Googleフォームの複数回答について調べている人は、たいてい2つのうちどちらかで困っています。1つは、1つの質問で複数の選択肢を選んでもらいたいのに、その形にならないこと。もう1つは、同じ人が何度も送ってきてしまい、集計した人数が実際の人数と合わないことです。
この2つは、まったく別の設定で扱います。前者は質問の形式と回答の検証、後者は設定の中にある回答の制限です。言葉が同じせいで一緒に調べられがちですが、触る場所が違います。
この記事では、まず1つの質問で複数選ばせる方法と、選べる個数を指定する設定を扱い、次に同じ人の二重回答を防ぐ設定とその副作用を扱います。最後に、会の運営でどちらをどう使い分けるかに畳みます。画面の名前はGoogleの日本語のヘルプに載っている表記に合わせています。
「複数回答」という言葉が指している2つのこと
最初に言葉を分けておきます。ここを分けずに設定を触ると、必ず違う場所を直すことになります。
1つ目は、1つの質問に対して複数の選択肢を選べるようにすること。「参加できる日をすべて選んでください」「持ち帰れる備品に丸を付けてください」といった聞き方です。これは質問の形式で決まります。Googleフォームで選べる質問の形式は12種類ありますが、そのうち回答者が複数を選べるものは限られています。
2つ目は、同じ人が何度もフォームを送れる状態のこと。出欠を40人に聞いたはずが回答が45件ある、同じ名前が2回入っている、という状況です。これは設定の中の「回答を1回に制限する」で扱います。
解説記事でも、この形式が限られている点に注意が向けられています。
Google フォームで複数回答ができる質問を作成すると、アンケートやスケジュール調整、問い合わせフォームなどでユーザーが回答しやすくなることがあります。ただし、複数回答できる質問形式は限られているため注意しましょう。 出典: blog.hubspot.jp
会の運営では、前者を使いたい場面と、後者を防ぎたい場面が同じフォームに同時に出てくることがあります。たとえば行事の手伝いを募るとき、参加できる日はすべて選んでほしいが、1人が2回送るのは困る、という形です。この場合は2か所を別々に設定します。
1つの質問で複数選ばせるには、チェックボックスを使う
回答者が複数の選択肢を選べる形式は、ヘルプの説明を読む限りチェックボックスです。チェックボックスの項目には、複数の回答を設定でき、回答者は複数の回答を選択できる、と書かれています。
比較のために、似た形式との違いを並べます。ラジオボタンは複数の選択肢を並べられますが、回答者が選べるのは1つだけです。プルダウンも同じで、選べるのは1つだけです。見た目が丸いか四角いかで判別できるので、作った後にプレビューで一度確かめると間違いに気づけます。
チェックボックスには、ラジオボタンと同じように「その他」を含めることもできます。その他を選んだ人は短い回答を入力でき、選択肢に無い希望を拾えます。ただし、その他に書かれた内容は選択肢として数えられないので、集計では自由記述と同じ扱いになります。数えたいものは必ず選択肢として並べておきます。
チェックボックスは、回答に応じて次に進むセクションを変える設定にも使えます。ヘルプには、回答者の回答に応じてフォームの特定のセクションに移動するように設定できる、と書かれています。ただし複数選択できる質問で分岐を組むと、選んだ組み合わせによってどこへ飛ぶのかが読みにくくなります。分岐を使うなら、選択肢が1つだけのラジオボタンで組むほうが事故が起きません。
作るときの手順は単純です。追加のアイコンで質問を1つ足し、質問のタイトルの右側で形式のメニューを開き、チェックボックスを選びます。選択肢を並べ、回答を必須にするなら必須のボタンをオンにします。ここまでで、複数選べる質問は完成します。
選べる個数を指定する設定
複数選べるようにしただけでは、全部にチェックを入れる人が出ます。「3つまで選んでください」と文章で書いても、読まずに全部選ぶ回答が必ず混じります。この対策として、選べる個数そのものを制限できます。
質問の右下にあるその他のアイコンから「回答の検証」を選ぶと、チェックボックス形式では3つのルールが選べます。「選択する最低個数」は、選ぶチェックボックスの最低の個数を指定します。「選択する最多個数」は、最多の個数を指定します。「選択する個数」は、ちょうど何個選ぶ必要があるかを指定します。
会の運営では、この3つの使い分けがそのまま用件に対応します。手伝える日をすべて挙げてほしいなら最低個数を1に設定し、少なくとも1日は選ばないと送信できない形にします。役員の候補を上位3つ選んでほしいなら「選択する個数」を3にします。備品の希望を出してもらうが1人2点までとしたいなら最多個数を2にします。
