議事録のまとめ方で行き詰まるのは、書き方を知らないからではありません。2時間の話し合いのうち、どこを残してどこを落とすかの線が引けていないからです。全部書こうとすると終わらず、要点だけにすると「そんな話だったか」と言われます。この記事では、残すものと捨てるものの線引きから、基本の型、読む人に合わせた長さの調整、確認の順番、保存までを順に整理します。
議事録のまとめ方は「何のための記録か」で変わる
同じ会議でも、議事録の役目は3つに分かれます。どれを主に置くかで、まとめ方がまるで変わります。
1つ目は、決まったことを確かめるための記録です。会議に出ていた人同士で「そう決めたはずだ」という食い違いが起きたときに開きます。この役目を主に置くなら、決定事項と、それを決めた条件だけを短く書けば足ります。経過はほとんど要りません。
2つ目は、出ていない人に伝えるための記録です。町内会の班長会議、PTAの役員会、部活の保護者会のように、出席していない人のほうが多い会議ではこれが本命になります。この場合は、決定だけを並べても伝わりません。なぜその結論になったのかを1行添える必要があります。理由がない決定は、伝えられた側に納得が生まれず、後から同じ議論が蒸し返されます。
3つ目は、後で参照するための記録です。去年の総会で何を決めたか、去年の予算をどう説明したかを、役員が代わった後に確かめます。この役目を主に置くなら、日付と数字と固有名詞が正確であることのほうが、文章の読みやすさより大事になります。
会議内容を正確に記録・共有する「議事録」は、業務を円滑に進めるうえで欠かせない存在です。しかし、うまくまとめられず、上司から「分かりづらい」と言われた経験がある方も多いのではないでしょうか。 出典: abkss.jp
分かりづらいと言われる議事録は、この3つの役目が混ざっています。決定の確認と、欠席者への説明と、将来の参照を1つの文章で全部やろうとすると、長いのに必要なことが見つからない記録になります。書き始める前に「この議事録は主に誰が開くか」を一度決めてください。それだけで書く量が半分になります。
残す3つと、落としてよい3つ
議事録に残すものは、突き詰めると3つです。決まったこと、決まらなかったこと、誰が何をいつまでにやるか。この3つが書かれていない議事録は、どれだけ長くても使えません。
決まったことは、結論の文だけでなく、適用される範囲まで書きます。「来年度の会費を据え置く」ではなく「来年度の会費は現行のまま据え置く。対象は一般会員のみで、賛助会員は次回に持ち越し」と書けば、後から範囲を巡って揉めることがありません。
決まらなかったことを書く習慣は、ほとんどの会に足りていません。保留になった議題を落とすと、次の会議で誰も思い出さず、半年後に同じ議論を最初からやります。保留は「なぜ決められなかったか」と一緒に残してください。情報が足りなかったのか、判断する人がいなかったのか、時間が足りなかったのかで、次に何を用意すればよいかが変わります。
宿題は、必ず3つの要素で書きます。誰が、何を、いつまでに。この3つのうち1つ欠けると、宿題は実行されません。「検討する」「確認しておく」のような主語のない書き方は、結局誰もやらないという結果になります。会議の場で担当者と期限を確かめるところまでが、まとめる人の仕事です。
反対に、落としてよいものも3つあります。1つ目は雑談と枝道の話です。2つ目は発言の言い回しで、「〇〇さんが『それはちょっと難しいのでは』とおっしゃった」といった書き方は、読む人には判断の材料になりません。3つ目は、結論に影響しなかった経過です。3案が出て2案が消えた場合、消えた案の名前と消えた理由は1行で足ります。誰がどう反論したかまでは要りません。
ただし、意見が割れたこと自体は残す価値があります。全員一致だったのか、反対があったうえで決めたのかは、後から見たときに意味が違います。「反対2名があったが、多数により決定」と1行書いておけば十分です。
基本の型は6項目でできている
議事録のまとめ方に迷ったら、次の6項目を埋める形から始めます。様式を作り込む必要はありません。
第1に、日時と場所です。開始と終了の時刻を両方書きます。終了時刻が分かると、議論にかけた時間が後から分かります。第2に、出席者と欠席者です。人数だけでなく名前を書きます。役職も添えると、後から誰に確認すればよいかが分かります。委任状や代理出席がある会では、その扱いもここに書きます。
