予約管理表のテンプレートを無料で使う｜振替まで書き込む

予約管理表のテンプレートを無料で探している人がつまずくのは、テンプレートが見つからないことではありません。見つけたテンプレートが、自分の教室や集まりの予約の取り方に合っていないことです。1回ごとに受け付ける予約と、毎週同じ時間に来る予約と、休んだ人の振替が混ざると、どんなに見た目の整った表でも2か月で崩れます。この記事では、無料のテンプレートを手に入れる道筋、選ぶときに見る点、表計算ソフトで自分で作る手順、そして予約管理表がいちばん崩れる振替の書き込み方までを順に並べます。読み終えたときに、テンプレートで足りるのか、別の仕組みに移すのかを自分で決められる形にしています。

予約管理表を無料で用意する3つの道

予約管理表を費用をかけずに用意する道は、大きく3つに分かれます。どれが正解かは、予約の件数と、その表を誰が開くかで変わります。

1つめが、配布されているテンプレートをダウンロードして使う道です。ビジネス書式を集めたサイトや、ツールを提供している会社のブログが、エクセル形式の予約管理表を無料で配布しています。日付と時間の枠、氏名、連絡先、備考といった項目があらかじめ並んでいるので、開いた日から使えます。自分で列を考える手間がないのが利点です。

2つめが、表計算ソフトの標準機能で自分で作る道です。エクセルにもGoogleスプレッドシートにも、予約表を作るための材料はそろっています。入力規則で選べる値を絞り、条件付き書式で埋まった枠に色を付け、関数で重なりを数える。手順は決まっていて、慣れていれば30分ほどで形になります。自分で作った表は、途中で項目を足したくなったときに自分で直せます。

3つめが、予約を受け付ける仕組みそのものを無料の範囲で使う道です。Googleカレンダーの予約スケジュールや、フォームで申し込みを受け取ってスプレッドシートに集める形がこれにあたります。表を人が埋めるのではなく、申し込んだ人が自分で枠を埋めます。件数が増えても、とりまとめる人の作業量が増えません。

この3つは排他ではありません。実際には、申し込みをフォームで受け、集まった一覧を表計算ソフトで並べ替え、当日の持ち出し用にテンプレートの形で印刷する、という組み合わせがよく使われています。最初から1つに決めずに、どこまでを人がやるかを決めてから道具を選んでください。

無料のテンプレートを選ぶときに見る5つの点

無料のテンプレートは数が多く、見た目で選ぶと外します。開く前に、次の5つを見てください。

1つめが、1行が何を表しているかです。1行が1件の予約になっているものと、1行が1日で列が時間になっているものがあります。前者は件数が増えても伸びるだけですが、一覧としては読みにくくなります。後者は当日の動きが一目で分かりますが、月をまたぐと使い回せません。教室のように時間割が決まっているなら後者、都度の申し込みを受けるなら前者が合います。

2つめが、セルが結合されていないかです。見た目を整えるためにセルを結合したテンプレートは、並べ替えも絞り込みもできません。開いたらまず結合を探して、あれば解除してください。結合を残したまま使うと、件数が増えたときに手が止まります。

3つめが、数式がどこまで入っているかです。合計や残り枠を自動で計算してくれるのは便利ですが、数式が多いほど、次に引き継ぐ人には触れないファイルになります。引き継ぐ相手が表計算ソフトに慣れていない前提なら、数式の少ないものを選んでください。

4つめが、拡張子です。xls形式の古いファイルは、Googleスプレッドシートに読み込んだときに書式が崩れることがあります。xlsx形式か、スプレッドシート形式で配布されているものを選ぶほうが安全です。

5つめが、個人情報をどこまで書く欄があるかです。住所や生年月日の列が最初から並んでいるテンプレートは、要らない情報まで集めてしまいます。使わない列は最初に削ってください。集める量が増えれば、漏れたときの影響も大きくなります。

テンプレートを配っている側も、そのまま使うことは前提にしていません。

本記事では、予約管理表をExcelで作成する方法やメリットを解説します。予約管理表におすすめなExcelの無料テンプレートも紹介するので、最後までご覧ください。 出典: form.run

自分の予約の取り方に合わせて列を足し引きする前提で選んでください。

エクセルやスプレッドシートで予約表を作る手順

自分で作る場合の手順は決まっています。順番を飛ばすと、あとから直すことになります。

最初に、1行目に項目名だけを並べます。日付、開始時間、終了時間、担当、氏名、連絡先、区分、状態、備考。この9つがあれば、たいていの予約は書き込めます。1行目にタイトルや作成日を書かないでください。絞り込みも並べ替えも、そこでつまずきます。

