地域の子育てサークルの集金は、金額が小さいぶん、軽く扱われがちです。ところが実際には、抱っこひもで両手がふさがった親から小銭を受け取り、おやつ代と講師の謝礼と会場代を別々に集め、休んだ家庭の分をどうするかをその場で決める、という細かい作業の積み重ねです。記録が追いつかないまま年度末を迎えると、残ったお金が誰の何の分なのか説明できなくなります。この記事では、子育てサークルで何にお金がかかるのかを並べたうえで、集め方の分け方、振込の名義と家庭の結び付け方、集金の知らせの型、休んだ回の扱い、金額が合わないときの確かめ方、卒業する家庭との精算、そして次の会計への渡し方を示します。
子育てサークルで、お金がかかるもの
集金の形を決める前に、会として何にお金を使っているのかを書き出します。子育てサークルの支出は、おおむね次のように分けられます。
・会場の使用料（公民館、地区センター、児童館の部屋など） ・保険料（活動中のけがに備える保険） ・講師への謝礼（リトミック、ベビーマッサージ、絵本の読み聞かせなど） ・おやつや飲み物の代金 ・行事の実費（季節の工作の材料、手形や足形を取る色紙、行事の飾り） ・消耗品（おもちゃの消毒用品、ウェットティッシュ、ビニールシート） ・卒業する家庭への記念品
このうち、会場の使用料と保険料は年間を通して決まった額がかかる支出です。講師の謝礼と行事の実費は、その回に参加した家庭の数で割るのが自然な支出です。おやつ代は、毎回かかる会もあれば、行事の日だけの会もあります。
性質の違う支出を、1つの会費でまとめて集めると、講師の回に来なかった家庭が「参加していない回の謝礼まで払っている」と感じます。反対に、すべてを回ごとに集めると、会場の使用料のように参加人数に関係なくかかる費用を、来た家庭だけで負担することになります。
支出を「年間で決まっているもの」と「回ごとに変わるもの」に分けて見ておくと、次に決める集め方の形がはっきりします。
年会費と、回ごとの参加費を分ける
支出の性質に合わせると、子育てサークルの集金は2つの財布に分けるのが扱いやすくなります。
・年会費（または期ごとの会費）で集めるもの：会場の使用料、保険料、消耗品 ・回ごとの参加費で集めるもの：講師の謝礼、おやつ代、行事の実費
年会費は、年度の初めか入会のときに1回集めます。金額は、前の年の会場の使用料と保険料と消耗品の合計を、会員の家庭の数で割って決めます。会場の使用料が自治体によって大きく違うため、会費の相場を他の会と比べる意味はあまりありません。自分たちの会の支出から逆算します。
回ごとの参加費は、講師を呼ぶ回や行事の回だけに集めます。通常の活動日に毎回集めると、そのたびに小銭の受け渡しが発生し、会計の係は子どもを見ながらお金を数えることになります。通常の日のおやつ代程度であれば、年会費に含めてしまう会も多くあります。
2つの財布を分けたら、帳簿も分けます。年会費の帳簿には会場代や保険料の支払いを、参加費の帳簿には講師の謝礼やおやつ代を、それぞれ記録します。1つの帳簿に混ぜると、年度末に「講師の回の収支がいくら余ったのか」が分からなくなり、翌年の参加費を決める根拠がなくなります。
年会費の金額は、毎年見直す必要はありません。見直すのは、会場の使用料が変わった年、保険の掛け金が変わった年、会員の家庭の数が大きく増えたり減ったりした年です。この3つのどれかに当てはまったときだけ、前の年の支出から計算し直すと決めておけば、毎年の総会で金額の議論をせずに済みます。
活動日の会場で、現金を受け取らない
子育てサークルの集金で、最も手間がかかるのは、活動日の会場での現金の受け渡しです。受け取る側も払う側も、子どもから目を離せません。
会場での現金のやりとりで起きやすいことは、次のようなものです。
・子どもが走り出して、お釣りを渡しそびれる ・誰から受け取ったかを書く前に、次の家庭が来る ・集金袋を置いた場所から、子どもがお金を持っていってしまう ・活動が終わったあとの片付けの中で、集金袋が荷物に紛れる
