伝助は、候補日を並べて丸バツ三角で出欠を集める出欠表です。会員登録がなく、アプリのインストールもなく、ブラウザだけで動きます。この記事では、イベントを作るところから出欠を集めて締めるところまでを、公式サイトのヘルプに書かれている手順に沿って順番に説明します。あわせて、候補日程の上限や有効期限といった制約、そしてとりまとめる立場で引っかかりやすい箇所も挙げます。先に結論を書くと、伝助は「作る側の手間がほぼゼロ」という点で他の出欠表と性格が違います。その代わり、作ったあとの管理は人の記憶に頼る設計になっているので、そこだけ先に対策しておく必要があります。
伝助がどういう道具なのかを先に押さえる
伝助の性格は、公式サイトの記載にはっきり出ています。料金体系については次のように明記されています。
「伝助」の利用には、料金はいっさいかかりません。料金を払うことで機能が増えるといった有料プランもありません。無料ですべての機能をご利用出来ます。 出典: densuke.biz
有料プランがそもそも存在しません。機能制限のある無料版という考え方ではなく、全部が無料です。個人情報の入力も不要で、会員登録の手続きなしにすぐイベントページを作れます。名前やメールアドレスを入力しなくても、すべての機能が使えます。
ブラウザ上で動くWebアプリなので、スマートフォンやパソコンにアプリを入れる必要もありません。さらに、スマートフォン登場以前の携帯電話での表示にも対応していると案内されています。町内会や地域の集まりで、固定電話とガラケーだけの世帯が残っている場合には、この点が現実的な意味を持ちます。
出欠の入力は丸三角バツのボタンを押すだけで、参加者が入力した出欠は自動で集計されます。日程ごとに出席できる人数が表示され、丸がいちばん多い行は背景色が薄い黄色になります。集計を人がやる必要はありません。
参加者の間口が広いことを、解説記事は次のように評価しています。
伝助の使い方は非常にシンプルで、会員登録やログインといった手間をかけずに、誰でも最短で日程調整を開始できるのが最大のメリットです。 出典: gourmetplus.jp
とりまとめる立場で重要なのは、参加者に何も要求しないという点です。新しいIDとパスワードを増やさない。アプリを入れてもらわない。年配の会員がいる会では、ここが最初の関門になるので、その負担がゼロであることは大きな利点です。
イベントを作る手順
イベントの作成は、公式サイトの使い方ページに画像付きで説明されています。手順を文章に直すと次のようになります。
ページ左上の「イベントを新規に作成する」ボタンを押して、新規作成ページに進みます。公式サイトによれば、入力が必須の項目は「イベント名」と「候補日程」の2つだけです。
イベント名は、他の人が見て分かる名前を付けます。「10月役員会」「秋の清掃活動」のように、用件が分かる短い名前にします。ここに会場の住所や担当者の電話番号を書かないほうが安全です。理由は後の節で説明します。
候補日程は、調整したい日程を1行に1つずつ入力します。カレンダーの日付をクリックすると、入力欄に自動で反映されます。入力欄への手入力もできるので、日付以外の項目を並べることも可能です。
その下にある「イベント説明文」「パスワード設定」「メールアドレス」は必須ではありません。イベント説明文に入力した内容は出欠登録ページの先頭に表示されるので、詳しい説明や入力時の注意事項をここに書けます。パスワード設定は、出欠登録ページにパスワードをかけたいときに入力します。メールアドレスは、登録内容の控えを自分に送りたい場合に入力します。
入力が終わったら「作成する」ボタンを押します。「イベント作成完了」画面が表示され、そこに作成されたページのURLが出ます。このURLを、スケジュールを調整したい人にメールなどで知らせれば準備は完了です。公式サイトには、まず自分自身の出欠を登録しておくよう案内されています。空の表を渡されると最初の1人になるのをためらう人が出るので、この一手間は実際に効きます。
ここで必ずやっておきたいのが、メールアドレスの入力です。必須ではありませんが、後述する理由で、入力しておかないと自分が作ったイベントを編集できなくなる場面が出ます。
候補日程に時刻や場所を付ける
候補日程の入力には、知っておくと手間が大きく減る機能があります。公式サイトの「一歩進んだ使い方」に説明されている入力オプションです。
新規にイベントを作成する際、候補日程の入力で「入力オプション」をクリックすると、カレンダーの日付を選んだときに日付の後ろに付ける文字列を指定できます。テキストボックスに文字列を入力してからカレンダーの日付をクリックすると、その文字列が日付の後ろに付きます。「19:00〜」を付けたい場合や「＠渋谷ハチ公前」を付けたい場合に使えます。
