Googleフォームの作り方を調べる人の多くは、フォームそのものを作りたいのではなく、出欠を数えたい、意見を集めたい、申込を受け付けたいという用件を抱えています。紙で配って回収するのをやめたい、電話で1軒ずつ聞くのをやめたい。そのための道具としてGoogleフォームを選ぼうとしている段階です。
Googleフォームは、Googleのアカウントがあれば追加の費用なしで使えます。作り方の手順自体は10分で覚えられます。ただ、作った1枚が実際に使えるかどうかは、操作の手順ではなく、作り始める前に何を決めたかで分かれます。出欠を集めたはずが誰の回答か分からない、締め切り後も回答が入り続ける、集計してみたら数えられない形の質問だった。こうしたやり直しは、設定を1つ見ていなかったことから起きます。
この記事では、作り始める前に決めることから、質問の形式の選び分け、設定で外せない項目、公開して送るまで、そして回答が集まったあとの確認までを順に扱います。画面の名前はすべてGoogleの日本語のヘルプに載っている表記に合わせています。
作り始める前に、集計の形を決めておく
最初に決めるのは、集まった回答をどういう形で見たいかです。ここが決まっていないと、質問の形式を選ぶところで必ず迷います。
出欠なら、最後に欲しいのは「出席が何人、欠席が何人、その名前」です。この形が先にあれば、氏名は自由記述、出欠は選択肢という組み合わせが自動的に決まります。逆に「ご都合をお書きください」という自由記述にしてしまうと、100件集まったときに1件ずつ読んで数えることになります。数えたいものは必ず選択肢にする、これが最初の原則です。
意見を集めるなら、集めた後に何をするかを決めます。全部読んで役員会で検討するなら自由記述で構いません。多数決の材料にするなら選択肢が必要です。両方が必要なら、選択肢の質問を先に置き、その後に「その他ご意見」を自由記述で1つ置く形にします。
もう1つ決めるのは、誰の回答か分かる必要があるかです。出欠や申込では必ず必要になり、匿名のアンケートでは邪魔になります。この判断で、後に出てくるメールアドレスの収集設定と、氏名の質問を置くかどうかが決まります。
作り方を解説する記事でも、この「専門知識がなくても用意できる」という点が入口として挙げられています。
問い合わせページやアンケートを用意したいけれど、作り方がわからないとお悩みの人も多いでしょう。この記事では、専門知識がない人でもすぐにページを用意できるGoogleフォームの作り方について解説します。 出典: spiral-platform.co.jp
操作が簡単なのは事実です。だからこそ、決めずに作り始めてしまいやすい道具でもあります。
作り始める場所は3つある
Googleのヘルプには、フォームを作り始める道が3つ載っています。どれを選んでも同じフォームができますが、後の手間が少し変わります。
1つ目は、forms.google.com を開いて空白のフォームを選ぶ方法です。いちばん素直な入口で、作ったフォームはGoogleドライブに保存されます。
2つ目は、Googleスプレッドシートから作る方法です。スプレッドシートを開き、「ツール」から「新しいフォームを作成」を選びます。ヘルプには、この方法で作ると回答が新しいシートに保存されると書かれています。最初から集計表のそばにフォームが置かれるので、集計を表で扱う予定が決まっているならこの入口が短くて済みます。
3つ目は、Googleドライブから作る方法です。drive.google.com を開き、左上の「新規」から「Googleフォーム」を選びます。会の資料を入れているフォルダの中で作れるので、ファイルの置き場所を後で動かす手間がありません。
テンプレートから作り始める道もあります。フォームの一覧の画面には、出欠確認やイベント参加登録、連絡先の収集といった用途別のひな型が並んでいます。使いたい形に近いものを選び、要らない質問を消して会の名前に書き換えるほうが、白紙から組むより速く終わります。ひな型の質問文は事業向けの言葉で書かれていることがあるので、会員が読む文面に直す作業だけは省かないようにします。
役員が複数でフォームを作る場合は、個人のドライブではなく共有のフォルダの中で作るほうが安全です。作った本人しか触れない場所にあると、その人が忙しい週に何も進まなくなります。ヘルプにも、フォームの編集や回答の分析を他の人と行うには共同編集者とフォームを共有すると書かれています。
質問の形式は12通りある。選び分けの基準
質問を追加すると、右側で形式を選べます。Googleのヘルプに載っている形式は次の通りです。
