調整さんの使い方でつまずく人は、操作そのものではなく、どの設定を使うべきかで迷っています。イベント名と日程候補を入れるだけなら数十秒で終わりますが、詳細設定に何があるのか、締め切りをどう切るのか、集まった結果をどう確定するのかは画面を見ただけでは決まりません。この記事では、出欠表を作る手順を順番に並べたうえで、詳細設定にある2つの項目の使いどころ、参加者へのURLの配り方、日程を確定するまでの進め方を説明します。あわせて、団体が毎月これを使い続けたときに詰まる場所も整理します。
調整さんは何をする道具か
公式サイトの説明はごく短く、性質がそのまま表れています。調整さんはURLをメンバーに送るだけで、イベントの出欠確認や日程調整ができる出欠表ツールだと書かれています。トップページには「30秒でつくれる」という案内が出ています。
この道具のいちばん大きな特徴は、ログインなしで使えることです。公式サイトには、ログインなしでも利用できるが、ログインするとより便利になると書かれています。作る側も答える側もアカウントを作らずに済むため、参加者に何かを登録させる必要がありません。年配のメンバーがいる会では、新しいIDとパスワードを増やさないことが最初の関門になるので、ここが選ばれる理由になっています。
歴史も長く、公式サイトには2006年に誕生し、多くのイベントに使われてきたと書かれています。利用者の規模については、法人向けの案内ページに月間600万人以上が利用していると記載があります。累計についても、次のように紹介されています。
「調整さん」は累計利用者数2,500万人超えの日程調整ツールです。操作がシンプルで、ITツールが苦手な方でも問題なく使用できるため、高い人気を誇ります。 出典: b-book.run
対応している言語は、公式サイトのフッターの表示では日本語と英語の2つです。海外から参加する会員がいる団体では、この点を先に確かめておくと、案内の文面を用意する手間が読めます。
規模が大きいことは、団体で使うときに1つの安心につながります。参加者の中に「使ったことがある人」がいる確率が高いため、使い方を一から説明する場面が減ります。飲み会で使った経験がある人が、町内会の役員会でも同じ画面を見るので、迷いません。
一方で、この道具にできないこともはっきりしています。名簿を持ちません。誰が答えていないかは名前の欄が空いているかで見るだけで、未回答の人に自動で催促する仕組みはありません。連絡を流す機能もないので、URLを配る経路は別に用意する必要があります。ここを理解して使うかどうかで、向いている場面が変わります。
出欠表を作る3つのステップ
作る操作は3段階です。トップページの入力欄が、そのまま手順になっています。
STEP1 イベント名とメモを入れる
イベント名の欄に、何の予定かを書きます。ここに書いた名前が参加者の画面の見出しになるので、団体名と用件を入れておくと後から見分けられます。役員会が年に何度もある団体では、「役員会」だけにすると同じ名前の出欠表が並ぶので、月を入れておくと探しやすくなります。
メモの欄には、場所や持ち物、集合時間などを書きます。トップページには、イベントメモをAIで作成する機能も表示されています。長い案内文を毎回書いている担当なら、下書きを作らせてから直す使い方ができます。ただし出てきた文章はそのまま使わず、日付と場所と金額は自分で確かめてから入れます。
メモは、参加者が最初に読む場所です。ここに何も書かないと、「どこに集まるのか」という問い合わせが個別に来ます。1行でも書いておけば、その問い合わせが消えます。
STEP2 日程候補を入れる
日程候補の欄に候補日を並べます。トップページには、カレンダーをクリックすると日程候補に日付が入ると案内されており、日付の後に時刻を追加する機能も用意されています。候補の例として「8/7(月) 19:00～」のような書き方が示されています。
候補の出し方には、実務的なコツが2つあります。1つは、候補を多く出しすぎないことです。10個を超えると、答える側の画面が横に長くなり、途中で面倒になって答えない人が出ます。多くても5個から7個に絞るほうが、回答率は上がります。
もう1つは、動かせない予定を先に潰してから候補を出すことです。学校行事、地域の行事、施設の予約状況を先に確認して、絶対に無理な日を候補に入れないようにします。候補に入れてしまうと、全員がその日にバツを付ける作業をすることになり、答える側の時間を無駄に使います。
STEP3 出欠表をつくってURLを配る
利用規約に同意して「出欠表をつくる」を押すと、そのイベントのページができます。あとはそのURLをメンバーに配るだけです。
