自主防災組織の総会は、多くの地区で自治会の総会の後半に、短い時間で済まされています。会計報告と役員の紹介が終わり、最後に「防災会からの報告」として数分。出席した住民の多くは、そこで何が決まったのかを覚えていません。けれども、その数分で扱われる議案には、一時集合場所の変更や班の区切りの見直しのように、災害が起きたときに住民の動きをそのまま左右するものが含まれています。
この記事では、自主防災組織の総会を、案内から議事の記録までどういう段取りで回せばよいかを整理します。自治会との関係によって総会の形がどう変わるか、いつ開くか、防災計画の改正をどう議案にするか、資機材や補助金の報告をどう見せるか、年度の途中の変更をどう扱うか、決まったことをどう残すかを順に見ていきます。
総会で決めることは、規約の例にほぼ出そろっている
自主防災組織の総会で何を審議するかは、組織ごとの規約で決まります。規約を一から作った組織は少なく、多くは市町村が配った雛形や、消防庁の手引に載っている規約の例をもとにしています。その例では、総会について次のように定めています。
第９条 総会は、全会員をもって構成する。 ２ 総会は、毎年 1 回開催する。ただし、特に必要がある場合は臨時に開催することができる。 ３ 総会は、会長が招集する。 ４ 総会は、次の事項を審議する。 （1）規約の改正に関すること。 （2）防災計画の作成及び改正に関すること。 （3）事業計画に関すること。 （4）予算及び決算に関すること。 （5）その他、総会が特に必要と認めたこと。 ５ 総会は、その付議事項の一部を幹事会に委任することができる。 出典: 総務省消防庁「自主防災組織の手引（令和5年3月）」規約（例）
自治会の総会と比べると、違いは2番目の「防災計画の作成及び改正」にあります。自治会の総会では事業計画と予算が中心ですが、自主防災組織では、災害のときに誰がどこで何をするかを定めた防災計画そのものを、住民の総意で決める形になっています。
同じ規約の例では、会員は「町内にある世帯」、役員は会長、副会長、防災委員、班長、監査役とされ、防災委員の任期は5年、その他の役員は1年と分けられています。会計年度は4月1日から翌年3月31日までです。
自分たちの組織の規約を、総会の準備を始める前に一度読み直してください。例と違う定めになっていることもあります。特に、総会を誰が構成するのか（全世帯なのか、各班の代表なのか）と、幹事会に何を委任しているのかは、段取り全体に関わります。規約が見当たらない、あるいは設立時のまま一度も改正されていないという組織も珍しくありません。その場合は、今年の総会の議案の1つとして規約の見直しを入れることになります。
自治会との関係で、総会の形は3つに分かれる
自主防災組織の総会は、母体となる自治会とどういう関係にあるかで、形がはっきり分かれます。
1つめは、自治会と一体の形です。自治会の役員がそのまま自主防災組織の役員を兼ね、会員も同じ世帯です。総会は自治会の総会の中の1議題として扱われ、別の日に開くことはほとんどありません。
2つめは、自治会とは別に総会を開く形です。規約も会計も分かれていて、自治会に入っていない世帯にも会員として参加してもらっている組織や、マンションの管理組合を母体にしている組織に多い形です。
3つめは、協議会の形です。小学校区や連合自治会の範囲で、複数の自主防災組織がまとまって協議会を作り、その総会は各組織の代表者で構成されます。手引にも、各自主防災組織の代表者をもって総会を構成する協議会の規約の例が載っています。
形によって、総会の準備で詰まる場所が違います。
・一体の形では、防災の議案に割ける時間が短く、住民に中身が伝わらないまま承認される ・別に開く形では、出席者が集まりにくく、成立するかどうかが毎年の心配になる ・協議会の形では、各組織で決めてきたことと協議会の議案がずれて、持ち帰りが増える
