Google Meetの使い方｜団体の会合を開くまでの手順

Google Meetの使い方を調べる人の多くは、操作の手順そのもので困っていません。困っているのは、会員に案内を出したあと当日に全員がつながるか、そこが読めないことです。この記事では、会議を作る3つの入口と、無料のアカウントで使える範囲、参加する側の手順、そして会議の前後に必ず残る作業の畳み方まで並べます。町内会やPTA、部活、教室をとりまとめる立場の人が、次に何を決めればよいかが分かる形にしています。

集まりの会合がオンラインに移った経緯と、いま起きていること

オンラインの会議が広く使われるようになったのは、企業の会議室からではなく、集まらないと決まらない用事を抱えた小さな団体からでした。役員会、学年の打ち合わせ、講座の振替、遠方に住む会員を交えた相談。こうした用事は、全員が同じ日の同じ時刻に同じ場所へ来ることを前提に組まれていて、その前提が一度崩れると戻りません。夜の集会所に集まる形をやめた会は、やめたまま続いています。

その受け皿として選ばれた道具の中で、Google Meetは会員の側の負担が軽い側に入ります。理由は単純で、参加する側にアカウントの作成を求めないからです。会議のURLを踏めば、その場で名前を入れて入れます。新しいIDとパスワードを会員に配らずに済むかどうかは、年配の会員がいる会では最初の関門になります。ここでつまずくと、道具の良し悪しの議論に進む前に話が止まります。

一方で、無料のアカウントで開く会議には時間の制限があります。会議の途中で切れて入り直した経験から「無料では使えない」と判断した会もあります。制限の中身を先に知っておけば、その切れ方は避けられます。開く側の手順と制限を同時に押さえることが、この道具を使い続けられるかどうかの分かれ目になります。

もう1つ、見落とされやすい変化があります。会合をオンラインに移すと、その場で配った紙がなくなります。議題の紙、出欠の表、決まったことのメモ。これらが会議のURLとは別の場所に散り、あとから探せなくなります。会合をオンラインにする判断と、資料と連絡をどこに残すかの判断は、同時に決める必要があります。

Google Meetで会議を作る3つの入口

会議を作る入口は3つあります。どれを選ぶかで、案内の出し方が変わります。

1つめが「すぐに開始」です。これから始める会議に使います。押した時点で会議が立ち上がり、参加用のURLがその場で表示されます。

「すぐに開始」「後で開始」の場合は、「meet.google.com/」ではじまる会議のURLが即座に表示されるので、URLを手元にコピーします。 出典: cloudsign.jp

2つめが「後で開始」です。会議のURLだけを先に作っておき、開始時刻を決めずに配れます。役員会のように毎月同じ顔で開く会合には、この入口が向きます。作ったURLを会の連絡に1回書いておけば、毎回配り直す作業がなくなります。ただし、同じURLを使い回すということは、そのURLを知っている人は誰でも入れるということでもあります。会員以外の目に触れる場所に書かないでください。

3つめが、Googleカレンダーで予定を作る入口です。予定に会議のURLが自動で付き、招いた人の予定表にも入ります。日時が決まっている会合には、この入口がいちばん確実です。予定表に入っていれば、当日の朝に通知が出ます。会員に「何時からでしたか」と聞かれる回数が減ります。

とりまとめる立場で選ぶなら、判断はこうなります。その場の相談なら1つめ、毎月の定例なら2つめ、日時が決まった総会や説明会なら3つめ。最初に3つめを覚えようとすると、カレンダーの操作から入ることになって手が止まります。まず1つめで自分だけの会議を開いて、画面の並びを確かめるところから始めてください。誰も招いていない会議に自分だけで入る操作は、何度やっても差し支えありません。

入口を決めたら、次に確かめるのがマイクとカメラです。会議に入る前の画面で、自分の顔と音の入り具合が出ます。ここで映っていない、音が入っていない場合は、端末の設定でGoogle Meetにカメラとマイクの使用を許可していないことがほとんどです。会合の5分前に気づくと間に合いません。前日に一度、自分だけの会議で確かめておいてください。