次に、2行目から下を1件1行で埋めていきます。途中に空行を入れません。空行が1つあると、並べ替えのときに表がそこで切れたと判断されます。

項目を並べたら、表全体を選んでテーブルにします。エクセルなら挿入タブのテーブル、スプレッドシートなら表示形式から交互の背景色を当て、データからフィルタを作成を選びます。テーブルにすると、行を足したときに範囲が自動で広がり、1行目に絞り込みのボタンが付きます。

続けて、入力の間違いを減らす設定を2つ入れます。1つめが、決まった値を入れる列への入力規則です。担当、区分、状態の3列は、選べる値をあらかじめ並べておきます。状態の列には「受付済」「変更済」「振替待ち」「取消」の4つを入れておくと、あとで振替の管理が楽になります。「済」と「完了」が混ざった表は、絞り込みで別のものとして扱われます。

2つめが、日付と時間の列の表示形式です。日付の列は日付形式、時間の列は時刻形式に先に変えてください。文字列のまま入れた日付は、並べ替えても日付順になりません。

最後に、当日の持ち出し用の印刷設定を入れます。1行目を見出し行として繰り返し印刷する設定と、印刷範囲の指定です。当日になって印刷したら2ページ目に見出しが無かった、という事故はここで防げます。

ここまでで、予約管理表としての骨組みは完成します。

ダブルブッキングを機械に見つけさせる設定

予約管理表でいちばん困るのが、同じ枠に2件入ってしまうことです。人が目で見て防ぐのは無理なので、機械に見つけさせます。

やり方は2つあります。1つめが、条件付き書式で重なりに色を付ける方法です。日付と開始時間と担当を1つの文字列につないだ作業用の列を作り、その列に対して「重複する値」の条件付き書式を当てます。同じ担当の同じ時間に2件入った瞬間に、その2行が色付きになります。作業用の列は、印刷しない範囲に作るか、列を非表示にしてください。

2つめが、関数で件数を数える方法です。COUNTIFS関数で、日付と担当と開始時間の3つが一致する行数を数え、2以上になったら注意の文字を出す列を作ります。条件付き書式より、なぜ引っかかったかが読み手に伝わります。

どちらの方法でも、取消になった予約を行ごと消していると数が合わなくなります。取消は行を消さず、状態の列を「取消」に変えてください。数える式の条件に「状態が取消ではない」を足せば、取消の枠は空き枠として扱われます。行を消してしまうと、誰がいつ取消したかが残りません。

時間が重なる予約を検出したいときは、開始時間の一致だけでは足りません。10時から11時の枠と、10時30分から11時30分の枠は、開始時間が違うのに重なっています。厳密に見るなら、開始と終了の両方を使った判定が要ります。ただし式が長くなり、引き継ぐ人には読めなくなります。枠の長さが全部同じ教室なら、開始時間の一致だけで足ります。自分の予約の取り方に合わせて、どこまで機械に任せるかを決めてください。

振替をどう書き込むかで表の寿命が決まる

教室や習い事の予約管理表が崩れる原因の大半が、振替です。ここを決めずに使い始めると、2か月で誰も読めない表になります。

崩れ方は決まっています。休んだ日の行を消して、振替先の日に新しい行を足す。これを繰り返すと、その人が何回休んで何回振替を使ったかが分からなくなります。月謝の回数と実際の出席回数が合わなくなり、月末に数え直す作業が発生します。

避け方は、行を消さずに2行にすることです。休んだ日の行は残して、状態の列を「振替待ち」に変えます。振替先の日には新しい行を足し、区分の列を「振替」にして、備考に元の日付を書きます。こうすると、元の日と振替先の日の両方が表に残り、あとから数えられます。

さらに決めておくことが3つあります。振替の期限、振替できる回数、振替の申し出をいつまでに受けるか。期限を決めていないと、半年前の振替を持ち出されたときに断る根拠がありません。期限は2か月以内、回数は月に2回まで、といった形で数字で決めて、会則や規約に書いてください。表の作りだけで運用は決まりません。

備考の列に書くのは、元の日付と振替の理由の2つだけにしてください。体調や家庭の事情を細かく書き込むと、その表を見た人が知る必要のない情報まで残ります。病歴に関わる記述は要配慮個人情報にあたり、取得するときに本人の同意が必要になります。書かないほうが安全です。

