Googleフォームとは何かを調べている人の多くは、道具そのものに興味があるわけではありません。町内会の出欠を紙で集めるのをやめたい、PTAのアンケートを電話で聞いて回るのをやめたい、部活の連絡で毎回同じ質問に答えるのをやめたい。その手段として名前を聞いた、という順番です。
答えを先に置きます。Googleフォームは、Googleが無料で提供しているオンラインのフォーム作成ツールです。Googleアカウントがあれば追加の費用なしで、質問を並べた1枚のページを作り、リンクを配り、集まった回答を自動で集計するところまでできます。回答する側にアカウントは要りません。
ただし、何でもできる道具ではありません。使える範囲には公開されている上限があり、仕組みの都合で苦手な用途もはっきりしています。この記事では、できること、無料の範囲、質問の形式、回答の見かた、上限の数字、そして会の運営で向く用途と向かない用途を順に扱います。画面の名前はGoogleの日本語のヘルプに載っている表記に合わせています。
Googleフォームとは、ひとことで言うと何か
Googleフォームは、質問を並べたウェブページを作り、そのページのリンクを配って回答を集め、集まった結果を自動で数える道具です。紙の回覧で言えば、用紙を作る作業、配る作業、回収する作業、数える作業のうち、配る以外の3つを肩代わりします。
作ったフォームはGoogleドライブに保存されます。作る人はブラウザで作業し、回答する人もブラウザで開きます。どちらも専用のソフトを入れる必要がなく、パソコンでもスマホでも同じリンクで開けます。回答は入力された瞬間に集計され、質問ごとのグラフが自動で作られます。
企業の導入事例では、紙とメールでやっていた手続きをまとめて置き換えた例が挙げられています。
以前は、基本的なフォームから採用の承認までの一切において、メール、紙のフォーム、PDF を使用していました。これらのプロセスの多くは Google フォームに移行されました。いつでも、どこでも、すべてにアクセスできるため、Google フォームは私たちの働き方には欠かせません。 出典: workspace.google.com
会の運営に置き換えると、「用紙を作って配って回収して数える」という一連の流れのうち、人の手が要るのは配る部分だけになる、という形です。その配る部分をどうするかが、後で出てくる分かれ目になります。
似た道具との違いも押さえておきます。アンケートの専用サービスは、デザインの自由度や回答率を上げる仕掛けを売りにしています。表計算ソフトの入力シートは、回答者が互いの回答を見られてしまいます。Googleフォームは、その中間にあって、無料であること、誰の環境でも開けること、集計が自動であることの3点で選ばれている道具です。
無料でどこまで使えるのか
いちばん多い質問がここです。
個人のGoogleアカウントを持っていれば、Googleフォームの作成と回答の集計は無料で使えます。質問の数による課金も、回答の件数による課金もありません。町内会や部活の規模で、費用の請求が発生する場面はまずありません。
無料と有料で分かれるのは、フォームの機能そのものではなく、組織としての管理の部分です。学校や会社が契約しているGoogle Workspaceでは、管理者が組織全体の設定を決められます。たとえばヘルプには、管理者がデータ損失防止をオンにしている場合、ファイルのアップロードを求める質問形式が使えなくなる、と書かれています。こうした統制は組織の契約があって初めて働くもので、個人のアカウントで作る分には関係ありません。
回答する側の負担もゼロです。ヘルプの手順を見る限り、通常のフォームに回答するのにGoogleアカウントは必要ありません。ただし例外が2つあります。1つは「回答を1回に制限する」をオンにしたとき。ヘルプには、この場合フォームにアクセスして入力するにはGoogleアカウントにログインする必要があると書かれています。もう1つはファイルのアップロードを求める質問を入れたとき。この質問に回答するには回答者がGoogleアカウントにログインする必要がある、と明記されています。
年配の会員が多い会では、この2つが回収率を大きく下げます。新しいIDとパスワードを増やさないことが最初の関門になる会は多く、ログインを求めた瞬間に「分からないから紙でください」という連絡が来ます。無料で使えるかどうかより、この2つの設定を避けられるかどうかのほうが、実際の運営では重い判断になります。
12種類ある質問の形式
