Googleフォームでアンケートを作るところまでは、たいてい30分で終わります。難しいのはその先です。40世帯に配って12件しか返ってこない。自由記述を読んだら全部が別の話で、結局役員会で決められない。集計してみたら、聞きたかったことを聞いていなかったと分かる。こうした行き止まりは、操作を覚えたかどうかとは関係のないところで起きます。
アンケートが使える形になるかどうかは、質問の作り方と送り方でほぼ決まります。同じ会員に同じ道具で聞いても、聞き方を変えるだけで回答数と使える度合いは大きく変わります。
この記事では、決めたいことから質問を逆算する手順、答えやすい質問文と選択肢の作り方、匿名にするかの判断、回答が集まる送り方、そして集めた結果を会の判断に使うところまでを扱います。
Googleフォームでアンケートが使えない形になる3つの理由
Googleフォーム自体は、誰でも作れて費用がかからない道具です。Googleの案内にも、その位置づけがはっきり書かれています。
オンライン フォームで分析情報を素早く取得。フォームやアンケートを簡単に作成して、どこからでもデータを収集し、分析情報を得ることができます。 出典: workspace.google.com
簡単に作れることは、そのまま良い結果になることを意味しません。現場で使えない形になる理由はほぼ3つに絞られます。
1つ目は、決めたいことが決まっていないまま質問を並べたことです。「ご意見をお聞かせください」で始まるアンケートは、集まった後に何もできません。読む人によって答える範囲が違うので、40件の意見が40の別の話になります。
2つ目は、数えられない形で聞いたことです。自由記述で「ご都合はいかがですか」と聞くと、「土曜なら」「午前は難しい」「その週は不在」といった答えが並びます。人間が読めば分かりますが、数えて多い順に並べることはできません。日程を決めるための材料にはなりません。
3つ目は、質問が多すぎて途中で閉じられたことです。20問のアンケートは、最後まで答える人が半分以下になります。答えなかった人は無関心なのではなく、時間が読めなかったから閉じています。
この3つは、送る前に直せるものです。順に見ていきます。
決めたいことから逆算して、質問を作る
質問を書き始める前に、1行だけ紙に書きます。「このアンケートで何を決めるか」です。
たとえば「秋の行事を土曜の午前にするか日曜の午後にするか決める」であれば、必要な質問は2つで足ります。どちらが都合がよいか、どちらも難しい場合はその理由。これだけで決められます。「行事についてのご意見」を聞く必要はありません。
「来年度の役員の負担を減らすために、何をやめるか決める」であれば、いま行っている行事や作業を全部並べて、続けたいものに印を付けてもらう形になります。自由記述で「何をやめるべきか」と聞くと、答えを考える負担が回答者に移り、返信が減ります。選択肢を並べて選ばせるほうが、答えるのが10秒で済み、しかも数えられます。
決めたいことが2つ以上あるときは、アンケートを分けるか、セクションで区切ります。1枚に混ぜると、どの質問がどの判断のためのものか、答える側にも集計する側にも分からなくなります。
ここで決めたことは、そのままアンケートの説明文に書きます。「9月の役員会で行事の日程を決めるため、ご都合を伺います」と最初に書いてあるだけで、回答者は答える範囲が分かり、余計な話が減ります。
答えやすい質問文の4つの条件
質問文の書き方には、守ると回答の質が上がる決まりがあります。
1問で1つのことだけ聞く。 「懇親会の参加と会費の集め方についてどう思いますか」は2つの質問です。答えは片方だけになるか、両方に触れて何が言いたいのか分からなくなります。分けて2問にします。
打ち消しを重ねない。 「参加しない予定はありませんか」のような書き方は、はいと答えたときにどちらの意味か分かりません。「参加しますか」と聞いて、はいといいえで答えてもらいます。
会の中だけで通じる言葉を使わない。 役員の間で当たり前に使っている略称や、前年度の資料にしか出てこない行事名は、新しく入った会員には通じません。「春の清掃」ではなく「4月第2日曜の道路清掃」と書きます。
答えの前提を質問文に入れる。 「参加できますか」だけでは、日付と時間と場所が分からないと答えられません。質問文か、その下の説明に、日付、時間、場所、持ち物を書いておきます。Googleフォームでは質問ごとに説明を付けられるので、ここに入れると質問文が長くなりすぎません。
この4つを守るだけで、返ってきた内容を読み直して意味を解釈する作業が消えます。40件のアンケートで、1件あたり1分の解釈をやめられるなら、それだけで40分が浮きます。