第3に、議題です。話した順ではなく、あらかじめ配った次第の順に並べます。第4に、決まったことです。議題ごとに1行から3行で書きます。第5に、宿題です。担当と期限を付けた一覧にします。第6に、次回の予定です。日時が決まっていればその場で書き、決まっていなければ「次回は12月の第2土曜を候補として調整」と書きます。
この6項目を、議題の数だけ繰り返すのが基本の形です。文章で流すのではなく、項目ごとに区切って書いてください。読む人は上から順に読むのではなく、自分に関係のある行を探します。探せる形になっていることが、読みやすさそのものです。
金額を含む議題では、数字の書き方を統一します。会費を月額500円から据え置く、備品の購入に3万円を充てる、といった書き方で、単位と税の扱いまで揃えます。税込か税別かを書いていない議事録は、翌年の担当が必ず確認の連絡を入れることになります。
発言をそのまま書かず、決めごとに畳む
まとめる作業の中心は、話された言葉を決めごとの形に置き換える工程です。手順は3段に分けられます。
第1段は、話の塊を議題ごとに分けることです。会議の会話は行き来するので、時系列のメモは話題が混ざっています。まず、どのメモがどの議題に属するかを振り分けます。ここを飛ばして書き始めると、同じ議題の話が離れた場所に2回出てくる読みにくい記録になります。
第2段は、塊ごとに結論の行を1つ作ることです。結論は、動詞で終わる文にします。「値上げについて議論した」は結論ではありません。「値上げは行わない」「次回に判断を持ち越す」が結論です。動詞で終わらない行は、まだ何も決まっていないという合図だと考えてください。
第3段は、結論を支える行を最小限だけ足すことです。理由を1行、範囲を1行、条件を1行。ここで多くの人が書きすぎます。支える行が結論より長くなったら、それは経過の記録に戻っています。
上記の点をクリアするためには、会議中のメモの取り方がポイントとなってきます。しかしメモの取り方によっては、あとからまとめるのが大変になることも。議事録を作る際にスムーズにできるよう、会議中のメモの取り方についてのポイントを押さえておきましょう。 出典: kaigishitu.com
まとめる時間を短くしたいなら、会議中のメモの形を変えるほうが効果があります。決まったことの前に丸印、宿題の前に四角、保留の前に三角を付けておくだけで、後の振り分けが数分で終わります。記号を3つ決めるだけなので、初めての人でもその日から使えます。
読む人によって長さを3種類に分ける
同じ会議から、長さの違う3つの記録を作ると全体が楽になります。手間が増えるように見えますが、実際には問い合わせが減って合計の時間が短くなります。
1つ目は、短い共有文です。3行から5行で、決まったことと次にやることだけを書きます。会議の当日か翌日に出すもので、これが最も読まれます。出席していなかった人が知りたいのはここだけです。
2つ目は、正式な議事録です。先の6項目を埋めたもので、1ページから2ページに収めます。数日以内に出し、確認を経て確定させます。
3つ目は、資料を含めた記録です。配った資料、見積もり、図面を議事録と一緒に保存します。これは読むためではなく、探すためのものです。
この3つを別々の場所に保管すると、あとで誰も全部を見つけられません。短い共有文だけがメッセージアプリに流れ、正式な議事録は誰かの端末にあり、資料は紙で棚にある状態が、いちばんよくある形です。同じ場所に順番に並んでいれば、役員が代わっても追えます。会議の連絡と記録を同じ場所で回している例はサークルでの使われかたにまとまっています。
ひな型を1枚作って使い回す
議事録のまとめ方が毎回違う会は、毎回同じところで迷います。1枚のひな型を作って、それを使い回す形にすると、書く時間も読む時間も短くなります。作るのは1回だけです。
ひな型の上半分には、会議のたびに変わらない枠を置きます。会議の名前、日時、場所、出席者、欠席者、司会、記録の担当。ここは埋めるだけの欄です。下半分には、議題ごとの枠を3つから5つ用意します。1つの枠には、議題名、決まったこと、決まらなかったこと、宿題の4行を入れておきます。
この形にしておく利点は、書く人が変わっても記録の並びが変わらないことです。町内会やPTAでは、記録の担当が毎月変わることも珍しくありません。並びが同じなら、読む人は自分に関係のある行を同じ位置で探せます。担当が代わった月だけ形式が変わる記録は、探す手間が急に増えます。