記述式は1行の自由回答で、最大文字数などのルールを設定できます。段落は長い自由回答です。ラジオボタンは選択肢から1つだけ選ぶ形で、選択肢に「その他」を含めて短い回答を書かせることもできます。チェックボックスは複数選べる形です。プルダウンは1つだけ選ぶ形で、選択肢が多いときに画面が短くなります。
ファイルのアップロード先は、回答者にファイルを送ってもらう形式です。ここには条件があり、フォームが共有ドライブに保存されている場合と、管理者がデータ損失防止をオンにしている場合は使えません。さらに、この質問に回答するには回答者がGoogleアカウントにログインする必要があります。年配の会員が多い会で写真を集める用途に使うと、ログインの壁でつまずく人が出ます。アップロードされたファイルは、フォームのオーナーのGoogleドライブの新しいフォルダに保存されます。
均等目盛は目盛で評価してもらう形式で、目盛は0または1から始められ、最大値は2から10の整数で設定します。評価はスター、ハート、高く評価のいずれかで表せて、3から10の整数で設定します。選択式（グリッド）とチェックボックス（グリッド）は、行と列を組み合わせた表の形です。日付は月日と年を、時刻は時刻または所要時間を答えてもらう形式です。
選び分けの基準は単純です。数えたいものはラジオボタンかチェックボックスかプルダウン。名前や自由な意見は記述式か段落。日程や時間は日付か時刻。表にして一度に多くを尋ねたいときだけグリッドを使います。グリッドはスマートフォンの画面では横に詰まって読みにくくなるので、会員がスマートフォンで答える前提なら、行数を4つか5つまでに抑えます。
回答を必須にするかどうかは、質問ごとに「必須」を切り替えて決めます。氏名と出欠は必須、意見は任意、という組み合わせが基本の形です。全部を必須にすると、ひとこと書く欄で手が止まって離脱する人が出ます。
質問には説明を付けられます。質問の右下のメニューから説明を追加すると、質問文の下に小さな文字で補足が入ります。ここに「ご家族の人数は大人と子どもを分けてお書きください」といった一言を入れておくと、回答の形が揃います。集計のときに書式がばらついて困るのは、たいてい説明を書いていない質問です。
記述式と段落には入力の規則を設定できます。最大文字数や最小文字数といったルールを指定できるので、自由記述が長くなりすぎるのを抑えたいときに使えます。氏名の欄で全角の空白を入れる人と入れない人が混ざるのは、規則では防げないので、説明文で「姓と名の間に空白は入れずにお書きください」と書くほうが効きます。
質問に画像を付けることもできます。ラジオボタンとチェックボックスでは、質問文だけでなく選択肢にも画像を置けます。当番の場所を写真で示す、行事で配るものを写真で選ばせる、といった使い方ができます。動画は質問そのものには付けられず、質問の前後に挿入する形になります。
質問数とセクションの上限、そして分岐
Googleのヘルプには、1つのフォームに追加できるコンテンツは最大300個まで、セクションは最大75個までと書かれています。会の用途でこの上限に当たることはほとんどありませんが、セクションの使い方は知っておくと役に立ちます。
セクションは、フォームを話題ごとに区切る仕切りです。追加すると、回答者は1ページずつ進む形になります。「出欠」「懇親会の参加」「意見」のように分けると、どこまで答えたかが見えて答えやすくなります。
そのうえで効くのが分岐です。ラジオボタン、チェックボックス、プルダウンの質問では、回答者の答えに応じて特定のセクションへ移動させられます。「欠席」を選んだ人に懇親会の質問を見せない、という作りができます。全員に同じ質問を並べると、関係のない質問を読ませることになり、回答率が下がります。分岐を1つ入れるだけで、答える人が読む量が半分になることもあります。
既に作ったフォームの質問を使い回すこともできます。質問を追加するメニューから質問のインポートを選び、前年のフォームを指定して必要な質問だけチェックを付けて取り込みます。毎年同じ行事の出欠を取る会では、この操作を覚えるだけで作成時間が数分になります。セクションごと複製したり、順序を入れ替えたりもできます。
公開する前に見ておく設定は4つ
Googleフォームは、設定を触らなくても既定の状態で動きます。ただし会の用途では、次の4つを確認しないままだと後で困ります。
メールアドレスを収集する。 設定の「回答」を開き、メールアドレスを収集する項目で「確認済み」か「回答者からの入力」を選びます。確認済みはGoogleアカウントのアドレスを記録する形で、回答者は収集されることを確認する必要があります。回答者からの入力は、手で書いてもらう形です。会員の多くがGoogleアカウントを持っていないなら後者を選びます。
