Googleフォームの回答を確認したいという場面は、いくつかの形で訪れます。出欠が何件入ったか知りたい。誰が答えて誰が答えていないか知りたい。会員から「自分の回答が入っているか確認したい」と言われた。あるいは、開こうとしたら権限がありませんと表示されて中身が見えない。
これらは同じ「回答の確認」という言葉で語られますが、見る場所と直す場所がそれぞれ違います。この記事では、回答を確認する3つの見方、スプレッドシートにまとめる手順、回答者側から確認してもらう設定、そして見られないときに確かめる場所を順に扱います。画面の名前はGoogleの日本語のヘルプにある表記に合わせています。
回答を確認する3つの見方
フォームを開き、上部の「回答」をクリックすると、確認の画面に入ります。ここには3つの見方があります。
概要は、質問ごとの集計とグラフが並ぶ画面です。選択肢の質問は円グラフや棒グラフになり、自由記述は全員の回答が縦に並びます。役員会に出す資料としては、この画面がそのまま使えます。グラフは右上のコピーのアイコンから他の書類に貼り付けられます。Googleドキュメントやスライドに貼った場合は、後からその場で更新することもできます。
質問は、1つの質問に対する全員の答えを並べて見る画面です。「懇親会の参加」だけを一覧で見たいときに使います。質問を切り替えながら見ていく形です。
個別は、1人分の回答用紙を1枚ずつめくる見方です。上部の「回答」から「個別」を選び、前へ、次へのアイコンで移動します。下向きの矢印を押すと回答の一覧から選べます。誰が何と答えたかを丸ごと確認したいとき、あるいは1件だけ削除したいときはここを開きます。
フォームを複数回送信できる設定にしている場合、個別の画面では送信された回答ごとに表示されます。同じ人が2回答えたときの重複も、ここで見つけられます。
会の出欠なら、まず概要で件数を見て、個別で誰が答えたかを確かめる。この順番が短く済みます。
3つの見方は、使う場面がはっきり分かれます。役員会に出す数字を作るのは概要、1つの論点だけを読み込むのは質問、誰かの回答を特定するのは個別です。締め切りまでの途中経過を毎日見るなら概要だけで足りますし、締め切った後に名簿と突き合わせるなら個別かスプレッドシートを使います。最初からスプレッドシートを開いてしまうと、グラフを作り直す手間が増えるので、報告に絵が要るかどうかで入口を変えます。
40世帯ほどの会であれば、この3つの画面だけで集計から報告まで完結します。関数も集計ソフトも要りません。
概要タブが見当たらないときは、回答がまだ0件
回答を確認しようとして「概要」が見つからないという相談があります。これは不具合ではありません。Googleのヘルプには、概要タブは回答が1つ以上ある場合にのみフォームに表示されると書かれています。
つまり、1件も入っていない段階では集計の画面そのものが存在しません。配ったのに1件も入っていないなら、確認すべきは集計画面ではなく、フォームが公開されているかどうかです。Googleフォームは公開しないと回答を受け付けられない仕組みになっているため、作っただけでリンクを配ると、開いた人が何もできない状態になります。右上の公開の状態を見て、「公開済み」になっているかを確かめます。
もう1つ確かめるのは、リンクが正しいかです。編集用のURLをそのまま配ってしまうと、受け取った人は編集画面を開こうとして権限がないと言われます。配るのは、公開または共有の画面から取り出した回答用のリンクです。この取り違えは、フォームを初めて作ったときにいちばん多い失敗です。
スプレッドシートにまとめる手順
数えたり並べ替えたりするなら、回答をスプレッドシートに出します。手順はフォームの上部の「回答」を開き、右上にあるスプレッドシートへのリンクのアイコンを押すだけです。1行1件の表になり、1列目には送信された時刻がタイムスタンプとして入ります。
ここで最初に決めるのが保存先です。新しいスプレッドシートを作るか、既存のスプレッドシートに新しいシートとして追加するかを選べます。会の資料をまとめている1つのファイルに集める形にすると、年をまたいでも1か所で探せます。逆に、毎回新しいファイルを作ると、ドライブの中にフォームと表が2つずつ増えていきます。
表になった後の作業は、ふつうの表計算と同じです。出欠の列で絞り込めば出席者だけが並び、班の列で並べ替えれば班ごとにまとまります。関数を使わなくても、フィルタと並べ替えだけで会の集計はほぼ足ります。
