連絡網の作成をアプリでやろうと考える動機は、たいてい2つです。紙の名簿を毎年作って配る作業をやめたいこと、そして電話で順番に回すのをやめたいこと。どちらも解決できますが、アプリを入れれば自動で片付くわけではありません。選ぶときに見る項目を外すと、1年で紙に戻ります。この記事では、連絡網の作成に使えるアプリを型で分けたうえで、無料で使える範囲と、読了を確かめる仕組み、そして引き継ぎで渡すものの数まで、決める順番に並べます。
連絡網をアプリにすると何が変わるのか
まず、アプリが引き受けてくれる作業と、人の側に残る作業を分けます。ここを分けておかないと、機能の一覧を見ても何を選べばよいか決まりません。
引き受けてくれるのは4つです。全員に同じ内容を一度に届けること、誰が読んだかを記録すること、名簿を全員が同じ最新の状態で見られるようにすること、そして連絡先を互いに交換しなくても連絡が届く形にすることです。
このうち4つめが、紙の名簿との最大の違いです。紙の連絡網は、全員の電話番号を全員に配ることで成り立っています。アプリの場合は、会に登録した時点で連絡が届く形になるので、番号を配る必要がありません。
LINE や SNS を連絡手段として使う場合、プライベートのアカウントを共有する必要があり、不安を感じることがあります。 その点、連絡網アプリなら個人の連絡先を公開せずに連絡できるため、メンバー間でも安心して利用できます。 出典: poppoline.com
人の側に残るのは3つです。誰を会員として登録するかを決めること、登録できていない人を追いかけること、そして連絡の文面を書くことです。3つめは減りません。むしろ一度に全員へ届くようになると、書き方の責任が重くなります。
紙と比べたときに減る作業の量は、会の人数で変わります。会員が20人前後の集まりでは、電話を回す時間よりも登録を進める手間のほうが大きくなり、1年目は負担が増えます。50人を超えると、紙を配って回収する作業そのものが大きくなるので、移すほうが明らかに軽くなります。100人を超える会では、紙で運用を続けることが担当者1人の作業量として成り立たなくなります。
連絡網アプリは4つの型に分かれる
同じ棚に並んでいますが、作りの違う型が4つあります。どの型を選ぶかで、費用と続けやすさが決まります。
1つめが、団体向けの連絡専用の型です。会員の登録、一斉連絡、読了の確認、出欠の集計が入っています。らくらく連絡網＋がこの型で、公式の案内では出欠確認と日程調整とアンケートの機能により団体の各種管理を簡単にすること、すべての連絡で各メンバーの読了を確認できること、連絡先を交換する必要がないことが挙げられています。アプリとWeb版の両方で使えます。
2つめが、企業や学校向けの安否確認の型です。災害時の安否確認と一斉通報に的を絞っています。到達率を高めるためにSMSを使うものもあり、緊急時の確実さでは最も強い型です。日常の連絡には向きません。
3つめが、自治体が住民向けに配るアプリの型です。自治体が発注して作るもので、連絡網はその中の1つの機能として入っています。町内会が自前で選べるものではなく、自治体が導入しているかどうかで使えるかが決まります。
4つめが、団体の運営をまとめて引き受ける型です。連絡のほかに掲示板、予定表、写真の保存が同じ場所に入っています。連絡だけでなく、会の運営に関わるものをまとめて移す形になります。
型を選ぶ基準は1つです。連絡だけを移したいのか、会の運営ごと移したいのか。ここを決めずに機能の数で比べ始めると、使わない機能の多さで迷います。町内会やPTAで実際に困っているのは、連絡が届かないことと、写真や予定が別の場所に散らばっていることの両方なので、4つめを選ぶ会が増えています。
無料で使える範囲と、無料の中身の違い
連絡網アプリの多くは無料で始められます。ただし無料の中身が道具ごとに違うので、そこを確かめてから決めてください。
らくらく連絡網＋は無料で始められます。公式の案内では、無料でサービスを提供するために画面内に広告を掲載し、登録したアドレス宛にメールマガジンが配信されると明記されています。団体有料版を契約すると、広告の表示とメールマガジンの配信がなくなります。学校や企業など公式の場で使う場合に有料版を勧める書き方になっており、無料版のまま公式の連絡に使うことを想定していないことが読み取れます。
団体有料版の料金は税込で示されています。メンバー数1名から100名までのプランが1か月5,500円、6か月が33,000円から27,500円に、12か月が66,000円から55,000円になります。300名までのプランは1か月11,000円、12か月で110,000円。500名までのプランは1か月16,500円、12か月で165,000円です。長期の契約で割引される形になっています。
