Googleフォームで出欠やアンケートを集めたあと、その結果をほかの役員にも見せたい。この場面で手が止まる人が多いのは、共有のやり方が1つではなく、やり方によって相手に見える範囲がまったく違うからです。
全員の名前と回答が丸ごと見える渡し方もあれば、人数と割合だけが見える渡し方もあります。集計の作業を手伝ってもらいたいのか、結果を報告したいだけなのか。目的によって選ぶ経路が変わります。ここを分けずに「共有」で検索すると、いちばん強い権限を渡す手順にたどり着いてしまい、見せる必要のない個人の回答まで開いてしまいます。
この記事では、回答を共有する5つの経路を並べ、それぞれ何が見えるのかを整理します。そのうえで、誰に、どの粒度で、いつまで見せるかを決める順番を書きます。画面の名前はGoogleの日本語のヘルプに載っている表記に合わせています。
回答の共有は1つの操作ではない
まず、Googleフォームで回答を人に見せる方法が複数あることを押さえます。
Googleフォームはオンラインで作成できるフォーム作成ツールで、集まった回答結果を他のメンバーと共有することも可能です。 出典: form.run
可能である、というところまでは単純です。問題は経路が分かれていることで、実際には次の5つがあります。
1つ目は、回答が入ったGoogleスプレッドシートを共有する方法です。相手には、全員の回答が1行ずつ並んだ表がそのまま見えます。2つ目は、フォームそのものに共同編集者として相手を追加する方法です。相手は回答を見るだけでなく、質問の文面や設定まで変えられます。3つ目は、設定の中にある「結果の概要を表示する」をオンにして、回答した人全員に集計を見せる方法です。4つ目は、回答のグラフだけをコピーして、資料に貼り付けて配る方法です。5つ目は、回答をCSVでダウンロードして、そのファイルを渡す方法です。
見える範囲は、この順に狭くなっていくわけではありません。3つ目の「結果の概要」は、相手が役員かどうかに関係なく、回答できるすべての人に見えます。いちばん広い範囲に開く操作でありながら、設定を1つオンにするだけなので、軽い操作だと誤解されやすい部分です。
会の運営でよく起きるのは、「集計を手伝ってほしい」と頼まれた役員に共同編集者の権限を渡し、そのまま年度末まで残るという形です。渡すときの一手間より、外し忘れの方が後で問題になります。
もう1つよく起きるのが、経路を混ぜてしまうことです。表を共有したうえで、念のためCSVも送り、さらに結果の概要もオンにする。全部やっておけば誰かが見られるだろうという発想ですが、これをやると何をどこまで見せたのかが自分でも分からなくなります。締め切り後に「あの回答はどこから漏れたのか」を辿れません。経路は1つに絞るのが原則です。相手ごとに違う経路を使うなら、誰にどの経路で渡したかを書き留めておきます。
渡す前に決める3つのこと
経路を選ぶ前に、次の3つを決めます。ここが決まっていれば、選ぶ経路は自動的に1つに絞られます。
1つ目は、相手に何をしてほしいかです。数字を知ってほしいだけなのか、個人の回答を1件ずつ見て作業してほしいのか。数字だけなら、グラフをコピーして貼るか、概要の画面を見せる形で足ります。名簿と突き合わせる作業を任せるなら、表を共有する必要があります。質問を直したり締め切りを変えたりする権限まで渡す必要があるのは、共同で作業する相手だけです。
2つ目は、どの粒度まで見せるかです。出欠の人数だけで済むのか、誰が出席かまで見せるのか、自由記述の意見の全文まで見せるのか。特に自由記述は注意が要ります。「役員への意見をお書きください」と聞いて集めた内容を、当の役員全員に共有すると、書いた人が特定される場面が出てきます。意見を集めるときは、集計を誰が見るのかを先に決めて、フォームの説明欄に書いておくほうが安全です。
3つ目は、いつまで見せるかです。行事が終わったあとも見られる状態が続く必要はありません。フォームの共有には有効期限を付けられるので、期限を決めて渡すほうが、外し忘れを防げます。
この3つを決めるのに時間はかかりません。順番が逆になったとき、つまり先に権限を渡してから「ここまで見せる必要はなかった」と気づいたときに、やり直しが難しくなります。渡した情報は取り消せません。
スプレッドシートで共有する
いちばんよく使われる経路です。名簿と突き合わせる作業を分担するなら、この形になります。
手順は、フォームを開いて上部の回答をクリックし、右上のスプレッドシートへのリンクのアイコンをクリックします。Googleスプレッドシートが開き、回答が1行ずつ並びます。あとは、そのスプレッドシート側で共有のボタンを押し、相手のアカウントを指定して権限を選びます。