振替の書き込み方が決まると、予約管理表は月をまたいでも使えるようになります。

表計算ソフトで予約を管理するメリット

表計算ソフトで予約を管理する利点は4つあります。おすすめの道具を選ぶ前に、いま持っているもので何ができるかを確かめてください。

1つめが、費用がかからないことです。エクセルが入っているパソコンなら追加の費用はなく、Googleスプレッドシートなら無料のGoogleアカウントだけで使えます。会費で運営している集まりでは、新しい支出を総会にかけずに始められるのが大きな利点です。

2つめが、自分の集まりの数え方に合わせられることです。振替の回数、月謝の締め日、兄弟割の扱い。決まった形の予約システムでは表せない事情を、列を足すだけで表せます。ここは表計算ソフトがいちばん強いところです。

3つめが、引き継ぐときに相手が読めることです。表計算ソフトのファイルは、開けば中身が全部見えます。特定のサービスに入っているデータと違って、引き継ぐ相手にアカウントを作らせる必要がありません。役員が1年で代わる会では、この点が効きます。

4つめが、集計がそのまま使えることです。月ごとの予約件数、担当ごとの受け持ち数、振替の発生回数。ピボットテーブルで数えれば、総会や保護者会に出す資料がそのまま作れます。予約の記録が、そのまま会計や報告の材料になります。

Googleスプレッドシートを選んだ場合は、さらに2つ増えます。複数の人が同時に開いて書き込めることと、変更履歴が残ることです。同時編集は100のタブまたは端末まで対応していて、これを超えると編集できるのはオーナーと編集権限のある人だけになります。教室の規模なら問題になりません。

表計算ソフトで予約を管理するデメリットと注意点

利点の裏側に、はっきりしたデメリットがあります。ここを知らずに使い続けると、件数が増えたときに止まります。

1つめが、予約を受け付ける作業が人に残ることです。電話やメッセージで来た依頼を、誰かが表に打ち込みます。1日20件を超えたあたりから、打ち込みが追いつかなくなります。打ち込む前に同じ枠に別の依頼が来ると、断る連絡がもう1往復増えます。

2つめが、ファイルが増えることです。月ごとにファイルを分けると、どれが最新か分からなくなります。「予約管理表_最新」「予約管理表_最新_修正」という名前のファイルが並び始めたら、その表はもう信用できません。ファイルは1つにして、シートで月を分けてください。

3つめが、保存先です。作った人のパソコンの中だけにあるファイルは、その人が抜けた時点で消えます。共有できる保存先を先に決めて、ファイル名の付け方も決めてください。

4つめが、連絡先が別の場所にあることです。予約管理表に電話番号を書いたとしても、実際の連絡はメッセージアプリで行われます。予約の記録と連絡のやりとりが別の場所にあると、誰に何を伝えたかを2か所で確かめることになります。

注意点として、共有の範囲も確かめてください。スプレッドシートを「リンクを知っている全員」で共有すると、ログインしていない人でも開けます。予約管理表には氏名と連絡先が並んでいます。共有はメールアドレスを指定して、1件ずつ相手を決めてください。1つのファイルは最大600のメールアドレスと共有できますが、そこまで広げる必要はありません。

Googleカレンダーの予約スケジュールという別の道

表を人が埋めるのをやめたいなら、Googleカレンダーの予約スケジュールが選べます。自分の空いている時間を公開して、相手が自分で枠を選ぶ仕組みです。

設定できるのは、予約1件の長さ、いつからいつまで受け付けるか、予約と予約の間に入れる準備時間、そして1日あたりの予約件数の上限です。準備時間を入れておくと、片付けの時間が確保できます。1日あたりの上限を決めておくと、詰め込まれすぎることを防げます。

作った予約ページは、リンクを渡した人が見られます。

予約ページのリンクを知っているすべてのユーザーが見ることができます 出典: biz.moneyforward.com

リンクを配る先は決めてください。会員だけに使わせたい予約ページを、誰でも見られる場所に貼ると、関係のない申し込みが入ります。

注意が1つあります。予約スケジュールの機能のうち一部は、対象となるGoogle Workspaceのプランか、Google Oneのメンバーシップが必要だと公式に書かれています。無料のGoogleアカウントでどこまで使えるかは、自分のアカウントで設定画面を開いて確かめてから決めてください。確かめずに会員へ案内すると、使えなかったときの連絡が余分に発生します。

この道を選んでも、振替の管理は表計算ソフトに残ります。予約を受け付ける入口だけを自動にして、回数の数え上げは表で持つ、という分け方が現実的です。

無料テンプレートと予約の仕組みを比べる

3つの道を、とりまとめる立場から見て比べます。

この表から読めるのは、件数が少ないうちはどれでも回るということです。差が出るのは、受け付ける件数が増えたときと、担当が代わるときの2か所だけです。

だから選ぶ順番は、いまの件数ではなく、1年後の件数で考えてください。生徒が20人までなら無料テンプレートで足ります。それを超えて、かつ振替が毎月発生するなら、受け付ける入口を自動にする側に寄せたほうが手間が減ります。