これを避けるには、会場ではお金を受け取らない、と決めてしまうのが確実です。現金で集める場合も、活動日ではなく、別に集金の日を置くか、次の活動日までに封筒に入れて提出してもらう形にします。
封筒で集める場合は、封筒の表に家庭の名前、何の費用か、金額を書く欄を印刷しておきます。受け取った会計の係は、その場で中身を数えず、持ち帰ってから数えて帳簿に付けます。封筒は受け取った順にまとめて保管し、帳簿に付け終わるまで捨てません。金額が合わなかったときに、封筒の記載に戻って確かめられるからです。
お釣りが出ないように、金額はきりのよい数にしておきます。回ごとの参加費であれば、300円や500円のように、硬貨1枚か2枚で払える額にしておくと、受け渡しの手間が減ります。
振込や送金の名義から、どの家庭の支払いかを割り出せるようにする
振込や送金で集金する子育てサークルで、会計の係が最も時間を取られるのは、入金の記録を見て「これは誰の分か」を割り出す作業です。子育てサークルの名簿は、たいてい母親の名前と子どもの呼び名で作られています。ところが、実際の振込や送金は、別の名前で届くことがよくあります。
・家計の口座が配偶者の名義で、父親のフルネームで届く ・結婚前の口座を使っていて、旧姓で届く ・金融機関の表示が半角のカタカナで、同じ読みの家庭と区別がつかない ・祖父母が孫の分を払ってくれて、まったく知らない名前で届く ・双子やきょうだいの分を、別々の日に2回に分けて払ってくる
名簿の「〇〇ちゃんのお母さん」と、入金の記録の「ヤマダ タロウ」を結び付けるには、会計の係がその家庭の事情を知っている必要があります。係が交代した翌年には、この結び付けができなくなります。
割り出しの手間をなくすには、払う側に、名義の前か送金のメモに決まった文字を入れてもらいます。
・子どもの呼び名（名簿に書いてあるもの） ・何の費用か（年会費、9月講師、クリスマス会など）
振込であれば、振込人の名前の前に子どもの呼び名を入れる形、送金アプリであればメモ欄に書く形です。集金の知らせにこの書き方の例を毎回載せておきます。
それでも名義だけで届いたものは、名簿に「振込の名義」の列を1つ足して、分かった時点で書き込んでおきます。翌年の係は、この列を見れば結び付けができます。この列は会計の係だけが見られる場所に置き、ほかの会員には見えないようにします。
会の名義の口座を作るときに、先に整えておくこと
子育てサークルは、ほとんどが法人ではない任意の団体です。任意の団体で銀行の口座を作ろうとすると、金融機関から、会則や代表者を確かめる書類を求められることが多くあります。
税の法律では、法人ではない団体のうち、代表者の定めがあるものについて、次のように定義しています。
法人でない社団又は財団で代表者又は管理人の定めがあるものをいう。 出典: e-Gov法令検索（法人税法 第二条第八号「人格のない社団等」）
この定義が子育てサークルの税の扱いにどう関わるかは、会の活動の中身によって変わるため、ここでは断定しません。バザーなどで物を売る活動をしている場合は、税務署に確かめておくのが確実です。ただ、口座を作る場面に限って言えば、会則に代表者を置くことが書かれているかどうかが、手続きの入り口になることがよくあります。
口座を作る前に整えておきたいのは、次の点です。
・会の名前、目的、代表者の置き方、会計の係の置き方が書かれた会則 ・会則を決めた日と、代表者を選んだ記録 ・通帳を持つ人と、印鑑やカードを持つ人を分けること
最後の点は、会計の係1人に通帳と印鑑とカードが揃うと、ほかの役員が残高を確かめる手段がなくなるためです。通帳は会計の係、印鑑は代表、のように分けておくと、お互いに確かめ合う形になります。
口座の名義に代表者の個人名が入る場合、代表が交代するたびに名義の変更の手続きが要ることがあります。手続きに必要な書類は金融機関によって違うので、口座を作るときに、代表が交代したら何が要るかを窓口で聞いて控えておきます。
集金の知らせは、毎回同じ順番で、同じ5項目を書く
