町内会やPTAで「会のホームページがほしい」という話が出たとき、最初に候補に挙がるのがGoogleサイトです。専門知識もサーバーの準備も要らず、Googleアカウントがあればその日のうちに1ページ目を公開できます。この記事では、Googleサイトの作り方を作成から公開までの順番で追いながら、団体が使う場合に必ず決めておくべき公開範囲の設定、向く用途と向かない用途、そして担当が代わったときに困らない引き継ぎの形までを整理します。結論を先に言えば、Googleサイトはお知らせを載せる場所としては手堅い一方で、日々の連絡や出欠の取りまとめには向きません。この線引きを先に決めておくと、作ったあとに放置される事態を避けられます。
団体がウェブサイトを持つ必要が出てくる場面
会の内側だけで話が回っているうちは、ウェブサイトは要りません。必要になるのは、外から見られる立場になったときです。
いちばん多いのは、新しく来た人への説明が追いつかなくなる場面です。転入してきた世帯に会の仕組みを説明する、入会を検討している人に活動内容を伝える、行事の日程を問い合わせる電話に毎回同じ説明をする。こうした対応が続くと、書いて見せられる場所がほしくなります。
次に多いのは、外向けの信用が必要になる場面です。助成金の申請、施設の利用申込、企業への協力依頼。相手から「活動が分かるものはありますか」と聞かれたときに、紙の会報を郵送するしかないという状態は不利になります。
三つ目は、連絡の道具では残らない情報が溜まってきた場面です。会則、年間の予定、役員の体制、過去の決算。こうした情報はグループの連絡に流しても流れて消えてしまうため、常に同じ場所で読めるようにしたくなります。
ここで大事なのは、ウェブサイトに何を載せるかの範囲を決めることです。全部を載せようとすると作業が終わらず、公開まで到達しません。多くの会で実際に必要なのは、会の紹介、年間の予定、連絡先、それに直近のお知らせの4つです。この4ページから始めて、必要になったら足すのが続けやすい形です。
外から見られる立場になるということは、載せてはいけないものも決めるということです。会員の氏名と住所が並んだ名簿、子どもの顔が写った写真、個人の連絡先。これらは外向けのページには載せません。載せる情報と載せない情報の線引きを、作る前に文章にしておきます。
Googleサイトで何ができて、何ができないか
Googleサイトは、ブラウザの中でページを組み立てて公開できる仕組みです。専門知識が不要である点が、団体にとっていちばんの利点になります。
実は、Googleが提供するサービス「Googleサイト」を使うことで、誰でも無料で簡単にホームページを作れます。HTMLやCSSといった専門知識や、サーバー準備の必要もありません。 出典: b.qrqrq.com
できることを並べます。文章と画像を並べたページを複数作れます。ページの並び順を決めて、上部の案内として表示できます。Googleの表計算ソフトや文書、地図、動画をページの中に埋め込めます。テンプレートから選んで作り始められるため、見た目を自分で組み立てる必要がありません。編集を複数人で分担でき、変更内容は公開の操作をするまで表に出ません。以前のバージョンに戻す機能もあるため、間違えて消したページを復元できます。
一方で、できないこともはっきりしています。会員だけがログインして書き込む掲示板の機能はありません。出欠の集計や集金の管理もできません。個人ごとに違う内容を見せる仕組みもありません。ページの見た目を細かく作り込むこともできません。
この制約は、欠点というより役割の線です。Googleサイトは「誰が見ても同じ内容を読む場所」に向いており、「人によって違う情報をやりとりする場所」には向きません。団体の運営でいえば、会の紹介や年間予定は前者、出欠の確認や役員間の相談は後者です。両方を1つの道具で片付けようとすると、どちらも中途半端になります。
保護者が管理するGoogleアカウントでは、Googleサイトで新しくサイトを作ることができない点にも触れておきます。既にあるサイトの閲覧と編集はできますが、作成の担当を決めるときは、大人のアカウントで作るのが前提になります。学校や部活で子どもに作業を任せる計画を立てる前に、この点を確かめておくと段取りが崩れません。
作成から公開までの手順
実際の流れは短く、手順としては5つです。
まずパソコンでGoogleサイトを開き、上部の「新しいサイトを作成」からテンプレートを選びます。テンプレートから始めると、見出しや余白の設計が最初から整っているため、時間を大きく節約できます。右上の「テンプレート ギャラリー」からも選べます。
