Googleドキュメントの共同編集を調べる人がつまずくのは、共有のやり方ではありません。共有したあとに、誰がどこまで直したのかが分からなくなること、そして作った本人が抜けたときにファイルの持ち主が誰なのかで困ることです。町内会の議事録、PTAの会報、部活の連絡文書。複数の人で1つの文書を作る場面は会の運営に多く、そのたびに同じところで止まります。この記事では、共同編集でできることを確かめ、共有の手順と権限の選び方、議事録を2人で書くときの分担、変更履歴の使い方までを順に並べます。最後に、引き継ぎで何が問題になるかをはっきりさせます。
Googleドキュメントの共同編集で何ができるか
まず、共同編集で何が起きるのかを押さえます。ここを知らずに共有すると、同時に開いた相手と文字を取り合うことになります。
Googleドキュメントは共同編集を前提とした便利な機能を利用できるのも強みです。メールアドレスを指定するかリンクを共有して簡単にオンラインコラボレーションができ、誰がどの部分で作業中かを把握できる上、変更内容はリアルタイムで反映されます。 出典: itscom.co.jp
できることは3つです。1つめが、複数の人が同じ文書を同時に開いて書けることです。誰かが保存を押すのを待つ必要がありません。2つめが、いま誰がどこを触っているかが見えることです。3つめが、書いた内容がそのまま相手の画面に反映されることです。ファイルを送り合う必要がなくなります。
誰がどこを触っているかは、画面の中で見えます。
共同編集中は他のユーザーのカーソルが色付きで表示され、誰がどこを編集中かひと目で把握できます。 出典: itscom.co.jp
この色付きのカーソルが、共同編集でいちばん効く仕組みです。相手がどの段落にいるかが見えるので、同じ行を2人で直す事故が起きません。会議中に議事録を2人で書くときは、この色を見ながら書く場所を分けます。
反面、便利さの裏に困りごとがあります。相手の入力がそのまま反映されるので、書きかけの文が相手の画面に見えます。考えながら書く人にとっては、これがやりにくさになります。誰にどの段階から見せるかを決めておく必要があります。
共有の手順と、3つの権限の選び方
共有の手順は決まっています。文書を開いて共有のアイコンを押し、相手のメールアドレスを入れて、権限を選んで送信します。複数のファイルをまとめて共有したいときは、Shiftキーを押しながらファイルを選んで、左上の共有のアイコンを押します。
選べる権限は3つです。ここを間違えると、直してほしくない人に直されます。
閲覧者は、閲覧だけができます。文書を読めますが、直せません。オーナーの設定によってダウンロードもできます。会員に会報を配るときはこれで足ります。
閲覧者（コメント可）は、閲覧とコメントができます。本文は直せませんが、気づいた点をコメントとして書き込めます。議事録を役員に確認してもらう場面では、この権限が最も向いています。本文を直されずに、指摘だけを受け取れます。
編集者は、閲覧とコメントと編集のすべてができます。あわせて権限の変更と共有もできます。ここが見落とされやすい点です。編集者に渡すと、その人がさらに別の人に共有できます。オーナーの変更だけはできませんが、共有の範囲を広げることはできます。編集者を増やすときは、誰にまで広がってよいかを口頭で決めてください。
そのうえにオーナーがあります。オーナーは全部の権限を持ち、ほかの人をオーナーに変えることもできます。ファイルを作った人がオーナーになります。
会の運営で使い分けるなら、原則を3つ決めてください。書く人だけを編集者にする、確認する人は閲覧者（コメント可）にする、配る相手は閲覧者にする。この3つです。全員を編集者にした文書は、誰かが消した段落を誰が消したのか分からなくなります。
リンク共有をどこまで開くか
共有のもう1つのやり方が、リンクを渡す形です。手軽ですが、ここがいちばん事故が起きる場所です。
共有の画面に「一般的なアクセス」の項目があり、ここで「リンクを知っている全員」を選ぶと、そのリンクを持っている人が誰でも開けます。公式には、ログインしていなくてもアクセスできると案内されています。つまり、Googleのアカウントを持っていない会員にも渡せます。
便利ですが、意味を理解して使ってください。リンクを知っている全員が見られるということは、リンクが会の外に回った時点で、外の人も見られるということです。議事録には出席者の名前が入り、会報には連絡先が入ります。名簿に近い情報を含む文書をこの形で共有すると、実質的に公開したことになります。
判断の分かれ目は、その文書に個人が特定できる情報が入っているかどうかです。行事の案内文の下書きなら、リンクで共有して構いません。出席者の名前と発言が並んだ議事録は、メールアドレスを指定して1人ずつ共有してください。