ルールに合わない回答をしたときのエラー文も自分で書けます。回答の検証の右側にある「カスタム エラー テキスト」の欄に文章を入れると、条件を満たしていないときにその文が表示されます。既定のままにしておくと、回答者は何が悪いのか分からず、そのまま画面を閉じます。「手伝える日を1日以上選んでください」のように、どうすれば送れるのかを書いておきます。
この検証は、質問の形式によって選べるルールが変わります。記述式なら数値の範囲、特定のテキストを含むこと、文字数の上限や下限、正規表現との一致が選べます。段落なら文字数と正規表現です。チェックボックスで使えるのは個数の3つだけ、と覚えておけば迷いません。
グリッドで複数回答を取るとき
表の形で聞く質問も2種類あります。選択式のグリッドとチェックボックスのグリッドです。どちらも行と列を組み合わせた表で、カテゴリごとの評価を聞くときによく使われます。
ヘルプには、選択式のグリッドの質問では回答者は1行につき1列のみ選択できる、と書かれています。行に「10月12日」「10月13日」「10月14日」を並べ、列に「参加できる」「参加できない」「未定」を置けば、日ごとに1つだけ選ぶ形になります。行の数だけ答えが返ってくるので、日程調整の集計に向きます。
どちらのグリッドにも、共通の設定が3つあります。「各行で1つの回答を必須にする」をオンにすると、回答者は全部の行に答えないと先に進めません。オンにしないと、答えていない行が混じります。「1列につき1件の回答に制限」をオンにすると、1つの列の中で複数の行を選べなくなります。ヘルプの例では、行にA、B、C、列に1、2、3を置いた場合、回答者は列ごとに1件の行項目を選べて、1つの列内で複数の行を選ぶとエラーメッセージが表示される、と説明されています。当番を割り振るときのように、1つの枠に1人だけ入れたい場面で使う設定です。「行を並べ替える」をオンにすると、フォームを開くたびに行の順序がランダムに変わります。
会の用途では、グリッドは使いどころを選びます。行と列が増えるとスマホの画面で横にはみ出し、指で押し間違える人が出ます。行が5つ、列が3つを超えるあたりから回答の精度が落ちるので、そこを超えるなら質問を分けたほうが正確な答えが返ります。日程調整だけなら、日付ごとにラジオボタンの質問を並べるほうが、結果として読みやすい集計になります。
選択肢の並べ方で答えが変わる
複数選択の質問では、選択肢の作り方そのものが回答の質を決めます。設定より先に、ここを直したほうが効くことが多くあります。
選択肢が多すぎると、上のほうだけが選ばれます。スマホの画面では一度に4つか5つしか見えないため、下にある選択肢は読まれません。チェックボックスの選択肢は7つまでに収める、というのが実務的な目安です。それ以上並べたいなら、質問を2つに分けるか、カテゴリごとにセクションを分けます。
順番を毎回変える方法もあります。選択肢の順序をシャッフルする設定は、質問の右下のその他から選べます。ラジオボタン、チェックボックス、プルダウンの質問で使えます。ただしヘルプには、質問や選択肢は1件のメールアドレスにつき1回だけシャッフルされるという注意が付いています。会の出欠や申込では、順番が毎回変わると「さっきと違う」という混乱を招くので使いません。使いどころは、好みを聞くアンケートで先頭の選択肢に票が寄るのを避けたいときだけです。
選択肢の言葉も見直す価値があります。「参加できる」「参加できない」「未定」の3つを並べたとき、未定を選ぶ人が半分を超えるなら、聞き方が悪いということです。「今の時点で参加する予定」「今の時点で参加しない予定」の2つにすると、どちらかに寄ります。後から変えられることを説明文に書いておけば、未定に逃げる人は減ります。集計する側から見ると、未定が多いフォームは何も決められないので、選択肢を2つに絞るほうが前に進みます。
画像を選択肢に付けることもできます。ラジオボタンやチェックボックスの質問では、質問文にも選択肢にも画像を追加できます。備品の色を決める場面や、行事で作る品を選んでもらう場面では、文字の説明より写真を並べたほうが早く決まり、聞き直しも減ります。
複数選択にすると、集計がどう変わるか
ここは見落とされやすい部分です。複数選べる質問は、集計の形が単一選択と変わります。
単一選択の質問なら、回答者の数と回答の数が一致します。40人が答えれば、選択肢の合計も40になります。複数選択にすると、この一致が崩れます。40人が平均2つ選べば、選択肢の合計は80になります。「参加できる日」を複数選択で聞いたとき、選択肢ごとの数字を足しても参加人数にはなりません。