次に、左上にサイトの名前を入力してEnterキーを押します。この名前は一覧で自分たちがサイトを見分けるためのもので、あとから変更できます。会の正式名称をそのまま入れるのが分かりやすい形です。
三つ目に、ページを追加してコンテンツを入れます。文章と画像を配置し、必要なら表計算ソフトのファイルや地図を埋め込みます。年間の予定を表計算ソフトで管理している会なら、そのファイルを埋め込むと、元のファイルを更新するだけでページの表示も変わります。更新の手間が半分になるため、毎年変わる情報にはこの形が向いています。
四つ目に、右上の「公開」をクリックし、ウェブアドレスを入力します。ここで入れた文字列が、公開されるページのアドレスの一部になります。Google Cloudの利用規定に違反する語句は使えないため、会の略称などを使うのが無難です。
最後に、公開したアドレスを実際に開いて、表示を確かめます。編集画面で見ている状態と、公開されたページの見た目は必ずしも同じではありません。スマートフォンで開いたときの表示も確かめます。会員の多くがスマートフォンから見るため、小さい画面での読みやすさが実質的な合否になります。
公開したあとの変更は、編集して再び「公開」を押すことで反映されます。編集の途中の状態が表に出ることはないため、途中まで作って翌日に続ける形でも問題ありません。上部のプレビューの機能を使えば、公開する前に画面の大きさごとの見え方を確かめられます。
テンプレートの選び方と、最初に作る4ページの中身
テンプレートは数多く並んでいますが、団体の用途で迷う必要はありません。文章と写真が縦に並ぶ形のものを選べば十分です。見た目の凝ったものは、写真の点数を多く求める設計になっていることが多く、素材がそろわないと間が抜けた印象になります。
選んだあとに作るページは、先に挙げた4つです。それぞれ何を書くかを具体的に並べます。
会の紹介のページには、会の名称、活動の範囲、何をしている会なのか、いつから活動しているのか、会員の人数の規模を書きます。人数は正確な数字でなくても、おおよその規模が伝わる書き方で足ります。ここで大事なのは、外の人が読んで自分に関係があるか判断できることです。
年間の予定のページには、行事の名前と時期を並べます。日付が確定していない行事は「5月下旬」のような書き方で構いません。確定したら日付に差し替えます。前年度の実績をそのまま残しておくと、来年の見通しが立つため、過去の年度も下に残す形が親切です。
連絡先のページには、問い合わせの窓口を書きます。個人の携帯電話の番号は載せません。会として使っている連絡先か、問い合わせの受付の仕組みを案内します。担当者の氏名を出す場合は、姓と役職までにとどめている会が多くあります。
お知らせのページには、直近の案内を新しいものから並べます。日付を必ず先頭に書きます。日付のない案内は、いつのものか分からず読み手が判断できません。古い案内は削除せず下に残すと、活動が続いていることが伝わります。
この4ページで、外向けの説明はほぼ足ります。会報の内容をそのまま載せたい、という要望が出ることもありますが、会報には会員向けの情報が混ざっているため、そのままの掲載は避けます。
表計算ソフトや地図を埋め込んで更新の手間を減らす
Googleサイトの利点のひとつが、他のGoogleのファイルをページの中に埋め込めることです。この機能を使うと、更新の作業が大きく減ります。
いちばん効くのは、年間の予定です。予定を表計算ソフトで管理している会なら、そのファイルをページに埋め込みます。元のファイルの日付を直せば、ページの表示も変わります。ページの編集画面を開いて文章を直す作業が不要になるため、更新の担当と予定を管理する担当が別でも回ります。
集合場所の案内には、地図を埋め込みます。文章で住所を書くより、地図が表示されているほうが確実に伝わります。初めて参加する人にとっては、これが参加の可否を左右します。
申込を受け付けたい場合は、入力フォームを埋め込む方法があります。ただしここは慎重に考えます。外向けの一般公開のページに置いた入力フォームは、誰でも送信できます。会員向けの申込に使うと、関係のない送信が混ざります。行事の参加申込のように外向けでよいものだけに限り、会員向けの出欠の確認は内向けの道具で行います。
会報を配布物として渡している会では、文書のファイルを埋め込む形も使えます。ただし会報には会員の氏名や写真が載っていることが多く、一般公開のページに置くと外に出ます。外向けに出す号だけを別に作るか、掲載を見送るかの判断が必要です。この判断を担当者一人に任せず、会として基準を決めておきます。