カレンダーから会合を作る手順を、順番どおりに

日時が決まっている会合は、カレンダーから作るのがいちばん確実です。手順は決まっているので、順番だけ押さえてください。

最初に、Googleカレンダーを開いて、会合の日付を選びます。予定の作成画面で、件名に会合の名前を入れます。ここに入れた文字が、招いた人の予定表にそのまま出ます。「役員会」だけでは、複数の会に入っている人が区別できません。「第3地区 役員会」のように、どの会のものかが分かる書き方にしてください。

次に、開始時刻と終了時刻を入れます。終了時刻は、実際に終える時刻より15分長めに入れてください。予定表の上で次の用事と重ならない余白が生まれます。

次に、会議のURLを付けます。予定の作成画面に、ビデオ会議を追加する項目があります。ここを押すと、その予定専用の会議URLが作られます。手で作る必要はありません。

次に、招く人を指定します。会員のメールアドレスを入れると、その人の予定表にも同じ予定が入り、案内のメールが届きます。メールアドレスを持っていない会員がいる場合は、招かずに予定を保存して、表示されたURLを別の連絡手段で配ってください。招く人の欄を空にしても会議は作れます。

最後に、説明の欄に議題を書いておきます。当日に何を決めるのかが予定表の中にあると、参加する側が準備できます。持ち物や資料の場所も、ここに書いておけばURLと一緒に残ります。

この5つを済ませておけば、当日の朝に参加者の端末へ通知が出ます。とりまとめる側が前日に「明日の何時からです」と送り直す作業がなくなります。毎月の定例が続く会では、この差が年間で大きくなります。

無料のアカウントで使える範囲と、60分の制限

無料のGoogleアカウントで会議を開く場合、時間と人数に制限があります。ここはGoogle Meet の使用要件に書かれています。

サブスクリプションなしの場合、1対1の通話は最長24時間、参加者が3名以上の会議は最長60分です。参加できる人数は、個人のアカウントで100人までです。

この60分が、会合をオンラインにした会がつまずく場所です。役員会が60分で終わることはまずありません。切れたあとは同じURLで入り直せますが、話の途中で全員が落ちると、戻ってこない人が出ます。戻る操作が分からない人、その時点で用事に呼ばれる人が必ずいます。

対策は3つあります。1つめは、議題を50分で終わる分量に絞ること。決めることを2件までにして、報告は事前に文字で配ります。2つめは、切れる前提で進めること。開始から45分の時点で休憩を入れ、全員に入り直してもらいます。予告した上で切れるのと、黙って切れるのは別物です。3つめは、有料のプランに切り替えることです。

有料のプランでは、時間の制限が外れ、人数の上限も上がります。Business Starterは100人まで、Business Standardは150人まで、Business Plusは500人まで、Enterprise Plusは1,000人までです。500人を超えると、次の500人は視聴専用として参加する形になります。町内会の総会や学校の説明会で100人を超えるなら、人数の上限も先に確かめておく項目になります。

録画を使いたい場合も、プランを見る必要があります。会議を録画してGoogleドライブに保存する機能は、Business Standard以上に付いています。Business Starterには付いていません。欠席した会員に会合の中身を伝えたい場合、録画に頼るか、議事録を文字で残すかを先に決めておいてください。録画を前提にして進めたあとで録画できないと分かると、その会合の中身は誰の手元にも残りません。

参加してもらう側の手順と、当日つまずく場所

開く側の準備が終わったら、次は参加する側です。ここでつまずく人が出ると、会合そのものが成立しません。

参加の手順は2通りあります。1つめが、配られたURLを踏む方法です。パソコンならブラウザが開き、名前を入れて参加を押します。スマートフォンならGoogle Meetのアプリが開きます。アプリが入っていない場合は、アプリを入れる画面に進みます。2つめが、会議コードを入れる方法です。URLの末尾にある英字の並びが会議コードで、Google Meetの画面に直接入れても入れます。電話で口頭で伝える場合はこちらのほうが早いことがあります。

当日つまずく場所は、経験上4つに集まります。

1つめが、アプリを入れていないスマートフォンからの参加です。URLを踏んだあとアプリを入れる画面に進み、そこで手が止まります。会の案内には「初めての人は前日までに一度URLを開いてください」と書いてください。当日に入れ始めると、その人は最初の10分に入れません。