Googleフォームで選べる質問の形式は、ヘルプに12種類が挙げられています。何ができる道具かを知るには、この一覧を見るのがいちばん早い道です。
記述式は1行の自由回答で、最大文字数などのルールを設定できます。段落は長い自由回答です。ラジオボタンは選択肢から1つだけ選ぶ形で、「その他」を含めて短い回答を書かせることもできます。チェックボックスは複数選べる形です。プルダウンは1つだけ選ぶ形で、選択肢が多いときに画面が短く収まります。
ファイルのアップロード先は、回答者にファイルを送ってもらう形式です。前の節で触れた2つの制約に加えて、フォームが共有ドライブに保存されている場合も使えません。アップロードされたファイルは、フォームのオーナーのGoogleドライブの新しいフォルダに保存されます。受け取れるファイルの形式、最大の数、最大のサイズは、作る側で指定できます。
均等目盛は目盛で評価してもらう形式で、目盛は0または1から始められ、最大値は2から10の整数で設定します。評価はスター、ハート、高く評価のいずれかで表せて、3から10の整数で設定します。選択式のグリッドとチェックボックスのグリッドは、行と列を組み合わせた表の形で、カテゴリごとの評価を聞くときによく使われます。日付は月日と年を、時刻は時刻または所要時間を答えてもらう形式です。
質問には画像や動画も添えられます。ラジオボタンやチェックボックスの質問では、質問文にも選択肢にも画像を付けられます。会の行事で作る品を選んでもらう場面や、備品の色を決める場面では、文字で説明するより写真を並べたほうが早く決まります。動画は質問そのものには付けられませんが、質問の前後にYouTubeの動画を挿入できます。説明が長くなる案件では、文章を読ませる代わりに短い動画を置く形も取れます。
この一覧から分かるのは、Googleフォームが「選ばせて数える」用途に厚く作られていることです。選択肢の質問は6種類あるのに対し、自由に書かせる質問は2種類しかありません。数えたいものは選択肢にする、という設計がそのまま道具の形に出ています。
質問には入力のルールも付けられます。記述式なら、数値の範囲、特定のテキストを含むこと、文字数の上限や下限、正規表現との一致を条件にできます。メールアドレスの形になっているかを確かめる設定もあるので、連絡先を集めるフォームでは入れておくと後の問い合わせが減ります。ルールに合わないときに出すエラーの文面も、作る側で書けます。
集めた回答をどう見るか
回答は、フォームの上部にある回答のタブから見ます。見かたは3つです。
概要は、質問ごとの集計とグラフが並ぶ画面です。出席が何人、欠席が何人という数字を見るだけならここで足ります。ヘルプには、概要のタブは回答が1つ以上ある場合にのみ表示されると書かれています。回答がゼロの間はタブが出ないので、壊れていると勘違いしないようにします。
質問は、1つの質問に対する全員の答えを並べて見る画面です。自由記述の意見をまとめて読むときに使います。個別は、1人ずつの回答を見る画面で、フォームを複数回送信できるように設定した場合は、送信した回答ごとに表示することもできます。
名簿と突き合わせるなら、表に出すほうが早く終わります。回答のタブの右上にあるスプレッドシートへのリンクのアイコンから、Googleスプレッドシートに書き出せます。手元に残したい場合は、その他のアイコンから「回答をダウンロード（.csv）」を選びます。年度末の報告に数字を残す場合は、この形で落としておくと、後でフォームを消しても記録が残ります。
新しい回答が届いたことをメールで知る設定もあります。回答のタブのその他のアイコンから「新しい回答についてのメール通知を受け取る」を選びます。締め切り間際に何度も画面を開く手間が無くなる一方、回答が多い行事では受信箱が埋まるので、用途で使い分けます。
回答した本人に控えを渡すこともできます。メールアドレスを収集する設定をオンにしている場合に限り、「回答のコピーを回答者に送信」を選べます。選択肢は「リクエストされた場合」と「常に表示」の2つです。申込のように後から内容を確認したくなる用件では、常に送る設定にしておくと「申し込んだはずだが届いているか」という問い合わせが減ります。ただしヘルプには、迷惑メールフィルタなどの不正使用対策によって、回答のコピーが届かない場合があるという但し書きもあります。控えが届かないという連絡を受けたときは、この可能性から当たります。
送信後に表示する文面も変えられます。設定のプレゼンテーションにある確認メッセージを編集して、「回答を受け付けました。10月5日までは修正できます」のように次に何が起きるかまで書いておくと、役員への問い合わせがはっきり減ります。既定の文面のままにしておくと、送れたのか分からないという連絡が必ず来ます。