無料のテンプレートを選ぶ場合も、配布元を1つに絞らず、2つか3つ開いて列の並びを見比べてください。自分の予約の取り方にいちばん近いものを土台にして、要らない列を削るのが早い道です。

予約管理表の9つの列を1つずつ決める

列の名前を決めるだけで、あとの作業量が変わります。先に挙げた9つの列について、何をどう入れるかを決めておいてください。

日付の列は、必ず日付形式にします。文字列で「9月26日」と入れると、並べ替えても日付順になりません。和暦と西暦を混ぜないことも決めてください。

開始時間と終了時間は、分けて2列にします。1つの列に「10:00から11:00」と書くと、重なりを数える式が書けません。終了時間は、開始時間に枠の長さを足す式で自動に出す形にすると、打ち間違いが減ります。

担当の列は、入力規則で選べる値を並べます。先生が複数いる教室では、この列がないと重なりを数えられません。担当が1人の教室でも、部屋が2つあるなら部屋の列を同じ形で足してください。

氏名の列は、姓と名を分けるかどうかを決めます。名簿として並べ替えたいなら分けたほうがよく、当日の呼び出しに使うだけなら1列で足ります。あとで分けるほうが手間がかかるので、迷ったら分けてください。

連絡先の列は、1人につき1つに絞ります。電話番号とメールアドレスとメッセージアプリのIDを3列並べると、どれに連絡したかが分からなくなります。連絡の手段を1つに決めて、その列だけを持ってください。

区分の列には「通常」「体験」「振替」の3つを並べます。体験の人と通常の会員を同じ数え方にすると、月末の集計で分けられなくなります。

状態の列には「受付済」「変更済」「振替待ち」「取消」の4つを並べます。この列が、予約管理表でいちばん働く列になります。

備考の列は1つだけにします。書くのは、振替の元の日付と、持ち物の変更のような当日に関わることだけです。事情を細かく書き込むと、その表を見た人が知る必要のない情報まで残ります。

この9列で足りないと感じたら、足す前に、その情報を予約の表で持つ必要があるかを考えてください。名簿で持つべき情報を予約の表に混ぜると、月ごとにシートを分けたときに同じ情報を何度も書くことになります。

当日の使い方と月末の締め方

予約管理表は、作った日より、毎日と毎月の使い方で価値が決まります。ここを決めておくと、表が生き続けます。

当日の使い方は3つです。1つめが、前日のうちに翌日分を絞り込んで印刷することです。絞り込みで日付を翌日に指定し、印刷範囲を指定して1枚にします。当日に画面を見ながら受け付けるより、紙に書き込んでから表に反映するほうが取りこぼしが減ります。2つめが、来なかった人の状態を当日のうちに変えることです。翌日に回すと、理由を思い出せなくなります。3つめが、当日に入った変更を、その日のうちに表へ戻すことです。紙に書いたまま週をまたぐと、紙と表が食い違います。

月末の締め方は4つです。1つめが、状態の列で絞り込んで「振替待ち」の件数を数えることです。この数が月をまたいで増え続けているなら、振替の期限が機能していません。2つめが、区分の列で絞り込んで通常と体験と振替の件数を分けて数えることです。月謝の計算はここから出ます。3つめが、担当ごとの受け持ち件数を数えることです。偏りが見えたら、翌月の割り振りを直します。4つめが、当月のシートを複製して翌月のシートを作ることです。氏名と連絡先だけを残し、日付と状態を空にしてから使います。

この数え上げは、ピボットテーブルを1つ作っておけば毎月同じ操作で出せます。作るのは初回だけで、翌月からは更新を押すだけです。総会や保護者会に出す資料も、ここから作れます。

締めの作業を月末に集めると、時間が取れない月に飛ばしてしまいます。週に1度、状態の列だけを見直す時間を決めておくほうが続きます。

無料テンプレートをどこで探すかと、探し方のコツ

無料のテンプレートは、配布元の種類ごとに中身の傾向が違います。探す順番を決めておくと、開いて閉じる回数が減ります。

まず当たるのが、表計算ソフトを出している会社が用意しているテンプレートです。エクセルにもGoogleスプレッドシートにも、ソフトの中からテンプレートを選ぶ画面があります。ここにあるものは、そのソフトで開いたときに書式が崩れません。会議室の予約表やシフト表が並んでいるので、教室の予約に近い形を選んで列を足し引きするのが早い道です。