2つめが、音が聞こえないことです。端末の音量が下がっている場合と、会議の中でスピーカーの選択が違っている場合があります。イヤホンをつないだまま外した端末で起こりやすいです。

3つめが、自分の声が届かないことです。マイクのマークに斜線が入っていれば、それを押すだけで直ります。会合の冒頭に「マイクのマークに斜線が入っていないか見てください」と1回だけ伝えると、この手間はほぼ消えます。

4つめが、全員が同時に話して聞き取れないことです。参加者が10人を超えると必ず起きます。とりまとめる側で「発言するときだけマイクを入れる」と決めて、冒頭に伝えてください。発言を求める合図として、画面上の挙手のマークを使う形にしておくと、順番が付きます。

この4つを案内文に1行ずつ書いておくと、初回の会合でも進みます。逆に、案内文にURLだけ書いて配ると、当日の最初の15分が接続の相談で消えます。

会議中に使える機能と、団体の会合で本当に使うもの

機能は多くありますが、集まりの会合で使うものは限られます。

画面共有は、資料を見せながら話すときに使います。予算の表や写真を全員に見せたい場合はこれが要ります。共有を始めるときは、共有する対象を「ウィンドウ」に絞ってください。画面全体を共有すると、通知や別の書類が全員に見えます。会員の名簿を開いたまま画面全体を共有して、個人情報が映った例は少なくありません。

背景の変更は、自宅から参加する会員のためにあります。部屋の様子を映したくないという声は、特に集会所ではなく自宅から入る会合で出ます。会の案内に「背景は変えられます」と1行入れておくと、参加をためらう人が減ります。

字幕は、聞き取りにくい人と、耳の遠い会員がいる会で効きます。話した内容が文字で画面に出ます。完全ではありませんが、聞き逃した語を確かめる助けになります。高齢の会員が多い会では、この機能の案内を最初にしてください。

録画は、先に書いた通りプランによります。使える場合も、参加者に断ってから始めてください。録画されていると知らずに発言した内容が残ることは、会の中の信用を損ないます。

挙手は、人数が多い会合で順番を付けるために使います。10人を超える会合では、これがないと発言が重なります。

逆に、団体の会合ではほとんど使わない機能もあります。ブレイクアウトルームのような小部屋に分ける機能は、研修や授業では有効ですが、月1回の役員会では操作を覚える手間のほうが大きくなります。最初は画面共有と挙手の2つだけ覚えて、あとは必要になってから足してください。機能を全部覚えてから始めようとすると、いつまでも始まりません。

つながらないときに確かめる順番

当日に「入れません」と連絡が来たとき、確かめる順番を決めておくと早く片付きます。思いついたところから試すと、直ったのに何が原因だったのか分からないまま終わります。

最初に確かめるのは、踏んだURLが合っているかです。メッセージの文面からURLをコピーするときに、末尾の1文字が落ちることがあります。この場合は「会議コードが無効です」といった表示が出ます。URLを送り直せば解決します。

次に確かめるのは、通信そのものです。画面が固まる、声が途切れる、相手の顔が止まる。この3つが同時に起きているなら、端末ではなく回線の側です。自宅の無線がつながりにくい部屋から参加している場合に起こります。カメラを切ると通信の量が減るので、声だけで続ける形に切り替えてください。会合の目的が話し合いなら、顔が映らなくても進みます。

次に確かめるのは、端末の側の許可です。カメラもマイクも真っ黒、もしくは何も反応しない場合、端末の設定でカメラとマイクの使用が許可されていません。設定の画面から許可を入れると直ります。この操作は口頭で伝えにくいので、手順を書いた紙を用意しておくと、電話で案内する時間が短くなります。

次に確かめるのは、アプリの版です。しばらく使っていなかった端末では、アプリの更新が止まっていて、入れない場合があります。更新してから入り直してもらってください。

最後の手段として、電話で参加する形も用意しておいてください。どうしても映像でつながらない会員には、とりまとめる側が電話をかけて、その端末のスピーカーを会議に向ける形でも話は聞けます。全員が同じ形でつながることを条件にすると、1人のために会合が止まります。