配る経路は、ふだん連絡に使っている場所になります。トークに貼る、メールで送る、紙に印刷してQRコードを載せる。どれでも動きますが、後述するように、配った先で流れていくかどうかは考えておく必要があります。
詳細設定にある2つの項目
トップページの詳細設定を開くと、2つの項目が出てきます。どちらも団体の運用では効くので、押さえておく価値があります。
1つめが「回答保護を有効にする」です。この項目には、イベント作成後は変更できないという注意書きが付いています。つまり、作るときに決めておかなければならない設定です。後から思い直しても切り替えられないので、他人の回答を勝手に書き換えられて困る場面があるなら、作る前に有効にしておきます。
2つめが「回答締切を設定する」です。締め切りを入れると、いつまでに答えればよいかが参加者の画面に出ます。締め切りを入れずに配ると、「まだ間に合う」と思われて後回しにされます。とりまとめる側が期限を決めていないことのほうが多いので、ここは配る前に決めます。
締め切りの決め方には目安があります。確定した日程を全員に伝える必要がある日から逆算して、最低でも3日は余裕を取ります。締め切り当日に確定して当日に伝えると、伝わらなかった人が必ず出ます。余裕がある期間を取っておけば、未回答の人に声をかける時間も確保できます。
締め切りを入れておくと、催促のときにも効きます。「締め切りは25日です」と書いてあるページを指して声をかけられるので、個人を名指しせずに全体へ流せます。締め切りが書かれていないと、催促の文面が「まだの方はお願いします」になり、自分が該当するのか判断できない人が残ります。
この2つを使うかどうかは、団体の性質で決まります。会員が多く、顔を知らない人もいる会では回答保護を有効にしておくほうが安全です。少人数で全員が顔見知りなら、保護を掛けないほうが代理入力ができて便利な場合もあります。どちらを選ぶにしても、作る前に決めておく項目だという点だけは共通します。
参加者に配るときの伝え方
URLを配るとき、何を添えるかで回答率が変わります。書くのは3つです。
第1に、何を決めるためのものかを書きます。「日程を決めます」だけでは弱く、「この中から1日に決めて、決まった日に会場を押さえます」と書いたほうが、答える理由が伝わります。
第2に、いつまでに答えればよいかを書きます。詳細設定で締め切りを入れていても、配る文面にも書きます。画面を開かない人は締め切りを見ないので、文面に入れておく必要があります。
第3に、答え方を1行で書きます。「リンクを開いて、名前を入れて、丸か三角かバツを選んで、送信を押すだけです」と書いてあるだけで、操作を聞かれる回数が減ります。登録が要らないことも書いておくと、身構える人が減ります。
配る回数について、もう1つ実務的な点があります。1回配って終わりにすると、答えるのは半分程度にとどまります。締め切りの2日前にもう1回、同じURLで声をかける形にすると、回答が揃いやすくなります。催促の機能は道具の側にないので、この2回目は人が動く前提で予定に入れておきます。
日程を確定するまでの進め方
回答が集まってから確定するまでに、決めることが3つあります。
1つめは、何人集まれば成立とするかです。全員が丸を付けられる日は、人数が増えるとまず存在しません。最初から「役員の過半数が出られる日にする」のように基準を決めておけば、集まった表を見て悩む時間が消えます。基準を決めていないと、表を眺めて何日も止まります。
2つめは、三角をどう数えるかです。丸と三角と バツの3択で集めると、三角の扱いで結果が変わります。三角を出席に数えるのか、丸だけで数えるのか。決めておかないと、後から「出られると言ったつもりはない」という話になります。メモの欄に「三角は遅刻や早退を含みます」と書いておくだけで、解釈が揃います。
3つめは、確定を誰がどこで伝えるかです。調整さんのページには確定した日が表示されますが、参加者はそのページを毎日見ません。確定したら、URLを配ったのと同じ場所に「この日に決まりました」と流します。ここを忘れると、当日に来ない人が出ます。
確定する日そのものにも目安があります。締め切りを過ぎたら、その日のうちに決めます。締め切りから何日も置くと、確定する前に参加者の予定が埋まっていきます。締め切りを過ぎた時点で回答が足りていなくても、基準を決めてあれば判断できるので、その場で決めて伝えるほうが、全体としては早く収まります。
確定した後にやっておくと楽になることもあります。確定した日程を、団体の年間予定を置いている場所に書き写します。調整さんのURLは時間がたつと探しにくくなるので、「決まったこと」は別の場所に残しておくのが実務的です。この残す場所を決めていない団体では、半年後に「あの会議いつだったか」を探すことになります。