埋め込みを使うときの注意点は、埋め込んだ元のファイルの共有設定です。ページに埋め込んでも、元のファイルが限定された共有設定のままだと、見た人には表示されません。埋め込む前に、元のファイルを誰が見られる状態にするかを確かめます。逆に、内部向けの表計算ソフトを誤って一般公開のページに埋め込むと、中身が外から読めることになります。埋め込んだあとに、ログインしていない状態でページを開いて確かめる工程を入れます。
スマートフォンでの見え方を必ず確かめる
団体のウェブサイトを見る人の多くは、スマートフォンから開きます。パソコンの画面で整っていても、小さい画面では崩れて読みにくくなることがあります。
確認のしかたは2つあります。1つは、編集画面のプレビューの機能です。上部のプレビューを開くと、右下でレイアウトの候補を切り替えられ、画面の大きさごとの見え方を確かめられます。もう1つは、公開したあとに実際のスマートフォンで開くことです。プレビューで問題がなくても、実機では文字の大きさの印象が変わります。両方を行うのが確実です。
小さい画面で崩れやすいのは3か所です。1つ目は、横に並べた画像です。パソコンで横3枚に並べた画像は、小さい画面では縦に積み重なり、間延びします。画像は縦に1枚ずつ並べる設計にしておくと、どの画面でも同じ印象になります。2つ目は、表です。列が多い表は横にはみ出して読めなくなります。年間の予定を表で載せる場合は、列を3つまでに抑えます。3つ目は、埋め込んだファイルです。表計算ソフトを埋め込むと、小さい画面では一部しか見えないことがあります。
文字の大きさも実機で確かめます。見出しが大きすぎて1行に収まらない、本文が小さくて読めない、という状態は小さい画面で起きます。年配の会員が多い会では、本文の文字がはっきり読める大きさかどうかが実質的な合否になります。テンプレートの初期設定のままで問題ないことが多いものの、見出しを自分で大きくした場合は確かめます。
他の作り方と比べてどこを見て選ぶか
団体のウェブサイトの作り方は、Googleサイト以外にもあります。無料で使えるホームページ作成の仕組みは複数あり、それぞれ性格が違います。選ぶときに見る点を3つに絞ります。
1つ目は、費用が発生する条件です。無料で始められても、独自のアドレスを使う、広告の表示を消す、容量を追加するといった段階で費用が発生する仕組みが一般的です。会としてどこまで無料で済ませるかを先に決めておくと、途中で予算の議題を作る必要がなくなります。
2つ目は、担当が代わったときの引き継ぎです。作るのが簡単かどうかより、次の人が触れるかどうかが長く効きます。専用の管理画面の操作が複雑な仕組みは、引き継ぎの説明が長くなります。Googleサイトが団体に向いているのは、多くの会員がすでにGoogleアカウントを持っており、新しいIDとパスワードを増やさずに済む点です。年配の会員がいる会では、新しいIDとパスワードを増やさないことが最初の関門になります。
3つ目は、やめたときにどうなるかです。仕組みを変える判断をしたときに、書いた文章と画像を取り出せるかを確かめます。取り出せない仕組みだと、移すときに全部を書き直すことになります。
本記事では、Googleサイトの基本的な使い方と、ホームページの作成～公開までの流れをご紹介します。 出典: b.qrqrq.com
会として判断するときは、見た目の自由度を優先しないほうが結果的にうまくいきます。凝った見た目のサイトは、作った人以外が手を入れられません。団体のウェブサイトの目的は、外の人が必要な情報を見つけられることです。文章が読みやすく並んでいて、年間の予定と連絡先がすぐ見つかれば、目的は達成されます。
公開範囲の決め方が、団体では最重要になる
団体でGoogleサイトを使うとき、作り方より重要なのが公開範囲です。ここを決めないまま公開すると、想定していなかった相手に内部の情報が見えることになります。
設定は、上部の共有の操作から選びます。公開済みサイトについて「制限付き」か「公開」を選ぶ形で、「制限付き」を選んだ場合は、特定のユーザーやグループを指定して見られる相手を絞れます。相手の名前かメールアドレスを入力し、閲覧者として追加します。通知のチェックボックスをオンにすれば、追加した相手にメールで知らせることもできます。
もう一つ知っておきたいのが、検索エンジンからの除外です。「ウェブ上で一般公開」に設定したサイトについて、公開設定の中に「一般公開の検索エンジンに自分のサイトを表示しないようリクエストする」という項目があります。ただしGoogleの説明でも、この操作を行っても検索エンジンに表示される場合があると明記されています。つまり、検索されたくない情報を一般公開のページに載せて、この設定で守るという考え方は成り立ちません。見られたくない情報は、そもそも一般公開のページに載せないことが唯一の対策になります。