リンクで共有するときに、権限も選べます。リンクを知っている全員に編集者の権限を渡すと、リンクを持っている人が誰でも書き換えられます。この組み合わせは会の文書では選ばないでください。リンクで共有するなら閲覧者までにします。
もう1つ知っておくことがあります。フォルダの権限は、その中のファイルに自動で引き継がれます。会用のフォルダを作って共有すると、あとからそこに入れたファイルも同じ相手に共有されます。便利ですが、個人の下書きを入れてしまうと、それも共有されます。フォルダに入れる前に、共有の範囲を思い出す習慣を付けてください。
同時に編集できる人数と、超えたときの動き
共同編集で気になるのが人数です。ここには明確な上限があります。
同時に編集できるのは、最大100個のタブまたは端末までと公式に案内されています。これを超えると、編集できるのはオーナーと編集権限のある人だけになります。それ以外の人は閲覧だけになります。
町内会やPTAの文書で100を超えることはまずありません。役員会の議事録を書く人数は多くても5人ほどです。人数の上限を気にする必要はないと言えます。
一方で、共有できる相手の数にも上限があります。1つのファイルは最大600個のメールアドレスと共有できると案内されています。世帯数の多い町内会で、会報を全世帯に1つずつ共有する形にすると、この数に近づきます。全世帯に配る文書は、1人ずつ共有するのではなく、PDF形式にして配る形か、会員だけが見られる場所に保存する形にしてください。
人数の上限より先に問題になるのが、実際の使い勝手です。同時に10人が同じ文書を開いて書くと、誰がどこを直しているかを追えなくなります。会議中に議事録を書くなら、書く人は2人までにしてください。ほかの人にはコメントだけを許します。
保存のタイミングも押さえておいてください。Googleドキュメントは入力したそばから保存されます。保存を押す操作がないので、書いた内容が消えることはありません。逆に、間違って消した内容もそのまま保存されます。取り消したいときは変更履歴を使います。
議事録を2人で書くときの分担
会の運営で共同編集がいちばん効くのが、会議中の議事録です。ここは分担の型を決めておくと、会議が終わった時点で議事録が完成します。
型は3つの役割に分かれます。1人めが、発言を追って書く人です。話の流れをそのまま打ちます。文章として整えなくて構いません。2人めが、決まったことだけを書く人です。文書の先頭に「決まったこと」の見出しを作り、そこに箇条書きで足していきます。3人めが、会議の進行役です。書きません。
大事なのは、2人めの役割です。会議の議事録で会員が読むのは、決まったことと次にやることだけです。発言の記録は、あとで疑義が出たときの根拠として要りますが、読まれません。決まったことを会議中に文書の先頭に集めておけば、会議が終わってすぐ会員に出せます。
書く場所を分けておくのも大事です。文書の先頭に「決まったこと」、その下に「次にやること」、いちばん下に「発言の記録」。3つの見出しを会議の前に作っておき、2人がそれぞれ別の見出しの下を書きます。同じ段落を2人で直さない形にするだけで、取り合いが起きません。
会議の前に用意しておくものが2つあります。1つめが、前回の議事録から持ち越した項目です。先に書いておけば、会議の最初に確かめられます。2つめが、当日の議題です。議題を見出しにしておき、その下に発言を書いていきます。
会議が終わったら、進行役が「決まったこと」を読み上げて確かめます。この場で確かめると、あとから解釈の違いが出ません。確かめ終わったら、その場で編集者の権限を外して、閲覧者（コメント可）に変えてください。あとから静かに直されることを防げます。
コメントを使って直さずに指摘する
共同編集で本文を直し合うと、誰の意図で変わったのかが分からなくなります。ここを避けるのがコメントです。
コメントは、本文の一部を選んで、その場所に対する意見を付ける形です。本文は変わりません。会報の文案を役員に見てもらうときや、議事録の記述を出席者に確かめてもらうときに使います。
使い方で決めておくことが2つあります。1つめが、コメントで書く内容の粒度です。「ここを直してください」だけでは、書いた人が何をどう直すか分かりません。どう直すかの案まで書いてください。2つめが、コメントを消す人です。直した人が消す形にすると、直したかどうかが分かります。指摘した人が消すと、直っていないのに消えることがあります。
コメントは、相手を指定して送ることもできます。誰に対する指摘かを明示できるので、役員が複数いる文書では便利です。指定された人には通知が届きます。