申し込みは団体の代表者だけが行えて、Web版にログインして管理画面から手続きし、指定された口座に振り込む流れです。利用を開始したい月の前月の3営業日前までに入金が必要で、入金が確認できないとサービスが始まりません。年度の予算で動く会では、この期限の確認が要ります。
無料の範囲で運用を続ける会もあります。判断の分かれ目は、広告が表示される画面を会員に見せてよいかどうかです。高齢の会員が多い町内会では、広告を会からのお知らせと取り違える相談が出ます。学校や園が関わる連絡に使う場合は、有料版にする会が多いという程度に理解しておくのが実際に近いところです。
読了を確かめる仕組みがあるかどうかで判断が変わる
連絡網アプリを選ぶときに、いちばん効く項目です。送れるかどうかではなく、届いたかどうかが分かるかで決めてください。
紙と電話の連絡網には、届いたことを確かめる仕組みが1つだけありました。最後の人が先頭に戻して1周したことを報告する形です。この確認は手間がかかる代わりに確実でした。アプリに移ると、送信は一瞬で終わる代わりに、確かめる作業が消えます。ここを埋める機能があるかを必ず見てください。
確かめ方は3つの段階に分かれます。1段階目が、送信できたかどうか。2段階目が、開いたかどうか。3段階目が、答えたかどうかです。3段階目まで追える道具を選ぶと、出欠や提出物の督促がそのまま回ります。
らくらく連絡網＋は、すべての連絡において各メンバーの読了を確認できることを公式に挙げています。ここが見えると、「連絡確認の手間が省ける」と案内されているとおり、届いていない人だけに声をかける形に変わります。
そのうえで、読了が付かない人の扱いを決めてください。読んでいないのか、通知に気付いていないのか、登録そのものができていないのかは区別が付きません。3回続けて読了が付かない会員は、登録が切れている可能性が高いので、班長から別の経路で確かめる対象になります。この手順を決めていない会では、読了の記録が付いていることだけを見て安心してしまいます。
そして、緊急の連絡だけは読了を待たない形にしてください。到達率を最優先にする場面では、SMSの経路を持つ道具のほうが強いという整理もあります。
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日常の連絡はアプリで、災害時の安否確認だけ別の経路を残す形を取る会があります。両方を持つ場合は、どちらを使う場面なのかを会で決めて、文書に残してください。
連絡網をアプリで作る手順
道具を決めたあとの手順です。順番を変えると登録が進まないので、この並びで進めてください。
1つめに、会の名前でグループを作り、管理者を2人にします。1人だけにすると、その人が入院した週に会の連絡が止まります。副の担当を最初から入れておくことが、続ける条件になります。
2つめに、名簿の表を先に整えます。氏名、ふりがな、班または学年、役職、状態の5つの列があれば足ります。アプリに登録するときの並び順もこの表で決まるので、先に整えておくと入力が1度で終わります。
3つめに、役員と班長だけを先に登録します。全員に案内する前に、決める立場の人が中で触ってみる期間を2週間ほど取ってください。ここで出た質問が、そのまま全員向けの案内文の内容になります。
4つめに、班ごとに案内して登録を進めます。全員に一度に案内すると、質問が担当者1人に集まります。班長が自分の班の分だけ面倒を見る形にすると、1人あたりの対応が5件前後に収まります。
5つめに、登録が終わっていない人の一覧を作り、紙と電話の連絡網を残したまま並行して動かします。並行する期間は3か月を目安にしてください。短すぎると取り残される人が出て、長すぎると両方が形骸化します。
6つめに、並行の期間が終わったら、紙の連絡網を回収するか、緊急時用の1枚だけを残すかを会で決めます。決めずに放置すると、古い紙が各家庭に残り続けます。
連絡網アプリのメリットを理解したところで、ここからは 実際に連絡網をどのように作り、どのように運用していくか を具体的に紹介します。 電話連絡網と違い、現代のデジタル連絡網は「準備」と「設定」が正しく行われていれば、運用の手間が少ないのが特徴です。 出典: poppoline.com
登録が進まない会員への対応
移行がうまくいかない会は、道具の選び方ではなく、この部分で止まっています。手は3つあります。
