デジタル回覧板を調べ始めると、自治体が配っているアプリ、会社が売っている仕組み、LINEを使う形が同時に出てきて、どれを指す言葉なのか分からなくなります。この記事では、デジタル回覧板という言葉が指す3つの形を分けて、費用がどこで発生するのか、個人情報の登録が必要なのか、そして紙を回すのをやめる前に決めておくことを並べます。町内会や自治会をとりまとめる立場の人が、総会に出す前に確かめられる形にしています。
紙の回覧板で起きている手間を分解する
切り替えの効果を測るには、いま何に時間がかかっているかを先に分けておく必要があります。手間は5つに分かれます。
1つめが、作る手間です。区や市から届いた文書、行事の案内、会計の報告を、順番に挟んで表紙を付けます。ここは切り替えても作業が残ります。届いた紙を写真に撮る作業に変わるだけです。
2つめが、配る手間です。最初の家に持って行きます。この作業は消えます。
3つめが、待ち時間です。これがいちばん大きいのですが、手間として数えられていません。20世帯の班で1軒1日ずつ回ると、最後の家に届くまでに20日かかります。旅行や入院で止まれば、そこで1週間動きません。行事の案内が行事の後に届くという事故は、この待ち時間から起きます。
4つめが、督促です。止まっている回覧板を探して、電話をかけて、取りに行きます。班長の仕事のうち、いちばん気が重い部分です。
5つめが、紛失と汚れへの対応です。雨に濡れた、どこかで止まったまま見つからない。作り直して、もう一度回すことになります。
切り替えで確実に消えるのは2つめ、3つめ、5つめです。1つめは形が変わるだけで残ります。4つめは仕組みによって変わり、読んだかどうかが分かる仕組みなら軽くなります。ここを分けて説明できれば、総会で「本当に楽になるのか」と聞かれたときに答えられます。
デジタル回覧板という言葉は3通りの意味で使われている
同じ名前で呼ばれていますが、中身が違います。選ぶ前に、どれの話をしているのかを揃えてください。
1つめが、回覧に絞った専用のアプリです。自治会の文書を配ることに的を絞っていて、写真を撮って期日を決めて送る、という流れになっています。自治体が地域の団体向けに配っている場合もあり、その場合は団体ごとに発行される番号で参加します。個人情報の登録を求めない作りのものがあり、高齢の会員が多い会で採用しやすい形です。
2つめが、LINEを使う形です。すでに多くの会員が使っているので、新しく覚えることが少ないのが強みです。その代わり、送った案内は新しい発言に押し流されます。3か月前の文書を探すのは難しく、班ごとに分けたい場合はグループを分けて作ることになります。
3つめが、団体の運営をまとめて引き受ける形です。回覧のほかに、予定表、出欠の確認、写真の保存、会費の管理が同じ場所に入っています。回覧だけを見ると機能が多すぎるように見えますが、行事の案内と出欠と写真が同じ場所に残るので、年度をまたいだときに探せます。
選ぶ基準は1つです。回覧だけを移したいのか、会の連絡ごと移したいのか。回覧だけなら1つめ、いまLINEで連絡が回っていて追加の負担を避けたいなら2つめ、行事と名簿と写真が散らばって困っているなら3つめです。ここを決めずに機能の数を比べ始めると、使わない機能の多さで迷います。
費用はどこに発生するか
料金の形は、提供している相手によって変わります。金額を公開していない仕組みも多いので、問い合わせの前に構造を知っておくと話が早くなります。
まず、閲覧する会員の側は無料であることが一般的です。自治体が配っている例では、この点が明記されています。
ご自身のスマホやタブレットにインストールすることで誰でも無料で情報の閲覧ができます。 出典: city.minato.tokyo.jp
同じ案内では、区が発行する町会・自治会ごとのIDで使用できるとも書かれています。つまり、会員が個別に申し込むのではなく、団体として申し込み、配られた番号を会員に伝える形です。この形であれば、会員はアプリを入れて番号を入れるだけで参加できます。
次に、会の側の費用です。自治体が事業として用意している場合は、団体の負担がない場合があります。会社が売っている仕組みでは、世帯数に応じた月額の形が多く、金額を公開していないものもあります。導入を検討するときは、世帯数を伝えて見積もりを取るのが確実です。
もう1つ、紙をやめることで減る費用も数えてください。回覧板のバインダー、印刷代、雨に濡れたときの作り直し。1年分を数えると、それなりの金額になります。総会で費用の承認を取るときは、減る費用と並べて示すほうが通りやすくなります。