グラフの見え方も変わります。概要のタブに出るグラフは、選択肢ごとに何人が選んだかを示します。合計が100%にならないので、割合を報告に載せるときは「回答者40人のうち、10月12日を選んだのは28人」という形で、母数を添えて書く必要があります。母数を書かずに「70%が10月12日を希望」と書くと、読んだ人は選択肢の合計を母数だと誤解します。
表に落としたときの形も押さえておきます。回答のタブの右上にあるスプレッドシートへのリンクのアイコンから表に出すと、複数選択の答えは1つのセルの中にカンマ区切りで並びます。「10月12日, 10月14日」のような形です。この状態では、日付ごとの人数を関数で数えるのに一手間かかります。日ごとの人数を機械的に数えたいなら、日付ごとに別の質問を置く設計にしたほうが、後の作業が短くなります。
聞き方を変えるだけで集計が楽になる例を1つ挙げます。「参加できる日をすべて選んでください」をチェックボックス1問で聞くのではなく、「10月12日」「10月13日」「10月14日」の3問に分け、それぞれを「参加できる」「参加できない」のラジオボタンにします。質問は3つに増えますが、答える側は迷わず、集計する側は列ごとに数えるだけで済みます。数えたい形を先に決めてから質問の形式を選ぶ、という順番がここでも効きます。
同じ人が何度も送れてしまうときの設定
ここから後半の論点に移ります。回答の件数が人数と合わないときに触る場所です。
Googleフォームには「回答を1回に制限する」という設定があります。設定を開き、回答の横にある下向きの矢印をクリックしてオンにします。これをオンにすると、1人が送れる回答は1件になります。
ただし副作用があります。ヘルプには、この設定を使う場合、フォームにアクセスして入力するにはGoogleアカウントにログインする必要がある、と書かれています。あわせて、ユーザー名が記録されるのは設定で回答をオンにしてメールアドレスを収集する場合のみ、という説明も付いています。つまり、この設定は「Googleアカウント1つにつき1回」という形で重複を防ぐ仕組みであり、ログインできない人はそもそも回答できません。
年配の会員が多い会では、ここが最大の関門になります。回収率が半分になるくらいの影響が出ることもあります。新しいIDとパスワードを増やさないことが最初の条件になる会では、この設定は使わないほうが結果として正確な人数が集まります。
制限をかけない場合の代わりの手として、現場でよく取られている方法が3つあります。1つ目は、氏名を必須の記述式にして、重複があれば目で確認する方法です。40件程度なら、表に並べて名前を見るだけで済みます。2つ目は、班や学年などの区分を選択肢で聞き、区分ごとの人数と名簿を照らし合わせる方法です。3つ目は、回答数の上限を先に設定しておく方法で、公開のアイコンから「終了日または回答数の上限を設定」を開き、回答数で終了を選んで上限を入れます。ただしヘルプには、複数の人が同時に回答した場合は上限に関係なく受け付けられる、という但し書きがあるので、ぴったり止まる仕組みとしては使えません。
メールアドレスを集めるかどうかで変わること
二重回答を追いかけるとき、もう1つの判断材料になるのがメールアドレスの収集です。
設定を開き、回答の横の下向きの矢印から「メールアドレスを収集する」を選べます。選択肢は2つあり、「確認済み」を選ぶとGoogleアカウントのメールアドレスが記録され、「回答者からの入力」を選ぶと回答者が手で入力する形になります。確認済みを選んだ場合、ヘルプには回答者は回答と一緒にGoogleアカウントのメールアドレスが収集されることを確認する必要があり、フォームの各ページに確認メッセージが表示される、と書かれています。
確認済みを選ぶと、誰が答えたかが確実に分かるので、重複の判定は機械的に済みます。同じアドレスが2回出てきたら二重です。ただしこの方法もGoogleアカウントへのログインを前提にするため、回答を1回に制限する設定と同じ壁に当たります。回答者からの入力を選んだ場合はログインは要りませんが、入力されたアドレスが本人のものかどうかは確かめられず、打ち間違いも混じります。
会の名簿で照合するなら、メールアドレスより氏名と班のほうが実用的です。名簿に載っている項目で聞くのが基本で、名簿に無い項目で聞いても照合の材料になりません。連絡先を新しく集めたい場面だけ、メールアドレスの質問を追加する形にすると、フォームが短く保てます。