子育てサークルの集金は、年会費、講師の回の参加費、行事の実費、保険料と、1年の間に何度も知らせることになります。そのたびに役員が思いついた書き方で知らせると、会員は毎回、金額と締め切りを文章の中から探すことになります。
集金の知らせには、次の5項目を、毎回同じ順番で書きます。
・何の費用か ・1家庭あたりいくらか（子どもの人数で変わる場合はその計算） ・いつまでに ・どうやって払うか（封筒、振込、送金アプリ） ・払ったあとに何をすればよいか（何もしなくてよい、写真を送る、など）
順番が決まっていれば、会員は2回目からは読まずに目で拾えます。役員にとっても、前回の知らせを複製して項目を差し替えるだけで済むので、書く手間が減ります。
最後の項目は、見落とされやすいものです。振込の場合に、払ったことを連絡する必要があるのかないのか。書いていないと、律儀な家庭は払うたびに役員へ個別に「振り込みました」と送り、役員のもとに同じような連絡が何十通も届きます。反対に、連絡が必要な運用なのに書いていなければ、会計の係は入金の記録を1件ずつ確かめることになります。会計の係が入金の記録で確かめるので連絡は要らない、と書いておくのが、双方の手間が最も少ない形です。
講師の回や行事の参加費は、申し込みと同じ知らせの中で集金の案内も出します。申し込みの返事を集めたあとに、改めて集金の知らせを出すと、会員は同じ行事について2回知らせを読むことになり、申し込んだが払っていない家庭が生まれます。申し込みの締め切りと支払いの締め切りを同じ日にしておくと、一覧で「申し込んだが払っていない家庭」を探す作業も1回で済みます。
保険料は、加入する人数と時期に合わせて集める
子育てサークルの保険料は、ほかの費用と集め方が少し違います。活動中のけがに備える保険の多くは、加入する人ごとに掛け金がかかり、年度単位で加入します。親子で参加する会では、子どもだけでなく親も対象にするかどうかで、1家庭あたりの金額が変わります。
保険料を年会費にまとめて集めていると、次のようなずれが起きます。
・双子や、きょうだいで参加する家庭の保険料が、1家庭分しか入っていない ・年度の途中で入会した家庭の加入手続きが、会費の受け取りより遅れる ・親を対象に含めるかどうかを、年によって変えている
保険料だけは、年会費とは別の行にして、家庭ごとの人数で計算します。年会費と一緒に受け取る場合も、帳簿と家庭ごとの表では分けて記録しておくと、保険の加入の手続きをするときに人数と金額をすぐに照らし合わせられます。
年度の途中で入会した家庭の保険の加入は、会費を受け取った日に手続きをする、と決めておきます。保険の加入の手続きが済むまでの間に活動に参加した場合の扱いは、加入している保険によって違うため、加入先の案内で確かめて、入会の案内に書いておきます。更新の時期と手続きの方法も帳簿の最初のページに書いておくと、会計の係が代わった年に更新を忘れることがありません。
休んだ回の参加費を、どう扱うかを先に決める
子育てサークルでは、当日の子どもの体調で欠席する家庭が必ず出ます。朝に熱が出た、夜中に吐いた、昼寝から起きなかった。講師の回の参加費を先に集めていた場合、休んだ家庭の分をどうするかで、毎回の相談が生まれます。
決め方は、費用の性質で分けます。
・講師の謝礼：人数で謝礼が決まる契約でなければ、返金しない ・おやつ代：買う前に欠席が分かれば返金、買ったあとなら持ち帰りにする ・行事の材料：用意したあとなら返金せず、材料を家に届けるか次の回に渡す
講師の謝礼は、多くの場合、参加の人数にかかわらず1回いくらで決まっています。休んだ家庭に返金すると、参加した家庭の負担が増えるか、会の年会費から補うことになります。返金しないと決めるなら、申し込みのときに「当日の欠席は返金しません」と書いておきます。
おやつ代は、前日までに欠席が分かれば数を減らせるので返金しやすい費用です。当日の朝に分かった場合は、用意したおやつを次の回に回すか、休んだ家庭に後日渡します。
この線引きを決めずにおくと、会計の係が家庭ごとに対応を変えることになり、「あの家には返金したのに」という声が出ます。決まりが1つあれば、係は決まりを伝えるだけで済みます。