選択肢の作り方で、集計できるかどうかが決まる
選択肢を作るときに効く原則は2つです。漏れがないことと、重なりがないことです。
漏れがあると、どれも当てはまらない人が答えられずに閉じます。日程を聞くなら「どちらも難しい」を必ず入れます。参加の可否を聞くなら「まだ分からない」を入れます。この選択肢がないと、分からない人は答えないので、未回答が増えます。
重なりがあると、集計が合わなくなります。「午前」「午後」「1日中」を並べると、1日中を選んだ人は午前にも午後にも含まれるのか判断できません。時間帯を聞くなら「午前のみ」「午後のみ」「終日可」と書き分けます。
段階で聞くときは、選択肢の数を奇数にするか偶数にするかを先に決めます。5段階にすると真ん中に集まり、4段階にするとどちらかに寄ります。会の判断材料としては、どちらかに寄せたほうが使えることが多いです。ただし、無理に選ばせると不満が残るので、判断を急がない議題では真ん中を残します。
「その他」を置くかどうかも判断します。Googleフォームのラジオボタンとチェックボックスでは、選択肢に「その他」を含めて短い回答を書いてもらえます。予想していない答えを拾えるので、初めて聞く議題では入れておくと役に立ちます。逆に、毎年同じ質問をしていて選択肢が固まっている出欠のような質問では、入れないほうが集計が楽になります。
選択肢が10個を超えるなら、プルダウンにします。ラジオボタンで10個以上並べると、スマートフォンの画面で何度もスクロールすることになります。班や地区のように数が多いものはプルダウンが向いています。
選択肢の並べ方にも決まりを持たせます。多く選ばれそうなものを上に置くと、下まで読まずに上を選ぶ人が増え、結果が偏ります。日程のように順番が決まっているものは時系列に、順番のないものは会の名簿や地図と同じ並びにします。毎年同じ並びにしておくと、前年の結果と比べられます。
選択肢を作る人が答えを誘導してしまうこともあります。「続けたい」「どちらかといえば続けたい」「やめたい」のように、片側に段階を多く置くと、続けたい側に寄ります。段階を置くなら両側に同じ数だけ置きます。ここは作る側が意識しないと気づかない偏りで、集計して初めて「思ったより賛成が多い」と見える形になります。
答えを1つに絞らせるか複数選ばせるかも、集計の形に直結します。ラジオボタンなら合計が回答数と一致するので割合が出せますが、チェックボックスは1人が複数選べるので合計が回答数を超えます。割合で報告する予定があるなら、ラジオボタンを選びます。
満足度や評価を聞くときの形式の選び分け
会のアンケートでは、行事の後に「どうでしたか」を聞く場面があります。ここでどの形式を選ぶかで、集計の手間が変わります。
Googleフォームには段階で答えてもらう形式が2つあります。均等目盛は数直線の形で、目盛の開始を0または1にでき、最大値は2から10の整数で設定します。目盛の両端にラベルを付けられるので、「1 物足りない」「5 満足」といった書き方ができます。評価はスター、ハート、高く評価のいずれかの絵で表す形式で、3から10の整数で設定します。
会員向けには、均等目盛の5段階にラベルを付けた形がいちばん扱いやすいです。評価のスターは見た目が良いのですが、何点が普通なのかが人によって違うので、平均を出しても解釈が割れます。両端にラベルを書ける均等目盛のほうが、答える側の基準が揃います。
複数の項目をまとめて評価してもらうなら、選択式（グリッド）を使います。行に「内容」「時間」「場所」を並べ、列に5段階を置く形です。1問で3つ聞けるので所要時間が短くなります。ただしスマートフォンの画面では横に詰まって読みにくくなるため、行は4つか5つまで、列は5つまでに抑えます。行が多いグリッドは、途中で閉じられる原因になります。
段階で聞いた結果は、平均値だけを見ないようにします。5段階で平均3.4という数字は、全員が3と4を付けた場合と、1と5に割れた場合の両方で出ます。概要のグラフで分布の形を見て、割れているなら自由記述を読む。この2段階で見ると、判断を誤りません。
前年のアンケートを使い回して、作る時間をなくす
毎年同じ行事の出欠や感想を聞く会では、白紙から作り直す必要はありません。Googleフォームには、既存のフォームから質問を取り込む機能があります。質問を追加するメニューから質問のインポートを選び、前年のフォームを指定して、必要な質問にチェックを付けて取り込みます。
この機能を使う前提として、前年のフォームがどこにあるか分かっている必要があります。作った役員の個人のドライブに入ったままだと、翌年の担当者はそもそも探せません。会の共有フォルダに「アンケート」というフォルダを1つ作り、年と行事名をファイル名にして置いておくだけで、翌年の作業が10分になります。