メールアドレスを収集している場合に限って使える機能もあります。「回答のコピーを回答者に送信」を「リクエストされた場合」か「常に表示」に設定すると、回答した本人に控えが届きます。控えが届けば、送れたかどうか分からず二度送る人が減ります。つまり、二重回答を減らす手として、制限をかける以外に「送れたことを本人に見せる」という道もあります。ただしヘルプには、迷惑メールフィルタなどの不正使用対策により、回答のコピーが届かない場合があるという但し書きも添えられています。
締め切りと受付の止め方
複数回答の問題は、締め切りを止めていないことが原因で起きることもあります。締め切ったつもりのフォームが開いたままで、後から思い出した人が送ってくる、という形です。
受付を止める操作は、公開済みのフォームの右上にある公開のアイコンから行います。「回答を受付中」をオフにすると、それ以上は受け付けません。回答者がフォームを開いたときには、回答が締め切られていることを知らせるメッセージが表示されます。この文面は編集のアイコンから自分で書けるので、「このフォームでは受け付けを終了しました。お手数ですが役員までご連絡ください」のように、次にどうすればよいかまで書いておくと問い合わせの手間が減ります。
人の手で止めるのを忘れる会では、先に終了日を入れておきます。「終了日または回答数の上限を設定」から特定の日付を選び、日時を指定して保存します。設定を後から直したいときは「回答の受付」の管理から編集でき、期限を消したいときは「期限を削除」を選びます。
フォームへのアクセス自体に期限を付ける方法もあります。共有の画面で「有効期限を追加」を選び、カレンダーで日付を指定すると、その日でアクセス権が外れます。回答の受付を止めるのとは別の仕組みなので、両方を使えば二重に締められます。締め忘れが毎年起きている会では、フォームを作る段階で締め切りの日付まで入れてしまう運用にすると、その年だけ忘れるということが無くなります。
回答を表に出して重複を見つける手順
制限をかけない方針を採った場合、重複は後から見つけることになります。手順を決めておけば、40件程度なら5分で終わります。
まずフォームを開き、上部の回答をクリックします。右上のスプレッドシートへのリンクのアイコンを押すと、Googleスプレッドシートに回答が並びます。氏名の列を選び、並べ替えると同じ名前が隣り合うので、目で見つけられます。どちらを残すかは、タイムスタンプの新しいほうを採るのが基本です。古いほうを消すのではなく、色を付けて残しておくと、後から「2回送った」と言われたときに説明できます。
手元に保存しておきたい場合は、回答のタブのその他のアイコンから「回答をダウンロード（.csv）」を選びます。年度末の報告に添える数字は、この形で残しておくと、後でフォームを消しても記録が残ります。フォームを削除すると回答も一緒に消えるので、年度が替わる前に一度落としておく習慣をつけておくと安心です。
注意が要るのは、共同編集者がいる場合です。ヘルプには、共同編集者とフォームを共有している場合、共同編集者はフォームにリンクされているスプレッドシートにもアクセスできると書かれています。さらに、共同編集者を削除する場合は、フォームとスプレッドシートの両方からそれぞれ削除する必要があるとも明記されています。重複の確認のために役員を一時的に共同編集者にしたときは、終わった後に両方から外すところまでを手順に入れておきます。
回答が多くなったときの目安も押さえておきます。ヘルプには、CSVでダウンロードした回答が送信日時で並ばない場合と、質問や個別のビューが表示されない場合は、いずれも回答数が10,000件を超えている可能性があると書かれています。会の規模でここに当たることはありませんが、動かないときに慌てないために覚えておくと役に立ちます。
回答を直したい人と、何度も送りたい人を分ける
二重回答の相談を受けてみると、実際には「1人が2回送った」ではなく「1回目を間違えたので送り直した」であることが多くあります。この2つは対策が違います。
送り直しを想定するなら、「回答の編集を許可する」をオンにします。設定を開き、回答の横の下向き矢印から選べます。オンにすると、送信済みの回答を回答者自身が直せるようになります。出欠のように後から予定が変わる用件では、オンにしておくと役員への修正の連絡が減ります。オフのままだと、直したい人はもう一度送るしかなく、結果として重複が生まれます。つまり、この設定をオフにしていること自体が二重回答の原因になっている場合があります。