注意したい点がヘルプに書かれています。共同編集者とフォームを共有している場合、共同編集者はフォームにリンクされているスプレッドシートにもアクセスできます。そのため、共同編集者を削除するときは、フォームとスプレッドシートの両方からそれぞれ削除する必要があります。役員が交代したとき、前任者が回答の表を見られる状態が残りやすいのはここです。引き継ぎの手順書に、フォームとスプレッドシートの両方を確認すると1行書いておくのが確実です。
表の列の並びは、フォームの質問の順番と同じになります。質問を後から追加すると列が増えるので、集計の途中で質問を足すと、それまでの行はその列が空欄になります。配った後に質問を足したくなったら、足さずに別のフォームで聞くか、締め切ってから改めて聞くほうが表が崩れません。
もう1つ知っておくと楽なのが、表の側に列を足せることです。回答の右側に「確認済み」「催促した」といった列を自分で作って書き込めます。フォームからの回答が増えても、自分で足した列はそのまま残ります。誰に声をかけたかをここに記録しておくと、同じ人に二度催促する事故が防げます。
手元のパソコンに落としたいだけなら、回答の画面のその他のメニューから「回答をダウンロード（.csv）」を選びます。表計算のソフトで開けるファイルになるので、Googleのアカウントを持たない役員に渡すときはこの形が使えます。ただしファイルとして配ると、配った先で古いまま残り続けます。最新がどれか分からなくなるのを避けるなら、リンクで共有するほうが安全です。
新しい回答が入ったことを、すぐに知る
締め切りが近い出欠では、回答が入るたびに知りたい場面があります。フォームの上部の「回答」を開き、その他のメニューから「新しい回答についてのメール通知を受け取る」を選ぶと、回答があるたびにメールが届きます。
会の用途では、締め切りの数日前だけオンにして、期間が終わったらオフにする使い方が扱いやすい形です。常時オンにしておくと、通知が溜まってどれが新しいのか分からなくなります。
通知を増やしたり、回答者にフォローアップのメールを送ったりしたい場合は、フォームの通知用のアドオンを入れる形になります。会の運営で毎回必要になる機能ではないので、まずは既定の通知だけで運用してみて、足りないと分かってから検討すれば十分です。
回答者からフォームのオーナーに連絡が届くこともあります。回答者は質問やフィードバックのためにオーナーに連絡を取れる仕組みがあり、届いたメールの下部から送信者をブロックすることもできます。会員から「入力できない」という連絡がこの経路で届くこともあるので、フォームを作ったアカウントのメールは、締め切りまでは毎日見ておきます。
回答者が自分の回答を確認できるようにする
「自分が答えたか分からない」という問い合わせは、会のアンケートで必ず出ます。実際に、答えたかどうかを後から調べる方法を探している相談も出ています。
【至急】Googleフォームに自分が回答したかどうか調べる 出典: detail.chiebukuro.yahoo.co.jp
この問い合わせを減らす設定が2つあります。
1つは、回答のコピーを回答者に送る設定です。前提として、メールアドレスを収集する設定をオンにしておく必要があります。設定の「回答」で「確認済み」または「回答者からの入力」を選び、そのうえで「回答のコピーを回答者に送信」を「リクエストされた場合」か「常に表示」にします。常に表示にしておけば、送信した人の手元に控えが残るので、答えたかどうかで迷わなくなります。ヘルプには、迷惑メールフィルタなどの不正使用対策により、回答のコピーが届かない場合があるとも書かれているので、届かない人が出ることは前提に置いておきます。
もう1つは、回答の編集を許可する設定です。設定の「回答」から「回答の編集を許可する」をオンにすると、送信済みの回答を回答者自身が直せます。出欠のように後から変わるものでは、これをオンにしておくと「やっぱり欠席になりました」という個別の連絡が減ります。ただし、締め切り後に中身が変わる可能性があるので、集計を確定させるタイミングでは受付を止めておきます。
なお、匿名のアンケートではこの2つとも使えません。メールアドレスを収集しない形にすると、誰の回答かを特定する手段が無くなるためです。匿名で集めるなら、「答えたかどうかは確認できません」と最初の説明文に書いておくのが親切です。
権限がありませんと表示されるときに見る場所
回答を確認しようとして、あるいは自分で作ったフォームを開こうとして、権限がないと言われることがあります。これも実際に起きている相談です。
グーグルフォームで回答を確認しようと思ったら確認ができませんでした。 また、自分の制作したグーグルフォームのURLを開いたら権限がありませんと言われました。 出典: detail.chiebukuro.yahoo.co.jp
このとき見る場所は3つです。