使い回すときに必ず直す箇所は3つです。日付と時刻、締め切り、説明文の中の年度です。ここを直し忘れたまま配ると、去年の日付が書かれたアンケートが届くことになり、会員の信用を落とします。フォームを複製したら、まず説明文と全部の質問文を上から読み直す工程を入れます。
もう1つ直すのは、設定です。前年のフォームがメールアドレスを収集する設定になっていた場合、複製したフォームも同じ設定のまま引き継がれます。匿名で聞きたいアンケートに使い回すなら、必ず設定の「回答」を開いて確認します。複製は中身だけでなく設定も一緒に運ぶ、と覚えておくと事故が減ります。
そもそも聞かずに済ませられないかを先に考える
アンケートを作る前に確かめたいことがあります。それは、すでに答えが分かっていることを聞いていないかです。
毎月の当番、毎年決まった行事の日程、名簿に載っている連絡先。これらを毎回アンケートで集め直している会があります。前回の回答を残していないから、毎回ゼロから聞くことになります。1度集めたものは表に残し、変更がある人だけに知らせてもらう形にすると、アンケートの回数そのものが減ります。
「変更がある方だけご連絡ください」という形に変えると、回答数は減りますが、それで正しい状態です。40世帯に聞いて40件返ってくる必要はなく、変更のあった3件が届けば足ります。とりまとめる立場としては、届いた件数ではなく、決められるかどうかで判断します。
あわせて、アンケートで決めるべきことかどうかも見ます。役員会で決めてよいことを全員に聞くと、意見が割れて決まらなくなり、結局役員会で決め直すことになります。会員に聞くのは、全員の予定が関わること、費用の負担が変わること、やめるかどうかを決めることの3つに絞ると、アンケートの数が半分になります。聞く回数が減ると、1回あたりの回答率は上がります。
匿名にするかしないかで、集まる内容が変わる
会のアンケートで最も判断が要るのがここです。
名前を書いてもらう形にすると、誰が何を言ったか分かるので、後で確認できます。出欠や申込では必須です。一方で、役員の負担や会費の使い方といった議題では、名前を書く形にした瞬間に本音が出てこなくなります。「特にありません」が並ぶアンケートは、聞き方の問題ではなく、匿名にしていないことが原因である場合が多いです。
Googleフォームで匿名にするなら、確認しておく設定が2つあります。1つは、メールアドレスを収集する設定がオフになっていることです。設定の「回答」から確認できます。ここが「確認済み」になっているとGoogleアカウントのアドレスが記録され、匿名になりません。もう1つは、氏名を尋ねる質問を置いていないことです。当たり前に見えますが、前年のフォームを複製して作ると、氏名の質問が残ったままになりがちです。
そして、匿名だと伝えることも必要です。説明文に「お名前は記録されません」と書いておかないと、回答者は分かりません。実際には匿名なのに、疑われて回答が集まらないのは避けたい状態です。
匿名と記名を1枚に混ぜたい場合は、セクションで分けます。前半で記名の出欠を取り、後半に「ご意見（任意）」を置く形です。厳密な匿名にはなりませんが、同じ1枚で両方を集められます。完全な匿名が必要な議題は、別のアンケートとして分けて配ります。
質問数は、所要時間で決める
質問の数を先に決めようとすると迷います。所要時間で決めると迷いません。
会員向けのアンケートで、答えるのにかけてもらえる時間はおおむね1分から3分です。選択肢の質問は1問10秒前後、自由記述は1問30秒から1分と見ておきます。この計算で、選択肢5問と自由記述1問なら1分半ほどになります。ここが上限です。
自由記述を2つ以上置くと、所要時間が一気に伸びます。どうしても2つ必要なら、片方を任意にします。任意にするだけで、書ける人だけが書く形になり、離脱が減ります。
20問のアンケートを作りたくなるのは、「一度で全部聞いておきたい」という気持ちからです。しかし年に1回の大きなアンケートで20問集めるより、月に1問ずつ聞くほうが、合計の回答数は多くなります。とりまとめる立場としては、大きく1回よりも小さく何度も聞く形のほうが、続けられます。
質問を減らすときに使えるのが、Googleフォームの分岐です。ラジオボタンやプルダウンの答えに応じて特定のセクションへ移動させられるので、「欠席」を選んだ人には懇親会の質問を見せないようにできます。全員に同じ質問を並べると、関係のない質問を読む時間が全員分積み上がります。分岐を1つ入れるだけで、答える人が読む量が半分になることもあります。
