同意書の書き方｜何に同意したのかを後から確かめられる形にする

同意書の書き方で迷うのは、文面の言い回しではありません。何について同意をもらうのかを絞りきれていないことが原因です。写真の掲載、名簿の共有、行事への参加、けがをしたときの対応。これらを1枚にまとめて出すと、後から「どれに同意したのか」が誰にも分からなくなります。この記事では、同意書に必ず入れる項目と、用途ごとに分けて書く理由、集めたあとの保管までを並べます。町内会やPTA、部活、教室をとりまとめる立場の人が、そのまま作れる形にしています。

集まりの運営で同意書が求められるようになった経緯

同意書は企業の書類という印象がありますが、いま数を増やしているのは地域の団体と学校の周りです。理由は2つあります。

1つめが、活動の様子が外に出る経路が増えたことです。以前は行事の写真は会報と掲示板に載るだけで、見る人は会員に限られていました。いまは会のホームページ、地区の広報紙、会員が持つ連絡アプリのグループ、さらにその先へと広がります。どこまで載せてよいかを一人ずつ確かめずに載せると、後から申し出を受けることになります。

2つめが、名簿の扱いに神経を使う会員が増えたことです。会費の集金のために住所を配る、班ごとの連絡のために電話番号を回す。長く続いてきた手順でも、いま新しく入ってくる会員は同じようには受け取りません。集める側が何に使うのかを書いて示さないと、名簿そのものを出してもらえなくなります。

この2つは、団体の側が神経質になったから起きたのではありません。外に出る経路が増えたことに、運営の手順が追いついていないだけです。同意書は、その追いつかせ方の1つとして使われています。書類を増やすためではなく、後から確かめられる形を1枚残すために作ります。

もう1つ押さえておきたいのは、同意書を作る作業が毎年繰り返されることです。年度が替われば会員が入れ替わり、役員も交代します。去年の文面がどこにあるか分からないまま、毎年一から作り直している会は珍しくありません。文面そのものより、作った文面が来年も見つかる形にしておくかどうかが、実際の手間を左右します。

同意書と承諾書・誓約書・契約書の違い

先に言葉を分けておきます。ここが混ざると、必要のない書類を作ることになります。

同意書は、相手が示した内容に対して「その扱いで構わない」と意思を示す書類です。書く人が一方的に何かを約束するわけではありません。写真の掲載、名簿の利用、個人情報の取り扱いのように、扱われる側が了解を示す場面で使います。

承諾書は、相手からの申し入れを受け入れる書類です。同意書とほぼ同じ働きをしますが、申し入れがあってそれに応じる、という順番がはっきりしている場合に使われます。

誓約書は、書いた側が何かをすると約束する、あるいはしないと約束する書類です。守秘に関する取り決めや、規約を守ることの表明に使われます。会員に何かを求める場面はこちらになります。

契約書は、双方が権利と義務を負う書類です。会場の使用、備品の借用、業者への発注はこちらです。

団体の運営で実際に必要になるのは、ほぼ同意書と誓約書の2つです。写真と名簿の扱いは同意書、役員が知った会員の情報を外に出さないことを表明するのは誓約書。この2つを区別できていれば、書類の種類で迷うことはなくなります。

なお、書類の題名だけで扱いが決まるわけではありません。中身に書かれていることが何を意味するかで決まります。題名を「同意書」にしておけば安全ということはなく、逆に「確認書」という題名でも中身が同意の表明なら同意書として働きます。題名は読む人が分かりやすいものを選んで、中身を詰めてください。

同意書に必ず入れる項目

用途が違っても、入れる枠は共通です。

法的効力のある同意書を作成するには、明確で理解しやすい内容にすることが重要です。同意書作成時の必須要素と基本的な書き方について押さえておきましょう。 出典: freee.co.jp

入れる項目は7つです。

題名を先頭に書きます。「写真掲載に関する同意書」のように、何についての同意かが題名で分かる形にしてください。「同意書」だけでは、机の上に何枚か並んだときに区別が付きません。

宛先を書きます。誰に対して同意するのかです。「○○町内会 会長 宛」「○○小学校PTA 会長 宛」のように、団体名と役職を書きます。個人名だけにすると、役員が代わったときにその書類が誰のものか分からなくなります。

