オンライン飲み会のやり方でつまずく場所は、道具の使い方ではありません。人数が増えたときに誰が話す順番を決めるのか、始まりと終わりをどう区切るのか、この2点が決まっていないと、画面の前で全員が黙る時間が生まれます。会議アプリの操作は数分で覚えられますが、進め方は開催前に決めておかないと当日その場では直せません。この記事では、人数ごとに変わる進め方、道具の選び方、開催までの段取り、当日の進行、起きやすい失敗の順に並べます。
オンライン飲み会のやり方が定着したあとに残った課題
画面越しに集まって飲む形は、数年のうちに特別なことではなくなりました。会議アプリが無料で使えるようになり、参加する側もカメラとマイクの操作に慣れました。それでも開催をとりまとめる立場の人からは、同じ相談が繰り返し出てきます。
ここ数年で広く普及されるようになったオンライン飲み会。しかし、まだどのようにオンライン飲み会を開催すればスムーズに進行できるのか、盛り上がるのか、疑問を持っている人も多いはず。 出典: buzzkuri.com
道具が行き渡ったあとに残ったのは、進め方の設計という課題です。対面の飲み会では、席が離れれば自然に会話が分かれ、料理が運ばれれば話題が切り替わり、店の閉店時間が終わりを決めてくれます。画面ひとつに全員が並ぶ形では、この3つが全部なくなります。同時に話せるのは実質1人だけになり、話題を切り替える合図がなく、終わる理由もどこにもありません。
そのため、オンラインの集まりでは、対面なら勝手に起きていたことを人が手で作る必要があります。話す順番、話題の切り替え、終わりの時刻の3つです。逆に言えば、この3つを先に決めておけば、あとは道具が何であっても大きく崩れません。会議アプリの機能を細かく比べるより、進め方を紙に書き出すほうが結果に効きます。
もうひとつ変わったのは、参加の形です。以前は自宅からパソコンで参加する人がほとんどでした。現在はスマートフォンからの参加が多数になり、移動中や子どもを寝かしつけたあとに途中から入ってくる人も出てきます。全員が最初から最後までそろう前提では設計しないほうが現実的です。途中から入った人が状況をすぐつかめるように、いま何をしている時間なのかを画面の名前や固定の投稿で示しておく工夫が要ります。
人数で進め方が変わる。4人、8人、20人の境目
オンライン飲み会のやり方は、人数で3つに分かれます。同じ進め方を人数違いで使い回すと、多いほうで必ず崩れます。
4人までは、進行役を立てなくても会話が回ります。誰かが黙っても他の3人で話が続き、順番を決めなくても自然に交代します。開始時刻と終了時刻だけ伝えておけば十分です。この規模では、道具も普段使っている無料通話アプリのグループ通話でかまいません。
5人から8人の範囲が、最初の分かれ目です。同時に話せるのは1人なので、待つ人が増えます。全員が1回は話せる時間を作らないと、声の大きい2人か3人だけの会になります。この規模では、最初の10分を自己紹介や近況の一巡に使い、進行役が名前を呼んで回すと安定します。呼ぶ順番は、名前の並びでも画面の並びでもかまいません。決まっていることが大事です。
9人を超えると、全員で1つの話をする形が成立しなくなります。一巡の自己紹介だけで30分を超え、その間ほとんどの人が聞き役になります。ここから先は、部屋を分ける前提で組みます。会議アプリの小部屋機能を使い、4人か5人の組に分けて、途中で組み替えます。組み替えの間隔は20分から25分が目安です。短すぎると自己紹介が終わらないうちに切り替わり、長すぎると組の中で話が尽きます。
人数の数え方にも注意が要ります。出席と答えた人の数と、当日画面に並ぶ人の数は一致しません。画面越しの集まりでは、直前の予定変更で入れなくなる人が出やすく、逆に出席と答えていなかった人が当日ふらりと入ってくることもあります。現場では、出席の回答より1割から2割少ない人数で始まることが多いと言われています。小部屋に分ける会では、この差を見込んで組の数を当日に決めるほうが崩れません。組の数を前日に固めてしまうと、空の部屋ができて気まずくなります。
20人を超える規模では、飲み会という言葉のままでは設計できません。前半を全員での催しにして、後半を小部屋での雑談にする形が現実的です。前半に何をするかを先に決め、司会の台本を1枚作ります。台本があれば、司会が交代しても同じ進め方を繰り返せます。年に何度も開く会では、この1枚が翌年の引き継ぎ資料になります。
人数の見込みが立たないまま日程を決めると、進め方も決められません。出欠を先に締めて、確定した人数で組み立てる順番にします。出欠の取り方は、チャットに返信を書いてもらう形より、出席と欠席を押すだけの形のほうが集まります。返信を書く形は、読んだ人が後で返そうと考えて、そのまま忘れます。