ひな型と一緒に、記入例を1枚作っておくと引き継ぎが楽になります。「決まったこと」の欄に何をどの粒度で書くのかは、言葉で説明するより実例を見せたほうが早く伝わります。去年のいちばんよく書けた議事録を、そのまま記入例として残しておけば足ります。
数字の書き方と、人の呼び方も、ひな型の注意書きに入れておきます。会費は税込で書く、役職名を付けて呼ぶ、敬称は統一する。この3点を決めておくだけで、確認のやり取りが減ります。
まとめる時間を30分に収める
議事録は、時間をかければ良くなるものではありません。むしろ、日をまたぐほど記憶が薄れて精度が落ちます。かける時間を30分に決めて、その中で仕上げる形に変えるほうが、質も速さも上がります。
第一に、会議が終わったその場で10分使います。参加者が帰る前に、決まったことと宿題を声に出して確かめます。ここで確かめておけば、後の確認のやり取りがほとんど不要になります。解散してから文章にしようとすると、思い出せない箇所が必ず出て、そこで手が止まります。
第二に、その日のうちに20分で形にします。書く順番は、決まったこと、宿題、決まらなかったこと、出席者、日時の順です。前から順に埋めると、いちばん頭が動くうちに枠だけを埋めてしまい、肝心の決定事項が最後の疲れた頭で書かれることになります。重いものから先に書くのが速さのこつです。
第三に、翌日に5分だけ読み返します。時間を置くと、自分では書けたつもりの行が意味不明だと気づけます。この5分を惜しむと、確認の段階で指摘が増えて、結果として時間がかかります。
会議の時間が長い会では、まとめる担当を司会と分けてください。両方を1人で抱えると、司会に集中したぶん記録が薄くなります。人数が少ない会では、司会が話し、別の1人が記録し、3人目が時間を見る形が最小です。
よくある失敗を5つ挙げる
相談の場でよく出てくる議事録の困りごとには、型があります。自分の会がどれに当てはまるかを見ておくと、直す場所がはっきりします。
1つ目は、長すぎる記録です。2時間の会議を5ページにまとめると、読まれません。読まれない記録は、書いた時間がそのまま失われます。目安として、会議1時間あたり1ページに収まるかを見てください。
2つ目は、主語のない記録です。「検討することとなった」「確認しておく」という書き方は、誰もやらないという結果になります。宿題の行には必ず名前を書きます。名前を書くのが気まずいと感じる会では、役職で書く形にすると受け入れられやすくなります。
3つ目は、決定と意見が混ざっている記録です。ある人の意見が、あたかも会の決定のように読める書き方になっていると、後から大きな揉めごとになります。意見を残すときは「意見として」と明示します。
4つ目は、期限のない宿題です。期限のない宿題は、次の会議まで放置されます。日付を入れられないなら、「次回の会議まで」と書くだけでも状態が変わります。
5つ目は、古い下書きが残っている状態です。確定した記録と下書きが同じ場所に並んでいると、翌年の担当が古い下書きを引用します。確定したものが1つだけ残るように、名前の付け方で区別してください。
法人や管理組合では保存の決まりがある
任意の集まりには議事録の様式の決まりがありませんが、法人の形を取っている団体と、マンションの管理組合には法律上の決まりがあります。自分の団体がどれに当たるかで、まとめ方の自由度が変わります。
一般社団法人では、社員総会の議事について法務省令の定めに従って議事録を作成し、社員総会の日から10年間、主たる事務所に備え置くことが求められています。従たる事務所にはその写しを5年間備え置きます。社員と債権者は、法人の業務時間内であればいつでも閲覧や写しの交付を請求できます。つまり、外の人に見せる前提の文書だということです。
マンションの管理組合では、集会の議事について議長が書面または電磁的記録で議事録を作成することになっています。記載するのは議事の経過の要領とその結果です。書面で作った場合は、議長と集会に出席した区分所有者2人が署名します。この「議事の経過の要領」という言葉が、まとめ方のちょうどよい目安になります。全部の発言ではなく、要領です。
町内会や自治会は多くが任意団体で、こうした決まりの外にあります。ただし、地縁団体として認可を受けている場合や、補助金を受けている場合は、提出先から様式を指定されることがあります。市区町村の担当課に確認すると、ひな型をもらえることがあります。自分たちで様式を考える前に、一度聞いてみる価値があります。