一方、意図的に複数回送ってもらう使い方もあります。毎週の活動報告のように、同じ人が回を重ねて送るフォームです。ヘルプには、フォームを複数回送信できるように設定した場合は、回答のタブの個別で送信した回答ごとに表示することもできる、と書かれています。この使い方をするなら、いつの分の報告かを質問で聞いておかないと、後から並べ替えられません。日付の質問を1つ置くだけで済みます。
回答が届いたことを知る設定も、重複の発見に効きます。回答のタブのその他のアイコンから「新しい回答についてのメール通知を受け取る」を選ぶと、届くたびにメールが来ます。同じ名前が続けて2件届いたら、その場で本人に確認できます。締め切り後にまとめて見るより、気づくのが早くなります。
会の運営でどう使い分けるか
とりまとめる立場から見た整理に畳みます。
複数選択が向いているのは、数えたいものが「人数」ではなく「希望の分布」のときです。手伝える日、欲しい備品、興味のある行事。こうした用件では、1人が複数挙げてくれたほうが情報が増えます。逆に、最終的に人数を出したい用件では、単一選択の質問を並べるほうが早く終わります。
二重回答の制限は、掛けないほうが回るケースが多いのが実情です。ログインを求めることで失う回答のほうが、重複を数え直す手間より大きくなりがちです。40件程度の規模なら、名前を必須にして目で確認するのがいちばん確実で、いちばん速く済みます。
もう1つ考えておきたいのが、誰が答えていないかを追う作業です。フォームは回答した人の一覧は作りますが、回答していない人の一覧は作りません。40世帯のうち28件返ってきたとき、残りの12世帯がどこなのかは、会員名簿と照らし合わせて自分で調べることになります。二重回答よりも、この未回答の追跡のほうが毎回の手間として重く積み上がります。
いま使っている連絡の道具によって、この追跡のしやすさは変わります。グループトークとの性質の違いはLINEグループとの比較に、掲示板型の場との違いはBANDとの比較に整理されています。実際の運用としては、回覧板と口頭の連絡を置き換えた会の形が町内会での使われかたに、役員が毎年代わる前提で組んでいる例がPTAでの使われかたに、活動の連絡を扱う例がサークルでの使われかたに載っています。団体向けの連絡ツールでは、名簿が最初からあるため、回答した人と回答していない人が同じ画面に並びます。重複も未回答も、数えるのではなく見るだけで済む形になります。費用や設定で先に確かめておきたい点はよくある質問にまとめてあります。
判断の順番をもう一度置きます。最初に、その質問で数えたいものが人数なのか希望の分布なのかを決める。次に、人数を数えるなら単一選択の質問を並べ、分布を知るならチェックボックスに個数のルールを付ける。最後に、重複が困るかどうかを考え、困るとしてもログインを求めずに済む方法から試す。この順で進めれば、設定を行き来せずに1回で終わります。
複数回答の設定は、10分で覚えられます。決めるのに時間をかける価値があるのは、その質問で最終的に何を数えたいのか、という部分です。
Q1. Googleフォームで複数の選択肢を選ばせるには、どの形式を使いますか？
チェックボックスを使います。ヘルプには、チェックボックスは複数の回答を設定でき、回答者は複数の回答を選択できると書かれています。ラジオボタンとプルダウンは選択肢を複数並べられますが、回答者が選べるのは1つだけです。作った後にプレビューで開き、四角いチェック欄になっているかを確かめてください。
Q2. 「3つまで」のように選べる個数を制限できますか？
できます。質問の右下のその他から「回答の検証」を選ぶと、チェックボックス形式では「選択する最低個数」「選択する最多個数」「選択する個数」の3つが選べます。あわせてカスタム エラー テキストに「3つ以内で選んでください」のような文を入れておくと、条件を満たしていないときに回答者へ表示されます。
Q3. 同じ人が2回送るのを防ぎたいのですが、どう設定しますか？
設定を開き、回答の横の下向き矢印から「回答を1回に制限する」をオンにします。ただしヘルプには、この設定を使うとフォームに入力するにはGoogleアカウントにログインする必要があると書かれています。年配の会員が多い会では回収率が落ちるため、氏名を必須にして重複を目で確認する運用のほうが結果は良くなります。
Q4. 複数選択の集計で、割合を出すときに注意することはありますか？
母数を必ず添えてください。複数選択では1人が複数選ぶため、選択肢ごとの数字を足しても回答者の人数になりません。「回答者40人のうち28人が10月12日を選んだ」という形で書きます。また、表に書き出すと複数選択の答えは1つのセルにカンマ区切りで入るため、日付ごとに数えたい場合は質問を分けておくほうが後が楽になります。