確認を頼むときの権限は、閲覧者（コメント可）にしてください。編集者にすると、良かれと思って本文を直されます。会報のような対外の文書では、文言が1か所変わるだけで意味が変わります。直すのは書いた人だけにして、ほかの人はコメントで指摘する形にそろえてください。
会の文書では、確認の締め切りも決めてください。「金曜日までにコメントがなければ確定とします」と書いて共有すれば、返事のない人を待ち続けずに進められます。締め切りを書かずに共有すると、そのまま止まります。
変更履歴で誰がいつ直したかを確かめる
共同編集で必ず起きるのが、いつの間にか内容が変わっていることです。変更履歴を使えば、誰がいつ何を直したかを確かめられます。
確かめ方は、文書の右上にある最終編集のところを押すことです。更新した人と変更の内容が並びます。過去の版を選んで、上にある復元の操作を押せば、その時点の内容に戻せます。書き換えられた文書を元に戻す手立てがあるので、直されることを恐れずに共有できます。
もう1つ使える機能が、書いた人を特定することです。ドキュメントでは、変更のあった箇所を選んで右クリックし、編集者を表示を押します。スプレッドシートでは、セルを右クリックして編集履歴を表示を押します。誰が直したかをその場で確かめられます。
節目で版に名前を付けておくと、あとで戻す場所が探しやすくなります。名前を付けた版は、ドキュメントで最大40個、スプレッドシートで最大15個まで作れます。会議で確定した時点、役員会で承認された時点、会員に配った時点。この3つに名前を付けておけば、どの版を配ったかで争いになりません。
注意が1つあります。編集の権限がない人は、変更履歴を表示できません。閲覧者として共有された会員は、過去の版を見られません。会員に対して「いつ何が変わったか」を示す必要がある文書は、変更履歴に頼らず、改訂の履歴を文書の末尾に書いてください。
共同編集のメリット
会の運営で共同編集を使う利点は4つあります。ファイルを送り合う形と比べて、どこが変わるかを確かめてください。
1つめが、最新がどれかで迷わないことです。ファイルを送り合う形では、「議事録_修正版_最終」のような名前のファイルが並び、どれが最新か分からなくなります。共同編集では、1つの文書がつねに最新です。
2つめが、待ち時間がなくなることです。誰かが直し終わるのを待つ必要がありません。会議中に2人で書けば、会議が終わった時点で議事録ができています。翌日にまとめる作業が消えます。
3つめが、直した人が分かることです。変更履歴に誰がいつ直したかが残ります。ファイルを送り合う形では、どの版で誰が何を変えたのかを追えません。
4つめが、費用がかからないことです。無料のGoogleアカウントだけで使えます。会費で運営する集まりでは、新しい支出を総会にかけずに始められます。
そのうえで、保存先としての利点もあります。
Googleドキュメントの有用性や共同編集機能の使い方、ドキュメントの自動保存先として紐づくGoogleドライブの注意点を知ることで、クラウド環境の文書作成のコツが理解できます。 出典: itscom.co.jp
作った文書は自動でオンラインの保存先に保存されます。パソコンが壊れても文書は残ります。年に一度しか開かない文書が多い会では、この点が効きます。
デメリットと注意すべきこと
利点の裏に、会の運営で効いてくるデメリットがあります。
1つめが、Googleのアカウントが必要になる場面があることです。閲覧だけならリンクで渡せますが、コメントを書いたり編集したりするにはログインが必要になります。年配の会員が多い会では、新しいIDとパスワードを増やさないことが最初の関門になります。
2つめが、オーナーが個人であることです。文書を作った人がオーナーになるので、その人が抜けるとファイルの持ち主がいなくなります。会として使う文書は、会のアカウントで作るか、引き継ぐときにオーナーを変える手順を決めてください。ここが会の運営でいちばん問題になる点です。
3つめが、書式が崩れることです。Wordの文書を読み込むと、余白や行間が変わることがあります。対外に出す文書で書式を保ちたいなら、最後にPDF形式にしてから配ってください。
4つめが、共有の範囲が広がりやすいことです。編集者は共有もできるので、渡した先から先に広がります。個人情報を含む文書は、編集者を増やさないでください。
注意点として、印刷とダウンロードの扱いも確かめてください。閲覧者にもダウンロードを許すかどうかは、オーナーが決められます。会員に配る会報なら許して構いませんが、名簿に近い文書ではダウンロードを止めるほうが安全です。止めても、画面を撮られれば同じなので、そもそも共有する相手を絞ることが先になります。
引き継ぎでオーナーをどう渡すか
会の運営で共同編集を使うなら、ここを決めておかないと必ず困ります。