この経路の利点は、フォームの編集権限を渡さずに済むことです。相手は回答の表だけを見られて、質問の文面や設定には触れません。集計を手伝ってもらうだけなら、この形がいちばん範囲が狭く収まります。
共有する相手が複数いるなら、グループで渡す方法もあります。共有の画面ではユーザー名だけでなくグループ名も指定できるので、役員のグループを作っておけば、毎年の役員交代のときに共有先を1つ直すだけで済みます。1人ずつ足していく形にすると、辞めた人を外す作業が人数分発生します。
もう1つの利点は、表の上で作業できることです。班ごとに並べ替える、出席者だけを抜き出す、名簿の列を横に足して突き合わせる、といった作業ができます。フォームの回答の画面ではこうした加工ができません。
注意点が2つあります。1つは、スプレッドシートに書き込む権限を渡すと、元の回答の表を書き換えられることです。閲覧だけで足りるなら、閲覧者の権限で渡します。もう1つは、フォームに新しい回答が入ると表に自動で追加されるので、締め切り後も表が育つ点です。締め切ったつもりのフォームが開いたままだと、集計し終えた後に行が増えます。表を共有する前に、回答の受付を止めておくと余計な混乱が起きません。
共同編集者として渡すときに起きること
フォームそのものを共有する経路です。ここは、渡す前に仕組みを知っておく必要があります。
手順は、フォームを開いて共有のアイコンをクリックし、相手の名前かグループ名を入力して、下向きの矢印から編集者を選びます。有効期限を付けたい場合は「有効期限を追加」を選び、カレンダーで日付を指定します。期限を外したいときは、有効期限の編集のアイコンから「有効期限を削除」を選びます。
この経路で必ず知っておきたいのが、フォームとスプレッドシートの権限が連動しない点です。ヘルプにはこう書かれています。新しい回答用スプレッドシートを作成すると、フォームの共同編集者は自動的にそのスプレッドシートにアクセスできるようになりますが、フォームの権限をさらに変更しても自動的には同期されません。アクセス権を変更または削除するには、フォームとリンク済みシートの両方で権限を個別に更新する必要があります。
別のヘルプのページにも同じ趣旨の記載があります。共同編集者とフォームを共有している場合、共同編集者はフォームにリンクされているスプレッドシートにもアクセスできるため、共同編集者を削除する場合はフォームとスプレッドシートの両方からそれぞれ削除する必要がある、という内容です。
つまり、フォームから外したつもりでも、表のほうは見られる状態が残ります。役員が交代する時期に、前の役員が回答を見続けられる状態になるのは、ほとんどこの仕組みが原因です。外す作業は必ず2か所、とだけ覚えておけば防げます。
オーナーを移す操作も同じ画面から行えます。ヘルプには、フォームのオーナー権限を譲渡する前に相手に編集者権限を付与する必要があり、共有の画面で相手の名前の横の下向き矢印から「オーナー権限を譲渡」を選ぶ、と書かれています。年度の終わりにこの操作をしておかないと、辞めた役員のGoogleドライブに会の記録が残り続けます。
回答した人全員に集計を見せる設定
いちばん誤解が多いのがこの経路です。
設定を開き、プレゼンテーションの横にある下向きの矢印をクリックして「結果の概要を表示する」をオンにすると、結果の概要が回答者と共有されます。ヘルプには、ユーザーがフォームに入力すると結果へのリンクが表示され、回答の概要には各質問に対する回答の全文やグラフが表示される、そしてフォームに回答可能なすべてのユーザーがこれらの概要を閲覧できる、と書かれています。
ここで重要なのは「回答可能なすべてのユーザー」という範囲です。役員だけではありません。リンクを知っている人なら誰でも開ける設定にしている場合、リンクを転送された人まで含みます。そして「回答の全文」が見えるので、自由記述に書かれた内容もそのまま読めます。
オンにしたあとで取り消しても、既に見た人の記憶は戻りません。設定はいつでもオフにできますが、公開されていた期間に誰が何を見たかは記録されません。だからこそ、オンにする操作は他の設定より慎重に扱う必要があります。設定を触るのは、フォームを配る前の1回だけにして、回答が集まり始めてからは触らない、という決め方が安全です。
この設定が向いているのは、結果を全員で共有することが目的の場合です。行事の候補日を挙げてもらい、どの日に票が集まっているかを全員に見せたいときや、備品の色を選んでもらって途中の票数を見せたいとき。こういう用途では、役員が集計して知らせる手間が要らなくなります。