1つめは、登録の代行です。会員本人に操作させるのではなく、班長が集会所で一緒に操作する日を作ります。2時間で10人前後が終わります。1人で家でやってもらうよりも、圧倒的に早く進みます。
2つめは、家族の端末で受け取る形を認めることです。本人が端末を持っていない会員でも、同居の家族が受け取れば連絡は届きます。名簿の上では本人の欄に家族の連絡先が入る形になるので、続柄を記録しておいてください。
3つめは、登録できない人を残すと決めることです。全員をアプリに移すことを条件にすると、移行そのものが止まります。会員の1割前後がアプリに移れないことを前提に、その人たちには紙か電話で届ける経路を残す。この割り切りをしていない会が、何年も紙と両方を続けることになります。
そして、新しいIDとパスワードを増やさないことを最初の条件にしてください。年配の会員がいる会では、ここが最大の関門になります。すでに使っているアプリのアカウントで入れる形か、電話番号だけで入れる形を選べると、登録の脱落が大きく減ります。
名簿をアプリに入れる前に決める4つのこと
紙の名簿をアプリに移すときは、入力を始める前に決めておくことがあります。入れてから直すと、会員全員に変更が見えてしまいます。
1つめは、何を入れて何を入れないかです。氏名とふりがなと班は必要です。住所と生年月日は、会の運営に使っていないなら入れないでください。紙の名簿に載っていたから入れる、という理由で項目を増やすと、漏れたときの被害が大きくなります。使う項目だけを入れるのが原則です。
2つめは、誰が誰の情報を見られるかです。全会員が全員の氏名を見られる形にするのか、班長だけが班の名簿を見られる形にするのか。役職に応じて見られる範囲を分けられる道具なら、担当を増やしても情報の範囲を絞れます。分けられない道具では、手伝ってもらうために全部を見せることになります。
3つめは、集める目的を会員に伝える文面です。「緊急時の連絡と行事の案内に使います」と書いた紙で同意を取っておくと、あとで配信の範囲を相談するときの土台になります。口頭で番号だけ聞いた名簿は、使い方を変えるときに根拠がありません。
4つめは、紙の名簿をどうするかです。アプリに入れたあと、紙は処分するのか、会の金庫に1部だけ保管するのか。回収しないと決めた場合は、配ってある紙が何年も各家庭に残る前提で考える必要があります。
個人情報の取り扱いに関する一般的な考え方は個人情報保護委員会の案内が土台になります。会の規模が小さくても、氏名と連絡先が並んだ表を扱っている事実は変わりません。
一斉連絡の文面で気を付けること
アプリに移すと、文面の書き方が結果を左右するようになります。紙の回覧板は読むまで手元に留まりますが、通知は一度流れると読まれません。
件名に規則を作ってください。「【重要】」「【提出あり】」「【お知らせ】」の3つに分けるだけで、会員の扱いが変わります。すべての連絡が同じ見た目で届くと、重要な1本が埋もれます。
本文は結論から書いてください。「9月28日の運動会は雨天のため10月5日に延期します」を1行目に置き、理由や経緯はそのあとに書く。挨拶から始める文面は、通知の一覧に表示される部分が挨拶だけになり、開かないと内容が分かりません。
締め切りがある連絡は、日付と曜日を必ず併記してください。「9月30日まで」だけでは、それが平日なのか休日なのか分かりません。提出先も同じ文面に入れます。前の連絡に書いたから省く、ということをしないでください。会員は過去の連絡をさかのぼりません。
そして、1回の連絡に用件を2つ入れないでください。運動会の延期と会費の集金を同じ連絡に入れると、後半が読まれません。用件が2つあるなら、連絡を2本に分けてください。通知が2回飛ぶことを嫌って1本にまとめる担当者が多いのですが、読まれない1本より読まれる2本のほうが手間が少なくなります。
出欠と日程調整をどこまで任せるか
連絡網アプリの多くは、出欠の集計と日程調整を持っています。ここをどこまで使うかで、運営の手間が変わります。
出欠の集計を使うなら、締め切りの扱いを先に決めてください。締め切り時点の数を書き写して固定し、その後の増減は担当者の手元で管理する。増減を受け付ける期限は、弁当の発注日や会場への人数連絡の日など、費用が発生する日で区切ると説明しやすくなります。
日程調整は、候補日を並べて都合を集める機能です。役員会の日程を決めるときに効きます。ただし候補日を5つ以上並べると回答率が落ちます。3つに絞って出すほうが早く決まります。
アンケートの機能は、使い道を決めてから使ってください。集めたものの集計を誰が見て、何に反映するのかを決めていないと、答えた側に「聞かれただけ」という印象が残ります。次のアンケートの回答率が下がる原因になります。