グラフをそのまま資料に使うこともできます。グラフの右上のコピーのアイコンを押して、Googleドキュメントやスライドに貼り付けられます。総会の資料にアンケート結果を載せる場面では、作り直す手間が省けます。
作ったあと、公開して配るまでの仕組み
Googleフォームで見落とされやすいのが、作っただけでは回答を集められない点です。
ヘルプには、回答者がフォームにアクセスできるようにするにはフォームを公開する必要があり、公開されていないフォームでは回答を受け付けることができない、と明記されています。リンクを送ったのに開けないと言われる原因のほとんどがここです。手順は、右上の公開を押し、管理から回答できるユーザーを選び、完了、公開と進みます。公開されると右上に「公開済み」と表示されます。フォームの公開を停止すると、リンクを知っている人も開けなくなります。
配る方法は4通りあります。1つ目はリンクを配る方法で、プレビューか公開済みの表示か共有のいずれかから「回答者に送信するリンクをコピー」を選びます。公開後はURLを短縮する選択肢も出るので、紙の回覧に載せる場合は短いほうを使います。2つ目はメールで送る方法で、共有の画面から相手を指定して送ります。ただしヘルプには、ファイルのアップロードに関する質問、評価に関する質問、質問や選択肢の画像、保護されているテストを含むフォームはメールに埋め込めないと書かれています。
3つ目はウェブサイトやブログに埋め込む方法です。その他のアイコンから「HTML を埋め込む」を選び、表示されたコードをページに貼り付けます。会のホームページを持っている団体では、申込欄をページの中に置けます。4つ目は回答を事前に入れたリンクを配る方法で、その他のアイコンから「フォームに事前入力する」を選び、入れておきたい欄を埋めてリンクを取得します。班ごとに配るお知らせで、班の番号だけ先に入れておく、といった使い方ができます。
フォームへのアクセスに期限を付けることもできます。共有の画面で「有効期限を追加」を選び、カレンダーで日付を指定すると、その日でアクセス権が外れます。締め切りを人の手で止める運用に不安がある会では、この設定と回答の終了日を組み合わせておくと、締め忘れが起きません。
テストと分岐という2つの応用
基本の使い方から一段進んだところに、会の運営でも効く仕組みが2つあります。
1つ目は、回答に応じて次の質問を変える分岐です。ラジオボタン、チェックボックス、プルダウンの質問では、回答者の答えに応じてフォームの特定のセクションに移動する設定ができます。たとえば出欠を聞いて、出席を選んだ人にだけ「懇親会に参加しますか」と続ける形が作れます。全員に全部の質問を見せるフォームより、答える人の負担が軽くなり、途中で閉じられる確率が下がります。セクションは最大75個まで作れるので、分岐が複雑な申込でも組めます。
2つ目は、テストの機能です。質問に点数を割り当て、正解を設定して、自動で採点させられます。教室や部活で、講習の内容を確認する小テストを配る用途に使えます。ヘルプには保護されているテストという言葉も出てきますが、この種のフォームはメールに埋め込めないため、リンクで配ることになります。
順番を毎回変える設定もあります。設定のプレゼンテーションで「質問の順序をシャッフルする」をオンにすると、新しい回答者が開くたびに順番が変わります。選択肢のほうをシャッフルしたい場合は、質問の右下のその他から「選択肢の順序をシャッフルする」を選びます。ただしヘルプには、質問や選択肢は1件のメールアドレスにつき1回だけシャッフルされるという注意と、質問を特定の順序で見せたい場合はシャッフルしないようにという注意が書かれています。出欠や申込のフォームでは、順番が入れ替わると混乱を招くので使いません。
質問を作り直す手間を減らす仕組みもあります。質問を追加するときに質問をインポートするアイコンを選ぶと、以前に作ったフォームから質問を選んで取り込めます。毎年同じ行事の出欠を取る会なら、去年のフォームから持ってきて日付だけ直す形がいちばん短く済みます。
公開されている上限の数字
道具の範囲を知るには、上限を見るのがいちばん確実です。Googleのヘルプに数字が載っているものを挙げます。
1枚のフォームに入れられるコンテンツは、質問、説明、画像、動画などを合わせて最大300個までです。セクションは最大75個まで追加できます。会の用途でこの上限に当たることはまずありません。