年齢層が広い集まりでは、参加の手前で落ちる人がどれだけ出るかが結果を左右します。落ちる原因は3つに絞られます。リンクを開く操作が分からない、マイクの許可を求める表示で止まる、名前の入力欄で迷う、この3つです。どれも当日に電話で説明すれば5分で解決しますが、当日は進行役がいちばん忙しい時間です。そのため、前日までに入り方を3行で書いて配っておく会が多くなります。リンクを押す、マイクを許可する、名前を入れる、という3行です。画面の写真を添えれば、電話での説明はほぼ要らなくなります。
参加できない人への扱いも先に決めておきます。当日どうしても入れない人が出たとき、後から様子が分かるようにしておくかどうかです。写真を数枚と、決まったことを数行だけ同じ場所に保存しておけば、欠席した人が翌日に追いつけます。この一手間があるかどうかで、次回に顔を出す人の数が変わります。欠席が続くと、そのまま抜けていく人が出るためです。
開催の頻度をどう決めるか
初めて開いた会は、次をいつにするかで続くかどうかが決まります。毎月にすると、3回目あたりで参加者が半分に減る会が目立ちます。話す材料が尽きるためです。2か月に1度か、季節ごとの年4回にすると、久しぶりという感覚が残り、参加の理由が保たれます。遠方に出た会員が多い集まりでは、盆と年末年始に合わせて年2回という形も現実的です。
頻度を決めたら、開く曜日と時刻も固定します。毎回違う曜日にすると、参加者は毎回予定を確かめ直すことになり、回答が遅れます。第2土曜の20時、というように固定しておけば、案内を出す前から予定を空けておいてもらえます。固定した枠は、年間の予定として最初に配ってしまうのがいちばん手が省けます。
使う道具を決める。通話アプリ、会議システム、専用サービスの違い
道具は大きく3種類あります。どれが優れているかではなく、参加者の年齢層と人数で決まります。
1つめが、普段の連絡に使っている無料通話アプリのグループ通話です。参加者が全員そのアプリを入れていて、連絡先も繋がっているなら、これがいちばん早く始められます。新しいアプリを入れる説明が要らないのが最大の利点です。弱点は、グループに入っていない人を呼べないことと、人数が増えたときに画面の並びが見づらくなることです。日常の連絡手段としての向き不向きを整理したLINEグループとの比較では、この種のグループ通話が何人までなら現実的かという観点もあわせて扱っています。
2つめが、会議システムです。招待用のリンクを1本配るだけで、アプリを入れていない人もブラウザから入れます。小部屋に分ける機能、画面を共有する機能、録画する機能がそろっているので、人数が多い会では選びやすくなります。無料で使う場合は、1回の通話時間に上限が設けられていることがあります。上限の有無と長さはサービスによって変わり、改定されることもあるため、開催の直前に公式の料金ページで今の条件を確かめてから告知したほうが安全です。上限がある場合は、途中でいったん切れて入り直す前提で進行を組みます。
3つめが、オンラインの飲み会に特化したサービスです。参加する側の登録が要らず、リンクを開けばそのまま入れる形を取っているものがあります。
たくのむは、オンライン飲み会に特化したサービス。主催者、参加者共にアプリやユーザー登録不要で、オンライン飲み会を開催することができます。 出典: buzzkuri.com
登録が要らない形は、年配の参加者が多い会で効きます。新しいIDとパスワードを増やさないことが、参加率をそのまま左右します。ただし、この種のサービスは提供の条件が変わることがあるため、前回使えたからという理由だけで告知に書くのは避けます。開催が決まった時点でサービスのページを開き、いまも同じ条件で使えるかを確かめてから案内します。
道具を選ぶときに見落としやすいのが、参加者の通信量です。カメラを出したままの通話は、音声だけの通話よりはるかに通信量を使います。自宅の回線がない参加者がいる会では、カメラを切って参加してもよいと最初に伝えておくと、途中で抜ける人が減ります。話題を追いかけるのが目的なら、顔が映っていることは必須ではありません。
不特定の人が入ってくる形を避けたい場合は、リンクを公開の場に貼らない運用にします。誰でも入れる部屋にリンクを流すと、関係のない参加者が混ざります。会員だけの集まりであれば、メンバー以外は見られない場所に案内を保存しておき、そこからリンクをたどる形にするのが確実です。公開の場での運用と閉じた場での運用の違いは、LINEオープンチャットとの比較で扱っている論点と同じです。