無料で使える仕組みを選ぶ場合も、確かめる点があります。保存できる量と、過去の回覧をいつまで見られるかです。過去の回覧が並んで残るかどうかで、翌年の作業量が変わります。
個人情報の登録が必要かどうかが、最初の関門
高齢の会員が多い会でいちばん効くのは、機能の数ではありません。参加するときに何を入力させるかです。
比較の材料として、実際に公開されている表もあります。
本比較表は、自治会・町内会でデジタル回覧板の導入を検討している方向けに「個人情報の登録有無」「導入のしやすさ」「機能面」を中心に比較したものです。 出典: dx.creansmaerd.co.jp
比較の軸として個人情報の登録の有無が最初に並ぶのは、現場でここが止まるからです。同じ案内では、原則としてメールアドレスや電話番号や実名の登録は一切不要で、個人情報を取得しない設計を採用していると説明されています。
新しい番号とパスワードを増やさずに参加できるかどうかは、説明会の長さに直結します。メールアドレスの登録が必要な仕組みでは、自分のアドレスを覚えていない会員が出ます。パスワードを決める必要があると、紙に書いて忘れる人が出ます。会員100世帯のうち数世帯で止まると、その数世帯のために紙を回し続けることになり、切り替えの効果が半分になります。
反対に、登録を求める仕組みにも理由があります。誰が読んだかを確かめたい、班ごとに分けて配りたい、会費の管理まで同じ場所で行いたい。こうした使い方をするには、会員を区別する情報が必要です。何を取らないかではなく、何のために取るのかを説明できる形かどうかで判断してください。
紙をやめる前に決める5つのこと
道具を決める前に、運用を決めてください。ここが決まっていないと、どの道具を選んでも同じところで止まります。
1つめ、紙を完全にやめるのか、併用するのか。最初から全廃にすると、端末を持たない世帯が取り残されます。多くの会は、希望する世帯には紙を配り続ける形から始めています。
2つめ、誰が送るのか。班長が送るのか、事務局がまとめて送るのか。班長が送る形にすると、班長の交代ごとに操作を教える必要があります。事務局が送る形にすると、班ごとの案内を分ける仕組みが必要になります。
3つめ、緊急のものをどう扱うか。台風や不審者の情報は、回覧とは別の道が必要です。回覧と同じ扱いにすると、読まれる前に時間が過ぎます。すぐ知らせるものと、読んでおいてほしいものを分けてください。
4つめ、過去の回覧をいつまで残すか。年度ごとに残す会もありますし、常に最新の数件だけにする会もあります。総会の資料や会計の報告は、後から探されることが多いので、年度単位で残すほうが問い合わせが減ります。
5つめ、やめるときの条件です。1年やって読まれないなら紙に戻す、という決め方を先に書いておくと、反対していた人も試すことに同意しやすくなります。試すことに同意を得るのが、切り替えのいちばん難しい部分です。
端末を持たない世帯への配り方
切り替えで必ず出る論点です。ここを先に決めておかないと、総会で止まります。
現実的な形は4つあります。第1に、希望する世帯だけに紙を配ります。数が少なければ、班長が届ける手間は回覧より軽くなります。回すのではなく、1軒ずつに配って終わりなので、待ち時間が発生しません。第2に、掲示板に貼る形です。回覧の内容を1枚にまとめて、集会所や掲示板に貼ります。第3に、家族の端末で見てもらう形です。同居する家族が受け取って、口頭で伝えます。第4に、電話で伝える形です。緊急のものに限るなら、この形で足ります。
どの形にしても、紙を希望する世帯の数を先に数えてください。50世帯のうち5世帯なら、紙の作業はほぼ無くなります。半分が紙を希望するなら、切り替えの効果は限られます。数えずに始めると、総会で反対されたときに答えられません。
もう1つ。端末を持っている世帯でも、操作が不安な人がいます。ここに効くのは説明会より、最初の1回を一緒に操作することです。集会所に集まってもらって、その場でアプリを入れて、1件目の回覧を開くところまで進める。最初の1回を一緒に済ませるだけで、その後の問い合わせがほとんど無くなります。
回覧が読まれたかを確かめる方法
紙の回覧板には、押印という確認の仕組みがありました。デジタルにすると、この部分が無くなる場合があります。
確かめ方は3通りです。第1に、読んだかどうかが一覧で分かる仕組みです。誰が開いたかが分かるので、督促の対象がはっきりします。第2に、利用している人の数が分かる仕組みです。個人は分かりませんが、全体でどのくらい使われているかは把握できます。第3に、確かめる仕組みがない形です。LINEで送る形は、既読の数が出ても誰が読んだかは分かりません。