集まった表から何を読むか
回答が並んだ表を見るとき、丸の数だけを見ると判断を誤ります。見る順番を決めておくと、確定が速くなります。
最初に見るのは、丸の数が最も多い日ではなく、バツが付いている人の顔ぶれです。会議の場合、誰が来ないかで成立するかどうかが決まります。丸が15人ついていても、議事に必要な人がバツなら、その日は選べません。役員会なら会長と会計、部活なら顧問、教室なら講師。この「いないと始まらない人」を先に見ます。
次に見るのは、三角の位置です。三角が多い日は、当日になって欠席が出る可能性が高い日です。丸が同数で並んでいるときは、三角が少ない側を選ぶほうが安全です。表の数字だけを足すと、この差が見えません。
3番目に見るのは、未回答の人数です。未回答が多い状態で確定すると、後から「その日は無理でした」が来ます。未回答が全体の2割を超えているなら、確定する前にもう1回声をかけるほうが、やり直しの手間より安く済みます。
最後に、候補日どうしの差を見ます。差が1人か2人しかないときは、丸の数で決めるのをやめて、会場が押さえやすい日や、他の行事と離れている日で選びます。数字が拮抗している場合、数字は決め手になりません。
この4段階で見れば、表を眺めて何日も止まることがなくなります。とりまとめる立場からは、集計そのものより「どう読むかを決めていない」ことのほうが時間を食っています。
よくある行き違いと、その防ぎ方
同じ行き違いが繰り返し起きています。3つに絞って挙げます。
1つめは、名前の入力欄に何を書くかが伝わっていないことです。登録が要らない代わりに、名前は自由に入力します。同じ人が「田中」と書く回と「田中太郎」と書く回があると、名簿と突き合わせられません。メモの欄に「フルネームで入力してください」と1行書いておくだけで、揃う割合が上がります。会員に同じ姓が複数いる団体では、下の名前まで求める理由も添えておくと、書いてもらえます。
2つめは、家族の分をまとめて答えてしまうことです。世帯単位で参加する行事では、1つの名前に2人分の意味が込められることがあります。人数の集計をしたい場合は、名前の欄に人数を書いてもらうか、メモに「1人ずつ入力してください」と書くかを決めておきます。どちらでもよいのですが、決めていないと後から人数が合いません。
3つめは、答えた後に予定が変わったときの扱いです。回答保護を有効にしていると、本人が後から直せるかどうかが変わります。「変わったら担当に連絡してください」と書いておくか、「自分で直してください」と書いておくか。どちらかを最初に決めて、メモに書いておきます。ここを書いていないと、当日に来ない理由が誰にも伝わっていない状態が生まれます。
この3つは、どれもメモの欄に1行書くだけで減ります。作る側は30秒で終わる作業なので、省く理由がありません。省いた結果、後から個別の問い合わせに答える時間のほうが長くなります。
町内会や部活で使うときの書き方
場面ごとに、書き方を具体的にすると迷いません。
町内会の役員会なら、イベント名に「10月 役員会」のように月を入れます。メモには会場と開始時刻、議題を1行、そして「フルネームで入力してください」を入れます。候補日は平日の夜と土曜の午前を混ぜて5個ほど出します。回答締切は、会場を押さえる期限の1週間前にします。会館の予約が先着なら、確定してから押さえるまでの時間が要るためです。
部活の練習試合なら、イベント名に相手校と用件を入れます。メモには集合場所と持ち物、そして「三角は遅刻や早退を含みます」を入れます。候補日は、大会と試験期間を避けた日だけを出します。避けずに出すと、全員がバツを付ける作業をすることになります。締切は、相手校に返事をする日の3日前にします。
教室や習い事なら、イベント名に「発表会の日程」のように用件を書きます。メモには、会場の候補と所要時間、費用の目安を入れます。保護者が答える場面では、費用が書かれていないと答えられないことがあります。候補日は土日に絞り、時間帯まで書きます。時間帯が書いていないと、丸を付けた後に「その時間は無理でした」が来ます。
どの場面でも共通するのは、候補日そのものより、メモに何を書くかで結果が変わることです。日程を選ぶ判断材料が揃っていないと、答える側は答えられません。答えられない人は未回答のまま残り、とりまとめる側が個別に追いかけることになります。
アプリとブラウザ、どちらで使うか
調整さんには公式アプリがあります。App Storeの表示では無料で、デベロッパはMixtend Inc.、評価は2.7万件で4.6、仕事効率化のカテゴリで62位、対応はiPhoneのみ、サイズは101.5MBとなっています。紹介文には完全無料で利用できると書かれています。