一体の形の組織がまず取り組むのは、防災の議案を自治会の議案と混ぜないことです。議案書の中で章を分け、「ここからは自主防災会の議案です」と見出しを立てます。当日の進行でも、防災の議案に最低限の時間を確保します。会計報告や役員の紹介のあとに回すと、時間が押したときに削られるのは防災の議案です。議事の順番を入れ替え、防災計画の改正を前半に置くだけで、住民の聞き方が変わります。
一体の形では、会計の扱いにも注意が要ります。自治会費の一部を防災の費用に充てている場合、自治会の決算の中に防災の支出が埋もれていると、住民は防災にいくら使ったのかを知る手段がありません。自治会の決算書とは別に、防災の収支だけを抜き出した1枚を添えておくと、防災の議案の時間に説明しやすくなります。
別に開く形の組織では、成立の条件を規約で確かめておきます。出席と委任を合わせて何割で成立するのかが定められていない規約もあります。定めがないまま毎年開いていると、決議の効力に疑問が出たときに説明ができません。規約の見直しを議案にする年に、成立の条件もあわせて定めておくと、翌年からの準備が楽になります。
開く時期は、大雨の季節から逆算して決める
自主防災組織の総会の時期は、会計年度が4月に始まる組織なら、4月から6月に置かれることが多くなります。自治会の役員が4月に決まり、その後に総会を開く流れです。
手引に載っている事例の中には、4月頃に各自治会の防災会長が決まり、5月中旬に会長や関係者を集めて総会を開いて活動の概要を説明し、6月に年間の活動予定を説明して訓練や啓発を始める、という流れで回している地区もあります。役員が毎年ほぼ入れ替わる地区では、総会が「今年の顔ぶれに活動の中身を渡す場」になっているわけです。
防災の組織として気をつけたいのは、多くの地域で、6月ごろから梅雨と大雨の季節に入ることです。班の区切りや一時集合場所を見直したのに、総会を7月まで開けずにいると、見直した内容が住民に届く前に大雨の季節に入ります。とくに、ハザードマップの改定で大雨のときの集合場所を変えるような年は、総会を梅雨入り前に終えることを優先して日程を組みます。
逆算の段取りは、次のようになります。
・前年度の3月まで：決算の締めと、資機材の点検結果の取りまとめ ・4月：新しい役員の顔合わせ、監査、議案書の作成 ・総会の3週間前：議案書の配布と案内 ・5月中：総会 ・総会の翌週：決まったことの周知（特に変更点） ・6月：大雨の季節に入る前に、変更後の班の区切りや集合場所で連絡の試しをする
自治会と一体の形では、自治会の総会の日程に合わせるしかありません。その場合でも、防災の議案書だけは先に固め、自治会の議案書と一緒に配れる状態にしておきます。
案内には、防災計画のどこが変わるかを先に書く
総会の案内と議案書は、自治会の総会と同じく、開催の日時と場所、議案の一覧、出席できない場合の扱いを書きます。自主防災組織の案内で加えたいのは、「今年の総会で、住民の動きに関わることが何か変わるのか」を最初に示すことです。
多くの年は、防災計画に大きな変更はありません。その場合は「今年は防災計画の変更はありません。訓練の予定と予算をお諮りします」と1行で書きます。変更がある年は、案内の冒頭に変更点を箇条書きで出します。
・3班と4班の境を、県道から市道に変更します ・大雨のときの集合場所を、公園から小学校の体育館に変更します ・発災時の本部を、集会所から小学校の正門前に変更します
住民がこの案内を議案書まで読まなくても、自分に関わる変更があるかどうかは分かります。出席しない住民にとっても、この数行が、今年知っておくべきことのすべてになります。
防災計画の改正の議案は、新旧を並べて示します。改正前の文言、改正後の文言、改正の理由の3列です。理由には、判断のもとになった資料を書きます。「市のハザードマップの改定で、公園が浸水の想定区域に入ったため」のように、地区の役員が独自に決めたのではなく、公表されている情報に基づいていることが分かる書き方にします。