複数の文字列をまとめて入れることもできます。半角カンマで区切ると、1つの日付に対して複数の候補が作られます。「午前,午後」と入力して日付をクリックすると、その日の午前と午後が別の行になります。「18:00,19:00,20:00」と入力すれば、その日の3つの時間帯が候補として並びます。「1限,2限,4限,6限」のような使い方も紹介されています。
この入力方法が効くのは、時間まで含めて決めたい会です。日付だけの候補で「その日は大丈夫」と回答をもらっても、午前か午後かで別れることがあります。最初から午前と午後に分けておけば、二度手間になりません。
公式サイトの記載では、伝助は会議や打ち合わせの開催時間に合わせた時間を自分で手入力する仕組みで、調整候補日はカレンダーをクリックすると入力欄に自動で表示される、と説明されています。つまり時刻は自由入力なので、書式を自分で決められる代わりに、書式をそろえる責任も自分にあります。「19時」と「19:00」が混ざると読みにくくなるので、最初にどちらかに決めておきます。
もうひとつ、候補日程の欄は日付以外も入れられます。公式サイトの「一歩進んだ使い方」には、候補日程に日時の代わりにアンケートの項目を登録すれば簡単なアンケートとして使える、という応用が紹介されています。「参加する行事を選んでください」のような選択式の集計に転用できます。
URLを配って出欠を集める
作成完了画面に出たURLを配ります。伝助にはSNSやトークアプリとの専用の連携機能はないので、URLをコピーして渡すだけです。
出欠の登録手順は、参加者から見ると3手です。イベントページの「名前」の欄に自分の名前を入力して「新規追加する」ボタンを押す。各日程の出欠を丸バツ三角から選んで「登録する」ボタンを押す。コメントを添えたい場合は「コメント」欄に記入する。登録した内容はイベントページに反映され、コメントは一覧表の下のコメントエリアに表示されます。
候補日程の右に表示される数字は、日程ごとの丸バツ三角の数です。最も丸が多い行は背景色が薄い黄色になります。集計結果を幹事が計算する必要はありません。
出欠を変更したい場合は、一覧表で名前をクリックします。変更画面に移動するので、選択肢を変更して「更新する」ボタンを押します。コメントも同じ画面で書き換えられます。削除したい場合は、変更画面で「この出欠を削除」にチェックを付けて「更新する」を押し、確認のダイアログでOKを押します。
登録した出欠を未選択の「－」の状態に戻すこともできます。名前をクリックして変更ページに移り、選択済みのマークをもう一度クリックすると選択が解除されます。その状態で登録を更新すると「－」に戻ります。
ここで注意すべき点があります。他の人が登録した出欠も変更できてしまう、という仕様です。伝助は本人確認をしないので、名前をクリックすれば誰の回答でも書き換えられます。悪意がなくても、自分の行を探しているうちに他人の行を開いて上書きする事故は起きます。参加者が多い会では、最初のメッセージで「自分の名前の行だけを触ってください」と伝えておくと事故が減ります。
出欠表を見やすくする2つの設定
人数や候補日程が増えると、一覧表が画面に収まらなくなります。伝助にはこれに対応する設定が2つあります。
1つめは見出し列の固定です。出欠表が画面に収まらない大きさの場合、候補日程の列が画面の外に出ると日程と出欠の対応が分からなくなります。そのため表が大きい場合は、自動的に名前や候補日程の列を固定して常に画面に表示するようになっています。固定された列との境界は黒い太線で示されます。固定が邪魔になる場合は、表の下の「このページについての情報」から「見出し列の固定」の「変更」で解除できます。なお、候補日程の列が長すぎて160ピクセル以上のスペースが確保できない場合は、列の固定を行わない仕様です。スマートフォンで幅が足りないときは、画面を横向きにすると固定表示できることが多いと案内されています。
2つめは行と列の入れ替えです。標準では出欠表の左側に候補日程、上側に名前が並びます。この配置を入れ替えられます。イベントページ下部の「このページについての情報」にある「名前の表示位置」欄で「行と列を入替え」をクリックし、「保存する」を押します。設定はCookieを使ってブラウザに保存されるので、後日開いたときにも反映されます。
