回覧板やお知らせの紙にQRコードを1つ載せておけば、スマホで読み取ってその場で回答してもらえます。長いURLを手で打ってもらう必要がなくなり、電話で聞いて回る手間も減ります。町内会や部活のように紙の配布がまだ残っている場でこそ、この組み合わせは効きます。
ただ、Googleフォームの画面をいくら探してもQRコードを作るボタンは見つかりません。ここで詰まる人が多いのは、探す場所が違うからです。QRコードは、フォームの外側、つまりブラウザの機能で作ります。
この記事では、Googleが公式に案内している手順に沿って、パソコン、Android、iPhoneでQRコードを作る方法を扱います。あわせて、配る前に必ず確かめておきたい点、紙に載せるときの大きさと添える文、班ごとに違うコードを配る方法、そしてQRコードにしても解決しない部分までを順に書きます。画面の名前はGoogleの日本語のヘルプに載っている表記に合わせています。
Googleフォーム自体にQRコードを作る機能は無い
最初にここをはっきりさせておきます。Googleのヘルプにある「フォームを公開して回答者と共有する」のページには、フォームを配る方法が並んでいます。回答者に送信するリンクをコピーする方法、メールで送る方法、ウェブサイトやブログにHTMLで埋め込む方法、回答を事前に入力したリンクを配る方法です。この一覧の中にQRコードはありません。
つまり、フォームの画面の中を探し続けても見つかりません。作り方は、フォームのリンクを取ってきて、そのリンクをQRコードに変換する、という二段構えになります。変換する道具として、Googleが自社のヘルプで手順を公開しているのがChromeです。
なお、「QR コード」という言葉は、日本およびその他の国における株式会社デンソーウェーブの登録商標です。Googleのヘルプにもこの注記が載っています。会の資料に載せるときに気に掛ける必要はありませんが、商業的な印刷物で大きく扱うなら知っておいて損はありません。
紙に載せる効果については、解説記事でも触れられています。
GoogleフォームをQRコードで表示させると、スマートフォンやタブレットからすぐにフォームにアクセスできます。 出典: form.run
URLを手で打つ手間が無くなる、というのがいちばん分かりやすい利点です。実際の効き方は、読み手の年齢層で大きく変わります。QRコードの読み取り方が分からない会員がいる会では、コードと一緒に短いURLも載せておく二段構えが要ります。
配る前に、正しいリンクを取る
QRコードを作る前の段取りがいちばん大事です。ここを間違えたコードを印刷してしまうと、刷り直しになります。
まず、フォームを公開します。Googleのヘルプには、回答者がフォームにアクセスできるようにするにはフォームを公開する必要があり、公開されていないフォームでは回答を受け付けることができない、と明記されています。右上の公開を押し、管理から回答できるユーザーを選び、完了、公開と進みます。公開されると右上に「公開済み」と表示されます。紙を配ってから公開を忘れていたことに気づく事故は、とても起きやすい部分です。
次に、回答用のリンクを取ります。取り方は3つあり、右上のプレビューから「回答者に送信するリンクをコピー」を選ぶ、公開済みの表示をクリックして同じ項目を選ぶ、右上の共有から選ぶ、のいずれかです。
ここで絶対に間違えてはいけないのが、編集用のURLをそのままQRコードにしないことです。ブラウザのアドレス欄に出ているURLは、作業中は編集用のURLになっています。これをコードにして配ると、読み取った人がフォームを編集できる状態になります。
編集用URLをQRコード化すると、他の人がフォーム内容を変更できてしまいます。必ず「回答用URL」を取得してください。 出典: form.run
判別の仕方は簡単で、URLの末尾を見ます。編集用のURLには edit という文字が入っています。回答用のリンクを正しくコピーできていれば、この文字は入りません。印刷に回す前に、一度そのリンクをブラウザに貼って開き、質問が並んだ回答の画面が出ることを確かめます。
さらに、公開後は短縮したリンクも取れます。「URL を短縮」のチェックボックスをオンにしてコピーします。短いURLをコードにすると、コードの中の模様が粗くなり、小さく印刷しても読み取りやすくなります。紙に載せる用途では、短縮したリンクを使うほうが確実です。
パソコンのChromeでQRコードを作る
Googleのヘルプ「Chrome でページを共有する」のパソコン向けの手順です。