回答が集まる送り方
作ったアンケートは、送り方で回収率が変わります。文面に入れておく要素は4つです。
何のためのアンケートか、締め切りの日付と時刻、答えるのにかかる時間、答えられない場合の連絡先。「9月の役員会で行事の日程を決めるためのアンケートです。9月28日の正午までにお願いします。1分で終わります。入力が難しい方は班長までお電話ください」という4行で足ります。
所要時間を書くのは、開かない理由のいちばん大きなものが「時間がかかりそう」だからです。1分と書いてあれば、移動中でも開かれます。
締め切りは時刻まで書きます。「9月28日まで」と書くと、28日の夜に入れる人と、27日が締め切りだと読む人が混ざります。集計を始める時刻の2時間前を締め切りにしておくと余裕が生まれます。
送るタイミングは夕方から夜が有利です。朝に送ると移動中に見て、そのまま忘れられます。そして締め切りの3日前にもう一度同じリンクを流します。これがいちばん費用のかからない回収の手で、「まだの方はお願いします」と一言添えるだけで二重回答はほとんど起きません。
紙の回覧と併用する会では、長いURLを印刷しても誰も入力しません。二次元コードを貼るか、短いリンクにして併記します。
Googleフォームは、公開しないと回答を受け付けられません。作っただけでリンクを配ると、開いた人が何もできない状態になります。右上の「公開」を押し、回答できる範囲を決めてから配ります。配った後に「開けない」と言われたら、まずここを確認します。
集計して、判断に使える形にする
回答が入り始めたら、フォームの上部の「回答」を開きます。概要のタブに質問ごとの集計とグラフが並びます。このタブは回答が1つ以上ある場合にだけ表示されるので、0件のときに見つからないのは不具合ではありません。
選択肢の質問は、この概要のグラフだけで判断できます。円グラフや棒グラフの形で出るので、多い順が一目で分かります。役員会に出す資料は、この画面をそのまま画像にして貼れば足ります。グラフはコピーして他の書類に貼り付けられるので、議事録に入れるのも簡単です。
自由記述は、概要では全文が縦に並ぶだけです。数が多いときは、スプレッドシートに出してから読みます。回答の画面の右上にあるスプレッドシートへのリンクのアイコンを押すと、1行1件の表になります。ここで並べ替えや絞り込みができます。
自由記述を読むときは、最初に分類の箱を作ります。日程のこと、費用のこと、人手のこと、その他。読みながら分類すると、同じ意見が何件あったかが数えられます。40件を最後まで読んでから分類しようとすると、前半を忘れて2周することになります。
締め切ったら受付を止めます。公開のアイコンから「回答を受付中」をオフにすると、それ以降は回答できなくなり、回答者には受付終了のメッセージが表示されます。この文面は書き換えられます。終了日や回答数の上限を先に設定しておく形もあり、締め切りを人の記憶に任せずに済みます。
結果を会員に返すかどうかを決めておく
集めて終わりにすると、次のアンケートの回答率が下がります。答えたのに何も返ってこないと、次から答えなくなります。
返し方は2通りあります。1つは、役員が集計結果を要約して、会報や連絡で流す形です。「33件のご回答をいただき、土曜午前が21件、日曜午後が12件でした。土曜午前で決定します」という3行で足ります。自由記述の中身を全部出す必要はありません。
もう1つは、Googleフォームの設定で結果の概要を回答者に見せる形です。設定のプレゼンテーションから「結果の概要を表示する」をオンにすると、回答した人が全員の回答の概要とグラフを見られます。ただしここは注意が必要です。この設定をオンにすると、フォームに回答できるすべての人が概要を閲覧できる状態になります。匿名で集めた意見も、書いた内容そのものが見えます。会費の使い方や役員の負担といった議題では、意図せず全員に公開される形になりかねません。匿名のアンケートでは、この設定はオフのままにして、役員が要約して返すほうが安全です。
返すときは、集まった件数も一緒に書きます。「40世帯中33件のご回答」と書くと、答えなかった人に次は答えようという気持ちが働きます。件数を書かずに結果だけ出すと、少数の意見で決まったのではないかという疑いが残ります。
自由記述への触れ方にも注意が要ります。1件だけ出ていた強い意見をそのまま載せると、書いた本人が特定されることがあります。匿名で集めた意見を返すときは、「費用の負担についてのご意見が3件ありました」のように件数と論点だけにとどめ、原文は役員会の中で扱います。