回答の件数についても、動かなくなる目安が公開されています。回答の概要が表示されない場合はフォームの回答数が50,000件を超えている可能性があり、フォームの回答がスプレッドシートと同期されない場合は100,000件を超えている可能性があります。CSVでダウンロードした回答が送信日時で並ばない場合と、質問や個別のビューが表示されない場合は、いずれも10,000件を超えている可能性がある、と書かれています。
回答の受け付けを止める仕組みもあります。公開済みのフォームの右上にある公開のアイコンから「回答を受付中」をオフにすると、それ以上は受け付けません。「終了日または回答数の上限を設定」から、締め切りの日時を指定することも、回答数で終了することもできます。回答数で終了する場合、入力する数値はこれまでに受信した回答の数より大きくする必要があり、複数の人が同時に回答したときは上限に関係なく受け付けられる、という但し書きがあります。
回答者側の下書きも自動で保存されます。Googleアカウントでログインして記入している場合、下書きは最後に変更してから30日間、またはフォームへの記入が完了するまでのいずれか早い時点まで保存されます。共有の端末で記入してもらう場面では、設定のプレゼンテーションにある「すべての回答者に対して自動保存を無効にする」をオンにしておくほうが安全です。
役員が複数いる会で必ず見る設定
会で使うとき、個人で使うときには出てこない論点が3つ出てきます。
1つ目は、誰がフォームを編集できるかです。フォームは共有のアイコンから共同編集者を追加でき、編集者の権限を渡せます。ここで注意が要るのは、ヘルプに書かれている次の点です。新しい回答用スプレッドシートを作成すると、フォームの共同編集者は自動的にそのスプレッドシートにもアクセスできるようになりますが、その後にフォームの権限を変えても自動的には同期されません。アクセス権を変更または削除するには、フォームとリンク済みのシートの両方で権限を個別に更新する必要があります。役員が代わるときにここを忘れると、前の役員が回答を見られる状態が残ります。
2つ目は、フォームのオーナーが誰かです。オーナーは、そのフォームを作ったアカウントです。ヘルプには、オーナー権限を譲渡する前に相手に編集者権限を付与する必要があり、共有の画面からユーザー名の横の下向き矢印で「オーナー権限を譲渡」を選ぶ、と書かれています。役員が交代する会では、この操作を引き継ぎの手順書に入れておかないと、辞めた人のドライブに会の記録が残り続けます。共有のアカウントで作るか、年度の終わりにオーナーを移すか、どちらかを決めておきます。
3つ目は、回答の中身が誰に見えるかです。設定のプレゼンテーションにある「結果の概要を表示する」をオンにすると、回答した人が各質問への回答の全文やグラフを閲覧できます。匿名で意見を集めるつもりだったのに全員に見えていた、という事故はここから起きます。会の内部で扱う話を集めるなら、メンバー以外は見られない状態を保てる置き場所かどうかを、道具を選ぶ時点で確かめておきます。
安全面について公開されている説明
会員の名前や連絡先を集める道具なので、安全面をどう説明されているかも見ておきます。
Googleが出しているフォームの製品ページには、クラウドネイティブなインフラでデータが保護されるという説明があり、具体的には3点が挙げられています。高度なマルウェア対策などの業界をリードする対策を講じていること、Googleフォームで作成されたファイルやGoogleドライブにアップロードされたファイルは転送中も保管時も暗号化されること、そしてセキュリティ、プライバシー、コンプライアンスの統制について独立した機関による監査を定期的に受けていること、です。
つまり、通信や保管の技術的な安全は提供する側が担っています。一方で、会の側で決めなければならない部分が残ります。誰にリンクを配るか、リンクを知っている人全員に開かせるのか対象を絞るのか、回答の概要を回答者に見せるのか、共同編集者を誰にするか。事故が起きるのは、ほぼこの側です。技術的に守られていることと、運用で漏れないことは別の話になります。
アクセス権をめぐる行き違いも起きます。ヘルプには、フォームを開こうとして「アクセス権が必要です」と表示される原因として、権限がない場合と、アクセス権のないGoogleアカウントにログインしている場合の2つが挙げられています。特に、学校や会社のアカウントで作られたフォームは、作成者が設定を変えない限りその組織内のユーザーだけがアクセスできる仕組みです。学校のアカウントで作ったフォームを保護者に配ると、この壁に当たります。会のフォームは、組織に紐づかないアカウントで作っておくほうが確実です。