この入れ替えが効く場面が公式サイトに具体的に書かれています。すでに日程が決まっている同窓会で出欠だけを取るような場合、1つの日程に対してたくさんの名前が登録されます。横に長い表はスマートフォンで見にくいので、行と列を入れ替えて名前を縦に並べると見やすくなります。行事の出席確認だけを取る用途では、最初にこの設定を変えておくと参加者の負担が減ります。
更新をメールで通知する設定
出欠が入ったことに気づく仕組みも用意されています。公式サイトの手順を整理します。
イベントページの出欠表の下にある「更新をメールで通知する」ボタンを押します。通知を送るメールアドレスを入力して「次に進む」を押します。入力したアドレスに本登録用のURLが記載されたメールが届くので、そのURLにアクセスして本登録を完了させます。この本登録の手続きは、初めて登録するアドレスの場合だけ必要です。
登録が済むと、そのイベントに出欠の追加や更新があったときにメールで通知が届きます。解除したい場合は、通知メールの本文にある解除用のURLから手続きします。
注意点が2つあります。ひとつは、携帯キャリアのメールアドレスは通知メールを迷惑メールと判断して遮断することが多いため、それ以外のアドレスを登録するよう公式サイトが勧めている点です。もうひとつは、メールアドレスを登録した端末からの更新は自分自身の更新とみなして通知が行われない点です。自分でテストしても通知が来ないので、動いていないと勘違いしやすいところです。
通知が届かないという相談は、この2つのどちらかに当たることがほとんどです。キャリアメールを使っている場合は、まず別のアドレスで試します。
締めるときの作業と、押さえておくべき制約
日程が決まったあとの作業と、伝助の制約をまとめます。
回答の選択肢は変更できます。初期設定は丸三角バツからの選択ですが、イベント編集ページの「回答の選択肢」の「変更する」ボタンから、丸三角バツ、丸バツ、二重丸丸三角バツの3種類のうちどれかを選べます。任意の文字列に変えることはできません。「絶対に出られる」と「出られたら出る」を分けたい場合は、二重丸を含む4段階が使えます。
出欠表は書き出せます。イベント編集ページで「CSV形式で登録データを出力する」をクリックするとCSV形式で出力され、表計算ソフトに取り込めます。ただしCSV出力はパソコン版限定の機能です。スマートフォンを使っている場合は、ページ上部の「パソコン版の表示にする」をクリックしてパソコン用の表示に切り替える必要があります。
上限があります。1つのイベントで登録できるのは、候補日程が500件まで、人数が100人までです。これを超える場合はイベントページを複数に分割するよう案内されています。世帯数が100を超える町内会では、この上限に当たります。
有効期限があります。イベントページは159日以上の間、出欠の登録や変更がない場合は自動的に削除されます。延長したい場合は出欠情報を更新すれば、その時点から159日後まで有効になります。最後の更新日時は、イベントページ下部の「このページについての情報」欄で確認できます。
編集ページのURLを失わない工夫が必要です。出欠一覧ページに表示される「イベント編集ページ」へのリンクは、イベントを作成した端末でページを見ている場合に管理者とみなして表示される仕組みです。作成した端末以外で見ている場合や、イベント作成から30日間という認証の有効期限を過ぎた場合には、このリンクが表示されなくなります。その場合は、作成完了画面に表示された編集用ページのURLを直接入力する必要があります。このURLは、イベント作成時にメールアドレスを入力していれば控えのメールにも記載されています。分からなくなった場合は再通知依頼フォームから再送を依頼できます。
この最後の点が、伝助でいちばん詰まりやすいところです。役員が私物のスマートフォンで作って、その人が役を降りると、編集できる人がいなくなります。イベントを作ったら、編集用ページのURLを会の記録に残す。これを手順に組み込んでおくと事故が防げます。
参加者に送る案内文の書き方
伝助はURLを配るだけなので、案内文の出来が回答率を決めます。実際に入れる要素は5つです。
何の出欠なのか。候補が何件あるのか。いつまでに回答するのか。名前をどう書くのか。他人の行を触らないこと。この5つを、URLとは行を分けて書きます。
文面の型にすると次のようになります。「10月の役員会の日程を決めます。候補は3件あります。都合のつく日すべてに丸を付けてください。9月30日（火）までに回答をお願いします。名前は『1組 田中』のように組の番号を付けてください。ご自分の名前の行だけを触ってください。」