開催が決まってから当日までの段取り
準備は、日程を決める、出欠を締める、道具と進行を決める、前日に告知する、の4段階に分かれます。逆の順番でやると作業が増えます。
日程は、候補を3つに絞って出します。候補が多いと回答が分かれ、いちばん多い候補でも過半数に届きません。平日の夜なら21時開始が集まりやすく、家庭のある参加者が多い会では20時台後半が現実的です。休日の昼に開く形も、子どもがいる家庭では参加しやすくなります。
出欠は、開催の3日前までに締めます。締め切りを設けないと、当日まで人数が確定せず、進め方を決められません。出欠を取るときは、参加の可否だけでなく、途中参加と途中退出の見込みもあわせて聞きます。途中で人が入ってくることが分かっていれば、一巡の自己紹介を後ろにずらすなどの調整ができます。
道具と進行を決めたら、招待のリンクと進め方を1つの場所に書いてまとめます。ここで散らばりが起きます。日程はチャット、リンクはメール、当日の進め方は別の投稿という形にすると、当日に参加者から同じ質問が繰り返し届きます。連絡と予定を1つの場所にまとめている団体の運用例は、町内会での使われかたやサークルでの使われかたで具体的な形を紹介しています。
前日の告知には、開始時刻、リンク、終了予定時刻、飲み物や食べ物を各自で用意することの4つを書きます。終了予定時刻を書かないのは、よくある抜けです。書いていない会は、終わりの合図が出せず、だらだらと続いて最後まで残った数人だけが疲れます。
飲み物の扱いも先に決めます。参加費を集めて宅配を手配する形にすると、住所の収集と支払いの管理が発生し、準備の手間が一段上がります。各自で用意する形なら準備はほぼ要りません。初めて開く会では、各自で用意する形から始めるのが無理がありません。
当日に使う機材の確認は、開始の30分前にとりまとめる人だけで済ませます。カメラが映るか、マイクが拾うか、共有したい画面が出るか、この3点です。参加者全員にリハーサルを求めると、それだけで参加をためらう人が出ます。
当日の進行。始め方と終わり方を先に決める
当日いちばん危ないのは、最初の5分と最後の10分です。
開始直後は、人がそろっていません。定刻に集まるのは半分程度で、残りは5分から10分遅れて入ってきます。ここで本題を始めると、後から入った人が置いていかれます。最初の10分は、入ってきた人に順番に声をかけて、音が聞こえているかを確かめる時間に使います。この時間を予定に組んでおけば、遅れて入ってくること自体が問題になりません。
そろったら、進行役が今日の流れを口で1回言います。前半に何をして、何時に終わるのかの2点だけで十分です。これを言うだけで、参加者は自分がいつ話す番なのかを予測できるようになり、黙る時間が減ります。
会話が止まったときの手当ても先に用意します。話題を3つ紙に書いて手元に置き、沈黙が10秒続いたら進行役が1つ出します。話題は、全員が答えられる軽いものにします。最近買ってよかったもの、次の休みの予定、といった形です。答えに知識が要る話題を出すと、答えられない人が黙る時間が伸びます。
進行を人に頼る形が不安な会では、進行そのものを外に任せる選択もあります。人数が多い集まりでは、こうしたプログラムが用意されている例もあります。
【人数】10人〜50人程度【時間】1.5時間程度【内容】普段の付き合いだけでは見えないその人の新たな可能性を引き出せるオンライン飲み会プログラム。プロMCの進行が全て進行するので「沈黙で気まずくなる…」という不安も一切ナシ。 出典: buzzkuri.com
進行役を1人に背負わせない工夫も効きます。進行役のほかに、話題を出す役と、時間を見る役を分けておく形です。話題を出す役は、沈黙が続いたときに手元の紙から1つ出すだけ。時間を見る役は、残り10分になったら進行役に合図を送るだけです。どちらも数分の負担で済みますが、この2つを分けるだけで進行役は順番を回すことに集中できます。役員が持ち回りの団体では、この3つの役を順番に経験してもらう形にすると、次に進行役をやる人が自然に育ちます。
終わり方は、2段構えにします。予定の終了時刻の10分前に、そろそろ終わりますと進行役が言います。そこで一言ずつ挨拶を回し、定刻で公式の会を閉じます。そのあと、残りたい人だけで続ける形にすれば、帰りたい人が気まずくならずに抜けられます。この一段を入れるだけで、次回の参加率が落ちにくくなります。