集めた金額と、参加した家庭の数が合わないときの確かめ方
講師の回や行事のあとに、集めた参加費の合計を数えると、参加した家庭の数から計算した金額と合わないことがあります。子育てサークルでは、この食い違いが起きる理由がいくつか決まっています。
・申し込んだが当日休んだ家庭が、先に払っていた ・当日に飛び入りで参加した家庭が、あとで払う約束になっている ・きょうだいで参加した家庭が、1人分だけ払っている ・見学の家庭が参加し、見学は無料の扱いだった ・卒業した家庭が、前の回の分をまとめて払ってきた
食い違いが出たときに、会計の係が記憶だけで理由を探そうとすると、答えが出ないまま帳簿に「差額」とだけ書くことになります。この差額が年に何回か積み重なると、年度末に残金の説明がつかなくなります。
確かめ方は、3つの記録を並べることです。
・申し込みの一覧（誰が申し込んだか） ・当日の出席の記録（誰が来たか） ・家庭ごとの支払いの表（誰が払ったか）
この3つを家庭ごとに横に並べると、「申し込んで、来なくて、払った」「申し込まずに、来て、払っていない」といった組み合わせが一目で見えます。食い違いの理由の多くは、この並べ方で見つかります。
そのためには、当日の出席の記録を、その場で残しておく必要があります。子育てサークルの活動日は、受付で名前を書いてもらう余裕がないことも多いので、活動の途中で役員が出席の一覧に印を付けるか、終わったあとに集合写真を撮って、写っている親子で確かめる会もあります。出欠の返事を集める道具を使っているなら、当日来た家庭の返事を「出席」に直しておくだけでも、あとの照らし合わせが楽になります。
バザーや手作り品の販売で得たお金は、別に記録する
子育てサークルの中には、地域のお祭りに手作りの小物を出したり、会員の家庭で使わなくなった子ども服を集めてバザーを開いたりして、活動費の足しにしている会もあります。この収入を会費と同じ帳簿に混ぜると、あとから収支の中身が見えにくくなります。
販売で得たお金は、会費とも参加費とも別の項目にして記録します。売り上げの合計、材料や出店料などにかかった費用、差し引いて残った額を、行事ごとに書いておきます。
物を売る活動が、税の扱いのうえでどう見られるかは、売る物や頻度によって変わります。前の節で触れたとおり、ここでは断定しません。毎年続けて販売をしている会や、売り上げが大きくなってきた会は、税務署の窓口で確かめておくと、次の役員に不安を残さずに済みます。
もう1つ気をつけたいのは、バザーに出す品物の出どころです。会員の家庭から寄付として集めた品物の売り上げは会のお金になりますが、売れた分を出した家庭に返す約束で集めた場合は、預かり金になります。どちらの形で集めたのかを、品物を集める時点で決めて伝え、帳簿にも書いておきます。
誰が払ったかを、1枚の表で追えるようにする
子育てサークルの集金の記録は、帳簿だけでは足りません。帳簿には「9月の講師の回、参加費、12,000円」とまとめて書かれますが、それが誰と誰の分なのかは分かりません。未払いの家庭を探すときや、返金するときに必要なのは、家庭ごとの記録です。
家庭ごとの記録は、1枚の表にします。縦に家庭の名前、横に費用の項目を並べ、払った日を書き込んでいきます。
・年会費（前期、後期） ・講師の回ごとの参加費 ・行事ごとの実費 ・保険料（子どもの人数分）
払った日を書くことで、現金か送金かにかかわらず、帳簿の入金の記録と照らし合わせられます。空欄が残っている家庭が、未払いの家庭です。
この表と名簿を同じ場所で管理しておくと、入会した家庭の行を足す、卒業した家庭の行を閉じる、という作業が名簿の更新と一緒にできます。表が会計の係の個人のパソコンの中にしかないと、係が子どもの体調で活動を休んだ週に、ほかの役員が未払いを確かめられません。
未払いの家庭への声かけは、全体の場でしない
集金の締め切りを過ぎても払っていない家庭がいると、会計の係は全体の連絡の場に「まだ払っていない方がいます」と書きたくなります。子育てサークルでは、これが会員の離れる理由になりやすいものです。