問題は単純です。文書のオーナーは、それを作った個人です。会の議事録を役員が自分のアカウントで作ると、その文書の持ち主はその人になります。役が代わって、その人が会から離れたとき、文書は本人のアカウントの中に残ります。新しい担当は開けません。
避け方は2つあります。1つめが、会のアカウントを1つ作って、会の文書はすべてそのアカウントで作ることです。引き継ぎは、アカウントのIDとパスワードを渡すだけで済みます。ただし、1つのアカウントを複数の人で使い回す形になり、誰が何をしたかが分かりにくくなります。2つめが、役が代わるときにオーナーを移す手順を決めることです。オーナーは、共有の画面から別の人に移せます。移す相手は、編集者として共有されている人の中から選びます。
おすすめは、会のアカウントでフォルダを1つ作り、そのフォルダを役員に共有する形です。フォルダの権限はその中のファイルに引き継がれるので、フォルダに入れた文書は自動で役員に共有されます。役が代わるときは、フォルダの共有先を入れ替えるだけで済みます。
引き継ぎのときに渡すものを決めておいてください。フォルダの場所、会のアカウントのID、文書の名前の付け方、過去の議事録の保存先。この4つを1枚に書いて渡す形にすると、次の担当が探し回らずに済みます。
決めていない会では、年度ごとに担当のアカウントに文書が散らばります。3年たつと、どの年度の議事録がどこにあるか誰も分かりません。
会の文書をどう並べて保存するか
共同編集を始める前に、文書をどこにどう保存するかを決めてください。ここを決めずに使い始めると、1年で探せなくなります。
決めることが3つあります。1つめが、フォルダの分け方です。年度で分けるか、種類で分けるか。会の文書なら、年度を上にして、その中に議事録、会報、名簿、会計の4つのフォルダを作る形が扱いやすくなります。年度で上を切ると、引き継ぎのときに渡す範囲がはっきりします。
2つめが、ファイルの名前の付け方です。日付を先頭に入れて、次に種類、最後に回数を入れます。日付は年から始めて4桁と2桁と2桁でそろえてください。この形にしておくと、名前の順に並べただけで日付順になります。日本語の日付を先頭に入れると、並べ替えても順番になりません。
3つめが、下書きと確定の分け方です。確定した文書と書きかけの文書を同じフォルダに保存すると、会員に配る段階でどれを配るか迷います。フォルダの中に下書き用のフォルダを1つ作り、確定したものだけを上に移す形にしてください。
保存先はGoogleドライブになります。文書は入力したそばから自動で保存されるので、保存を忘れて消えることはありません。ただし、フォルダに入れる操作は自分で行います。作ったままにしておくと、ドライブの一番上に文書が散らばります。作り終えたらフォルダに移す習慣を付けてください。
会の文書がたまってきたら、古い年度のフォルダの共有先を見直してください。役を離れた人がいつまでも過去の名簿を見られる状態は、避けたほうがよくなります。年度が変わるときに、前年度のフォルダの共有先から外れた人を消す作業を予定として入れておくと、忘れません。
WordやPDFとのやりとり
会の文書は、Googleドキュメントの中だけでは完結しません。役所に出す書類はWordで求められ、会員に配る会報はPDFにします。行き来のやり方を決めておいてください。
Wordの文書を読み込むときは、ドライブにファイルをアップロードして、Googleドキュメントの形式で開きます。読み込みはできますが、余白や行間、表の幅が変わることがあります。図を多く使った文書は崩れやすいので、読み込んだあとに必ず目で見て確かめてください。
逆に、Googleドキュメントで作った文書をWordの形式で書き出すこともできます。役所や上位の団体からWordで提出を求められる場合はこの形になります。書き出したあとに、相手の環境で開いてもらって崩れがないかを確かめてください。自分の画面で正しく見えても、相手の環境で変わることがあります。
会員に配る文書は、PDFにして配るのが確実です。PDFにすれば書式が固定され、どの環境でも同じ見た目になります。共同編集のリンクを配ると、リンクが転送されたときに誰が見られるか読めなくなります。配るときはPDF、作るときは共同編集、と使い分けてください。
印刷して回覧する文書も、PDFから印刷してください。ブラウザからそのまま印刷すると、余白や改ページの位置が変わることがあります。PDFにしてから印刷すれば、2枚に割れるはずのない文書が3枚になる事故が防げます。
書式が大事な文書は、最初からWordで作るという判断もあります。共同編集の値打ちは、複数の人が同時に書けることにあります。1人で作って書式を整える文書に、共同編集の必要はありません。
共同編集を始めるときの最初の30分