どこまで必要かは、会の性格で変わります。総会の案内や委任状のように、全世帯に届いた必要があるものは、確かめられる仕組みが要ります。行事のお知らせなら、読まれた数が分かれば足ります。
気をつける点が1つあります。誰が読んでいないかが分かる仕組みは、便利ですが使い方を決めておく必要があります。読んでいない世帯を名指しで挙げると、役員への反発になります。督促は班長が個別に声をかける形にとどめて、一覧そのものは共有しない、という決め方をしている会が多いと言われています。
送る文書の作り方で、読まれるかどうかが変わる
道具を決めたあとに残る作業は、送るものを作ることです。ここの作り方で、開かれる率が大きく変わります。
いちばん手軽なのは、届いた紙を写真に撮って送る形です。作業は数十秒で終わります。ただし、写真で送った文書は、小さな画面で読むと文字が小さく、拡大しながら読むことになります。区や市から届く文書は文字が細かいので、高齢の会員には読みにくい形です。
読まれる形にするには、題名と締め切りを本文に書き足してください。写真を添えるだけでなく、「10月12日の草刈りの案内です。参加できない方は10月5日までに班長へご連絡ください」と1行添える。これだけで、開いてすぐ何の話か分かります。写真を開かずに済む人も出てきます。
複数の文書をまとめて送るのは避けてください。紙の回覧板は複数の文書を挟んで回す形でしたが、画面では1件ずつ分けたほうが読まれます。まとめて送ると、最初の1枚だけ見て閉じられます。届いた文書が5枚あるなら、5件に分けて送ってください。1件ずつ分かれていれば、後から探すときにも見つかります。
期日の入れ方にも決まりを作ってください。締め切りのある文書と、読むだけの文書を区別できる形にしておくと、会員は締め切りのあるものから読みます。3日以内に返事が必要なものは、題名の先頭に印を付ける決まりにしている会もあります。
班ごとに分けて配りたいときの考え方
会が大きくなると、全世帯へ同じものを送る形では足りなくなります。班ごと、地区ごと、役員だけ、という分け方が必要になります。
分けたい理由は3つあります。第1に、関係のない案内を送らないためです。特定の班の清掃の割り当てを全世帯に送ると、関係のない世帯が読み飛ばす習慣を作ります。第2に、役員の相談を会員全体に流さないためです。第3に、班長への連絡を分けたいためです。
仕組みの側でこれができるかどうかは、大きな分かれ目です。全体への配信と、特定のグループへ限定した配信の両方ができる仕組みがあります。LINEで進める場合は、グループそのものを分けて作ることになり、班の数だけグループが増えます。1つの場所の中で宛先を分けられる形であれば、増えるのは宛先の設定だけです。
注意する点が1つあります。分け方を細かくしすぎると、送る側が宛先を間違えます。班ごとに分けた会で、別の班の案内を送ってしまう事故はよく起きます。分けるのは、実際に内容が違うものだけにしてください。全世帯に同じものを送る回覧が大半なら、分ける必要はありません。
もう1つ。分けた場合、会員から見て「自分に届いていないのではないか」という不安が出ます。自分の班の案内がどこに届くのかを、最初に1度説明しておいてください。
防災の連絡を同じ場所で扱うか、分けるか
自治会のデジタル化を検討すると、防災の連絡も一緒に考える話になります。仕組みの側にも、音声を配って再生する機能を持つものがあります。
分けて考える必要があるのは、求められる速さが違うからです。回覧は数日かけて読まれるものです。避難の情報は数分で届く必要があります。同じ場所に並べると、緊急のものが日常の案内に埋もれます。
現実的な形は2つです。1つは、同じ仕組みの中で緊急の区分を作り、通知の鳴り方を変える形です。もう1つは、緊急の連絡は電話と掲示で行い、仕組みは記録に使う形です。どちらでも構いませんが、決めておかないと、いざというときに誰も動きません。
もう1つ確かめておくことがあります。災害のときに携帯の回線が混み合うと、通知が届かないことがあります。仕組みに頼りきった設計にせず、届かなかった場合に誰が誰の家を確かめに行くかを、紙で決めておいてください。これは道具の話ではなく、会の決まりの話です。
なお、安否の確認まで同じ場所で行える仕組みもあります。使うかどうかは、会の年齢層と、班長が動ける人数で決めてください。高齢の世帯が多い会では、端末での回答を待つより、班長が回るほうが早い場合があります。
会費の集金まで同じ場所で行う場合の注意
デジタル回覧板として売られている仕組みには、会費の集金に対応するものがあります。現金を集める手間は大きいので、関心が集まる機能です。