まず、コピーした回答用のリンクをChromeのアドレス欄に貼って、フォームのページを開きます。次に、右上のその他のアイコンをクリックし、「キャスト、保存、共有」を選びます。開いたメニューから「QR コードを作成」を選びます。
表示されたQRコードに対して、3つの操作ができます。QRリンクをコピーする、ダウンロードを選んでQRコードの画像を保存する、そして別のデバイスのカメラでその場でスキャンする、です。紙に載せるなら、ダウンロードを選んで画像を保存します。保存された画像を、お知らせの原稿に貼り付けます。
作ったコードをその場で確かめるなら、別のデバイスのカメラで読み取ります。パソコンの画面に出したコードを、自分のスマホのカメラで読み取って、フォームの回答画面が開けば成功です。この確認を保存の前にやっておくと、後で刷り直す事故が防げます。
デザインはごく単純な白黒のコードになります。色を変えたい、会のロゴを入れたい、といった要望があるなら別の道具が必要ですが、会のお知らせで読み取ってもらうだけなら、飾りは不要です。むしろ、飾りを入れると読み取りの精度が落ちることがあるので、そのままの形で使うほうが安全です。
保存した画像は、翌年も使い回したくなります。ただし、来年また同じ行事の出欠を取るときに新しいフォームを作るなら、リンクが変わるのでコードも作り直しになります。去年の紙をそのままコピーして配ると、去年のフォームに回答が入ります。年度と行事名をフォームの名前に入れておく運用と、紙を刷る前にコードを読み取って確かめる運用を、両方やっておくと防げます。
AndroidとiPhoneでQRコードを作る
パソコンが手元にない場面でも作れます。手順はGoogleのヘルプに端末別で載っています。
Androidの場合は、スマートフォンまたはタブレットでChromeを開き、フォームのページを表示します。ツールバーの横にあるその他のアイコンをタップして「共有...」を選び、QRコードを選びます。画面の手順に沿って共有するか、QRコードをダウンロードします。他の人のスマホに表示されたQRコードを自分のカメラで読み取ることもできます。あわせてヘルプには、Android版のChromeではQRコードとバーコードを検索することもできる、という案内も添えられています。
iPhoneとiPadの場合は、Chromeを開いてフォームのページを表示し、上部の共有をタップして「QR コードを作成」を選びます。表示されたQRコードの下にある共有をタップすると、他のアプリに渡せます。
3つの端末で共通しているのは、手順がすべてChromeについて書かれている点です。iPhoneでもChromeを入れれば同じ操作ができます。Safariでの手順はGoogleのヘルプには載っていないので、iPhoneしかない環境では、Chromeを入れるのがいちばん短い道になります。
スマホで作ったQRコードの画像は、写真として端末に保存されます。お知らせの原稿をパソコンで作っているなら、画像を自分宛のメールに添付するか、クラウドのドライブに上げて受け渡します。この受け渡しの一手間が面倒なら、最初からパソコンで作るほうが早く終わります。
QRコードが作れない、読めないときに見るところ
うまくいかないときに見る場所を、原因の多い順に並べます。
1つ目は、開いているのがChromeではない場合です。QRコードを作る手順が公開されているのはChromeについてで、他のブラウザで同じメニューを探しても見つかりません。
2つ目は、アドレス欄のアイコンが隠れている場合です。ブラウザの拡張機能を多く入れていると、アドレス欄の右側が詰まって、目当てのアイコンが見えなくなることがあります。ウィンドウの幅を広げるか、拡張機能を一時的に止めて確かめます。
3つ目は、ダウンロードがブロックされている場合です。QRコードの画像を保存できないときは、ブラウザの設定でダウンロードの許可を確かめます。
4つ目は、コードは読み取れるのにフォームが開かない場合です。この場合はコードではなくフォーム側の問題です。フォームが公開されていない、あるいは回答できるユーザーの範囲が絞られている可能性があります。ヘルプには、フォームを開こうとして「アクセス権が必要です」と表示される原因として、権限がない場合と、アクセス権のないGoogleアカウントにログインしている場合の2つが挙げられています。特に、学校や会社のアカウントで作ったフォームは、作成者が設定を変えない限りその組織内のユーザーだけがアクセスできる仕組みです。学校のアカウントで作ったフォームのコードを保護者に配ると、ここで止まります。