いまブラウザにログインしているアカウントが、作ったときのアカウントかどうか。 個人用と学校用、個人用と職場用でアカウントを2つ持っていると、ブラウザが別のほうでログインしたままになっていることがあります。画面の右上のアイコンで、どのアカウントで開いているかを確かめます。会の役員が個人のアカウントで作ったフォームを、会用のアカウントで開こうとしている場合がこれに当たります。
開こうとしているURLが編集用か回答用か。 編集用のURLは作った本人か共同編集者しか開けません。回答用のURLは、公開して共有の範囲を設定した相手が開けます。この2つは見た目が似ているので、配る前にどちらを取り出したかを確かめます。
共有の範囲と有効期限。 共有の画面では、回答者を個別に追加する形と、リンクを知っている全員に開放する形を選べます。さらに、アクセスを削除する日付を付けることもできます。有効期限を付けたまま忘れていると、ある日から誰も開けなくなります。開けなくなった日が思い当たる日付なら、ここを疑います。
会のフォームは、作った人1人しか触れない状態にしないほうが安全です。役員をもう1人共同編集者に入れておけば、作った人が不在の週でも確認と修正ができます。とくに締め切りの週に作成者が旅行や入院で不在になると、回答が入っているのに誰も見られない状態になります。共同編集者を1人追加するのは1分の作業なので、フォームを作った直後に済ませておきます。
会員の側から「開けない」と言われたときは、その人の環境を疑う前に、まず自分でもう一度リンクを開いて確かめます。ログアウトした状態のブラウザで開くと、会員が見ている画面に近い状態を再現できます。ブラウザのシークレットウィンドウを使うと、ログイン中のアカウントに影響を与えずに試せます。自分の画面で開けているから大丈夫だという判断が、いちばん多い行き違いの原因です。
スマートフォンから回答を確認する
役員がパソコンを持っていない会も多く、確認はスマートフォンで行うことになります。やり方は2通りあります。
1つは、スマートフォンのブラウザでフォームを開く方法です。回答の画面に入ると、概要のグラフが縦に並びます。画面が狭いので、質問が多いフォームでは何度もスクロールすることになりますが、件数と大まかな割合を見るだけなら十分です。
もう1つは、Googleフォームのアプリやスプレッドシートのアプリを使う方法です。スプレッドシートのアプリで回答の表を開くと、行と列の形で確認でき、並べ替えや絞り込みもできます。数えたいだけならこちらが速く、締め切り直前に出先で件数を確かめる場面で役に立ちます。
スマートフォンで確認するときに気をつけたいのが、アカウントの取り違えです。スマートフォンに個人用のアカウントでログインしていて、フォームは会用のアカウントで作った場合、開こうとしても権限がないと言われます。複数のアカウントを使い分けている役員は、会の作業を始める前にどれでログインしているかを確かめる習慣にしておくと、毎回の迷いが消えます。
画面の小ささで困るのは、自由記述を読むときです。40件の自由記述をスマートフォンで読むのは現実的ではありません。件数と選択肢の集計はスマートフォン、自由記述の読み込みと分類はパソコン、と役割を分けておくと作業が止まりません。
答えていない人を割り出す手順
確認の作業で、いちばん時間がかかるのがここです。フォームは答えた人のリストは作りますが、答えていない人のリストは作りません。締め切り前に催促するには、この差を自分で出す必要があります。
手順は、スプレッドシートの上で突き合わせる形になります。まず会員名簿を別のシートに貼り、回答の表と並べます。氏名の列を基準に、名簿の側に「回答あり」の印を付けていけば、印の付かない行が未回答者です。関数を使わなくても、名簿を50音順、回答を氏名順に並べ替えて目で照合するだけでも、40世帯なら10分ほどで終わります。
ここで効くのが、氏名の書き方を揃えることです。「山田太郎」「山田 太郎」「やまだたろう」が混ざると、突き合わせが手作業になります。フォームの氏名の質問に「姓と名の間に空白を入れずにお書きください」と説明を付けておくだけで、この作業が大きく楽になります。班や地区を選択肢で聞いておくと、班ごとに催促する相手を絞れます。
未回答者が分かったら、全員に向けて「まだの方はお願いします」と流すのか、個別に声をかけるのかを決めます。会の雰囲気によりますが、全員向けに1回流してから、締め切り前日に班長から個別に、という二段構えが角も立たず回収率も上がる形です。個別に声をかける段階では、名前を出して催促しないよう気をつけます。誰が答えていないかが他の会員に見えると、次から答えにくくなります。
重複や誤りを見つけたときの直し方