団体での実際の使い分けは、次の形に落ち着きます。会の紹介、年間の予定、連絡先、行事の案内は一般公開にします。会則の細部、役員の名簿、決算の内訳、会員向けの詳しい連絡は、制限付きにするか、そもそもGoogleサイトには載せません。2つのサイトを作って公開範囲を分ける会もありますが、管理するものが増えるため、内向けの情報は連絡の道具の側に集めるほうが軽く済みます。
独自のアドレスを使うかどうかも、ここで考えます。カスタムURLの割り当ては可能ですが、年ごとの費用が発生し、更新の管理が必要になります。会として費用を負担し続ける決議が取れるかを先に確かめます。取れないなら、無料で割り当てられるアドレスのままで運用するほうが、担当が代わっても止まりません。
編集を分担して、間違いを戻せる形にする
サイトを1人で抱えないための仕組みも、作る段階で用意しておきます。
Googleサイトは共同編集者を招待できます。招待された人は、それぞれのGoogleアカウントで編集に参加できるため、共通のIDとパスワードを回す必要がありません。共通のアカウントを複数人で使い回す形は、退任した人のアクセスを止められないという弱点があるため避けます。
編集の分担は、ページ単位で決めるのが分かりやすい形です。年間の予定は書記、お知らせは広報担当、会の紹介は会長。こう決めておくと、誰が直すべきかで止まる場面がなくなります。同じページを同時に編集しても内容が消えることはありませんが、書き換えが重なると意図が混ざるため、担当を分けておくほうが安全です。
間違えたときの戻し方も、先に確かめておきます。Googleサイトには以前のバージョンに戻す機能があり、削除したページも復元できます。この機能があることを引き継ぎ資料に書いておくと、担当が誤って消したときに慌てずに済みます。復元の手順を知らないと、消えたページを一から作り直すことになります。
サイト全体の複製も可能です。大きく作り替えたいときは、複製を作ってそちらで試し、出来上がってから公開のアドレスを入れ替える形が取れます。ただしサイトの容量が大きいと複製できない場合があるため、画像を大量に載せている場合は先に試します。年度ごとに作り替える運用にしている会では、この複製の機能が引き継ぎの道具になります。
もう一つ、サイトの名前と公開のアドレスは別物である点も押さえておきます。名前はあとから変更できますが、公開のアドレスを変えると、以前のアドレスで案内していた紙やメールからは開けなくなります。会報に印刷して配る場合は、アドレスを決めたあとは動かさない前提で選びます。
作ったあとに放置されないための決めごと
団体のウェブサイトでいちばん多い失敗は、作り方でつまずくことではなく、作ったあとに更新されなくなることです。1年前の行事の案内が最新のお知らせとして残っているサイトは、無いよりも印象が悪くなります。
放置を防ぐ決めごとは3つです。
1つ目は、更新する担当を役職に紐付けることです。個人名で「詳しい人に任せる」形にすると、その人が抜けた瞬間に止まります。広報担当、書記、会計といった役職に紐付け、引き継ぎの対象にします。
2つ目は、更新する頻度と範囲を決めることです。毎週更新する必要はありません。年間の予定は年度の初めに1回、行事の案内は開催の1か月前に1回、それ以外は変更があったときだけ。この程度で十分に役目を果たします。更新の頻度を高く設定すると、続かないことが最初から決まってしまいます。
3つ目は、編集できる人を2人以上にしておくことです。編集の権限が1人だけの状態は、その人が連絡が取れなくなった時点でサイトが凍結します。Googleサイトは共同編集者を招待できるため、役職の担当と会長など、最低2人が編集できる状態にします。
もう1つ、公開の操作を忘れないことも実務上の要点です。編集して保存しただけでは、表のページは変わりません。右上の「公開」を押すまで反映されないという仕組みを、引き継ぎ資料に一行書いておきます。この一行がないために「更新したのに変わらない」という問い合わせが起きる例は多くあります。
公開する前に確かめる5つの点
公開のボタンを押す前に、短い確認の工程を入れます。ここを飛ばすと、公開した直後に会員から指摘が来ます。
1つ目は、載せてはいけない情報が混ざっていないかです。会員の氏名が並んだ一覧、個人の携帯電話の番号、子どもの顔が分かる写真。編集の途中で貼り付けた資料の中に残っていることがあります。