5つ目は、印刷したコードが読み取れない場合です。これは大きさと余白の問題です。次の節で扱います。
6つ目は、読み取った会員から「ログインを求められた」と連絡が来る場合です。この場合、コードは正しく働いていて、フォーム側の設定が原因です。設定の中の「回答を1回に制限する」がオンになっていると、ヘルプに書かれているとおり、フォームにアクセスして入力するにはGoogleアカウントにログインする必要があります。また、ファイルのアップロードを求める質問を入れている場合も、その質問に答えるには回答者のログインが必要です。紙で配る相手にログインを求めると、そこで回収が止まります。どちらかが原因なら、設定を外して作り直すほうが結果が良くなります。
7つ目は、コードは読めるが質問の途中で送信できない場合です。回答の検証で条件を付けている質問があると、条件を満たさないと送信できません。カスタム エラー テキストに何を書いたかを見直し、どうすれば送れるのかが分かる文になっているかを確かめます。既定の文面のままだと、回答者は何が悪いのか分からず画面を閉じます。
紙に載せるときの大きさと、添える文
印刷物に載せるときに決めることが3つあります。
1つ目は大きさです。会のお知らせで使うなら、一辺が2センチから3センチあれば、たいていのスマホで読み取れます。小さくしすぎると、年配の会員のスマホでピントが合いません。回覧板に載せるなら、余白を惜しまず3センチ前後を取っておくと問い合わせが減ります。
2つ目は余白です。QRコードは、コードの周囲に白い余白があることを前提にした仕組みです。ぎりぎりまで文字を寄せると読み取りに失敗します。コードの周りには、コードの4分の1くらいの幅の白い部分を残します。写真や色の付いた帯の上に重ねるのも避けます。
3つ目は、添える文です。コードだけを置いても、何のコードか分からなければ読み取られません。「秋祭りの出欠は、こちらを読み取ってお答えください。10月5日まで」のように、用件と締め切りを1行で書きます。あわせて、短縮したURLを小さく併記しておくと、読み取りができない会員が手で入力できます。この二段構えを入れておくと、紙を配ったあとの電話が半分くらいに減ります。
印刷の色も見ておきます。白地に黒のコードが基本で、これを反転させたり、薄い灰色で刷ったりすると読み取りに失敗します。会のお知らせを1色刷りにしている場合、その色が薄い青や緑だと、カメラがコードとして認識しないことがあります。コードだけは黒で刷る、という取り決めにしておくと安全です。コピー機で何度も複写した紙も、模様が潰れて読めなくなります。原稿から直接刷ったものを配るようにします。
もう1つ、読み取り方が分からない会員への配慮が要ります。スマホのカメラアプリを開いてコードに向けるだけで読み取れる機種が多いのですが、機種によっては専用の操作が必要です。お知らせの隅に「カメラを向けると読み取れます。うまくいかない場合は下のURLを入力してください」と1行入れておくと、電話での問い合わせがはっきり減ります。読み取り方の説明を長く書く必要はありません。うまくいかなかったときの逃げ道が書いてあることのほうが効きます。
紙とスマホの両方に対応するなら、締め切り後の扱いも考えておきます。締め切りを過ぎたら、公開済みのフォームの右上にある公開のアイコンから「回答を受付中」をオフにします。このとき回答者に表示されるメッセージは編集できるので、「受け付けを終了しました。お手数ですが役員までご連絡ください」と書いておけば、紙を後から見た人が困りません。人の手で止めるのを忘れそうなら、「終了日または回答数の上限を設定」から締め切りの日時を先に入れておきます。
どこに貼るかで回答率が変わる
コードの作り方が分かったら、次はどこに置くかです。同じコードでも、置き場所で読み取られる率が大きく変わります。
いちばん読み取られるのは、各戸に配る紙です。手元に残るので、その場で読まなくても後から読めます。回覧板のように回していく紙は、次の家へ渡す前に読み取ってもらう必要があるので、締め切りに間に合わない世帯が出ます。回覧で流すなら、コードの横に締め切りを大きく書き、回すのを止めないでほしいことも1行添えます。
掲示板やゴミ集積所の貼り出しは、通りがかりに読み取ってもらう形です。立ったまま読み取るので、コードの位置は目線の高さに置きます。雨に濡れる場所ならラミネートをかけるか、透明な袋に入れます。コードの表面が波打つと読み取りに失敗します。