ほかのオンライン会議の道具との比べ方

Google Meetを選ぶか、ほかを選ぶかは、機能の数では決まりません。会員に何を求めるかで決まります。

参加する側にアカウントを求めないという点では、Google Meetは有利です。URLを踏めば名前を入れて入れます。同じ発想の道具はほかにもありますが、会員登録を求めるものもあります。年配の会員がいる会では、ここが最大の判断材料になります。

時間の制限という点では、無料の範囲では3名以上の会議が60分で切れます。ほかの道具にも同種の制限があり、数字は道具ごとに違います。会合が90分を超えるのが分かっているなら、この点だけで候補が絞られます。

すでに使っている連絡手段との近さも判断材料です。会員との連絡をメッセージのやり取りで済ませている会なら、そのアプリの中にある通話機能で足りる場合があります。ただし、そのアプリのグループに入っている人しか呼べません。会員の家族や来賓を呼ぶ会合には向きません。

プランごとの違いは、人数と録画の2点に集まります。会合の規模が決まっているなら、この表で足ります。

町内会の役員会や学年の打ち合わせは、ほぼ無料の範囲で足ります。100人を超えるのは、総会と学校の説明会だけです。年に1回の総会のために年間の費用を払うかどうかは、その1回を対面で開く手間と比べて決めてください。総会だけ集会所で開き、月々の役員会をオンラインにする形を選んでいる会もあります。

判断の順番はこうなります。会員にアカウントを作らせずに済むか、想定する会合の長さに収まるか、呼びたい人が全員呼べるか。この3つを確かめてから、画面の見やすさや機能の数を見てください。逆から見ると、使わない機能の多さで迷うことになります。

なお、会合をどの道具で開くかと、日々の連絡をどこでするかは別の判断です。メッセージのやり取りだけで運営を続けてきた会が、どこで詰まるのかはLINEグループとの比較で整理しています。掲示板と予定表と写真をひとまとめに持つ型の道具については、BANDとの比較で保存できる量の条件まで並べてあります。会合の道具を選ぶ前に、こちらの判断を先に済ませたほうが、決め直しが減ります。

初回の会合を成立させるための段取り

初回だけは、会合の中身より進め方に手をかけてください。ここで「やっぱり集まったほうが早い」という結論になると、次はありません。

まず、案内を2回に分けて出します。1回めは会合の1週間前に、日時と議題とURLを書いて出します。2回めは前日に、URLだけを短く書いて出します。1週間前の案内は当日に探されません。前日の案内が実際に踏まれるURLになります。

次に、開始の15分前からURLを開けておきます。早く来た会員が先に入って、音とカメラを確かめられる時間を作るためです。この15分があるだけで、定刻に始まる確率が上がります。とりまとめる側は、この時間に入ってきた人の音が聞こえているかを一人ずつ確かめてください。

次に、会合の冒頭で3つだけ伝えます。マイクのマークに斜線が入っていないか見ること、発言するときだけマイクを入れること、聞こえなくなったら一度出て入り直してよいこと。この3つを毎回言うと、2回めからは言わなくても回るようになります。

次に、初回は議題を1件に絞ります。操作に慣れていない会で2件を決めようとすると、必ず時間が足りません。1件を決めて40分で終えると、参加した会員に「これで足りる」という感触が残ります。

最後に、会合が終わったあと、決まったことを文字で全員に配ります。オンラインの会合は、終わった瞬間に何も残りません。集会所なら配った紙が残っていたものが、そのままだと消えます。決まったことを配る作業を初回から組み込んでおくと、2回め以降もそれが当たり前になります。

高齢の会員がいる会で、最初に決めておく3つのこと

年齢層の幅が広い会では、操作の説明より前に決めることがあります。

1つめが、入れなかった人をどうするかです。当日つながらない人が出るのは前提として、その人に何を届けるかを先に決めておいてください。電話で口頭で伝えるのか、あとで紙を配るのか。決めていないと、その人は会合の内容を知らないまま次の会合に来ます。

2つめが、教える役を誰が引き受けるかです。とりまとめる人が全員分の相談を受けると、会合の前日に電話が10件入ります。会の中で操作に慣れている人を2人決めて、地区や学年で分担してください。

3つめが、いつまで並行するかです。オンラインの会合に切り替えても、しばらくは集会所にも人が来ます。並行をやめる時期を最初に決めずに始めると、両方の準備が毎月続きます。