アプリを使う利点は、作った出欠表が一覧で残ることです。ブラウザだけで使うと、作ったページのURLを自分で控えておく必要があります。何度も作る担当なら、一覧がある側が楽になります。
一方で、アプリ側の使い勝手について、利用者から挙がっている指摘もあります。
2023/12/01 イッシー212 大変重宝しています。アプリ上で同じ調整さん内容が2件ダブって記載されたり、1件毎に調整さんを削除出来ないのが、マイナスです。 出典: apps.apple.com
この指摘に対して、運営から次の回答が出ています。
調整さんをご利用いただきありがとうございます！イベント一覧上のイベントを1件ごとに削除する機能は、2024年1月中のリリースに向けて鋭意開発中でございます。イベントの重複表示に関しましてはご不便をおかけし恐れ入ります。2023年12月に改善を行いましたので、引き続きご利用いただけますと幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。 出典: apps.apple.com
このやりとりから読み取れるのは、一覧の整理まわりに改善の余地が認識されているという点です。数年前のやりとりなので現在の状態は画面で確かめる必要がありますが、たくさん作る運用をするなら、一覧がどこまで整理できるかを先に自分の手元で見ておくほうが確実です。
参加者側については、アプリを入れてもらう必要はありません。公式サイトには、パソコンやスマホで使えて、みんなが平等かつカンタンに利用でき、対応機種を気にする必要はないと書かれています。答えるだけならブラウザで足りるので、参加者に何かを入れてもらう相談は不要です。
無料で使える範囲と、法人向けとの違い
個人や団体が使う範囲では、費用はかかりません。アプリの紹介にも完全無料で利用できると書かれています。無料の代わりに画面には広告が表示されます。
法人向けには別の提供があります。調整さんビジネスの案内ページには、通常の調整さんの全機能に加えて、すべてのページで広告が非表示になること、ビジネスシーンに最適化したデザインになることが書かれています。機能としては、SAML認証によるシングルサインオン、IPアドレスによるアクセス制限、パスワードポリシーなどが挙げられています。料金は問い合わせる形になっています。
法人向けの案内ページには、想定される困りごとも3つ挙げられています。メールでの煩雑なやりとり、日程ごとの各メンバーの参加可否が一覧できないこと、セキュリティが心配なこと。この3つは、企業だけの悩みではありません。町内会や学校でも同じことが起きています。挙げられている困りごとを読むと、無料の調整さんで解けるのは2つめまでで、1つめと3つめは道具を変えないと残ることが分かります。
団体で判断するなら、見るべきは広告です。無料の画面には広告が出るので、操作に慣れていないメンバーが押してしまう相談が出ます。町内会や学校の保護者に配る場面では、この点が実際の障害になります。広告を消したいという理由だけで法人向けに移るかというと、規模によって答えが変わるところです。
もう1つ、関連サービスの案内も出ています。公式サイトのフッターには、日程調整自動化サービスのTimeRexと、法人向けの調整さんビジネスが並んでいます。相手と1対1で日程を決める場面が多いなら前者、組織として使うなら後者という住み分けになります。団体の役員会のような多人数の出欠なら、無料の調整さんがそのまま合っています。
団体で使い続けるときに詰まるところ
単発のイベントなら、ここまでの手順で十分です。毎月これを繰り返す団体では、別の場所で時間を取られます。詰まるところは6つです。
第1に、誰が答えていないかが分からないことです。名簿を持たないので、空いている欄を名簿と見比べる作業が発生します。会員が50人いれば、50人分の突き合わせを毎回します。この作業は回答が集まるたびに繰り返されるので、月に何度も出欠を取る団体では負担になります。
第2に、名前の書き方が揃わないことです。登録が要らない代わりに、名前は自由に入力します。同じ人が「田中」「田中太郎」「たなか」と書き分けると、名簿と突き合わせられません。メモに「フルネームで入力してください」と書いておくと減りますが、なくなりはしません。
第3に、過去の出欠が残らないことです。1件ごとに独立したページなので、同じ人が今年何回出席したかを見るには、全部のページを開いて数える必要があります。当番を公平に回したい団体では、この集計が毎回発生します。