回答を1回に制限する。 同じ人に何度も答えられると出欠が合わなくなります。設定の「回答」からこれをオンにすると1回に制限できますが、ヘルプには、この場合フォームにアクセスして入力するにはGoogleアカウントにログインする必要があると書かれています。ログインを求められない形にしたいなら、この設定は使わず、氏名を必須にして重複を目で確認する形になります。
回答の編集を許可する。 送信済みの回答を回答者が直せるかどうかです。出欠のように後で変わるものは、オンにしておくと「間違えました」という連絡が減ります。
結果の概要を表示する。 これをオンにすると、回答した人が全員の回答の概要とグラフを見られるようになります。ヘルプにも、フォームに回答可能なすべてのユーザーがこの概要を閲覧できると書かれています。意見を集めるアンケートで、他の会員の回答を見せたくない場合は必ずオフのままにします。ここを確かめずに公開すると、匿名で集めたつもりの意見が全員に見える状態になります。
あわせて、送信後に表示される確認メッセージも変えておきます。設定の「プレゼンテーション」から確認メッセージを編集し、「ご回答ありがとうございました。ご不明な点は役員までお知らせください」といった一文にしておくと、回答した人が次に何をすればよいか迷いません。
公開して、回答者に届ける
作り終えたら公開します。ここはGoogleフォームで一度つまずく人が多い場所です。ヘルプには、回答者がフォームにアクセスできるようにするにはフォームを公開する必要があると書かれており、公開されていないフォームでは回答を受け付けられないとも明記されています。作っただけでリンクを配ると、開いた人が何もできません。
手順は、右上の「公開」を押し、回答できる人を選ぶために「管理」を開きます。特定の人に限るなら、その人たちをフォームに追加して共有します。会員に広く配るなら、一般的なアクセスでリンクを知っているすべてのユーザーにアクセス権を与えます。完了して公開すると、右上に「公開済み」と表示されます。公開の条件を後から変えたいときは、この「公開済み」を押します。
回答者と共有するときには、有効期限を付けることもできます。共有の画面で有効期限を追加し、カレンダーで日付を選ぶと、その日以降はフォームを開けなくなります。締め切りのある出欠では、期限を人の記憶に任せず、この設定で止めておくほうが確実です。
配り方は、リンクをそのまま送る形、メールで送る形、サイトやブログに埋め込む形のいずれかです。会の連絡をグループのトークで回しているなら、リンクを1本流すだけで届きます。ただしトークに流したリンクは数日で上に流れて見えなくなるので、締め切りの前にもう一度流す段取りを最初から決めておきます。
送り方で回収率が変わる。文面に入れる4つの要素
フォームができても、回収率は送り方で決まります。同じフォームを同じ会員に送っても、文面によって返ってくる数が変わります。
入れておきたい要素は4つです。何のための回答か、締め切りの日付と時刻、答えるのにかかる時間、そして答えられない場合の連絡先です。「10月5日の運動会の出欠です。10月1日の正午までにお願いします。1分で終わります。スマートフォンから入力できない方は班長までお電話ください」という4行があるだけで、返信の速さが変わります。所要時間を書くのは、開かない理由のいちばん大きなものが「時間がかかりそう」だからです。
締め切りは、日付だけでなく時刻まで書きます。「10月1日まで」と書くと、1日の夜に入れる人と、9月30日が締め切りだと読む人が混ざります。集計を始める時刻が決まっているなら、その2時間前を締め切りにしておくと余裕が生まれます。
送るタイミングも効きます。平日の朝に送ると通勤の移動中に開かれ、そのまま忘れられます。夕方から夜に送ると、その場で答えてもらえる確率が上がります。締め切りの3日前にもう一度同じリンクを流すのが、いちばん費用のかからない回収の手です。このとき「まだの方はお願いします」と書くだけで、答えた人が二重に答えることはほとんどありません。
紙の回覧と併用する会では、フォームのリンクを短くしておくと打ち込める形になります。長いURLを紙に印刷しても誰も入力しないので、二次元コードを貼るか、短いリンクに変えて併記します。
画面の見た目を整えて、スマートフォンで確かめる
フォームの見た目は、テーマの設定から色とフォントを変えられます。会の色や行事のイメージに合わせると、受け取った側が「うちの会からのものだ」と分かります。凝る必要はありませんが、既定の紫色のままだと、詐欺のリンクではないかと疑われることがあるのは実際に起きている話です。会の名前をフォームのタイトルに必ず入れ、説明文に役員の名前を1行書いておくと、疑われる余地が減ります。