向いていないのは、匿名で意見を集める場合と、個人の名前が入る場合です。匿名のつもりで集めた意見が全員に見えていた、という事故はほぼこの設定から起きます。オンにする前に、その質問の回答が全員に見えても問題ないかを1問ずつ確かめます。氏名の質問が入っているなら、オンにしてはいけません。
あわせて確かめるのが、メールアドレスを収集する設定です。設定の回答の中にあり、確認済みを選ぶとGoogleアカウントのメールアドレスが記録され、回答者からの入力を選ぶと手で入力する形になります。匿名で集めるなら、どちらもオフにしておきます。
結果だけを渡す2つの方法
権限を渡さずに、結果だけを見せる方法が2つあります。役員会や総会で報告するなら、この2つで足ります。
1つはグラフをコピーする方法です。フォームの回答のセクションで作られたグラフは、右上のコピーのアイコンを押して、他のファイルに貼り付けられます。ヘルプには、グラフをGoogleドキュメント、スライド、図形描画に貼り付けた場合、それらの文書やフォームでそのグラフを直接更新できる、ただしその文書やフォームの編集権限が必要になる、と書かれています。総会の資料にアンケート結果を載せるなら、この形がいちばん手が少なく済みます。グラフは集計された形なので、個人の回答は見えません。
もう1つはCSVでダウンロードする方法です。フォームの回答のタブからその他のアイコンをクリックし、「回答をダウンロード（.csv）」を選びます。落としたファイルをメールに添付して渡せます。
CSVで渡すときは、渡した後に取り消せないことを前提にします。共有の権限なら後から外せますが、ファイルは相手の手元に残ります。個人名や連絡先が入っているなら、必要な列だけを残した表を作り直してから渡すほうが安全です。ひと手間ですが、年度末に名簿が出回っていることに気づくほうが困ります。
回答が多い場合の目安も押さえておきます。ヘルプには、CSVでダウンロードした回答が送信日時で並ばない場合と、質問や個別のビューが表示されない場合は、いずれも回答数が10,000件を超えている可能性があるという記載があります。会の規模で当たることはありませんが、動かないときの手掛かりになります。
共有する前に、回答の中身を自分で確かめる
渡してから直すことはできないので、渡す前に一度自分で全部見ます。見る場所は3つあります。
フォームを開き、上部の回答をクリックすると、概要、質問、個別の3つの見かたが選べます。概要には質問ごとの集計とグラフが並びます。ヘルプには、概要のタブは回答が1つ以上ある場合にのみ表示されると書かれています。回答がゼロの間はタブが出ないので、壊れていると勘違いしないようにします。
質問の見かたは、1つの質問に対する全員の答えを並べて見る画面です。自由記述を共有してよいかどうかを判断するときは、必ずここを開いて全文を読みます。1件だけ、特定の個人を名指しした書き込みが混じっていることがあります。そのまま役員全員に共有すると、書いた人と書かれた人の両方に影響が及びます。共有の経路を変えるか、その質問だけ外した表を作り直すかを、渡す前に決めます。
個別の見かたは、1人ずつの回答を見る画面です。フォームを複数回送信できるように設定した場合は、送信した回答ごとに表示することもできます。同じ人が2回送っているかどうかを見るときに使います。
新しい回答が届いたことを知る設定もあります。回答のタブのその他のアイコンから「新しい回答についてのメール通知を受け取る」を選ぶと、届くたびにメールが来ます。締め切り間際に何度も画面を開く手間が省けます。共有したあとに追加の回答が入ると、共有した内容と表の中身がずれていくので、通知をオンにしておくと気づけます。
締め切ってから共有するのが基本です。受付を止める操作は、公開済みのフォームの右上にある公開のアイコンから「回答を受付中」をオフにします。「終了日または回答数の上限を設定」から締め切りの日時を先に入れておくこともできます。止めてから渡せば、渡した数字と最終の数字が一致します。
回答した本人に控えを渡す
共有の相手は役員だけではありません。答えた本人に控えを渡す設定もあります。
これはメールアドレスを収集している場合に限って使えます。設定を開き、メールアドレスを収集するを確認済みか回答者からの入力のどちらかにしたうえで、回答の横の下向き矢印から「回答のコピーを回答者に送信」を選び、「リクエストされた場合」か「常に表示」を指定します。