先に確かめる点が4つあります。第1に、手数料が誰の負担になるかです。会員が負担する形だと、納める金額が変わるので総会での説明が必要になります。会が負担する形だと、会計の支出に項目が増えます。第2に、現金で納める会員が残る場合の扱いです。半分が現金だと、会計は2つの記録を突き合わせることになり、かえって手間が増えます。第3に、入金の記録をどう会計に取り込むかです。仕組みの画面と会計の帳簿が別なら、書き写す作業が残ります。第4に、やめるときの手続きです。
導入の順番としては、回覧が定着してから集金に進むほうが安全です。回覧は間違えてもやり直せますが、お金の扱いは間違えると説明が要ります。1年ほど回覧で使って、会員の大半が開くようになってから集金の話を出す。この順番にしている会が多いと言われています。
集金を急ぐ理由がある会は、金額の大きい会費から試すのではなく、行事の参加費のような少額のものから始めてください。金額が小さければ、行き違いがあっても取り返せます。
導入して使われなくなる3つの形
途中で止まる会には、共通する形があります。
1つめは、班長だけが操作を覚えた形です。班長が代わると、また最初から教えることになります。年度が替わるたびに説明会を開く負担が続き、3年ほどで止まります。操作を覚える人を事務局に固定して、班長には配るだけを頼む形にすると続きます。
2つめは、回覧だけを移した形です。回覧は移したが、行事の案内はLINE、出欠は紙、写真は別のところ。会員から見ると、見る場所が増えただけです。「アプリが増えて面倒になった」という受け取り方になり、開かれなくなります。移すなら、会員が見る場所を減らす方向で移してください。
3つめは、送る人が紙も作り続ける形です。慣れないうちは両方作りますが、いつまでも両方だと作業が増えます。期限を決めて、いつから紙の作成をやめるかを先に書いておいてください。
3つとも、道具の性能とは関係がありません。決め方の問題なので、始める前に片付けられます。
自治体の支援が使えるかを先に確かめる
会だけで進める前に、市区町村の窓口に問い合わせる価値があります。地域の団体のデジタル化を支援する事業を持っている自治体があります。
たとえば東京都港区は、町会・自治会向けにデジタル回覧板を用意していて、iPhoneはApp Store、AndroidはGoogle Playからアプリを入れる形になっています。町会・自治会の側は、各地区の総合支所の窓口へ申し込みます。投稿する人向けと閲覧する人向けの操作ガイドが用意されていて、説明会の資料を自分で作る必要がありません。
こうした支援がある地域では、会の負担がほとんど無しに始められます。問い合わせるときに聞くことは4つです。地域の団体向けの仕組みがあるか、費用がかかるか、説明の資料や講師の派遣があるか、どこへ申し込むか。この4つを聞けば、進められるかどうかが分かります。
支援が無い地域でも、近隣の会に聞くのは有効です。すでに切り替えている会があれば、どこで止まったかを教えてもらえます。会社の営業から聞く話より、同じ規模の会が実際に困った点のほうが役に立ちます。
回覧のほかに移るもの
回覧を移したあと、残るものが見えてきます。行事の案内、出欠の確認、写真、名簿、会計の報告。これらがどこにあるかで、翌年の作業量が決まります。
いまLINEで連絡が回っている会では、この点が課題になります。LINEグループとの比較では、発言が押し流される構造と、お知らせが1件ずつ並ぶ構造の違いを、掲示板、予定表、写真の保存、名簿の管理といった項目ごとに並べています。回覧の文書は後から探されるものなので、並ぶ側の構造でないと役に立ちません。
参加の入口を広く取る形を考えているなら、LINEオープンチャットとの比較が近い話です。友だちのつながりを使わずに参加できる代わりに、誰でも入れる場としての性質が付きます。会費を納めた世帯だけに見せたい会には向きません。
すでに別の道具を使っている会は、BANDとの比較で保存できる量と写真の扱いを、Facebookグループとの比較で個人のアカウントに紐づく場との違いを見比べるほうが判断が早くなります。
団体の性格によって必要な形は変わります。町内会での使われかたは回覧と行事の案内を同じ場所に集める例、PTAでの使われかたは担当が1年で代わる前提で引き継ぐ例として、運用の形をまとめています。費用や世帯数の上限、いまの連絡手段からの移り方はよくある質問に並んでいます。
個人情報を載せない回覧文の書き方
紙の回覧板では、名前や住所を書いた文書をそのまま挟んでいた会があります。画面で配る形に変えると、扱いが変わります。