未払いの理由は、ほとんどが忘れていたか、払ったつもりになっていたかです。産後の体調や睡眠不足の中で、封筒を用意したまま出し忘れる家庭は珍しくありません。全体の場で呼びかけられると、自分のことだと気づいた家庭は、ほかの会員に知られたと感じます。気づかなかった家庭には、呼びかけは届きません。
未払いの家庭への声かけは、個別に行います。書き方は、責める調子を避け、事実と頼みごとだけにします。
「9月の講師の回の参加費について、こちらの記録では、まだ受け取りが確認できていません。行き違いでしたら申し訳ありません。」
「行き違いでしたら」の一言があるだけで、払ったつもりだった家庭は確かめ直してくれますし、本当に払っていた場合にも角が立ちません。家庭ごとの表で払った日を記録していれば、払ったという申し出があったときに、すぐに照らし合わせられます。
卒業していく家庭との精算は、2月に始める
子育てサークルでは、毎年3月にまとまった数の家庭が卒業します。卒業する家庭との精算を3月の最後の活動日に行おうとすると、記念品の代金の集金、年会費の残りの扱い、未払いの確認が1日に重なり、会計の係が対応しきれません。
精算は、2月のうちに始めます。
・2月の初め：卒業する家庭を確かめ、家庭ごとの表で未払いがないかを見る ・2月の半ば：記念品を用意するなら、その費用の出し方を決めて知らせる ・3月の初め：未払いがある家庭に個別に声をかける ・3月の最後の活動日：精算を終えた状態で、記念品を渡す
年会費を前期と後期に分けて集めている会で、年度の途中の1月や2月に保育園へ移る家庭が出ることもあります。途中で抜けた家庭に後期の会費を返すかどうかは、入会の時点で決めて伝えておくべきことですが、決めていなかった場合は、その年は返金せず、次の年度から決まりを作る、という扱いにすると、その年の中で不公平が生まれません。
卒業する家庭の記念品を、残る家庭の会費から出すのか、卒業する家庭から集めるのかも、会によって考え方が分かれます。どちらにしても、毎年同じ出し方にしておくと、翌年の卒業のときに迷いません。
年度末の会計の確認は、役員ではない会員に頼む
子育てサークルの会計は、会計の係が1人で帳簿を付け、代表が目を通して終わり、ということが多いものです。会の規模が小さく、金額も大きくないため、確認の手順が省かれがちです。
それでも、年度末に1回、会計の係と代表以外の会員に帳簿を見てもらう手順を置く理由があります。
・会計の係が、自分の記録に誤りがないと示せる ・残金がいくらあるかを、会員が同じ数字で知っている状態になる ・次の年度の会費を決めるとき、前の年の実績に全員が納得しやすい
確認を頼む会員は、年度の初めに決めておきます。確認するのは、帳簿の残高と通帳の残高（または現金の残高）が合っているか、支出の記録にレシートが揃っているか、の2点で十分です。確認した日と確認した人の名前を帳簿に書き残します。
確認の結果は、年度の最後の集まりで、収入と支出の合計と残金を短く報告します。細かい明細まで読み上げる必要はありません。見たい会員がいれば見られるように、帳簿の置き場所を伝えておきます。
会計の係が代わるときに渡すもの
子育てサークルの会計の係は、子どもの卒業とともに毎年のように代わります。会計の引き継ぎは、お金そのものに加えて、お金の流れの理由を渡す作業です。
渡すものは、次のようなものです。
・通帳、現金の残り、送金アプリで受け取っていた場合はその扱い ・帳簿（年会費の帳簿と、参加費の帳簿） ・家庭ごとの支払いの表 ・レシートと領収書の束 ・会費と参加費の金額の決め方と、その根拠になった前の年の支出 ・休んだ回の返金の決まり ・名簿の「振込の名義」の列と、その置き場所 ・会場の使用料の支払い方、保険の加入先と更新の時期 ・集金の知らせの5項目の型
とくに抜けやすいのは、金額の決め方の根拠です。年会費がなぜこの金額なのかが分からないと、次の係は会場の使用料が変わったときに会費を見直す判断ができません。前の年の支出の合計と、それを何家庭で割ったのかを1行書いておくだけで、根拠が伝わります。