地図が関わる変更は、文字だけでは伝わりません。班の境や集合場所の変更には、変更前と変更後の地図を1枚ずつ付けます。議案書を紙で配るなら、地図だけは大きめに刷ります。
事業報告は、訓練の人数より見つかった課題を書く
事業報告と決算の報告は、自治会の総会と同じ形で作れば足ります。自主防災組織らしい中身を足すとすれば、訓練と資機材についての報告です。
訓練の報告では、実施した日と参加した人数を書くのが一般的です。人数は必要ですが、住民にとってより役に立つのは、訓練で見つかった課題です。
・担架を運ぶ訓練で、一時集合場所までの道に段差があり、2人では運べなかった ・安否確認の手順を試したところ、班長が不在の班で集計が止まった ・可搬ポンプのエンジンがかかるまでに時間がかかり、点検の頻度を見直す必要がある
課題を書くと、事業計画の議案と自然につながります。「段差のある道の代わりの経路を決める」「班長が不在のときの代わりを班ごとに決める」「ポンプの試運転を年2回に増やす」。報告と計画が対になっていれば、住民は今年の活動が何のためにあるのかを理解できます。
資機材の報告は、一覧で示します。品目、数量、置き場所、購入した年度、点検の結果、今後の更新の予定。この一覧を毎年の総会資料に載せておくと、倉庫の中身が役員の交代で分からなくなることを防げます。
市町村の補助金を受けて資機材を買った年は、補助金の実績報告と、総会の決算報告の数字をそろえます。市町村に出した報告と総会の資料で金額や品目が違っていると、あとで説明がつかなくなります。補助で買ったものが一覧のどれに当たるかを、備考に書いておくと確かめやすくなります。
役員の選任は、任期の違う役を分けて諮る
規約の例では、防災委員の任期が5年、その他の役員が1年と分けられていました。実際の組織でも、消防の経験者や防災の知識を持つ人に長く務めてもらう役と、班長のように毎年回る役が混ざっていることが多くあります。
任期の違う役を1つの議案でまとめて諮ると、誰がいつまで務めるのかが住民に伝わりません。選任の議案は、次のように分けて示します。
・今年改選になる役（会長、副会長、班長、監査役など）と、その候補 ・任期の途中で続けて務める役（防災委員など）と、残りの任期 ・任期の途中で交代する役と、その理由
自治会と一体の形では、自治会長が自主防災組織の会長を兼ねることが一般的です。自治会長は発災時に自治会としての対応や行政とのやりとりに追われるため、防災の現場を指揮する人を別に置いている地区もあります。その場合は、総会で「発災時に現場を指揮する役」を誰が務めるかを、自治会の役職とは別に明示しておきます。
班長を輪番で決めている地区では、総会の時点で次の班長が決まっていないこともあります。その場合は、総会では「班長は各班で決め、決まり次第お知らせします」と承認を得ておき、決まった名簿を総会のあとに周知します。名簿は、役割名と班の区切りを中心にし、個人の電話番号を全世帯向けの資料には載せないようにします。
役員の顔ぶれを諮るときに、あわせて見直したいのが、役割の偏りです。消防庁の手引は、女性の参画を進めてリーダーに複数の女性が含まれるようにすることや、性別や年齢で役割を固定しないことを求めています。役員の候補が毎年同じ年代の男性だけになっている組織では、総会の選任の議案で、副会長や班の責任者に昼間も地区にいる人や子育て中の世帯の人を加える提案をする機会になります。避難所で授乳の場所や衛生用品が足りなかった過去の災害の反省は、こうした人が計画を作る側にいないと、防災計画に反映されにくいからです。
協議会の総会は、持ち帰りの段取りを先に決める