作り終えたら、必ず自分のスマートフォンで開いて最後まで通します。パソコンの画面では収まっていた選択式のグリッドが、スマートフォンでは横に詰まって読めないことがよくあります。質問文が長すぎて2行以上に折り返しているところ、選択肢が多すぎて画面を何度もスクロールするところは、この段階で直します。
通し確認では、送信まで実際に行います。送信後の確認メッセージが表示されるか、回答が回答のタブに入るかを見ます。この1件はテストなので、集計を始める前に削除しておきます。回答の画面から個別のタブでその回答を開き、削除します。削除を忘れると、出席者の数が1人多いまま報告することになります。
会の中で2人以上が内容を確認する体制にしておくと、質問の抜けが見つかります。共同編集者として役員をもう1人追加しておけば、その人も同じ画面で直せます。1人で作って1人で確認すると、同じ思い込みのまま公開されます。
使う前に知っておきたい、つまずきやすい設定
最後に、後から気づくと面倒な設定を3つ挙げます。
質問や選択肢のシャッフル。 設定のプレゼンテーションから質問の順序をシャッフルできますが、Googleのヘルプには、質問や選択肢は1件のメールアドレスにつき1回だけシャッフルされると書かれています。またフォームを送る際には送信先のアドレスを個別に入力し、グループには送らないようにという注意も付いています。会の出欠では順序を変える理由がないので、触らないのがいちばん安全です。
テストとしての採点機能。 Googleフォームには、テストを作成して採点する機能もあります。教室や講習会で理解度を確かめる用途には向きますが、出欠や意見の収集で誤ってオンにすると、回答者に点数の画面が出て混乱します。作った後に設定を見て、テストの機能が入っていないかを確かめます。
共同編集者とスプレッドシートの権限。 前の節で触れた通り、共同編集者はリンクされたスプレッドシートにもアクセスできます。役員が交代するときは、フォームの共同編集者とスプレッドシートの共有相手の両方を見て、前任者を外します。この確認は毎年の引き継ぎの手順書に1行として書いておくのが確実です。
回答を確認する。3つのタブとスプレッドシート
回答が入り始めたら、フォームの上部にある「回答」を開きます。ここには概要、質問、個別の3つの見方があります。
概要は、質問ごとの集計とグラフが並ぶ画面です。ヘルプには、概要タブは回答が1つ以上ある場合にのみ表示されると書かれています。回答が0件のときにタブが見つからないのは不具合ではありません。質問は、1つの質問に対する全員の答えを縦に並べる見方です。個別は、1人分の回答用紙を1枚ずつめくる見方で、前後の矢印で移動します。
数えたり並べ替えたりするなら、スプレッドシートに出します。回答の画面の右上にあるスプレッドシートへのリンクのアイコンを押すと、回答が1行1件の表になります。ここで注意したい点がヘルプに書かれています。共同編集者とフォームを共有している場合、共同編集者はリンクされているスプレッドシートにもアクセスできます。そのため、共同編集者を外すときはフォームとスプレッドシートの両方から外す必要があります。役員が交代したときに、前任者が回答の表を見られる状態が残りやすいのはここです。
手元に保存したいだけなら、回答の画面のその他のメニューから「回答をダウンロード（.csv）」を選びます。
新しい回答をすぐ知りたいときは、回答の画面のその他のメニューから「新しい回答についてのメール通知を受け取る」をオンにします。締め切り直前だけオンにして、期間が終わったらオフにする使い方が扱いやすい形です。
締め切って、集計を確定させる
受付を止める方法も決めておきます。公開済みのフォームの右上にある公開のアイコンから「回答を受付中」をオフにすると、それ以降は回答できなくなります。回答者には受付を終了したというメッセージが表示され、この文面は自分の言葉に書き換えられます。
さらに、終了日や回答数の上限を先に設定しておくこともできます。「終了日または回答数の上限を設定」から、特定の日時を選ぶか、回答数で終了を選んで上限の数を入れます。フォームにすでに回答がある場合、入れる数はこれまでに受信した数より大きくしなければなりません。複数の人が同時に回答した場合は、上限に関係なく受け付けられると書かれているので、定員ぴったりで締めたい申込では、最後に人数を目で確認する工程を残しておきます。
回答の下書きについても知っておくと説明が楽になります。既定では、回答の下書きは回答者が最後に変更してから30日間、またはフォームへの記入が完了するまでのいずれか早い時点まで自動的に保存されます。共有の端末で回答してもらう場面では、前の人の入力が残ることがあるため、自動保存を無効にする設定が用意されています。