これらが紙の束と個人のパソコンと送金アプリに散らばっていると、引き継ぎに半日かかり、いくつかは渡し忘れます。1つの置き場所にまとめ、閲覧できる人を役員の交代とともに入れ替える形にしておくと、渡すものは置き場所の入り方だけになります。
連絡の道具の比較から見える、子育てサークルの集金の詰まり
集まりの連絡をまとめる道具を比べていくと、子育てサークルの集金で困るのは、お金を動かす機能そのものより、集金の知らせと記録がどこに残るか、役員が代わったときにそれが引き継がれるかです。
LINEグループとの比較では、トークの履歴を端末ごとに持つため引き継ぐ手立てが要る形と、記録がグループに残り、リーダーを交代してもこれまでの投稿がそのまま残る形とが並べられています。会計の係が毎年代わる子育てサークルでは、前の年の集金の知らせや、決まりを伝えた投稿が残っているかどうかが、次の係の迷いを減らします。
講師の回の参加を募って、その人数で参加費を決める会では、BANDとの比較が参考になります。カレンダーと出欠確認に加えて投票や時間帯を分けた参加者募集ができる形と、カレンダーと出欠に絞った形とが整理されています。Facebookグループとの比較ではイベント機能とカレンダーの違いが、Discordとの比較ではイベント機能と出欠の違いが挙げられています。出欠の記録が残る場所があれば、参加費を払うべき家庭の一覧を作る手間が減ります。
LINEオープンチャットとの比較では、匿名で参加する場と、誰が投稿したかが分かる会の場との違いが示されています。お金を集める会では、誰が誰なのかが分かる場で連絡することが前提になります。
使われ方の画面としては、PTAでの使われかたで、保護者どうしが連絡先を交換せずにやりとりでき、役員が代わっても記録がグループに残る例が見られます。町内会での使われかた、サークルでの使われかた、教室での使われかた、学校での使われかたもあわせて、料金の扱いはよくある質問で確かめられます。
子育てサークルの集金を回すのは、支出を性質で分けること、会場で現金を受け取らないこと、振込の名義と家庭を結び付けること、家庭ごとの記録を1枚の表で持つこと、そして決まりと根拠を次の係へ渡すことです。金額が小さい会ほど、この形が整っているかどうかで、係の負担が大きく変わります。
Q1. 子育てサークルの年会費は、いくらくらいにすればよいですか？
会場の使用料が自治体や施設によって大きく違うため、ほかの会の金額と比べるより、自分たちの会の支出から逆算するほうが確実です。前の年の会場の使用料、保険料、消耗品の合計を会員の家庭の数で割り、それを年会費の目安にします。講師の謝礼や行事の実費は、年会費に含めず回ごとに集めると、参加しない家庭の不公平感が減ります。
Q2. 振込の名義が配偶者の名前で届き、どの家庭の分か分かりません。どうすればよいですか？
振込人の名前の前や送金のメモ欄に、名簿にある子どもの呼び名と費用の名前を入れてもらうよう、集金の知らせに毎回書き方の例を載せます。それでも名義だけで届いたものは、分かった時点で名簿の「振込の名義」の列に書き込んでおくと、翌年の会計の係も結び付けができます。この列は会計の係だけが見られる場所に置きます。
Q3. 当日に子どもの体調で休んだ家庭に、参加費は返すべきですか？
費用の性質で決めると迷いません。講師の謝礼が人数にかかわらず決まっているなら返金せず、おやつ代は買う前に欠席が分かれば返金、行事の材料は用意したあとなら返金せず後日渡す、という形がよく見られます。どの形でも、申し込みの時点で決まりを伝えておくことが大切です。
Q4. 集金の締め切りを過ぎても払っていない家庭には、どう伝えればよいですか？
全体の連絡の場ではなく、個別に伝えます。未払いの多くは忘れていたか払ったつもりだったかなので、「こちらの記録では受け取りが確認できていません。行き違いでしたら申し訳ありません」のように、事実と頼みごとだけを書きます。家庭ごとの支払いの表で払った日を記録しておくと、申し出があったときにすぐ確かめられます。