決まりがある団体で気をつけたいのが、確定した議事録を後から直さないことです。誤りが見つかったときは、次回の会議で訂正を決議して、その訂正を議事録に残します。元の文書を黙って書き換えると、どちらが正しいのか分からなくなります。
確認の順番と期限を決めておく
議事録は、書き上げた時点では下書きです。確定させる手順を決めていない会では、いつまでも下書きのまま配られ、後から「そんなことは決めていない」という話になります。
順番は3段が基本です。書いた人が自分で読み直し、次に議長か司会が見て、それから出席者に回します。出席者全員の承認を待つ形にすると確定しないので、期限を決めます。「48時間以内に指摘がなければ確定とします」と添えるだけで、止まらなくなります。
指摘が来たときの扱いも先に決めておきます。事実の誤りは直します。日付、金額、人名、決まった内容の取り違えです。一方、表現の好みや、「自分の発言をもっと詳しく書いてほしい」という要望は、原則として受けません。ここを曖昧にすると、議事録が誰かの主張の場になります。まとめる人が線を引ける状態にしておくことが、続けるうえでいちばん大事な準備です。
確定したら、その旨を分かる形にします。ファイル名に確定の日付を入れる、表題に確定と書く、といった簡単な方法で足ります。下書きと確定が見分けられないまま並んでいると、翌年の担当が古い下書きを正しい記録だと思って引用します。
会議の資料を配る段階から記録が同じ場所にあると、この確認の流れが軽くなります。手元のメッセージアプリだけで回している会では、確認の指摘が会話の流れに埋もれて、どれが反映済みか分からなくなります。普段の連絡をどこに寄せるかを考えるときは、いま使っている道具との違いを並べてから決めたほうが早く固まります。無料で使える手軽さと、過去の記録を追えるかどうかの兼ね合いはLINEグループとの比較に整理しています。
画面越しの会議では、まとめ方が少し変わる
集まって話す会議と、画面越しの会議では、記録の作り方が変わる点が4つあります。役員会を画面越しに行う会が増えているので、押さえておくと迷いません。
1つ目は、発言者が分かりにくいことです。音声だけの参加者がいると、誰が言ったのかを取り違えます。記録に名前を書く場面では、聞き分けに自信がないときはその場で確かめてください。後から推測で書くと、言っていない人の発言として残ってしまいます。
2つ目は、文字で書かれた発言が別の場所に溜まることです。画面越しの会議では、話しながら文字で補足する人がいます。この文字のやり取りは会議が終わると消えることが多く、そこで出た大事な指摘が記録から落ちます。会議の終わりに、文字で出た内容を口に出して確かめる時間を1分だけ取ると取りこぼしが減ります。
3つ目は、資料の扱いです。画面に映して説明した資料は、参加者の手元に残りません。議事録と一緒に保存しておかないと、後から「あのときの表はどれか」という問い合わせが来ます。映した資料は、会議の記録と同じ場所に保存してください。
4つ目は、録画です。録画があると安心して記録を省きたくなりますが、録画は探せません。1時間の録画から必要な場面を見つけるには、ほぼ1時間かかります。録画は、記録の正しさを確かめるための控えとして扱い、文章の記録は別に作るほうが現実的です。録画を残す場合は、参加者に一言伝えてから始めるのが筋です。
決めごとが会議の外で進む会もあります。文字のやり取りの中で日程が固まったり、担当が決まったりする形です。その場合は、決まった内容をその日のうちに1行残す習慣を作ってください。会議の記録と日常のやり取りが同じ場所にあれば、この1行を書く手間はほとんどかかりません。
配って終わりにせず、探せる形で保存する
議事録の値打ちは、書いた日ではなく、1年後に探せるかどうかで決まります。配って終わりにしている会では、去年の決定を確かめるために、当時の役員に電話をかけることになります。
探せる形にするために決めることは3つです。第一に、名前の付け方を揃えることです。日付を先に置いて、会議の名前を続ける形が探しやすいです。第二に、保管する場所を1か所に決めることです。紙とデータの両方で残す場合は、どちらが正本なのかをはっきりさせます。第三に、保存する期間を決めることです。法人の形を取っていない会でも、総会の議事録は長く残し、日常の打ち合わせの記録は数年で整理する、といった線を引いておけば量に押し潰されません。
保存する場所を選ぶときの落とし穴が、個人の持ち物に依存してしまうことです。担当者の端末や個人で契約している保存先に置いたままだと、その人が会を離れた日に記録ごと消えます。会として管理している場所に保存することが、引き継ぎの前提になります。