そして、出欠と日程調整を別の道具で取っている会は、そこから先に移してください。連絡はアプリ、出欠は別の出欠表という形になっていると、渡すものが2つに増えます。同じ場所で取れるなら、1つにまとめたほうが引き継ぎが軽くなります。
引き継ぎで渡すものの数を数える
とりまとめる立場の人が続けるかどうかは、この項目で決まります。役員が代わるときに渡すものが何個あるかを、選ぶ前に数えてください。
紙で運用している会が渡すものは、名簿のファイル、印刷した連絡網、電話の順番の表、過去の配布物の控え。4つです。ここにアプリを足すと、管理者のアカウント、パスワード、契約の情報が増えて7つになります。減らすためにアプリに移したのに、渡すものが増える形になっている会があります。
渡すものを1つにするには、連絡と名簿と予定と写真が同じ場所にあることが条件になります。場所が分かれていると、その分だけ渡すものが増えます。引き継ぎは管理者の交代だけで済む形にできているかを、選ぶ段階で確かめてください。
契約の窓口も渡す対象です。有料版を契約している会では、誰の名前で契約しているのか、支払いの方法は何か、更新の時期はいつかを書いた紙を1枚作ってください。らくらく連絡網＋の団体有料版のように、契約の満了月の月初に申込者の登録アドレスへ更新の案内が届く形になっている場合、その申込者が退任していると案内が誰にも届きません。申込者の変更の手続きがあるかを、あらかじめ確かめておいてください。
そしてパスワードの渡し方を決めてください。口頭で伝えて次の人が書き留める形は、2代先で必ず失われます。会の金庫に保管するのか、複数の役員が知っている状態にするのかを決めて、文書に残す。ここが決まっていない会では、3年後に誰も管理画面に入れなくなります。
並行運用の期間に起きることと、その対処
紙とアプリを同時に動かす期間は必ず必要ですが、この期間に起きることは決まっています。先に知っておけば対処できます。
まず、同じ連絡が2回届きます。アプリで送ったあと、紙でも配る。会員から「2回来た」という指摘が出ますが、これは並行の期間として必要なものだと案内してください。案内せずに2回送ると、担当者の手違いだと思われます。
次に、アプリに登録した会員が紙を受け取らなくなります。受け取らなくなるのは想定どおりですが、班長が配る枚数が班ごとに違う状態になり、配布の管理が煩雑になります。班長には登録済みの一覧を渡して、その人を飛ばして配る形にしてください。
3つめに、連絡の内容がアプリと紙で食い違います。アプリで先に送って、あとから内容が変わり、紙には変更後の内容を印刷した。この食い違いが、いちばん大きな事故になります。並行の期間は、アプリに送った内容をそのまま印刷する運用に固定してください。内容を直したいときは、アプリの側も直したうえで印刷します。
4つめに、並行をやめる時期が決まらなくなります。やめる判断は人数で決めてください。会員の9割が登録できた時点でやめる、と先に決めておけば、その日が来たときに議論になりません。決めていない会は、2年たっても両方を続けています。
そして、やめたあとに残す紙を1枚だけ決めてください。停電や通信の障害で端末が使えない事態を想定すると、緊急時用の連絡網を紙で1枚残す判断には理由があります。残す場合は、班長だけが持つ形にして、配布の範囲を狭めてください。全世帯に配る形で残すと、毎年配り直す作業がそのまま残ります。
紙をやめたあとも、名簿そのものは会の資料として残ります。年度ごとの名簿を1部だけ印刷して保管しておくと、過去の在籍を確かめる場面で使えます。保管する場所と保管する年数を会で決めて、文書に残してください。
費用の考え方と、会費との関係
費用の判断で迷う会が多いので、比べる形を整理しておきます。
紙で運用している会の費用は見えにくいだけで、実際には発生しています。名簿と連絡網の印刷代、封筒代、切手代、そして役員が配って回る時間です。100世帯の会で年に2回名簿を配ると、印刷と配布で数千円から1万円前後かかります。この数字を出してから比べると、判断が付きます。
有料版の料金は人数で決まります。100名までで12か月55,000円という水準は、1人あたり年間550円です。会費が年間3,000円の町内会なら、会費の2割弱に当たります。ここを高いと見るか、役員の作業時間と引き換えに妥当と見るかは、会の判断です。