小学校区や連合自治会の範囲でまとまった協議会の総会は、ほかの2つの形とは性質が違います。出席するのは住民ではなく、各自主防災組織の代表者です。協議会の総会で決まったことは、代表者がそれぞれの組織に持ち帰り、自分たちの総会や役員会で住民に伝えることになります。
この形で起きやすいのは、各組織の総会と協議会の総会の順番が年によって前後し、決まったことが住民に届かないまま1年が過ぎることです。たとえば、協議会で小学校の避難所の運営の分担を決めても、各組織の総会がすでに終わっていれば、その年の住民には伝える場がありません。
そこで、協議会の総会を開く前に、次の2点を代表者の間で決めておきます。
・協議会の総会と、各組織の総会のどちらを先に開くか ・協議会で決まったことを、各組織でいつまでに、どの場で住民に伝えるか
協議会の総会を先に開き、各組織の総会でその内容を報告する流れにすると、住民に届く順番が安定します。代表者が持ち帰りやすいように、協議会の議事の要点は、各組織の議案書にそのまま貼れる1枚にまとめて配ります。代表者が自分の言葉で説明し直さなくても、同じ内容が各地区に伝わる形です。
協議会では、各組織の代表者が1年で代わることも多く、前の年に何を決めたかを知らない代表者が集まることがあります。協議会の総会の冒頭で、前年度に決まったことと、その後の各組織での進み具合を5分ほどで振り返る時間を設けておくと、議論が前年の繰り返しにならずに済みます。
年度の途中の変更は、幹事会に委ねておく
自主防災組織の防災計画は、年度の途中で直したくなる場面が少なくありません。市町村が避難所の指定を変えた、班長が転居した、訓練で見つかった課題を受けて集合の手順を変えたい。そのたびに臨時総会を開くのは、現実的ではありません。
規約の例にあった「総会は、その付議事項の一部を幹事会に委任することができる」という定めは、この場面で役に立ちます。総会で、次のような委任をあらかじめ承認しておきます。
・市町村の指定の変更に伴う、防災計画の文言の修正 ・班長の交代に伴う、名簿の差し替え ・訓練の日程の変更 ・一定の金額までの、予算の項目間の流用
委任する範囲は、議案書に具体的に書きます。「防災計画の軽微な変更」のような書き方では、どこまでが軽微なのかで意見が割れます。班の区切りや集合場所の変更のように住民の動きが変わるものは委任に含めず、臨時総会か次の総会に諮る、と線を引いておくと安心です。
幹事会で決めた変更は、決めた時点で住民に知らせ、次の総会で報告します。報告の議案として「幹事会で決定した事項」を毎年設けておけば、1年間に何が変わったかが総会の資料に残ります。
幹事会で決めたことの記録は、決めた日、決めた内容、決めた理由、出席した役員を1行ずつ残します。自主防災組織の幹事会は、訓練の前の打ち合わせと兼ねて開かれることが多く、打ち合わせのメモの中に決定が紛れ込みがちです。打ち合わせのメモとは別に「決定事項」の欄を作っておくと、総会の報告を作るときに1年分を探し直さずに済みます。
実際に災害が起きたあとは、委任の範囲を超える判断を役員がその場でしなければならないこともあります。そうした判断は、落ち着いてから幹事会で経緯を記録し、次の総会で報告して承認を得る、という順番を規約か申し合わせに書いておくと、判断した役員が一人で責任を負う形にならずに済みます。
総会の日を、住民が防災に触れる機会にする
別に総会を開く形の組織では、出席者が集まらないことが毎年の悩みになります。防災の総会は、議案の中身が住民にとって身近に感じにくく、「行かなくても何も変わらない」と思われがちです。
出席を増やすための工夫として、総会の前後に、住民が防災に触れられる時間を足している組織があります。
・消防署や市町村の担当者に、地区の災害の想定について短い話を頼む ・備蓄品の入れ替えで出た保存食や保存水を、出席者に配る ・会場の入口に、変更後の班の区切りと集合場所の地図を貼り出す ・総会のあとに、防災倉庫の中を見てもらう時間を設ける