行事の会場で配る紙に載せるなら、その場で読み取ってもらえるので回収率がいちばん高くなります。総会の受付で「この場で読み取って、次回の出欠をお答えください」と声をかける形にすると、その日のうちに大半が集まります。紙を持ち帰らせると、その時点で回収率は半分近くまで落ちます。
複数の場所に同じコードを置くときは、コードの画像を1つ作って使い回して構いません。どこから読み取られたかを分けて知りたい場合は、フォームの中に「どこでこの案内を見ましたか」という質問を1つ足すほうが簡単です。コードを分けて作るより、質問を1つ増やすほうが管理が楽に済みます。
回答が集まったあと、何を見るか
コードを配ったら、あとは回答を見ます。見る場所は3つです。
フォームを開き、上部の回答をクリックすると、概要、質問、個別の3つの見かたが選べます。概要には質問ごとの集計とグラフが並びます。ヘルプには、概要のタブは回答が1つ以上ある場合にのみ表示されると書かれています。紙を配った直後は回答がゼロなのでタブが出ません。壊れていると勘違いしないようにします。
紙を配った初日は、届いているかどうかが気になります。回答のタブのその他のアイコンから「新しい回答についてのメール通知を受け取る」を選んでおくと、1件目が届いた時点でメールが来ます。コードが読み取れているかの確認になるので、配ってから数日はオンにしておく使い方が向いています。回答が多い行事では受信箱が埋まるので、確認できたらオフに戻します。
名簿と突き合わせるなら、表に出します。回答のタブの右上にあるスプレッドシートへのリンクのアイコンから、Googleスプレッドシートに書き出せます。手元に残したい場合は、同じその他のアイコンから「回答をダウンロード（.csv）」を選びます。年度末の報告に添える数字は、この形で保存しておくと、後でフォームを消しても記録が残ります。
役員が複数で確認する場合は、共同編集者として追加します。ここで注意が要るのは、ヘルプに書かれている次の点です。共同編集者とフォームを共有している場合、共同編集者はフォームにリンクされているスプレッドシートにもアクセスできます。そして、共同編集者を削除する場合は、フォームとスプレッドシートの両方からそれぞれ削除する必要があります。確認のために一時的に追加した人を外すときは、この二度手間まで手順に入れておきます。
印刷に回す前の確認
刷ってから気づくと取り返しがつかないので、確認する順番を決めておきます。会で使う場合、次の6つを順に見れば漏れません。
1つ目は、フォームが公開済みになっているか。右上に「公開済み」と表示されていることを目で確かめます。2つ目は、回答できるユーザーの範囲が適切か。リンクを知っている人なら誰でも開ける設定になっているか、対象を絞っているかを確かめます。紙を配る相手が会員だけなら、絞る設定でも構いませんが、絞るとログインが必要になる場合があります。
3つ目は、コードにしたリンクが回答用か。実際にコードを自分のスマホで読み取り、質問が並んだ画面が出ることを見ます。この1手間だけは省けません。4つ目は、質問が必須になっているか。氏名を必須にしていないと、誰の回答か分からないものが混じります。
5つ目は、締め切りの扱いが決まっているか。終了日を設定するか、手で止めるかを決めておきます。6つ目は、コードの周囲に余白があるか。原稿の状態で、コードのすぐ横に文字が寄っていないかを見ます。
この6つを確かめるのに5分もかかりません。刷り直しになったときの手間と比べれば、必ずやる価値があります。特に3つ目は、実際に読み取るまで気づけない種類の間違いなので、印刷に出す前の最後の作業として組み込んでおきます。
班ごとに違うコードを配る
同じお知らせを班ごとに刷り分けるなら、班の番号を先に入れたコードを配る方法があります。
Googleフォームには、回答を事前に入力したリンクを作る機能があります。フォームを開き、右上のその他のアイコンから「フォームに事前入力する」を選び、先に入れておきたい欄を埋めて、リンクを取得します。このリンクを開くと、その欄が最初から埋まった状態で表示されます。
このリンクをChromeで開いてQRコードにすれば、班ごとに違うコードができます。1班のお知らせには1班のコード、2班には2班のコードを載せておけば、回答する側は班の選択をしなくて済み、集計する側は班の入力漏れや打ち間違いが無くなります。班が10あるなら、コードを10枚作る手間はかかりますが、集計時の手戻りを考えれば元は取れます。
同じ考え方は、学年ごと、パートごと、クラスごとの刷り分けにも使えます。事前入力した欄は回答者が書き換えられるので、間違って配られたときも直せます。逆に、絶対に書き換えられたくない項目には使えません。