同意する内容を書きます。ここがいちばん重要で、いちばん短く済ませてしまいがちな項目です。あとで詳しく分けて書きます。

使う目的と範囲を書きます。何のために使うのか、どこまでの範囲で使うのかです。「会報とホームページに掲載するため」のように、載る先を具体的に書いてください。

いつまでかを書きます。期間を書かないと、何年先まで有効なのかが誰にも分かりません。「令和8年度の活動について」のように年度で区切るか、「退会するまで」のように条件で区切ります。

撤回できることと、その方法を書きます。後から気が変わったときにどうすればよいかを書いておくと、書く側が身構えずに済みます。「書面または連絡先への申し出により、いつでも取り消せます」の1行で足ります。

日付と署名の欄を書きます。日付は書く人が自分で記入する形にしてください。あらかじめ印字しておくと、実際に書いた日と合わなくなります。子どもに関する同意なら、保護者の署名と、対象となる子どもの氏名の両方を書く欄を作ってください。

写真と動画の掲載についての同意書の書き方

いちばん相談が多いのがこれです。ここで曖昧に書くと、後から必ず問い合わせが来ます。

分けて書くべき点は3つあります。

1つめが、載る先です。会報だけなのか、ホームページにも載るのか、地区の広報紙に提供することもあるのか。載る先ごとに見る人の範囲が違います。ホームページは誰でも見られる場所で、会報は会員の家庭に届くだけです。この2つを同じ1行にまとめると、会員は広い側を想像して断ります。逆に、載る先を分けて書き、それぞれに丸を付けてもらう形にすると、同意する範囲が具体的になります。

2つめが、写り方です。全体の様子を写した中に小さく写る場合と、顔がはっきり分かる大きさで写る場合を分けてください。前者は構わないが後者は困るという会員は多く、ここを分けておくと同意をもらえる範囲が広がります。

3つめが、名前を添えるかどうかです。写真だけなら構わないが、氏名と学年を添えるのは困るという声は毎年出ます。氏名を添えるかどうかを、写真の掲載とは別の項目にしてください。

書き方の形としては、次のように項目ごとに選べる欄を作ります。

この形にすると、集めたあとの作業も楽になります。ホームページに載せる写真を選ぶとき、同意しないと答えた会員の顔が写っていないかだけを確かめれば済みます。1枚の紙に「写真の掲載に同意します」とだけ書いてある形では、どこまで許されているのかを毎回考えることになります。

なお、子どもの写真の扱いについて、どこまでが法律上必要な手続きなのかを団体の側で断定するのは避けてください。実際の運用としては、入会時と年度の初めに同意を確かめ、同意しない子どもが写った写真は使わない形を取る会が多いです。判断に迷う点は、学校や自治体の担当に確かめてから文面を決めてください。個人情報の取り扱いの考え方は個人情報保護委員会が公開している資料が出どころになります。

名簿と連絡先の取り扱いについての同意書

写真と並んで相談が多いのが名簿です。ここは書き方の方向が写真と違います。

写真は「載せてよいか」を聞きますが、名簿は「誰に渡るか」を聞きます。会員が気にしているのは、自分の電話番号と住所が名簿になって何部刷られ、誰の手元に残るのかです。

書くべき項目は4つです。

集める項目を並べます。氏名、住所、電話番号、緊急連絡先、勤務先。集めるものを全部書き出してください。書いていない項目を後から集めると、同意の範囲から外れます。

使う目的を書きます。「会費の集金と、行事の連絡のため」のように、実際にする作業を書いてください。「会の運営のため」では範囲が定まりません。

渡る範囲を書きます。役員だけが見るのか、班長にも渡すのか、全会員に配る名簿に載るのか。ここが会員の関心の中心です。班長に渡る場合は、班長が毎年代わることも書いてください。

保管と廃棄の方法を書きます。どこに保存して、いつ処分するのかです。「年度の終わりに次の担当へ引き継ぎ、不要になった控えは裁断して処分します」の1行で足ります。

この4つを書いた紙を出すと、名簿を出すことへの抵抗が目に見えて減ります。抵抗の中身は「知らないところに渡るのが嫌だ」であって、「会に教えたくない」ではないからです。どこで止まるかを示せば、多くの会員は出してくれます。