個人情報の扱いについては、どこまでを会の判断で決めてよいかを断定できる場面が少ないので、会則や個人情報の取り扱いの取り決めに照らして決めている会が多いようです。少なくとも、集めた回答を何のために使い、いつ消すのかを、フォームの説明欄に1行書いておく運用は広く見られます。
向いている用途と、向いていない用途
ここまでの仕様を、会の運営の言葉に置き換えます。
向いているのは、相手が毎回違って、しかも1回きりの用件です。行事の一般参加の申込、問い合わせの受付、匿名の意見募集。この3つでは、替える理由がありません。費用がかからず、回答する側にアカウントも要らず、リンク1本で配れます。誰でも開けることが長所として働く場面です。
向いていないのは、相手が名簿で固定されていて、同じことを繰り返し聞く用件です。会員40人の出欠を毎月取る、班ごとの当番を毎月決める、といった使い方では、毎回フォームを作り、毎回リンクを配り、毎回名簿と突き合わせることになります。フォームは回答した人の一覧は作りますが、回答していない人の一覧は作りません。40世帯のうち28件返ってきたとき、残りの12世帯がどこなのかを調べる作業は、毎回人の手で行います。
もう1つ向いていないのは、連絡そのものの置き場所としての使い方です。フォームは集める道具であって、お知らせを流す道具ではありません。結局、リンクを配るためにグループトークやメールが別に必要になり、記録が2か所に分かれます。いま使っているグループトークとの性質の違いはLINEグループとの比較に、誰でも入れる公開の場との違いはLINEオープンチャットとの比較に整理されています。
実際の運用の例も見ておくと判断が早くなります。回覧板と口頭の連絡を置き換えた会の形は町内会での使われかたに、役員が毎年代わる前提で組んでいる例はPTAでの使われかたに、生徒や保護者への連絡を扱う例は教室での使われかたに載っています。団体向けの連絡ツールでは、お知らせと出欠と名簿が同じ場所にあるため、未回答者の把握までが1つの画面で片付きます。費用や設定で先に確かめておきたい点はよくある質問にまとめてあります。
判断の目安を1つ置くと整理しやすくなります。聞く相手が毎回入れ替わるなら、Googleフォームで作って配るのがいちばん軽い手段です。相手が名簿で固定されているなら、名簿と連絡と出欠が同じ場所にある形に寄せるほうが、役員が代わっても続きます。続くかどうかは、便利さではなく、引き継ぐものが1つで済むかどうかで決まります。
Googleフォームとは何かという問いへの答えは、無料で使える集計の道具、です。使うかどうかを決めるときに見るべきなのは、その先にある「配る」と「追いかける」の2つを誰がやるのか、という部分になります。
Q1. Googleフォームは本当に無料で使えますか？
個人のGoogleアカウントがあれば、作成も集計も無料で使えます。質問の数や回答の件数による課金はありません。有料の契約で変わるのは機能そのものではなく、学校や会社の管理者が組織全体に掛ける統制の部分です。町内会や部活の規模で費用の請求が発生する場面はありません。
Q2. 回答する人もGoogleアカウントが必要ですか？
通常は必要ありません。ただし例外が2つあります。「回答を1回に制限する」をオンにした場合と、ファイルのアップロードを求める質問を入れた場合です。Googleのヘルプには、どちらも回答者がGoogleアカウントにログインする必要があると明記されています。年配の会員が多い会では、この2つは避けたほうが回収率が落ちません。
Q3. 1枚のフォームにいくつまで質問を入れられますか？
Googleのヘルプによると、質問、説明、画像、動画などのコンテンツを最大300個まで、セクションを最大75個まで追加できます。会の用途でこの上限に当たることはまずありません。むしろ質問が多いフォームは途中で閉じられるので、3問から5問に収めるほうが回収率は上がります。
Q4. 役員が代わるとき、フォームはどう引き継げばよいですか？
フォームのオーナー権限を次の役員に譲渡します。Googleのヘルプには、譲渡の前に相手へ編集者権限を付与する必要があり、共有の画面から名前の横の下向き矢印で「オーナー権限を譲渡」を選ぶと書かれています。あわせて、リンクされたスプレッドシートの権限は自動で同期されないため、フォームとシートの両方で個別に更新してください。