手順をまとめて並べます。会の文書を共同編集に移すなら、この順で進めてください。作業そのものは30分ほどで終わります。
まず、会のアカウントを決めます。会として持っているメールアドレスがあればそれを使い、無ければ1つ作ります。役員個人のアカウントで会の文書を作らない、という原則をここで立てます。
次に、そのアカウントでフォルダを作ります。年度のフォルダを作り、その中に議事録と会報のフォルダを作ります。そのうえで、年度のフォルダを役員に編集者として共有します。共有の画面でメールアドレスを入れて、権限を編集者にして送信します。
続けて、議事録の雛形を1つ作ります。見出しを3つ用意します。決まったこと、次にやること、発言の記録。この雛形を複製して毎回の議事録にすれば、書く場所で迷いません。
その次に、会員に配るときの権限を決めます。配るのは閲覧者、確認を頼むのは閲覧者（コメント可）、書くのは編集者。この3つを紙に書いて役員に配ってください。
最後に、テストします。役員の1人に共有して、開けるか、コメントが書けるかを確かめます。ここで確かめずに会議に持ち込むと、当日に開けない人が出ます。
始めたあとに決めることが1つ残ります。確認の締め切りです。議事録を共有してから何日でコメントを締めるかを決めて、共有のときに毎回書いてください。締め切りを書かない文書は、確認が終わりません。
文書と連絡が分かれると何が起きるか
共同編集の話は、文書の作り方では終わりません。文書ができたあと、それを会員に届けて読んでもらう作業が残ります。ここがとりまとめる立場の人の時間を奪う場所です。
起きることは3つです。1つめが、読んだかどうかが分からないことです。リンクを配っても、誰が開いたかは分かりません。開いていない人に個別で声をかけることになります。2つめが、リンクがどこに行ったか分からないことです。メッセージアプリで配ったリンクは、転送されれば会の外にも届きます。3つめが、探せないことです。半年前の議事録を見たい会員は、リンクを配ったメッセージをさかのぼることになります。流れる画面では、たいてい見つかりません。
この3つを減らす方向は決まっています。文書と連絡と日程を同じ場所に保存して、会員が1か所を見れば足りる形にすることです。集まり向けの連絡ツールは、この形を前提にしています。議事録や会報が流れずに残り、誰が読んだかが分かり、メンバー以外は見られない形になっていれば、出席者の名前が入った議事録も安心して共有できます。町内会のように年配の会員が多い会は町内会での使われかたに、学年ごとに担当が分かれるPTAはPTAでの使われかたに整理があります。持ち回りで役が代わるサークルはサークルでの使われかたが近い形です。
いま使っているメッセージアプリと比べて何が変わるかを先に知りたい場合は、LINEグループとの比較で、流れる画面と残る画面の違いを見比べられます。費用や使える人数の条件はよくある質問に整理してあります。
Googleドキュメントの共同編集は、議事録を書く道具として十分に使えます。2人で分担して会議中に書き上げ、コメントで確かめ、変更履歴で戻せるようにする。ここまでは無料で組めます。決めておくべきことは1つだけです。文書の持ち主を個人にせず、会として持つこと。これを決めておけば、役が代わっても文書は残ります。
Q1. Googleドキュメントは何人まで同時に編集できますか？
最大100個のタブまたは端末までが同時に編集できると公式に案内されています。これを超えると、編集できるのはオーナーと編集権限のある人だけになります。1つのファイルを共有できるメールアドレスは最大600個までです。会の議事録では人数の上限が問題になることはまずありません。
Q2. 本文を直されずに確認だけしてもらう方法はありますか？
共有するときの権限を「閲覧者（コメント可）」にしてください。本文は直せませんが、気づいた点をコメントとして書き込めます。編集者にすると本文を直せるうえ、その人がさらに別の人に共有することもできます。確認を頼む相手には編集者の権限を渡さないでください。
Q3. リンクで共有しても大丈夫ですか？
「リンクを知っている全員」で共有すると、ログインしていない人でも開けます。行事の案内文の下書きなら構いませんが、出席者の名前や連絡先が入った文書では、メールアドレスを指定して1人ずつ共有してください。リンクで共有する場合も、権限は閲覧者までにしてください。
Q4. 文書を作った人が抜けるとどうなりますか？
文書のオーナーは作った個人なので、その人のアカウントの中に残ります。会として使う文書は、会のアカウントでフォルダを作り、その中に保存して役員に共有する形にしてください。フォルダの権限は中のファイルに引き継がれるので、役が代わるときは共有先を入れ替えるだけで済みます。