2つ目は、ログインしていない状態で開いてみることです。自分のアカウントでログインした状態では見えているものが、外の人には見えていない場合があります。逆に、内部向けの資料が外から読めてしまう場合もあります。別のブラウザか、ログインしていない画面で開いて確かめます。
3つ目は、リンクが開くかどうかです。他のページへのリンク、埋め込んだファイル、外部の案内。1つずつ押して確かめます。会報から転記した文章には、古いアドレスが残っていることがあります。
4つ目は、日付の表記です。年が書かれていない日付は、翌年に読むと意味が変わります。「4月20日」ではなく「2026年4月20日」と書きます。年度で運営している会では、年度の表記と西暦を混在させないことも決めておきます。
5つ目は、問い合わせの窓口が生きているかです。書いた連絡先に実際に連絡が届くかを、公開の前に一度試します。使われていない受信箱を書いたまま公開すると、外から届いた問い合わせが誰にも読まれません。
この5点を確認の一覧として引き継ぎ資料に残しておくと、担当が代わっても同じ品質で公開できます。確認の工程は、慣れれば10分で終わります。
Googleサイトでは片付かない情報をどこに集めるか
ここまで見てきたとおり、Googleサイトは誰が見ても同じ内容を読む場所として機能します。逆に言えば、会の運営で日々動いている情報は、ここには載せられません。
具体的には、次のようなものです。行事の出欠の確認、日程の変更の急な連絡、役員だけでの相談、会費の入金の状況、行事の写真の共有、会員名簿の更新。これらは相手ごとに見せる範囲が違い、しかも頻繁に変わります。一般公開のページに載せられないだけでなく、載せたとしても更新が追いつきません。
多くの会では、この部分を無料のグループチャットで賄っています。ただしそこで起きるのが、情報が流れて消える問題です。出欠の返事が会話の中に混ざり、集計のために何十件もさかのぼる。過去の連絡が探せず、同じ質問が何度も来る。役員が代わるときに、会話の履歴が前任者の端末にしか残っていない。
現場で効く整理のしかたは、外向けの掲載と内向けの運営を分けて、それぞれ1か所に集めることです。外向けはGoogleサイト、内向けはメンバー以外は見られない場所に集める。この2か所だけにすると、役員が代わるときに引き継ぐものが2つで済みます。
内向けの道具を選ぶときは、出欠が一覧で見られるか、過去の連絡が探せるか、名簿と連絡が同じ場所にあるか、新しいIDとパスワードを会員に増やさずに済むかを見ます。いま使っているグループチャットとの違いはLINEグループとの比較に整理してあります。誰でも参加できる形との違いを確かめたい場合はLINEオープンチャットとの比較、掲示板に近い形の道具との比較はBANDとの比較が参考になります。
団体の種類ごとに必要な機能は変わります。回覧と年会費を抱える会は町内会での使われかた、学年ごとに担当が入れ替わる会はPTAでの使われかた、活動の予定が毎週動く会はサークルでの使われかたに、それぞれ近い形が並んでいます。費用や人数の条件はよくある質問で確かめられます。
最後に、作り始める前の一手を挙げます。ページの構成を紙に4行で書くことです。会の紹介、年間の予定、連絡先、お知らせ。この4行が決まれば、あとは文章を入れる作業だけになります。逆にここが決まらないまま編集画面を開くと、テンプレートを選び直す作業に時間が消えます。設計を先に紙で済ませるのが、いちばん早い道です。
Q1. Googleサイトは無料で使えますか？
Googleアカウントがあれば無料で作成して公開できます。専門知識やサーバーの準備も不要です。ただし独自のアドレスを割り当てる場合は、そのアドレスの取得と更新に年ごとの費用が発生します。費用を会として負担し続けられるかを先に確かめてください。
Q2. 会員だけが見られるページにできますか？
共有の設定で「制限付き」を選び、特定のユーザーやグループを閲覧者として追加すれば、指定した相手だけが見られます。ただし相手ごとに追加する運用は人数が増えると重くなるため、会員向けの情報は連絡の道具の側にまとめるほうが実務的です。
Q3. 検索エンジンに表示させない設定はありますか？
一般公開にしたサイトに対して、検索エンジンに表示しないようリクエストする設定があります。ただしGoogleの説明でも、この操作をしても表示される場合があると明記されています。見られたくない情報は、一般公開のページに載せない判断が必要です。
Q4. 更新したのにページが変わらないのはなぜですか？
編集した内容は、右上の「公開」をクリックするまで表のページに反映されません。編集途中の状態が外に出ない仕組みのため、作業を中断しても問題はありませんが、公開の操作を忘れると更新が届きません。引き継ぎ資料にこの一行を書き残してください。