この3つを決めておくと、会員から出る不満の中身が変わります。決めていない会では「オンラインは分からないからやめてほしい」という声が出ます。決めてある会では「自分は電話で聞くので構わない」という形に落ち着きます。どちらも同じ人が言っていることで、違いは逃げ道が用意されているかどうかだけです。

もう1つ、操作の説明会を開くかどうかで迷う会があります。開くなら、全員を集めるのではなく、地区ごとや学年ごとに5人程度で開いてください。20人を集めて前で説明する形では、手元が見えないので、結局その場では入れるようになりません。5人なら1人ずつ端末を見て回れます。説明会をオンラインで開くのは避けてください。入れない人のための説明会に入れないという矛盾が起きます。

この3つは道具の設定ではなく、会の中の取り決めです。設定は変えられますが、取り決めは1度決めたら次の役員に引き継がれます。役員が代わるときに引き継ぐものが1つで済むかどうかで、その形が続くかが決まります。

実際にどう運用しているかは、集まりの種類で違います。地区の回覧と行事の案内を抱える会の進め方は町内会での使われかたに、年度ごとに担当が入れ替わる会の進め方はPTAでの使われかたにまとめてあります。振替や欠席の連絡が多い教室の形は教室での使われかたが近いです。

スマートフォンだけで参加する会員への案内の作り方

会員の端末は、とりまとめる側が思っているほどそろっていません。パソコンを持たず、スマートフォンだけで参加する会員は、どの会にも一定数います。この層に向けた案内を別に用意するかどうかで、初回の成立率が変わります。

スマートフォンから参加する場合、パソコンと違う点が3つあります。

1つめが、アプリが必要になることです。パソコンならブラウザの中で会議が開きますが、スマートフォンでURLを踏むと、Google Meetのアプリを入れる画面に進みます。アプリを入れる操作は、会員の側では「よく分からないものを入れさせられている」と受け取られます。案内には「Google Meetという名前のアプリを入れる画面が出ます。そのまま入れてください」と、出てくる画面の名前まで書いてください。名前が一致していると、会員は手を止めません。

2つめが、画面が小さいことです。参加者が10人を超えると、全員の顔は1画面に収まりません。資料を画面共有すると、資料と発言者のどちらかしか見えなくなります。スマートフォンの会員が多い会では、資料を画面共有だけで済ませないでください。会合の前に同じ資料を連絡として配っておき、会議中は「配った資料の2枚目です」と口で言う形にすると、小さい画面でも追えます。

3つめが、通信量です。ビデオを出したまま60分参加すると、通信量が数百メガバイトに達します。契約している通信量の上限が小さい会員は、ここを気にします。案内に「カメラを切って音声だけで参加してもかまいません」と1行入れてください。カメラを出すことを暗黙の前提にすると、その1行がないだけで参加をやめる人が出ます。

この3つを案内文に書き分けておくと、会員から前日に入る問い合わせがほぼなくなります。パソコンの会員とスマートフォンの会員で案内を1枚にまとめようとすると、どちらにとっても読みにくい文になります。同じ案内の中で「パソコンの方は」「スマートフォンの方は」と行を分けるだけで足ります。

無料のまま続けるか、有料に切り替えるかの決め方

無料の範囲で続けるか、有料のプランに切り替えるかは、会合の長さと人数の2つで決まります。機能の一覧を見比べても答えは出ません。

判断の順番はこうなります。まず、過去1年の会合が実際に何分かかったかを数えてください。議事録に開始と終了の時刻が残っていれば、そこから出ます。60分を超えた回が年に1回か2回なら、その回だけ休憩を入れて入り直す形で足ります。半分以上の回が超えているなら、毎回入り直す運用は続きません。

次に、いちばん人が集まる会合の出席者を数えてください。総会や説明会で100人を超えるかどうかが境目になります。超えないなら、人数を理由に有料へ切り替える必要はありません。

次に、録画が要るかどうかを決めてください。欠席した会員に会合の中身を届ける方法として録画を選ぶなら、有料のプランが前提になります。ただし、録画した60分を最後まで見る会員はまれです。決まったことを文字で10行に落として配るほうが、実際には読まれます。録画を理由に切り替える前に、議事録で足りないかを確かめてください。