行事の参加と、けがへの対応についての同意書

行事の前に集める同意書は、写真や名簿とは目的が違います。ここで確かめたいのは、当日に判断が必要になったときの連絡先と、あらかじめ知っておくべきことです。

入れる項目は5つです。

参加する行事の名前と日程を書きます。「令和8年度 夏季キャンプ（8月8日から8月9日）」のように、いつの行事かを特定できる形にしてください。年度をまたいで同じ紙を使い回すと、どの行事の分か分からなくなります。

当日の連絡先を書いてもらいます。保護者の携帯電話の番号と、つながらない場合の第2連絡先です。行事の当日にだけ使う番号として集めるので、通常の名簿とは別に集める形にしてください。名簿の電話番号が勤務先になっている会員は珍しくありません。

健康について知らせてほしいことを書いてもらう欄を作ります。持病、服用している薬、食べられないもの。ここは書きたくない人もいるので、「知らせておきたいことがあればご記入ください」という書き方にして、空欄でも受け付ける形にしてください。

けがや体調の変化があったときの対応について、団体がどうするかを書きます。「応急の手当てを行い、保護者へ連絡します。連絡が取れず緊急の場合は、引率者の判断で医療機関へ搬送します」のように、団体が実際にする手順を書いてください。会員に責任を負わせる文ではなく、団体が何をするかを示す文にします。

署名と日付の欄を作ります。子どもが参加する行事なら、保護者の署名と子どもの氏名の両方が要ります。

この紙で気をつける点が1つあります。「けがについて団体は一切の責任を負いません」という文を入れている会がありますが、これを書いたからといって実際の扱いが決まるわけではありません。書くべきなのは責任を免れる文ではなく、当日に誰がどう動くかの手順です。手順が書かれている紙は、保護者が読んで安心します。責任を否定する文だけが書かれている紙は、逆に不安を呼びます。

未成年の会員から同意をもらうときの並べ方

部活や教室、子ども会では、同意する相手が未成年です。この場合、紙の作りが1段複雑になります。

まず、署名する人を保護者にします。子ども本人の署名だけで済ませている会がありますが、写真の掲載や名簿の扱いについては保護者の判断を仰ぐ形が一般的です。子ども本人の氏名は、誰についての同意かを示すために別の欄に書きます。

次に、紙が確実に保護者に届くようにします。子どもに渡して持ち帰らせる形だと、かばんの底で数日過ごします。締め切りの前に連絡でも同じ内容を流しておくと、回収率が上がります。紙と連絡の両方で伝える手間はかかりますが、締め切り後に催促する手間より軽くなります。

次に、子ども本人にも分かる言葉で説明を添えます。写真がホームページに載るという意味を、子ども自身が理解していないまま同意が成立している状態は避けてください。中学生以上なら、本人の意向も書ける欄を作っている会があります。

次に、年度の途中で入ってくる子どもの分を用意します。年度の初めに全員分を集めて終わりにすると、途中入会の子どもの分が抜けます。入会の手続きの中に同意書を組み込んでおくと、この抜けが起きません。

最後に、卒業や退会のときの扱いを決めておきます。過去に載せた写真を削除するかどうかです。「在籍中に掲載したものはそのまま残します」とするのか、「申し出があれば削除します」とするのか。決めていない会では、退会した会員から申し出を受けたときに毎回判断することになります。

書くときに気をつける5つのポイント

文面を作る段階で外せないポイントを並べます。

1つめが、1枚に1つの用途だけ書くことです。写真と名簿と行事への参加を1枚にまとめると、どれかを断りたい会員が全部を断ることになります。用途ごとに分けると、断られる範囲がその用途だけで済みます。

2つめが、専門的な言い回しを使わないことです。会員が読んで意味が取れない文は、読まれずに署名されます。読まずに署名された同意書は、後から「そんなことは知らなかった」と言われたときに何の助けにもなりません。難しい語を並べるより、短い文で具体的に書いてください。

3つめが、選べる形にすることです。全部に同意するか全部を断るかの二択にすると、断る人が増えます。項目ごとに丸を付ける形なら、断られるのは一部だけになります。

4つめが、断った場合にどうなるかを書くことです。写真の掲載を断った会員の子どもが行事に参加できないのか、参加はできて写真だけ使わないのか。ここを書かないと、断りにくい空気ができます。断っても不利にならないことを1行書いてください。