このあとに行を空けてURLを貼ります。URLの直後に注記を書くとリンクの範囲がずれて開けない端末が出るので、注記は必ず別の行に置きます。
名前の書式を指定する理由は2つあります。ひとつは同姓の会員がいる場合に区別できないこと。もうひとつは、CSVに書き出して名簿と突き合わせるときに表記がそろっていないと照合が手作業になることです。50人規模の会で表記がばらけると、照合だけで30分以上かかります。
締切を書く理由は、催促の文面を「締切を過ぎています」で書けるようにするためです。伝助には回答締切を機能として設定する仕組みがないので、締切は案内文の中で人が伝えることになります。ここが他の出欠表との違いです。締切後に回答を止める機能もないので、締切を過ぎた回答が入ってきたら幹事が判断します。
催促は3段構えで決めておくと迷いません。締切の3日前に全体へ流す。前日に未回答の人へ個別に連絡する。締切後は催促せず「回答がなかった方は欠席として扱います」と結論を書く。扱いを先に決めておけば、集まらないこと自体は問題になりません。
伝助で詰まったときに確かめる順番
公式サイトのよくある質問に載っている症状のうち、実際に相談が多いものを順番に挙げます。
イベント編集ページで日程の削除や順番変更ができない場合。公式サイトには、LINEのメッセージ上のURLをクリックしてページを開いている場合、LINEアプリの独自ブラウザの挙動によってこの症状が出ると考えられる、と説明されています。対策は、LINEのメッセージ内のURLをコピーして、ChromeやSafariなど別のブラウザに直接入力して開くことです。LINEのブラウザの動作は伝助の側からは修正できないと明記されています。
登録内容の控えメールが届かない場合。公式サイトには、送信処理は正常に行われている場合がほとんどで、プロバイダーがスパムメールと判断して振り分けている可能性があると書かれています。迷惑メールフォルダを確認し、携帯メールの場合は指定ドメイン以外からの受信を遮断する設定になっていないかを確認します。
編集ページへのリンクが消えた場合。前述の30日の有効期限か、作成した端末以外で見ていることが原因です。控えのメールに記載されたURLを使います。
他の人の出欠が変更できてしまう場合。これは仕様です。伝助は本人確認をしないので、名前をクリックすれば誰でも書き換えられます。回答を本人だけに限定する機能はないので、運用でカバーします。
イベントページが見られてしまう心配がある場合。イベント作成時にパスワードを設定すれば、関係者以外がページを見られないように保護できます。設定できるのは作成時なので、必要な会は最初に決めておきます。なお伝助は、証明書つきのSSL通信に対応しており、ページに入力される内容はすべて暗号化してやりとりされると公式サイトに明記されています。通信の安全性とページの公開範囲は別の話なので、混同しないようにします。
控えのメールを複数の人に送りたい場合。公式サイトのよくある質問には、イベント作成時の登録内容控えを送信するメールアドレスを複数指定する方法が載っています。役員が複数いる会では、作成した本人だけでなく副会長や会計にも控えが届くようにしておくと、編集用ページのURLが失われる事故を防げます。これは費用も手間もかからない対策なので、最初から入れておく価値があります。
なお「伝助」という名前の由来も公式サイトで説明されています。スケジュールを伝えるためのサービスであること、お互いの予定を伝えるのを助けるサービスであることから命名され、人の名前のようで親しみやすいことも理由だとされています。会の中で「デンスケを使います」と説明するとき、道具の名前として覚えてもらいやすいのは実務上の小さな利点です。
伝助が向いている場面と、向いていない場面
ここまでの内容を判断材料として並べ直します。
向いているのは、まず参加者にITの慣れの差がある集まりです。会員登録もアプリも要らないので、参加者に頼むことがURLを開いて丸を付けるだけになります。解説記事も次のように評価しています。
大人数の予定をまとめる際、伝助の使い方をマスターすれば驚くほど効率的に日程を確定できます。 PTAや会社の飲み会など、参加者のITリテラシーがバラバラな場面では、会員登録不要で誰でもすぐに回答できる手軽さが大きなベネフィ […] 出典: gourmetplus.jp
次に、ガラケーの会員が残っている集まりです。スマートフォン登場以前の携帯電話での表示に対応していると明記されているサービスは、いまはほとんどありません。