町内会やPTAで使うとき、フォームだけでは足りないところ
ここまでがGoogleフォームの作り方です。手順としてはこれで完結しますが、会の運営に当てはめると、フォーム1枚では埋まらない穴が3つ残ります。
1つ目は、リンクをどこに置くかです。フォームは作った側がリンクを配らないと誰にも届きません。グループのトークに流すと数日で流れ、掲示板に貼るだけでは見ない人が出ます。締め切りまでに何回流すかを決めておかないと、回収率が上がりません。
2つ目は、答えていない人が誰か分からないことです。フォームは答えた人のリストは作りますが、答えていない人のリストは作りません。40世帯のうち28件返ってきたとき、残りの12世帯がどこなのかを突き合わせる作業は手で行うことになります。会員名簿とフォームの回答を毎回照合するのは、回を重ねるとかなりの負担になります。
3つ目は、集めた結果がどこにあるか分からなくなることです。フォームと回答の表は作った役員のGoogleドライブに入ります。役員が代わるとき、ドライブの中のどのフォルダに何年分があるのかを引き継ぐところで漏れが起きます。
団体向けの連絡ツールを使っている会では、出欠の回収と未回答者の把握が同じ画面で片付きます。いま使っている道具との違いを先に見ておくと判断が早くなります。無料で人数も無制限のグループトークと、団体向けのツールでは記録の残り方と誰が見られるかが違います。その差はLINEグループとの比較に整理されています。
集める側の手間から見た、フォームの置きどころ
とりまとめる立場の判断に畳み直します。
Googleフォームが強いのは、単発で不特定の人から集めるときです。行事の一般参加の申込、問い合わせの受付、匿名の意見募集。この3つでは、ほかの道具に替える理由がありません。費用もかからず、回答者にアカウントも要りません。
弱くなるのは、名簿が決まっている相手に繰り返し聞くときです。会員40人の出欠を毎月取る、班ごとの当番を毎月決める、といった用途では、毎回フォームを作り、毎回リンクを配り、毎回名簿と突き合わせることになります。ここは回数が積み上がるので、年間で見ると手間の総量が大きくなります。実際に回覧板と口頭の連絡を置き換えた会がどう運用しているかは町内会での使われかたに、役員が毎年代わる前提で組んでいる例はPTAでの使われかたに、生徒や保護者への連絡を扱う例は教室での使われかたに載っています。
もう1つ、会員以外の目に触れるかどうかも見ておきます。フォームのリンクは、知っている人なら誰でも開けます。回答の概要を表示する設定をオンにしていると、回答した人が全員の答えを読めます。会の内部で扱う話を集めるなら、メンバー以外は見られない状態を保てる置き場所が必要です。設定や費用で先に確認しておきたい点はよくある質問に整理してあります。
最後に、作る順番だけもう一度置きます。集計の形を決める、誰の回答か分かる必要があるかを決める、そのうえで質問の形式を選ぶ。この順で進めれば、公開してから作り直すことはなくなります。
Q1. Googleフォームの作り方で、いちばん最初にやることは何ですか？
操作より先に、集まった回答をどういう形で見たいかを決めます。数えたいものは必ず選択肢の質問にし、名前や意見だけを自由記述にします。ここを決めずに作ると、100件集まってから1件ずつ読んで数えることになります。決まったら、forms.google.com を開いて空白のフォームを選ぶか、スプレッドシートの「ツール」から「新しいフォームを作成」を選びます。
Q2. フォームを作ってリンクを送ったのに、相手が回答できないと言われます。
フォームが公開されていない可能性が高いです。Googleのヘルプには、回答者がアクセスできるようにするにはフォームを公開する必要があり、公開されていないフォームでは回答を受け付けられないと書かれています。右上の「公開」を押し、回答できる人の範囲を選んでから、もう一度リンクを配ってください。
Q3. 回答を1回に制限すると、答えるのが難しくなる会員がいませんか？
その設定をオンにすると、回答するにはGoogleアカウントにログインする必要があります。年配の会員が多い会では、ここで手が止まる人が出ます。ログインを求めたくない場合は、この設定を使わず、氏名を必須の質問にして、重複があれば目で確認する形にするほうが回収率は落ちません。
Q4. 匿名で意見を集めたつもりが、他の人に見えていました。何が原因ですか？
設定の「プレゼンテーション」にある「結果の概要を表示する」がオンになっていると、回答した人が全員の回答の概要とグラフを閲覧できます。匿名で集める場合は必ずオフにしてください。あわせて、メールアドレスを収集する設定もオフになっているかを確認します。