画面に出した文書は、写真に撮って別の場所へ送ることができます。紙よりも広がりやすいと考えて書いてください。載せないほうがよいものは4つです。第1に、会員の住所と電話番号の一覧です。第2に、子どもの名前と写真を組み合わせたものです。第3に、会費を納めていない世帯が分かる形の記載です。第4に、個人の事情に触れる内容です。
必要な情報を載せずに済ませる書き方があります。連絡先を載せる代わりに「班長までご連絡ください」と書く。名簿を配る代わりに、必要な人が役員に聞く形にする。会費の状況は、個別に伝える。これだけで、載せる必要のあるものはかなり減ります。
どうしても名簿を配る必要がある会は、配る範囲を役員だけに限る形にしてください。宛先を分けられる仕組みであれば、全世帯へ送らずに済みます。分けられない仕組みしかない場合は、紙で渡すほうが安全です。
もう1つ。過去の回覧が並んで残る仕組みでは、載せてしまったものが残り続けます。消し方を先に確かめておいてください。送ったあとに取り消せるか、書き直せるか。ここを知らずに運用を始めると、間違いに気づいたときに慌てます。
世帯数と回覧の回数から、切り替えの効果が決まる
最後に、判断の材料を数字にしておきます。
まず、回覧の回数を数えてください。月に1回の会と、月に4回の会では、切り替えの効果が4倍違います。過去1年に何回回したかは、班長の手元の記録か、届いた文書の控えから数えられます。区や市からの文書が多い地域では、週に1回近くなることもあります。
班の世帯数も数えてください。1つの班が10世帯なら、最後の家まで10日です。20世帯なら20日です。回覧が1周する日数が、案内を出す締め切りを決めています。行事の2週間前に案内を出しても、届くのが行事の後になる班があるなら、それだけで切り替える理由になります。
紙を希望する世帯の数も数えてください。ここが半分を超えるなら、切り替えても紙の作業が残ります。1割以下なら、作業はほぼ消えます。数え方は簡単で、総会や班の集まりで手を挙げてもらうだけです。紙で配ってよいかを聞くと遠慮して手が挙がらないので、「画面で受け取れる方」と聞いてください。聞き方で結果が変わります。
導入の判断が付きにくい会には、もう1つの見方があります。班長の引き受け手が見つかるかどうかです。回覧を回す作業が重い会では、班長を断られる世帯が増えます。断られた結果、同じ人が何年も続けることになり、その人が抜けたときに止まります。切り替えの目的を「手間を減らすこと」ではなく「引き受け手が見つかる形にすること」と説明すると、総会で伝わりやすくなります。役員の交代が続く形にしておくことが、会が続く条件です。
そして、切り替える順番についても1つ。いきなり全部を移すと反発が出ます。効くのは、回覧のうち急がない文書から移して、緊急の連絡と紙を希望する世帯はそのまま残す進め方です。区や市からの一般的なお知らせは、届くのが数日遅れても困りません。そこから始めて、3か月ほど続けて問い合わせが増えなければ、行事の案内も移していく。そして総会の直前に切り替えるのは避けてください。委任状の集まり方が変わると、議決に影響します。失敗しても取り返せる時期から始めるほうが、結果として早く移り終わります。
Q1. デジタル回覧板は無料で使えますか？
閲覧する会員の側は無料である場合が多く、自治体が用意している例では、スマートフォンやタブレットにアプリを入れることで誰でも無料で情報の閲覧ができると案内されています。会の側の費用は提供元によって変わり、金額を公開していない仕組みもあります。世帯数を伝えて見積もりを取り、紙をやめることで減る印刷代と並べて比べてください。
Q2. 高齢の会員が多い会でも導入できますか？
参加するときに何を入力させるかで難しさが変わります。メールアドレスや電話番号や実名の登録を求めない設計の仕組みがあり、その形なら新しい番号とパスワードを増やさずに参加できます。説明会より効くのは、集会所で最初の1回を一緒に操作することです。それだけで、その後の問い合わせがほとんど無くなります。
Q3. スマートフォンを持たない世帯にはどう配ればよいですか？
希望する世帯にだけ紙を配る形が現実的です。回すのではなく1軒ずつ配れば、待ち時間が発生しません。ほかに、集会所の掲示板に貼る形、同居する家族の端末で見てもらう形、緊急のものだけ電話で伝える形があります。紙を希望する世帯の数を先に数えてから、総会に出してください。
Q4. 回覧を読んだかどうかは確かめられますか？
仕組みによって違います。誰が開いたかが一覧で分かるもの、全体で使われている数だけが分かるもの、確かめる仕組みがないものの3通りがあります。総会の案内のように全世帯に届いた必要があるものは、確かめられる仕組みが要ります。ただし読んでいない世帯を名指しで挙げると反発になるため、督促は班長が個別に声をかける形にとどめてください。