写真を残す場合は、撮る前に一声かけます。画面を撮る操作は音も動きもないので、撮られた側が気づきません。撮ったあとの保存先も先に決めます。チャットに流すと後から探せなくなるので、会のアルバムに保存する形にします。子どもが写る会では、外に出さない約束を先に確かめておく運用にしている会が多いです。
録画については、取る前に必ず断りを入れます。画面越しの会は録画が数回の操作で残せるため、軽い気持ちで押してしまいがちです。残った映像は、話した本人が忘れたあとも残り続けます。会の記録として残したいのであれば、録画ではなく、決まったことを数行書いて残す形にするほうが後の扱いが楽です。映像を残す場合は、誰が保管し、いつ削除するかを先に決めておきます。
盛り上がる工夫と、避けたい進め方
ゲームは、盛り上げる道具として使えますが、選び方を誤ると逆に静まります。
向いているのは、説明が20秒で済み、道具が要らず、順番が決まっているものです。1人ずつ順に答える形のもの、全員が同時に手元で選ぶだけのものが該当します。画面越しでも進行が崩れません。
向いていないのは、素早い反応を競うものです。通信の遅れが人によって違うため、同じ合図が同時に届きません。勝敗が回線の速さで決まる形になり、面白さが成立しません。もうひとつ向いていないのが、全員が同じアプリを入れる必要があるものです。入れられない人が出た時点で、その人は見ているだけになります。
ゲームを入れる時間は、会の中盤に1つだけが目安です。2つ以上入れると、説明の時間が積み上がって雑談の時間がなくなります。ゲームをする会ではなく、話す会の途中に置く区切りだと考えると分量を間違えません。
避けたい進め方が3つあります。1つめが、参加者に順番を告げずに指名することです。準備のない人が急に振られると、短く答えて終わります。2つめが、全員に顔を出すことを求めることです。家の中が映ることを気にして参加をやめる人が出ます。3つめが、終わりの時刻を決めないことです。深夜まで続いた回の翌月は、参加者が目に見えて減ります。
会の性格によっては、飲まない参加者への配慮も要ります。飲み物の中身は聞かない、乾杯の合図はするが飲むことは求めない、という形にしておけば、飲まない人も同じ場にいられます。年齢層が広い集まりでは、この配慮の有無がそのまま参加率に出ます。
メリットとデメリットを並べて判断する
開くかどうかを決める前に、両面を並べておきます。
利点の1つめは、移動が要らないことです。遠方に引っ越した人、小さい子どもがいる人、夜に外出しづらい人が同じ場に入れます。対面では2年に1度しか会えなかった相手と、年に数回話せるようになります。
2つめは、費用がほとんどかからないことです。会場費も交通費もかからず、飲み物は各自で用意します。参加費を集めない形にできるため、集金と精算の作業が丸ごとなくなります。役員の負担が減る点は、続けるかどうかを決める立場では大きく効きます。
3つめは、途中参加と途中退出が自然にできることです。対面では席を立ちにくいものが、画面越しなら短い挨拶で抜けられます。参加しやすさが上がる分、久しぶりに顔を出す人が現れます。
費用の面も、対面と並べて見ておきます。会場を借りる会では、1人あたりの負担が飲食代に上乗せされます。画面越しに集まる形では会場費が発生しないため、各自で飲み物を用意する形にすれば集金そのものが要りません。集金がないということは、未納の督促も、釣り銭の用意も、会計への報告も発生しないという意味です。とりまとめる立場の作業量で言えば、ここがいちばん大きく減ります。年に何度も開く会では、この差が積み上がります。
弱点の1つめは、会話が1本しか通らないことです。人数が増えるほど、話さない人が生まれます。小部屋に分ける対処が必要になり、その分の運営の手間が増えます。
2つめは、場の空気が読み取りづらいことです。うなずきも笑い声も、画面越しでは伝わり方が落ちます。話している側が反応を感じられないため、話が短く切り上がります。進行役が声で反応を返す役を担うと、この弱点は薄まります。
3つめは、設備の差がそのまま参加の質になることです。回線が弱い参加者は、音が途切れて会話に乗れません。音声だけでの参加を認める、資料を先に配っておく、といった手当てで差を埋めます。
4つめは、記録が散らばりやすいことです。日程の相談はチャット、リンクはメール、写真は別のアプリという形になりがちです。対面の会なら紙の回覧1枚で済んでいたものが、オンラインでは3か所に分かれます。ここを畳まないと、開くたびに同じ説明を繰り返すことになります。
よくある失敗を先に潰す
繰り返し起きる失敗は、数が限られています。開催前に確かめれば、ほとんど防げます。