読む人の手元に届くかどうかも同じくらい大事です。掲示板に貼るだけでは、見に行く人しか読みません。届けたうえで、後から探せる場所にも残っている状態が理想です。役員が毎年入れ替わる会での回し方はPTAでの使われかた、地域の集まりで1年の行事と記録をどう扱っているかは町内会での使われかたにあります。
この記事では、基本的な議事録の書き方、内容が伝わりやすい議事録のまとめ方やフォーマットについてご紹介しました。 出典: desknets.com
道具を増やすより、記録と連絡を同じ場所にそろえる
議事録のまとめ方を検索する人が本当に困っているのは、文章力ではなく段取りです。会議の案内、当日の資料、書いた議事録、確認のやり取り、確定した記録。この5つが別々の場所にあるために、まとめる作業が長くなっています。
道具を選ぶ基準は3つに絞れます。第一に、役員が代わるときに引き継ぐものが1つで済むか。第二に、新しいIDとパスワードを会員に増やさずに始められるか。第三に、名簿と過去の記録が外から見られない形になっているか。議事録には住所や金額、個人の事情が混ざります。メンバー以外は見られない形であることは、便利さより先に確かめる条件です。
自動で文字起こしをする道具も増えました。長時間の会議を扱う仕事の現場では効果が大きく、聞き漏らしを減らせます。一方で、地域の集まりの会議では、文字起こしの結果をそのまま配ると読みにくくなります。文字起こしは取る作業を助ける道具であって、まとめる作業の代わりにはなりません。何を残し何を落とすかの判断は、その会の事情を知っている人にしかできません。
話し合いの形が会議中心ではなく、日常のやり取りで少しずつ決まっていく団体もあります。その場合は、決まった瞬間を記録に残す習慣のほうが効きます。会話の中で決まったことを、その日のうちに決定事項として1行書き残す。これだけで、後から「いつ決めたのか」を探す手間が消えます。やり取りが多い運営での扱いはDiscordとの比較、日程と記録の両方を回す形は教室での使われかたに例があります。費用や使い始めの手順でよく出る疑問はよくある質問にまとめてあります。
初めて記録の担当になった人が最初に決めるとよいことは、3つだけです。誰のための記録かを1つに絞ること、ひな型を1枚用意すること、保存する場所を1か所に決めること。この3つが決まっていれば、書く文章が上手でなくても使える記録になります。逆に、この3つを決めずに文章を磨いても、半年後に誰も開かない書類が増えるだけです。上手に書くことと、役に立つ記録を残すことは別の仕事だと考えてください。
議事録は、書いた人のためのものではありません。半年後に読む誰か、来年その席に座る誰かのための文書です。その人が5分で必要な行を見つけられるなら、まとめ方は正しいと言えます。
Q1. 議事録はどのくらいの長さにまとめるべきですか？
主に誰が読むかで決まります。出席者の確認用なら決定事項だけの3行から5行で足り、欠席者へ伝えるものなら各決定に理由を1行添えて1ページから2ページが目安です。会議のあと当日か翌日に短い共有文を出し、数日以内に正式な議事録を出す二段構えにすると、問い合わせが減って合計の手間が短くなります。
Q2. 発言はそのまま書き起こしたほうがよいですか？
必要ありません。マンションの管理組合の議事録でも、記載するのは議事の経過の要領とその結果とされています。書くのは決まったこと、決まらなかったこと、誰が何をいつまでにやるかの3つです。発言の言い回しや、結論に影響しなかった経過は落として構いません。意見が割れた事実だけは1行残します。
Q3. 議事録はいつまで保存すればよいですか？
団体の形で変わります。一般社団法人では社員総会の議事録を総会の日から10年間、主たる事務所に備え置くことが求められ、従たる事務所には写しを5年間備え置きます。任意団体の町内会などに決まりはありませんが、総会の議事録は長く残し、日常の打ち合わせの記録は数年で整理する線を引いておくと管理しやすくなります。
Q4. 書いた議事録はどうやって確定させますか？
確認の順番と期限を先に決めます。書いた人が読み直し、議長か司会が見て、出席者に回す3段が基本です。全員の承認を待つと止まるので、48時間以内に指摘がなければ確定とする、といった期限を添えます。直すのは日付や金額、人名、決定内容の誤りだけで、表現の好みや発言を詳しく書き足す要望は受けない線を決めておくと続きます。