5つめが、控えを渡すことです。書いた本人が何に同意したかを後から確かめられない状態は、同意を取ったことになりません。複写にするか、同じ内容の紙を1枚渡すか、画面で集めた場合は送信した内容が本人に届く形にしてください。

この5つのうち、抜けやすいのは4つめと5つめです。書類を集める側は、集まった時点で作業が終わったと感じます。渡す側の作業が残っていることを忘れないでください。

写真掲載の同意書の文例と、直すべき箇所

実際の文面がどうなるかを、写真の掲載を例に並べます。そのまま写すのではなく、自分の会の実情に合わせて書き換えてください。

題名は「写真および動画の掲載に関する同意書」とします。宛先は「○○町内会 会長 宛」のように団体名と役職で書きます。

本文の前置きは、次のような1段落で足ります。「当会では、行事の記録として写真および動画を撮影し、会報とホームページに掲載しています。掲載の範囲について、下記の項目ごとにご意向をお聞かせください。同意されない項目があっても、行事への参加や当会の活動に影響はありません。」

この前置きで大事なのは最後の1文です。断っても不利にならないことを先に書いておくと、正直に答えてもらえます。ここを書かずに項目だけ並べると、周りに合わせて全部に丸を付ける人が出ます。それは同意を取ったことになりません。

項目の並びは、載る先ごとに分けます。会報への掲載、ホームページへの掲載、地区の広報紙への提供、氏名を添えての掲載。この4つにそれぞれ同意する欄と同意しない欄を作ります。あわせて「顔が判別できる大きさでの掲載」を別項目にすると、集合写真だけなら構わないという会員の意向を拾えます。

期間の書き方は「令和8年度の活動について」とするか、「在籍中の活動について」とするかを選びます。年度で区切る場合は、毎年集め直す作業が発生することを念頭に置いてください。

撤回の欄は「この同意は、当会の連絡先への申し出によりいつでも取り消せます。取り消しの申し出を受けた後は、掲載中のものを速やかに取り下げます。」の2文で足ります。取り下げる作業を実際にできる範囲で書いてください。すでに印刷して配った会報を回収するとは書けません。「今後の掲載には使用しません」までにとどめるのが現実的です。

末尾に日付、保護者の署名、子どもの氏名、連絡先の欄を作ります。連絡先は、撤回の申し出を受けたときにこちらから確かめるために使うと1行添えてください。

直すべき箇所として多いのが3つあります。1つめが、団体名を「当団体」とだけ書いてしまうこと。会員は複数の団体に属しているので、どの会の紙か分かる形にしてください。2つめが、載る先を「各種広報媒体」とまとめてしまうこと。具体名で書いてください。3つめが、締め切りを書き忘れることです。いつまでに出せばよいかが書かれていない紙は、出されないまま机に残ります。

無料のひな形を使うときの注意

検索すると無料のひな形が多く出てきます。使って構いませんが、そのまま出すと合わない箇所が3つあります。

1つめが、想定している相手です。多くのひな形は企業と取引先を想定して作られています。頭語と結語、時候の挨拶が入っていることもあります。会員に配る紙にこれが並ぶと、読む前に構えられます。挨拶の行は削って、何についての同意かを先頭に出してください。

2つめが、盛り込まれている範囲の広さです。企業向けのひな形は、後から争いになったときに困らないよう、広い範囲を1文に入れています。「当団体が必要と認める範囲で利用することに同意します」のような文は、会員から見れば白紙で渡すのと同じです。範囲は狭く、具体的に書き直してください。

3つめが、団体名と役職の欄です。ひな形の「株式会社」「代表取締役」をそのまま残した紙が配られていることがあります。細かい点ですが、読む側は「使い回しの紙だ」と受け取ります。

ひな形を使うなら、項目の並びだけを借りて、文面は自分の会の言葉で書き直すのがおすすめです。項目の並びは共通でも、使う目的と渡る範囲は会ごとに違います。そこが自分の会の実情と合っていない紙は、集めても使えません。

集めたあとの保管と、次の担当への引き継ぎ

同意書は、集めたあとが本番です。ここで崩れている会がほとんどです。

まず、集めた紙がどこにあるかを決めてください。とりまとめた役員の自宅に保管されている会は多く、その役員が交代した時点で行方が分からなくなります。会の書棚か、会員以外が開けない場所に保存すると決めて、その場所を引き継ぎの書類に書いてください。