3つめは、外から見られたくない集まりです。イベントページにパスワードを設定できるので、URLが漏れても中身は守れます。設定できるのは作成時だけなので、必要なら最初に決めます。
4つめは、時間帯まで含めて調整したい集まりです。候補日程の入力オプションで、日付の後ろに時刻や場所をまとめて付けられます。半角カンマで区切って「18:00,19:00,20:00」と入れれば、その日の3つの時間帯が一度に候補になります。
向いていないのは、まず人数が100を超える集まりです。上限が決まっているので、分割するしかありません。分割すると集計を人が合算することになり、手間が戻ってきます。
次に、記録を年単位で残したい集まりです。159日で自動削除されるので、その前にCSVを落とす作業が毎回必要です。忘れると去年の記録がありません。
3つめは、役員が毎年代わる集まりです。編集用ページのURLを引き継がないと、作ったイベントを誰も編集できなくなります。認証の有効期限も作成から30日なので、作った人の端末でも1か月を過ぎるとリンクが消えます。
4つめは、回答を本人だけに限定したい集まりです。他の人の出欠も変更できる仕様なので、書き換えを防ぐ機能がありません。人数が増えると事故の確率が上がります。
この4つの向いていない条件のうち、2つ以上に当てはまる会は、出欠表を探す段階ではなく置き場所を考え直す段階に来ています。
出欠表の外に残る仕事をどう扱うか
伝助で日程が決まったあと、とりまとめる人の手元に残るものを整理します。
決まった日程は、参加者の手元には残りません。URLを知っている人は表を開けますが、159日で消えます。行事の日を覚えておくのは参加者の仕事になります。忘れる人が出るので、直前のリマインドは別の経路で送ることになります。
当日の写真、配布資料、会員の連絡先、議事録。これらは伝助の外です。伝助は出欠表なので、それ以外を置く場所ではありません。無料のサービスを組み合わせれば全部置けますが、置き場所が4つ5つに増えます。
この散らばりが効いてくるのは、役員が代わるときです。引き継ぐものが4つあると、そのうち1つは必ず落ちます。落ちるのはたいてい、いちばん古い担当者しか場所を知らないものです。伝助の場合は、編集用ページのURLがこれに該当します。URLを知っている人がいなくなった時点で、そのイベントは誰も編集できなくなります。
連絡そのものをどこに置くかという観点では、LINEグループとの比較で、グループトークに出欠と予定と写真を全部流したときに何が埋もれるかを整理しています。団体向けのアプリで連絡をまとめる考え方はBANDとの比較で扱っています。
とりまとめる立場の人が気にしているのは、始めやすさより、決めたあとに自分が困らないかです。伝助は始めやすさが最大の利点で、参加者に何も要求しません。その代わり、管理の責任が全部作った人の記憶に乗ります。役員が毎年代わる会では、この設計が負担になります。役員が代わるときに引き継ぐものが1つで済むかどうか、そしてメンバー以外は見られない状態を最初から作れるかどうかが、続けるかどうかの分かれ目になります。
地域の集まりでの具体的な運用は町内会での使われかた、学校と保護者が関わる場合はPTAでの使われかたに整理しています。判断に迷う論点はよくある質問にもまとめてあります。
Q1. 伝助を使うのに会員登録は必要ですか？
必要ありません。公式サイトには、伝助の利用に会員登録は必要なく、名前や住所などの個人情報の登録も不要と明記されています。イベント作成時にメールアドレスを入力すると登録内容の控えが届きますが、その機能を使わなければメールアドレスの入力も不要です。
Q2. 伝助は何人まで、候補日程は何件まで登録できますか？
1つのイベントで候補日程は500件まで、人数は100人までです。これを超える場合は、イベントページを複数に分割して使うよう案内されています。100人を超える規模の会では、組や学年ごとに分けて作るのが現実的です。
Q3. 作ったイベントページはいつまで残りますか？
159日以上の間、出欠の登録や変更がない場合は自動的に削除されます。出欠情報を更新すれば、その時点から159日後まで有効になります。最後の更新日時はイベントページ下部の「このページについての情報」欄で確認できます。記録として残したい場合はCSVで書き出しておきます。
Q4. 出欠表を表計算ソフトに取り込めますか？
できます。イベント編集ページで「CSV形式で登録データを出力する」をクリックするとCSV形式で出力されます。ただしこの機能はパソコン版限定なので、スマートフォンから使う場合はページ上部の「パソコン版の表示にする」でパソコン用の表示に切り替えてください。