返すタイミングは、締め切りから1週間以内が目安です。役員会を待って1か月後に返すと、答えた側は何のアンケートだったか忘れています。決定が出るのが先なら、「33件集まりました。結果は役員会で検討し、10月の連絡でお知らせします」と先に返しておきます。
同じことを毎回聞く運営では、フォームだけでは足りない
ここまでがGoogleフォームでアンケートを取るときの作り方です。単発で聞くなら、これで十分に回ります。
穴が出るのは、名簿の決まった相手に繰り返し聞くときです。フォームは答えた人のリストは作りますが、答えていない人のリストは作りません。40世帯のうち28件返ってきたとき、残りの12世帯がどこなのかは、会員名簿と突き合わせて手で探すことになります。毎月これをやると、集計より突き合わせのほうが時間がかかります。
もう1つは、集めた結果の置き場所です。フォームと回答の表は、作った役員のGoogleドライブに入ります。役員が代わるときに、どのフォルダに何年分があるのかを引き継ぐところで漏れが起きます。過去のアンケートを日付で探せる状態にしておかないと、翌年に同じ質問を作り直すことになります。
団体向けの連絡ツールでは、出欠や意見の回収と未回答者の把握が同じ画面で片付きます。いま使っている道具との違いを先に見ておくと判断が早くなります。無料で人数も無制限のグループトークと団体向けのツールでは、記録の残り方と誰が見られるかが違います。その差はLINEグループとの比較に整理されています。公開の場に近い形で運営している会なら、参加の自由度と引き換えに何が変わるかをFacebookグループとの比較で確かめられます。
聞く側の手間から見た、アンケートの落としどころ
とりまとめる立場の判断に畳み直します。
Googleフォームが向いているのは、不特定の相手に単発で聞くときと、匿名で本音を集めたいときです。一般参加の申込、問い合わせの受付、会費の使い方への意見。この3つでは替える理由がありません。費用もかからず、回答者にアカウントも要りません。
向かなくなるのは、同じ40人に毎月聞くときです。毎回作り、毎回リンクを配り、毎回名簿と突き合わせる作業が積み上がります。この回数が多い会は、聞き方を変えるよりも置き場所を変えたほうが総量が減ります。実際に回覧板と口頭の連絡を置き換えた会がどう運用しているかは町内会での使われかたに、活動の記録と出欠をまとめて扱っている例はサークルでの使われかたに載っています。
あわせて、集めた中身が会員以外の目に触れないかも確かめておきます。フォームのリンクは知っている人なら誰でも開けます。結果の概要を表示する設定がオンなら、回答した人が全員の答えを読めます。会の内部で扱う話を集めるなら、メンバー以外は見られない状態を保てる置き場所が必要です。費用や個人情報の扱いで先に確認しておきたい点はよくある質問に整理してあります。
最後に順番だけもう一度置きます。何を決めるかを1行で書く、数えたいものを選択肢にする、所要時間を1分半までに収める、締め切りと所要時間を書いて夕方に送る。この4つを守れば、40世帯のアンケートは3日で集まります。
Q1. Googleフォームのアンケートを送っても、半分も返ってきません。何を変えればよいですか？
文面と所要時間を変えます。何のためのアンケートか、締め切りの日付と時刻、答えるのにかかる時間、答えられない場合の連絡先の4つを書いてください。所要時間を1分と書くだけで開かれる率が上がります。送るのは朝ではなく夕方から夜にし、締め切りの3日前にもう一度同じリンクを流します。
Q2. 自由記述で意見を集めたのに、集計できず役員会で使えませんでした。
数えたいものを自由記述で聞いたことが原因です。多い順に並べたい項目は必ず選択肢にして、自由記述は最後に1つだけ、しかも任意にします。既に集まった分は、日程のこと、費用のこと、人手のこと、その他の4つに分類しながら読むと数えられる形になります。
Q3. 匿名のアンケートにしたいのですが、どこを確認すればよいですか？
設定の「回答」でメールアドレスを収集する項目がオフになっていること、氏名を尋ねる質問を置いていないことの2つを確認します。前年のフォームを複製すると氏名の質問が残りがちです。あわせて、説明文に「お名前は記録されません」と書いておかないと、回答者には匿名だと伝わりません。
Q4. 結果を回答者に見せる設定を使ってもよいですか？
記名の出欠なら問題ありませんが、匿名の意見を集めた場合はオフのままにしてください。この設定をオンにすると、フォームに回答できるすべての人が全員の回答の概要とグラフを閲覧できます。匿名で書いた内容がそのまま見える形になるため、役員が要約して会報や連絡で返すほうが安全です。