最後に、費用を誰が払うかを決めてください。会費から支出するなら、総会の承認が要ります。とりまとめる人が個人の契約で立て替えると、その人が役員をやめた時点で会議が開けなくなります。役員が代わっても続く形にするには、会の名義で契約するか、無料の範囲に収める運用にするかのどちらかです。個人の契約に頼った運用は、引き継ぎのときに必ず問題になります。

この4つを順番に確かめると、多くの会は「無料の範囲に収める」で落ち着きます。議題を絞って50分で終える形を作れば、費用をかけずに続けられます。逆に、会合が90分を超えるのが避けられず、出席者が100人を超え、会費から支出できる会なら、切り替えたほうが毎回の手間が減ります。

会合の前後に残る作業を、どこにまとめるか

Google Meetが引き受けるのは、会合が開かれている60分だけです。前後に残る作業は、道具を変えても減りません。

前に残るのは4つです。日時を決めること、出欠を集めること、議題と資料を配ること、URLを配ること。後に残るのは3つです。決まったことを残すこと、欠席した人に伝えること、次の日程を決めること。

この7つが、それぞれ別の場所に散ります。日時はメッセージのやり取りで決め、出欠は返信を数え、資料はメールに添付し、URLはまた別のメッセージに書く。決まったことは誰かの手元のメモに残ります。1年たって「去年の総会で何を決めたか」を探すと、どこにも見つかりません。会合をオンラインにしたこと自体は前進でも、この散り方は前より悪くなることがあります。集会所なら、配った紙が会の書棚に残っていました。

メンバー以外は見られない場所に、予定と連絡と資料をまとめて保存しておくと、この7つが1か所に収まります。会議のURLを予定に付けて保存しておけば、当日に配り直す手間もなくなります。欠席した人は、あとからその予定を開けば決まったことを読めます。次の役員に渡すものも、その場所への招待だけで済みます。

道具を選ぶときの判断材料は、会合の開き方ではなく、この前後の7つがどこに収まるかです。集まりの運営で実際によく聞かれることはよくある質問に並べてあります。会合の道具を決める前に、前後の作業をどこに保存するかを決めてください。順番を逆にすると、会合はオンラインで開けるようになったのに、探しものの時間だけが増えます。

会員に負担をかけずに始められて、会合の前後が1か所に収まる形にできれば、役員が代わっても同じ手順で回ります。逆に、会合だけをオンラインにして前後を放っておくと、次の担当者は去年の記録がない状態から始めることになります。60分の会議をどう開くかより、その前後の1年をどう残すかのほうが、続けるかどうかを決めます。

最初に決めることをもう一度並べると、3つです。どの入口で会議を作るか、60分で切れる前提をどう吸収するか、そして会合の前後に出る7つの作業をどこに保存するか。操作の手順はこの3つが決まったあとに覚えれば足ります。逆に手順から覚え始めた会は、初回は開けても3回めで止まります。止まる原因は操作ではなく、前後の作業が誰の担当かを決めていないことにあります。

Q1. Google Meetは無料で使えますか？

無料のGoogleアカウントで会議を開けます。ただし参加者が3名以上の会議は最長60分で、1対1の通話は最長24時間です。参加できる人数は個人のアカウントで100人までです。60分を超える会合を開くなら、議題を50分に収めるか、有料のプランに切り替えるかを先に決めてください。

Q2. 参加する会員にもアカウントの作成が必要ですか？

配られたURLを踏めば、その場で名前を入れて参加できます。新しいIDとパスワードを会員に配る必要はありません。ただしスマートフォンから入る場合はアプリが必要になるため、初めての人には前日までに一度URLを開いてもらってください。

Q3. 会議を録画して欠席者に見せられますか？

録画してGoogleドライブに保存する機能は、Business Standard以上のプランに付いています。Business Starterと無料のアカウントでは使えません。録画に頼らない場合は、決まったことを文字で残して欠席者に届ける形にしてください。録画する場合も、参加者に断ってから始めてください。

Q4. 60分で切れたあと、同じURLで入り直せますか？

同じURLで入り直せます。ただし話の途中で全員が落ちると、戻ってこない人が必ず出ます。開始から45分で休憩を入れると予告しておき、そのタイミングで全員に入り直してもらう形にすると、途中で抜ける人を減らせます。