消防署や市町村の担当者に話を頼む場合は、総会の日程が決まったらすぐに依頼します。春は同じ依頼が重なる時期なので、2か月前には連絡しておくと調整がつきやすくなります。
総会の受付は、世帯の情報を確かめる機会にもなります。ただし、受付で家族構成や支援が必要な人のことを聞き取るのは避けたほうがよいでしょう。人の目がある場所で答えにくいことを聞くことになり、集めた情報の扱いも決まっていないからです。受付でするのは、出席の確認と、配った資料の受け取りまでにとどめます。
総会の日を訓練と同じ日にまとめる組織もあります。午前に総会、午後に地区の訓練という組み方です。住民が2回集まらずに済み、総会で決めた変更後の集合場所や班の区切りを、その日のうちに実際に歩いて確かめられる利点があります。一方で、総会が長引くと訓練の開始が遅れ、訓練に協力してもらう消防署や消防団との約束の時刻に影響します。同じ日にするなら、総会の終わりの時刻を案内に明記し、議事が残っても訓練の時刻を動かさないと決めておきます。
欠席した世帯に、決まったことを届ける
どの形の総会でも、出席するのは地区の世帯の一部です。自主防災組織の総会で決まったことのうち、欠席した世帯に必ず届けなければならないのは、住民の動きに関わる変更点です。
総会のあと、全世帯に配る知らせは、議事録の写しではなく、変更点だけを抜き出した1枚にします。議事録には議案ごとの結果や質疑が並びますが、住民が知りたいのは「自分の家は何班で、どこに集まればよいのか」です。変更がなかった年も、「今年は班の区切りと集合場所に変更はありません」と1行で知らせます。変更がないことを知らせるだけでも、住民が去年の情報を使い続けてよいと判断できます。
1枚には、次のことを載せます。
・変更点（班の区切り、集合場所、本部の場所）と、変更後の地図 ・今年の訓練の予定日 ・今年の班長の役割名と、連絡のとり方 ・議事録や議案書の全文をどこで見られるか
委任状や書面で意見を出してくれた世帯には、その意見がどう扱われたかも伝えます。「集合場所の変更について頂いたご意見は、総会で紹介し、変更後の経路の確認を今年の訓練で行うことになりました」のように、意見が議事のどこに反映されたかを示すと、翌年も書面で参加してもらいやすくなります。
議事の記録は、あとで説明する根拠として残す
総会の議事録は、自治会と同じく、日時、場所、出席者数、議案ごとの結果、主な質疑を書きます。自主防災組織の議事録で特に意識したいのは、防災計画の改正について、あとから住民や市町村に説明するときの根拠になることです。
災害が起きたあとに、「なぜ集合場所がここだったのか」と問われることがあります。そのときに、総会でどういう理由で決め、どれだけの賛成で承認されたかが記録に残っていれば、組織として説明できます。改正の議案については、改正の理由、提示した資料、質疑の中身、採決の結果を省かずに書きます。
質疑の中で、住民から地区の危ない場所についての指摘が出ることがあります。「この路地はブロック塀が傾いている」「大雨のときにこの交差点は水が溜まる」。こうした指摘は議事録の本文に埋めると、翌年には誰も覚えていません。議事録とは別に「総会で出た地区の指摘」として一覧にし、次の安全点検の対象に回します。
議事録の署名や押印の決まりは、組織の規約に従います。定めがない場合は、議長と、出席者の中から選んだ人が内容を確かめたことを記録しておくと、あとで内容に疑問が出たときに確かめやすくなります。
総会のやりとりを録音や録画で残す組織も増えています。録画を残す場合は、会場で撮影することを最初に伝え、映りたくない人の座る場所を分けるなど、配慮を示しておきます。記録の置き場所は、個人の端末ではなく組織の置き場所にします。役員が代わっても、次の総会の準備をする人が去年の記録をたどれる状態にしておくことが、総会の段取りを毎年ゼロから組み直さずに済む一番の方法です。