次に、誰が同意して誰が同意していないかの一覧を作ってください。紙の束を毎回めくって確かめるのは続きません。写真の掲載を断っている会員の氏名だけを書いた一覧があれば、写真を選ぶときの確認が数秒で済みます。

次に、有効な期間を決めてください。年度で区切るなら、年度の初めに集め直す作業が毎年発生します。退会するまで有効とするなら、集め直しは要りませんが、途中で気が変わった会員の申し出を受ける窓口が要ります。どちらを選ぶかは会の規模で決めてください。会員が50人を超える会で毎年集め直すのは、それだけで役員の仕事が1つ増えます。

次に、処分の時期を決めてください。集めた紙を10年分ためている会があります。保管する量が増えるほど、紛失したときの影響も大きくなります。必要のなくなった年度の分は裁断して処分してください。

紙で集めるか、画面で集めるか

同意書を集める手段は、紙と画面の2通りあります。判断は、集める人数と集め直す頻度で決まります。

紙が向くのは、会員の年齢層が広く、回覧や班の集まりで顔を合わせる機会がある会です。署名をもらう形が確かで、書き方を口で説明できます。手間は、配って回収して束ねて数える作業です。メンバー以外は見られない形で残す点でも、紙を会の書棚に保存するのは分かりやすい方法です。

画面が向くのは、会員の人数が多く、毎年集め直す会です。誰が答えていないかが一覧で出るので、催促が班長の仕事になりません。集めた内容がそのまま一覧になるので、書き写す作業も消えます。

ただし、画面で集める場合に確かめておくことが2つあります。1つめが、答えた内容が会員以外の目に触れない場所に保存されるかどうかです。無料で使える入力用の道具はありますが、集めた内容がどこに保存されるかは道具によって違います。2つめが、答えた本人に控えが届くかどうかです。送信した内容が本人の手元に残らない形は、紙の同意書で控えを渡さないのと同じです。

集めた同意を、名簿と予定と連絡と同じ場所に保存しておけば、写真を選ぶときも名簿を配るときも、そこを見るだけで済みます。メッセージのやり取りだけで運営を続けてきた会が、こうした書類をどこに保存しているかはLINEグループとの比較で整理しています。年度ごとに担当が入れ替わる会での引き継ぎの形はPTAでの使われかたに、地区の回覧と名簿を抱える会の形は町内会での使われかたにまとめてあります。学校の周りで写真と名簿を扱う場合の並びは学校での使われかたが近いです。

同意書の書き方で最後に効くのは、文面の巧さではありません。去年の文面と、誰が同意したかの一覧を、次の担当者が開ける場所に保存してあるかどうかです。運営で実際によく聞かれる点はよくある質問に並べてあります。毎年一から作り直している会は、文面を練る前に、保存する場所を1つに決めてください。

Q1. 同意書に必ず入れる項目は何ですか？

題名、宛先、同意する内容、使う目的と範囲、有効な期間、撤回の方法、日付と署名の7つです。このうち抜けやすいのは有効な期間と撤回の方法です。期間を書かないと何年先まで有効か分からなくなり、撤回の方法を書かないと後から気が変わった会員の申し出を受ける窓口がなくなります。

Q2. 写真の掲載と名簿の利用を1枚にまとめてよいですか？

分けて作ってください。1枚にまとめると、どれかを断りたい会員が全部を断ることになります。用途ごとに分ければ、断られる範囲がその用途だけで済みます。写真については載る先ごとに丸を付ける形にすると、同意をもらえる範囲がさらに広がります。

Q3. 無料のひな形をそのまま使ってよいですか？

項目の並びは借りて構いませんが、文面は書き直してください。企業と取引先を想定したひな形は挨拶文が入っていたり、範囲が広く書かれていたりします。「必要と認める範囲で」のような広い書き方は、会員から見れば白紙で渡すのと同じに読まれます。

Q4. 集めた同意書はどこに保管すればよいですか？

とりまとめた役員の自宅ではなく、会として決めた場所に保存してください。その場所を引き継ぎの書類に書いておくと、役員が交代しても行方が分からなくなりません。あわせて、誰が同意していないかの一覧を別に作っておくと、写真を選ぶときの確認が数秒で済みます。