが安全です。
オンラインで役員会を行っている会は、専用機を買う前に、いま使っている会議の仕組みに文字起こしが付いていないかを確かめてください。付いている場合は、追加の費用なしで録画から文字を作れます。集まって話す会議と併用している会では、集まる回だけを専用機やアプリで補う形が無駄になりません。
そして、どの型を選んだ場合でも、共通してやることが1つあります。できた議事録を、会員が後から探せる場所に保存することです。文字にする作業は自動になりましたが、探せる形に残す作業は自動になりません。ここを決めずに道具だけを買うと、録音の記録は増えるのに、去年の決定は見つからないままになります。買う前に、保存先を決めてください。
Q1. AI議事録レコーダーの本体を買えば、追加の料金はかかりませんか？
文字にできる分数に条件が付きます。PLAUD NOTEは本体が27,500円（税込）で、購入すると毎月300分まで文字起こしできる無料のプランが付きます。それを超える場合はプロが月額3,000円で月1,200分、年額の一括払いなら月あたり1,400円です。月に何分録るのかを先に数えてから選んでください。
Q2. スマートフォンのアプリの無料プランで、会議をまるごと録れますか？
録れないことがあります。Nottaの無料プランは月120分まで使えますが、1回の録音が3分までという条件が付いています。会議に使うならプレミアムで、月額1,980円、月1,800分、1回の録音は5時間までです。年払いにすると月あたり1,185円で総額14,220円になります。
Q3. 録音機はどこに置けばよいですか？
机の中央です。手元に置くと自分の声だけが大きく入り、向かいの席の発言が取れません。6人を超える会議では中央に置いてください。長机を並べた会議室では両端の声が届かないので、2台に分けるか、発言者が中央に寄る形にしてください。集会所のように音が反射する部屋では、机にクロスを敷くだけでも改善します。
Q4. 会議を録るときに、参加者へ伝える必要はありますか？
伝えてください。会議の冒頭で「記録のために録音します」と述べて、議事録にも残します。録った音はほとんどの仕組みで会社のサーバーへ送られて処理されるため、会員の名前や住所が話題に出る会議では、その点も役員会で説明しておくと後で止まりません。音を消す時期も先に決めておくと説明が楽になります。