申込のように後から内容を確認したくなる用件では、常に送る設定にしておくと、「申し込んだはずだが届いているか」という問い合わせが減ります。控えが手元にあれば、間違いにも本人が気づけます。ただしヘルプには、迷惑メールフィルタなどの不正使用対策により、回答のコピーが届かない場合があるという但し書きがあります。届いていないという連絡を受けたら、この可能性から当たります。
回答者が自分の回答を直せるようにする設定もあります。設定の回答の中にある「回答の編集を許可する」をオンにすると、送信済みの回答を回答者が編集できます。出欠のように後から予定が変わる用件では、オンにしておくと役員への修正の連絡が減ります。この設定は、結果を共有することとは別ですが、「本人には自分の分を見せる」という形の共有として働きます。
送信後に表示する確認メッセージも編集できます。設定のプレゼンテーションから、「回答を受け付けました。10月5日までは修正できます」のように、次に何が起きるかまで書いておくと、控えが届かなかった場合の保険になります。
見られないと言われたときに見る場所
共有したのに開けないと連絡が来る場面は、かなりの頻度で起きます。原因は3つに絞られます。
1つ目は、相手が別のアカウントで開いている場合です。ヘルプには、フォームを開こうとして「アクセス権が必要です」と表示される原因として、権限がない場合と、アクセス権のないGoogleアカウントにログインしている場合の2つが挙げられています。スマホで複数のアカウントを使い分けている人は、共有した側とは違うアカウントで開いていることがあります。相手に、どのアドレスでログインしているかを確認してもらうのがいちばん早い解決です。
2つ目は、組織のアカウントで作ったフォームの場合です。ヘルプには、作成者が設定を変更しない限り、職場用または学校用のアカウントで作成されたフォームにはその組織内のユーザーのみがアクセスできる、と書かれています。学校のアカウントで作ったフォームを保護者に共有すると、この壁に当たります。会のフォームは、組織に紐づかないアカウントで作っておくほうが後の説明が楽になります。
3つ目は、共有したのがフォームで、相手が見たいのは表だった場合です。この2つは別のファイルなので、共有する対象を間違えると「開けたけれど回答が見えない」という状態になります。相手に見せたいのが回答の一覧なら、共有するのはスプレッドシートです。
相手がアクセス権をリクエストした場合は、その通知メールから許可できます。ヘルプには、権限が必要ですのページで「アクセス権をリクエスト」をクリックし、ファイルのオーナーから許可を知らせるメールが届く、という手順が書かれています。急ぐ場面では、リクエストを待つのではなく、こちらから相手のアドレスを指定して共有するほうが早く終わります。
見せる範囲を狭くするのは、フォームを作る段階から
最後に、共有の段になってから困らないための作り方に触れます。
いちばん確実なのは、見せたくない情報を最初から聞かないことです。出欠を数えるのに電話番号は要りません。氏名と班だけで足ります。聞いていない情報は、どの経路で共有しても漏れません。質問を1つ減らすことが、権限の設定を10か所直すより効きます。
次に、見せる粒度が違う情報を1枚のフォームに混ぜないことです。全員に見せてよい候補日の投票と、役員だけが見るべき個別の事情を、同じフォームで聞かない。2枚に分ければ、片方は結果の概要を全員に見せ、もう片方は役員だけで閲覧する、という使い分けができます。1枚に混ぜると、いちばん厳しい方に合わせるしかなくなり、全員に見せられる情報も見せられなくなります。
セクションを分ける方法もあります。セクションは最大75個まで作れて、回答に応じて特定のセクションに移動する設定もできます。ただし、セクションを分けても回答は同じ表に入るので、見える範囲は分かれません。範囲を分けたいならフォームを分けます。
聞く相手にも配慮が要ります。フォームの説明欄に、集めた回答を誰が見るのかを1行書いておくと、答える側の書き方が変わります。「回答は役員3名で確認します」と書いてあれば、書く人はその前提で書きます。何も書かないまま自由記述で意見を集めると、書いた人は担当者1人だけが読むと思って書き、後で全員に共有されたことを知って驚きます。この1行があるかないかで、後の関係が変わります。
ファイルのアップロードを求める質問を入れる場合も、共有の前に考えておきます。アップロードされたファイルは、フォームのオーナーのGoogleドライブの新しいフォルダに保存されます。写真を集めた場合、そのフォルダを共有すると全員の写真が見えます。子どもの写真を集める用途では、誰がそのフォルダを開けるのかを決めてから集め始めるほうが確実です。なお、この質問形式はフォームが共有ドライブに保存されている場合と、管理者がデータ損失防止をオンにしている場合は使えず、回答するには回答者がGoogleアカウントにログインする必要があります。