確認していると、同じ人が2回答えている、明らかな書き間違いがある、といった行が出てきます。ここで決めておきたいのが、どこで直すかです。
フォームの個別の画面から1件ずつ消す方法と、スプレッドシートの表の上で行を消す方法があります。この2つを混ぜると、どちらの件数が正しいのか分からなくなります。会として先に「集計はスプレッドシートを正とする」と決めておき、フォーム側は触らない形にするのが扱いやすい形です。テストで入れた自分の1件だけは、集計を始める前にフォームの個別の画面から消しておきます。
重複は、時刻の列で判断します。回答の表の1列目には送信された時刻が入るので、同じ氏名が2行ある場合、後の時刻のほうを残すのが基本です。回答の編集を許可している場合は、編集のたびに行が増えるのではなく元の行が更新されるため、この判断が要らない場面もあります。どちらの設定にしているかを確かめてから作業します。
書き間違いを直すときは、直した記録を残します。表の右端に「備考」の列を1つ作り、「9月28日、班名を役員が修正」と書いておけば、後で数字が合わないときに追えます。役員が黙って直すと、翌年の担当者が元の回答と違うことに気づけません。
明らかに誰の回答か分からない行が出ることもあります。氏名が空欄で、内容だけが入っている場合です。無理に推測して埋めず、そのまま「氏名不明1件」として集計し、報告にもその形で書きます。推測で埋めた1件が後から別人のものだったと分かると、そのアンケート全体の信用が落ちます。
件数が増えたときに起きること
会の規模では当たらないことがほとんどですが、大きな行事や地域全体の調査では、件数によって画面の挙動が変わります。集計の方法を解説した記事では、次のように整理されています。
ただし、回答数が少ない段階では結果が偏ることがあります。数値だけで結論を出さず、自由記述や個別回答もあわせて確認しましょう。Googleフォームでは、回答数が50,000件を超えると回答の概要を表示できない場合があります。フォーム画面は速報確認、スプレッドシートやCSVは詳細分析・正式集計という役割分担にしておくと安心です。 出典: jicoo.com
ここで押さえておきたいのは件数の話より、役割分担の考え方です。フォームの概要の画面は途中経過を見るためのもので、正式な集計はスプレッドシートかCSVで行う。この分け方にしておくと、報告に出す数字と画面に出ている数字が食い違いません。
もう1つ、少ない件数で結論を出さないという指摘も会の運営に当てはまります。40世帯のうち12件しか返ってきていない段階で「多数の意見」として報告すると、後から異論が出ます。返ってきた件数と配った件数を必ず並べて書くようにすると、この種の行き違いが減ります。
集計を締めて、確定させる
確認と集計が済んだら、受付を止めます。公開済みのフォームの右上にある公開のアイコンから「回答を受付中」をオフにすると、それ以降は回答できなくなります。回答者には受付を終了したというメッセージが表示され、この文面は自分の言葉に書き換えられます。「このフォームでは回答の受け付けが終了しています。ご不明な点は役員までお知らせください」といった一文にしておくと、止めた後の問い合わせが減ります。
締め切りを人の記憶に任せたくないなら、終了日を先に設定します。「終了日または回答数の上限を設定」から特定の日時を選ぶと、その時刻で自動的に締まります。定員のある行事なら、回答数で終了を選んで上限の数を入れます。フォームにすでに回答がある場合、入れる数はこれまでに受信した数より大きくする必要があります。複数の人が同時に回答した場合は上限に関係なく受け付けられるので、定員ぴったりで締めたい申込では、最後に人数を目で確認する工程を残しておきます。
締めるタイミングは、集計を始める時刻より前に置きます。集計しながら回答が入り続けると、途中で数えた分と最後の数が合わなくなり、もう一度最初から数え直すことになります。締めてから開く、という順番を決めておけば、この手戻りは起きません。
締めた後に「間に合わなかった」という連絡が来ることもあります。そのときは、フォームを開け直すのではなく、口頭や個別の連絡で受け取り、表の右端に手で書き足して備考に日付を残す形が扱いやすいです。フォームを開け直すと、他の人も入力できる状態に戻り、どこまでが締め切り前の回答か分からなくなります。
締めたら、スプレッドシートの表をその時点で固定します。回答の編集を許可する設定をオンにしていると、締め切り後でも中身が変わることがあります。報告に使った時点の表を別のシートに複製して「9月28日締め切り時点」と名前を付けておけば、後から数字が変わっても説明できます。
確認した結果を、翌年の担当者が探せる形で残す