コードを何枚も作るときは、作る順番を決めておくと混ざりません。班の数だけ事前入力のリンクを取って、班ごとにファイル名を付けて保存します。「akimatsuri-1han.png」のように番号を入れておけば、原稿に貼るときに取り違えません。ファイル名を付けずに保存すると、画像の見た目がどれも同じなので、貼り間違いに気づけません。刷ってから2班の紙に1班のコードが載っていたと分かると、その班だけ刷り直しになります。
ここまでを整理すると、QRコードは「紙からスマホへ渡す橋」として働きます。橋を架ける手順そのものは10分で終わります。ただし、橋を架けたあとに残る作業は減りません。そこが次の節の話になります。
QRコードにしても解決しないこと
とりまとめる立場から見た話に畳みます。
QRコードで良くなるのは、回答する側の入口だけです。URLを打つ手間が消え、回答率は上がります。ここは確かな効果です。
一方で、コードを作っても変わらない部分が3つあります。
1つ目は、答えていない人が誰か分からないことです。フォームは回答した人の一覧は作りますが、回答していない人の一覧は作りません。40世帯に紙を配って28件返ってきたとき、残りの12世帯がどこなのかは、会員名簿と突き合わせて自分で調べることになります。紙を配る形を続ける限り、この作業は毎回発生します。
2つ目は、紙を刷って配る手間そのものです。コードを作っても、印刷して各戸に配る作業は残ります。連絡が全員のスマホに直接届く形になっている会では、この工程自体が要りません。いま使っているグループトークとの性質の違いはLINEグループとの比較に、掲示板の形で残る場との違いはBANDとの比較に整理されています。
3つ目は、来年の引き継ぎです。フォームと回答の表は、作った役員のGoogleドライブに入ります。QRコードの画像も、その人の端末に残ります。役員が代わるとき、どのフォルダに何年分があるのかを渡すところで漏れが出ます。役員が毎年代わる前提で連絡の形を組んでいる例はPTAでの使われかたに、回覧板と口頭の連絡を置き換えた会の運用は町内会での使われかたに、生徒や保護者への連絡をまとめている例は教室での使われかたに載っています。団体向けの連絡ツールでは、お知らせと出欠と名簿が同じ場所にあるため、引き継ぐものが1つで済みます。会の内部で扱う話については、メンバー以外は見られない状態を保てるかどうかも判断の材料になります。費用や設定で先に確かめておきたい点はよくある質問にまとめてあります。
紙が残っている会では、QRコードは今すぐ効く手です。そのうえで、紙そのものを減らすかどうかは別の判断になります。両方を同時に決めようとすると動けなくなるので、まずコードを作って今回の回収を軽くし、来年の形は年度末に考えるのが現実的です。
Q1. GoogleフォームにQRコードを作るボタンはありますか？
ありません。Googleのヘルプにあるフォームの共有方法は、リンクのコピー、メールでの送信、ウェブサイトへのHTML埋め込み、回答を事前入力したリンクの4つで、QRコードは含まれていません。作るときは、回答用のリンクを取ってからChromeで開き、Chromeの機能でQRコードを作成します。
Q2. パソコンでQRコードを作る手順を教えてください。
回答用のリンクをChromeのアドレス欄に貼ってフォームを開きます。右上のその他のアイコンから「キャスト、保存、共有」を選び、「QR コードを作成」をクリックします。表示された画面で、QRリンクをコピーするか、ダウンロードを選んで画像を保存します。紙に載せるなら画像を保存して原稿に貼り付けてください。
Q3. 編集用のURLでQRコードを作ってしまうと何が起きますか？
読み取った人がフォームの内容を編集できる状態になります。アドレス欄に出ているURLは作業中は編集用なので、必ず「回答者に送信するリンクをコピー」で取った回答用のリンクを使ってください。判別の目安として、編集用のURLには edit という文字が入っています。印刷に回す前に、そのリンクを開いて回答の画面が出ることを確かめてください。
Q4. 紙に載せるQRコードの大きさはどれくらいが適切ですか？
会のお知らせなら一辺2センチから3センチを目安にしてください。コードの周囲には、コードの4分の1程度の白い余白を残します。写真や色の帯の上に重ねると読み取りに失敗します。あわせて、短縮したURLを小さく併記しておくと、読み取りができない会員が手で入力でき、問い合わせが減ります。