総会の資料と記録を置く場所を選ぶときに見る点
総会の段取りは、案内、議案書、当日のやりとり、議事録、決まったことの周知と、1年のうちの数か月にわたって続きます。これらがばらばらの場所にあると、翌年の担当者は去年の資料を探すところから始めることになります。置き場所を選ぶときは、次の点を見ます。
1つめは、案内と決まったことの周知が、流れずに残るかどうかです。総会の案内は3週間前に出し、決まった変更点は総会のあとも1年間参照されます。トークが新しい発言で上に流れる形と、掲示板に1件ずつ残って大事な知らせを上に固定できる形の違いは、LINEグループとの比較で項目ごとに並べてあります。役員が代わったときに記録がグループに残るか、端末ごとの履歴になるかという違いも、同じ表で確かめられます。
2つめは、総会のやりとりを後から読み返せるかどうかです。町内会での使われかたには、役員会の様子を動画で上げ、来られなかった人が発言を文字で追える例があります。自主防災組織の総会で、防災計画の改正について誰が何を質問し、どう答えたかを残す形として参考になります。動画を自動で文字にする機能の有無は、BANDとの比較やFacebookグループとの比較に書かれています。
3つめは、入れる人を住民に限れるかどうかです。議案書には班の区切りや本部の場所が載り、議事録には住民の発言が残ります。匿名で広く集まる場と、顔と名前の分かる会の場の違いは、LINEオープンチャットとの比較にまとまっています。
4つめは、年配の住民が迷わず開けるかどうかです。新しいIDとパスワードを作らずに入れるか、文字を大きくできるかはよくある質問で、サーバーとチャンネルに分かれた画面の作りが初めての人に迷いやすい点はDiscordとの比較で確かめられます。役員が毎年代わる組織で、延期の知らせと延期後の予定が同じ画面に並ぶ形は、PTAでの使われかたで見られます。
自主防災組織の総会で本当に決めているのは、災害のときの住民の動きです。その決定を、住民に伝わる順番で案内し、理由と一緒に記録し、翌年の担当者がたどれる場所に置いておく。この段取りが回っていれば、総会が数分で終わる年があっても、決まったことは地区に残ります。
Q1. 自治会の総会と自主防災組織の総会は、同じ日にまとめて開いてもよいですか？
自治会と一体で運営している組織なら、同じ日にまとめて開くのが一般的です。その場合も議案書の章を分け、防災計画の改正のように住民の動きに関わる議案は前半に置いて時間を確保してください。規約や会計が自治会と分かれている組織は、それぞれの規約に定められた手続きに沿って進めます。
Q2. 総会はいつごろ開くのがよいですか？
会計年度が4月に始まる組織では4月から6月が多く、新しい役員が決まったあとに開く流れになります。班の区切りや大雨のときの集合場所を変える年は、変更点を住民に届けてから大雨の季節に入れるよう、梅雨入り前に総会を終えることを優先して日程を組むと安心です。
Q3. 年度の途中で防災計画を直したいときは、臨時総会が必要ですか？
規約で総会の付議事項の一部を幹事会に委任できる定めがあれば、あらかじめ総会で委任の範囲を承認しておくことで、臨時総会を開かずに対応できます。委任する範囲は具体的に書き、集合場所や班の区切りの変更のように住民の動きが変わるものは委任に含めないと線を引いておくと、あとで意見が割れにくくなります。
Q4. 総会の議事録には、何を残しておけばよいですか？
日時や出席者数、議案ごとの結果に加え、防災計画を改正した場合は、改正の理由、示した資料、質疑の中身、採決の結果を省かずに残してください。災害のあとに決定の理由を説明する根拠になります。住民から出た危ない場所の指摘は別の一覧にして、次の安全点検に回すと活かしやすくなります。