そして、共有した相手と期限を記録しておきます。誰にいつ何を渡したかを1行ずつ書いた紙が1枚あるだけで、年度末の外し忘れが防げます。役員が代わるときに、この紙をそのまま次の人に渡せば、どこを外せばよいかが分かります。
とりまとめる側から見た、共有の落としどころ
続ける立場から見た話に畳みます。
Googleフォームの共有が向いているのは、1回の行事について、少人数の役員で結果を見るときです。表を1つ共有して、終わったら外す。この形なら手順も短く、事故も起きません。
手間が積み上がるのは、これを毎月繰り返すときです。毎回フォームを作り、毎回表を共有し、毎回外す。役員が5人いれば、その掛け算になります。さらに、フォームとスプレッドシートの両方から外すという二度手間があるので、回数が増えるほど外し忘れが起きます。
もう1つ残るのが、答えていない人の把握です。フォームは回答した人の一覧は作りますが、回答していない人の一覧は作りません。40世帯のうち28件返ってきたとき、残りの12世帯がどこなのかは、名簿と突き合わせて自分で調べることになります。共有をどう整えても、この作業は減りません。
いま使っている連絡の道具によって、この部分の手間は変わります。グループトークとの性質の違いはLINEグループとの比較に、誰でも入れる公開の場との違いはLINEオープンチャットとの比較に、掲示板の形で残る場との違いはBANDとの比較に整理されています。実際の運用としては、回覧板と口頭の連絡を置き換えた会の形が町内会での使われかたに、役員が毎年代わる前提で組んでいる例がPTAでの使われかたに載っています。団体向けの連絡ツールでは、名簿と役員の権限が最初から分かれているため、誰に何が見えるかを毎回設定し直す必要がありません。会の内部で扱う話について、メンバー以外は見られない状態を保てるかどうかは、道具を選ぶ時点で確かめておく価値があります。費用や設定で先に確かめておきたい点はよくある質問にまとめてあります。
判断の目安を1つ置きます。共有する相手が固定で、しかも毎月同じ作業をするなら、毎回権限を渡して外す形は続きません。役員の顔ぶれが年度で入れ替わる会ではなおさらです。逆に、年に1度か2度の行事についてだけ結果を見せるなら、表を1つ共有して終わったら外す形で充分に回ります。自分の会がどちらなのかを先に決めると、選ぶ道具も決まります。
共有の手順を覚えるのに10分もかかりません。時間をかける価値があるのは、その回答を誰に、どこまで、いつまで見せるのかを決める部分です。
Q1. Googleフォームの回答を役員だけに見せるには、どの方法が適切ですか？
回答が入ったGoogleスプレッドシートを、その役員に閲覧者の権限で共有するのが範囲としていちばん狭く収まります。フォームを開き、上部の回答から右上のスプレッドシートへのリンクのアイコンをクリックし、開いた表の側で共有します。フォームそのものを共同編集者として渡すと、質問の文面や設定まで変えられるので、集計を見せるだけなら渡しすぎになります。
Q2. 共同編集者を外したのに、まだ回答を見られているようです。原因は何ですか？
フォームの権限とスプレッドシートの権限が連動していないためです。Googleのヘルプには、フォームの権限を変更しても自動的には同期されず、アクセス権を変更または削除するにはフォームとリンク済みシートの両方で個別に更新する必要があると書かれています。外す作業は必ず2か所で行ってください。
Q3. 「結果の概要を表示する」をオンにすると、誰に見えるようになりますか？
フォームに回答可能なすべてのユーザーに見えます。役員だけではありません。ヘルプには、回答の概要には各質問に対する回答の全文やグラフが表示され、回答可能なすべてのユーザーが閲覧できると書かれています。氏名を聞いている場合や匿名で意見を集めた場合は、オンにしないでください。
Q4. 総会の資料に結果だけを載せたいときは、どうすればよいですか？
回答のセクションに表示されるグラフを使います。グラフの右上のコピーのアイコンを押し、Googleドキュメントやスライドに貼り付けます。グラフは集計された形なので、個人の回答は見えません。個別の回答が必要な場合はCSVでダウンロードできますが、渡したファイルは後から取り消せないため、必要な列だけを残した表を作り直してから渡してください。