確認と集計が終わって安心してしまうと、次の年に同じ苦労が戻ってきます。困るのは集計そのものではなく、どこに何があるか分からなくなることです。
フォームと回答の表は、作った役員のGoogleドライブに入ります。役員が代わるとき、ドライブのどのフォルダに何年分があるのかを引き継ぐところで漏れが起きます。会の共有フォルダに「アンケート」というフォルダを作り、年と行事名をファイル名にして置いておくだけで、翌年の担当者が前年の分を開いてそのまま真似できます。
集計した結果そのものも、同じ場所に置きます。グラフの画像や要約の文章が、議事録を作った役員のパソコンとメールの送信済みにしか残っていない状態は、いちばん引き継ぎにくい形です。会の記録は、時系列で流れる連絡とは別の場所に、日付と議題で並んだ形で置いておく必要があります。
団体向けの連絡ツールを使っている会では、出欠の回収と未回答者の把握と記録の保存が同じ場所で片付きます。いま使っている道具との違いを先に見ておくと判断が早くなります。無料で人数も無制限のグループトークと団体向けのツールでは、記録の残り方と誰が見られるかが違います。その差はLINEグループとの比較に整理されています。掲示板と予定表を備えた団体向けのアプリを使っている会なら、記録の探しやすさの違いがBANDとの比較にまとまっています。
確認する側の手間から見た、回答管理の落としどころ
とりまとめる立場の判断に畳み直します。
Googleフォームの回答の確認そのものは、難しい作業ではありません。概要で件数を見て、個別で誰が答えたかを見て、スプレッドシートで数える。この3手で終わります。手間が積み上がるのはその前後です。
前は、答えていない人を探す作業です。フォームは答えた人のリストは作りますが、答えていない人のリストは作りません。40世帯のうち28件返ってきたとき、残りの12世帯がどこなのかは会員名簿と突き合わせて手で探すことになります。毎月これをやると、集計より突き合わせのほうが時間がかかります。
後は、記録を引き継ぐ作業です。フォーム、スプレッドシート、集計結果、共同編集者の権限。この4つを毎年引き継ぐのは、担当が代わる会では現実的な負担になります。役員が代わるときに引き継ぐものが1つで済むかどうかで、その仕組みが続くかが決まります。
会員名簿と出欠が同じ場所にある形にすると、未回答者を探す作業が消えます。実際に回覧板と口頭の連絡を置き換えた会がどう運用しているかは町内会での使われかたに、役員が毎年代わる前提で組んでいる例はPTAでの使われかたに載っています。あわせて、集めた中身が会員以外の目に触れないかも確かめておきます。フォームのリンクは知っている人なら誰でも開けるので、会の内部で扱う話にはメンバー以外は見られない置き場所が要ります。費用や個人情報の扱いで先に確認しておきたい点はよくある質問に整理してあります。
最後に確認の順番だけもう一度置きます。概要で件数、個別で回答者、スプレッドシートで集計、締めてから表を固定する。この順で進めれば、報告に出した数字が後から変わることはありません。
Q1. 回答を確認しようとしたら「概要」のタブが見当たりません。
回答がまだ1件も入っていない可能性が高いです。Googleのヘルプには、概要タブは回答が1つ以上ある場合にのみ表示されると書かれています。配ったのに入っていないなら、フォームが公開されているか、配ったリンクが編集用ではなく回答用かを確認してください。
Q2. 自分で作ったフォームなのに「権限がありません」と表示されます。
見る場所は3つです。ブラウザがいまログインしているアカウントが作成時のものか、開こうとしているURLが編集用か回答用か、そして共有の設定に有効期限が付いていないか。個人用と学校用など複数のアカウントを持っている場合は、右上のアイコンでどちらで開いているかを確かめてください。
Q3. 会員から「自分が答えたか分からない」と言われます。どう設定すればよいですか？
メールアドレスを収集する設定をオンにしたうえで、「回答のコピーを回答者に送信」を「常に表示」にすると、送信した人の手元に控えが残ります。あわせて「回答の編集を許可する」をオンにすると、後から自分で直せるようになります。匿名のアンケートではどちらも使えないため、答えたかは確認できない旨を説明文に書いておきます。
Q4. 締め切った後に回答の数字が変わってしまいました。
「回答の編集を許可する」がオンになっていると、締め切り後も回答者が中身を直せます。受付を止めるには、公開のアイコンから「回答を受付中」をオフにしてください。あわせて、報告に使った時点のスプレッドシートを別のシートに複製し、締め切り日を名前に入れておくと、後から数字が動いても説明できます。