第4に、URLが流れることです。トークに貼ったURLは日がたつと遡りにくくなり、「あの出欠表どこだっけ」が来ます。とりまとめる側は自分の控えを別に持つことになります。
第5に、同じメンバーの情報を毎回入れ直すことです。名簿を持たないので、参加者は毎回名前を打ちます。月に2回出欠を取る団体では、1年で24回、全員が自分の名前を打ち直します。1人あたりの手間は小さくても、人数と回数を掛けると無視できない量になります。答える側の手間が積もると、回答率が下がっていきます。
第6に、引き継ぎに残せないことです。作った出欠表のURLは、作った人の手元にしかありません。担当が代わるとき、過去の出欠表をまとめて渡す手段がないので、実質的に引き継げません。前年の当番表や出席回数を参照したい団体では、ここが行き止まりになります。
この6つは、どれも道具の欠陥ではありません。登録が要らない代わりに名簿を持たない、という設計から自然に出てくる結果です。単発に強く、継続に弱い。その線を理解して使い分けるのが正解になります。
出欠だけで足りるか、連絡ごとまとめるか
とりまとめる立場からは、出欠を取る作業だけを切り出して考えても答えが出ません。前後にある作業と合わせて見ると、判断ができます。
出欠を取るまでに、連絡先の名簿があります。出欠を取った後に、確定した日程を伝える作業があります。その後に、当日の連絡と欠席者への共有があります。出欠を取る部分だけを別の道具でやると、名簿は別、連絡は別、記録は別、という形になります。1人が退会したときに直す場所が3つになり、どこかが漏れます。
判断の目安として、次の線引きが実務的です。出欠を取るのが年に数回で、相手も毎回変わるなら、登録の要らない出欠表がいちばん速い。毎月のように取っていて、相手が名簿として決まっているなら、名簿を持っている仕組みの側に寄せたほうが、年単位では手間が少なくなります。前者に重い仕組みを持ち込むと大げさになり、後者に単発の方法を続けると、担当が代わるたびに引き継ぎが増えます。
名簿を1つにすると何が変わるかは、未回答の把握で分かります。名簿と出欠表が別なら、毎回突き合わせます。同じなら、答えていない人がそのまま一覧に出ます。突き合わせる作業自体が消えるので、月に何度も出欠を取る団体ではここがいちばん大きく変わります。メンバー以外は見られない形にしておけば、URLが外に出たときの心配も残りません。
配る経路についても考えておく価値があります。トークに貼る形の使い勝手はLINEグループとの比較に整理してあり、過去のやりとりが遡れる形を探すならLINEオープンチャットとの比較も判断材料になります。町内会で出欠と当番がどう回っているかは町内会での使われかたに、PTAの担当が何を集めているかはPTAでの使われかたに、サークルの出欠の取り方はサークルでの使われかたに例があります。
どちらに寄せる場合でも、共通して決めておくとよいのは3つです。締め切りと成立の基準を先に決める。確定した日程を残す場所を決める。名前の書き方を1行で伝える。この3つが書いてあれば、担当が代わっても運用は続きます。切り替えを検討する段階で出てくる疑問はよくある質問にまとめてあるので、判断の前に読んでおくと迷いが減ります。
Q1. 調整さんは会員登録が必要ですか？
公式サイトには、ログインなしでも利用できると書かれています。作る側も答える側もアカウントを作らずに使えるため、参加者に登録をお願いする必要がありません。ログインすると作った出欠表の管理が便利になりますが、単発のイベントなら登録なしのままで足ります。アプリの紹介にも完全無料で利用できると書かれています。
Q2. 候補日はいくつ出すのがよいですか？
5個から7個に絞るのがおすすめです。10個を超えると答える側の画面が横に長くなり、途中でやめる人が出ます。学校行事や地域の行事、施設の予約状況を先に確認して、絶対に無理な日は候補に入れないでください。全員がバツを付ける作業を省けます。
Q3. 回答締切と回答保護はどこで設定しますか？
どちらもイベントを作る画面の詳細設定の中にあります。回答保護には、イベント作成後は変更できないという注意書きが付いているので、作る前に決めておく必要があります。回答締切は、確定した日程を全員に伝える日から逆算して、3日以上の余裕を取って設定してください。
Q4. 毎月の出欠を調整さんで続けると、どこで手間が増えますか？
名簿を持たない設計なので、誰が答えていないかを名簿と突き合わせる作業が毎回発生します。名前の書き方が人によって揃わないことも突き合わせを難しくします。過去の出欠も1件ごとに独立しているため、年間の出席回数を数えるには全部のページを開くことになります。単発には強く、継続には弱い道具です。