次が、ビジネス書式を集めて配っているサイトです。会議室予約管理表のような形で、月間の枠が並んだものが多く用意されています。予約の枠を先に並べて、あとから氏名を書き込む使い方に合います。

▼こちらからダウンロードできます（外部サイトへ遷移します）会議室予約管理表（月間）のテンプレート・エクセル | 無料のビジネス書式テンプレート 出典: totoco-net.com

3つめが、予約システムを売っている会社のブログです。記事の中で無料のテンプレートを配っていることが多く、実務で使われている列の並びがそのまま入っています。ただし、記事の後半は自社のサービスの案内になります。テンプレートだけ受け取って、案内は読み飛ばして構いません。

探すときのコツは2つです。1つめが、「予約管理表」だけでなく「会議室予約表」「シフト表」「時間割」でも探すことです。呼び名が違うだけで、中身は同じ形をしています。2つめが、ダウンロードする前にプレビューの画像を拡大して、セルが結合されていないかを見ることです。結合が多い表は、開いてから直す手間のほうが大きくなります。

予約の記録と連絡が分かれると何が起きるか

予約管理表の話は、表の作り方で終わりません。予約が決まったあと、その予約について連絡が発生します。ここが分かれていることが、とりまとめる立場の人がいちばん時間を取られる場所です。

起きることは3つに分かれます。1つめが、同じ説明の繰り返しです。振替の期限や持ち物を、メッセージアプリで1人ずつ答えることになります。表に書いてあっても、会員は表を見ません。2つめが、聞いたかどうかが分からないことです。メッセージアプリの流れる画面では、伝えた連絡が1日で下に押し流されます。3つめが、引き継ぎです。役員や担当が代わるとき、渡すものが予約の表とメッセージアプリの履歴の2つになります。履歴は渡せません。

この3つを減らす方向は決まっています。予約の枠、連絡、名簿を同じ場所に保存することです。集まり向けの連絡ツールは、この形を前提にしています。日程と出欠と連絡が1つの画面にあり、メンバー以外は見られないようになっていれば、リンクが外に回っても中身は守られます。教室での使い方は教室での使われかたに、サークルのような持ち回りの運営はサークルでの使われかたに整理があります。

いま使っているメッセージアプリと比べて何が変わるかを先に知りたい場合は、LINEグループとの比較で、流れる画面と残る画面の違いを見比べられます。町内会のように年配の会員がいる集まりでは、新しいIDとパスワードを増やさないことが最初の関門になります。その前提で書いたものが町内会での使われかたです。

料金や使える人数の条件はよくある質問にまとめてあります。予約管理表を無料のテンプレートで始めて、件数が増えたところで移す、という順番でも遅くはありません。大事なのは、振替と連絡の履歴を、次の担当に渡せる形で保存しておくことです。表を1つにするか、場所を1つにするか。決めるのはそこだけです。

Q1. 予約管理表のテンプレートは本当に無料で使えますか？

ビジネス書式の配布サイトや、ツールを提供している会社のブログが、エクセル形式の予約管理表を無料で配布しています。ダウンロードに会員登録を求めるところもあるので、登録が必要かどうかを先に確かめてください。ダウンロードしたあとの改変や、自分の集まりの中での配布は、たいていのテンプレートで認められています。

Q2. エクセルとGoogleスプレッドシートのどちらがおすすめですか？

1人で管理して印刷して使うならエクセル、複数の人が同時に書き込むならGoogleスプレッドシートが向いています。スプレッドシートは変更履歴が残るので、誰がいつ直したかをあとで確かめられます。同時編集は100のタブまたは端末まで対応していて、教室の規模なら問題になりません。

Q3. ダブルブッキングを防ぐにはどうすればよいですか？

日付と時間と担当をつないだ作業用の列を作り、その列に重複する値の条件付き書式を当てるのがいちばん簡単です。重なった瞬間に色が付きます。COUNTIFS関数で件数を数えて2以上なら注意を出す方法もあります。どちらの場合も、取消になった予約は行を消さず、状態の列を取消に変えてください。

Q4. 振替はどう書き込めば月謝の回数と合いますか？

休んだ日の行を消さずに残し、状態の列を振替待ちに変えます。振替先の日には新しい行を足し、区分を振替にして、備考に元の日付を書きます。元の日と振替先の日が両方残るので、月末に回数を数え直す作業がなくなります。あわせて振替の期限と回数の上限を数字で決めて、規約に書いてください。