判断を通すために、総会で説明できる形を作ってください。数字は3つあれば足ります。いまの紙の運用にかかっている費用、移した場合の年間の費用、そして減る作業の内容です。作業の削減を時間で示すと反発が出やすいので、「名簿の印刷と配布をやめる」「電話を回す作業をやめる」という具体の作業名で示すほうが通ります。
無料の範囲で始めて、必要になったら有料に切り替える進め方も現実的です。1年目は無料で運用し、広告の表示が問題になるかを確かめる。会員から指摘が出れば、2年目の総会で有料版の予算を諮る。この順番なら、使ってもいない道具に予算を付ける説明をしなくて済みます。
連絡だけ移すか、会の運営ごと移すか
最後に、選ぶ形そのものの判断です。連絡網アプリを入れたあとに残る困りごとから逆算すると決まります。
連絡だけを移すと、予定と写真と名簿は別の場所に残ります。行事の案内はアプリで届いても、当日の写真は別の共有サービス、年間の予定は紙の予定表、名簿はexcelのファイル。移したあとに場所が4つになっている会は珍しくありません。1年後にどこに何があるか分からなくなるのは、この分かれ方が原因です。
会の運営ごと移す形を選ぶと、覚えることは増えますが、渡すものが1つになります。連絡、予定、写真、名簿が同じ場所にあり、役員が代わるときに管理者を交代するだけで済む。この形に価値を見るかどうかが、型を選ぶ判断になります。
いま使っている道具との違いは、項目を並べて見比べるのが早いです。LINEグループとの比較では、発言が上へ流れていく形と1件ずつ残る形の違いを項目ごとに並べています。招待の仕組みにも差があります。LINEの公式の案内では、1グループあたりの最大招待可能人数は、招待を任意にする設定で作ったグループが本人を除いて最大499人、招待せずに自動で参加させる設定で作ったグループが本人を除いて最大99人と定められており、自動で追加する設定をオフにして作ったグループはあとからオンに変えられません。会員が入れ替わる集まりでは、この制約が数年後に効いてきます。すでに別の道具を使っている会なら、保存容量や動画の扱いを含めてBANDとの比較で確かめてください。匿名で参加できる場との違いはLINEオープンチャットとの比較にまとめています。
団体の性格によって形は変わります。町内会での使われかたは回覧板と行事の案内を同じ場所に集める例、PTAでの使われかたは担当が1年で代わる前提の引き継ぎの例、サークルでの使われかたは人の出入りが多い集まりの例として、運用の形をまとめています。費用や人数の上限、いま使っているグループからの移り方はよくある質問に並んでいます。
切り替える時期について1つ。年度の切り替わりに合わせるのがいちばん通しやすいです。名簿を作り直す時期なので、新しい名簿を新しい場所に入れるだけで済みます。そして総会や避難訓練の直前は避けてください。連絡が届かなかったときに取り返せない場面で新しいやり方を試すと、失敗が事故になります。失敗しても取り返せる行事から始めてください。
Q1. 連絡網アプリは無料のまま使い続けられますか？
使い続けられる道具はありますが、無料の中身を確かめてください。らくらく連絡網＋は無料で提供する代わりに画面内に広告を掲載し、登録したアドレス宛にメールマガジンが配信されると公式に明記しています。団体有料版にすると広告とメールマガジンがなくなります。学校や園が関わる連絡に使う場合は有料版にする会が多いという程度に理解しておくのが実際に近いところです。
Q2. アプリを入れられない会員がいる場合はどうすればよいですか？
全員を移すことを条件にしないでください。手は3つあります。班長が集会所で一緒に操作する日を作ること、同居の家族の端末で受け取る形を認めること、そして移れない人には紙か電話で届ける経路を残すことです。会員の1割前後が移れない前提で設計しておけば、移行そのものが止まりません。
Q3. 有料版の費用はどのくらいかかりますか？
らくらく連絡網＋の団体有料版は税込で、100名までのプランが1か月5,500円、12か月で55,000円です。300名までは1か月11,000円で12か月110,000円、500名までは1か月16,500円で12か月165,000円になります。申し込みは団体の代表者だけが行えて、指定口座への振り込みが必要です。利用開始月の前月3営業日前までに入金してください。
Q4. アプリに移せば連絡が確実に届くようになりますか？
送るだけでは確実になりません。読了を確かめる仕組みがある道具を選び、読了が付かない人に声をかける手順まで決めてください。3回続けて読了が付かない会員は登録が切れている可能性が高いので、班長から別の経路で確かめる対象になります。災害時の安否確認だけは別の経路を残している会もあります。