1つめが、リンクが届いていない人が出ることです。チャットの流れが速い会では、告知が上に流れて見つけられません。前日にもう一度同じリンクを出し、さらに会の情報をまとめたページからもたどれるようにしておきます。
2つめが、時間の上限に当たって全員が落ちることです。無料で使える会議システムには、1回の通話に上限が設けられている場合があります。上限の条件はサービスごとに違い、告知の前に公式のページで確かめる以外に確実な方法はありません。上限がある道具を使うなら、切れたら同じリンクで入り直すことを事前に伝えておきます。
3つめが、進行役が話し続けてしまうことです。沈黙を埋めようとして、進行役の話が長くなります。進行役の役目は話すことではなく、名前を呼んで順番を渡すことだと決めておくと崩れません。
4つめが、終わったあとに何も残らないことです。決まったことがあったのに記録がなく、次の会で同じ相談を繰り返します。会の最後に、決まったことを3行書いて同じ場所に保存する習慣をつけると、これがなくなります。
5つめが、次回の日程をその場で決めないことです。解散してから日程を調整すると、返信が集まらず開催が流れます。会の終わりに、次回の月だけでも決めてしまうと続きます。
連絡と予定と写真が散らばる問題の畳み方
オンラインで集まる形を続けている団体を見ていくと、道具の数と続いた年数はほとんど関係がありません。関係があるのは、情報が何か所に分かれているかです。
分かれている場所が1つの会では、参加者は探す必要がありません。日程を見るのも、リンクを開くのも、写真を見るのも同じ場所です。分かれている場所が3つになると、参加者は探す作業を負います。探して見つからなければ、とりまとめる人に聞きます。この質問が、開催ごとに同じ数だけ届きます。
散らばりが起きる理由は、道具ごとに得意なことが違うからです。チャットは今のやり取りに強く、過去を探すのに弱い。会議システムは通話に強く、記録を残すのに弱い。写真のアプリは保存に強く、日程を扱えない。それぞれの得意な部分だけを使っていると、自然に3つに分かれます。
畳み方は2つあります。1つは、すべてをチャットの1本に寄せる形です。手は増えませんが、過去を探せません。もう1つは、日程と出欠と記録と写真を扱える場所を1つ用意し、チャットは呼びかけだけに使う形です。手はひとつ増えますが、探す作業がなくなります。役員が毎年代わる団体では、後者を選ぶ会が多くなります。引き継ぐものが1つで済むかどうかで、続くかが決まるからです。
道具ごとの向き不向きは、実際に使われている場面を見ると判断しやすくなります。若い参加者が多く通話中心で回している集まりの形はDiscordとの比較に整理があり、写真の共有と日程の連絡を1つにまとめている例はPTAでの使われかたで扱っています。切り替えるときに何を移せばよいかという具体的な手順については、よくある質問にも同じ相談への答えがまとまっています。
最後に、判断の順番を整理します。まず人数を確定し、次に進め方を決め、そのあとで道具を選びます。道具から決めると、人数に合わない進め方を無理に当てることになります。オンライン飲み会のやり方で差が出るのは、この順番を守ったかどうかだけです。
Q1. オンライン飲み会は何人までなら進行役なしでできますか？
4人までであれば、進行役を立てなくても会話が回ります。誰かが黙っても残りで話が続き、順番も自然に交代します。5人から8人になると同時に話せるのが1人だけという制約が効いてくるため、名前を呼んで順番を渡す役を1人決めたほうが安定します。9人を超えたら小部屋に分ける前提で組んでください。
Q2. 無料で使える会議システムには通話時間の上限がありますか？
上限が設けられているサービスがあり、条件はサービスごとに違います。改定されることもあるため、開催が決まった時点で公式の料金ページを開き、今の条件を確かめてから告知してください。上限がある道具を使う場合は、切れたら同じリンクで入り直すことを参加者に先に伝えておくと混乱しません。
Q3. 参加者にカメラを出すことを求めたほうがよいですか？
求めないほうが参加率は保てます。家の中が映ることを気にして参加をやめる人が出るためです。音声だけの参加を認めると通信量も抑えられ、回線が弱い参加者も会話に乗れます。顔が映っていることは、話題を追いかけるうえで必須ではありません。
Q4. 開催のあとに何を残しておけばよいですか？
決まったことを3行で書いて、日程や写真と同じ場所に保存しておくのが最小限です。記録がないと、次の会で同じ相談を繰り返すことになります。あわせて、次回の月だけでもその場で決めておくと、解散後の日程調整で開催が流れることがなくなります。