地域の子育てサークルの総会には、ほかの団体にない難しさがあります。年度末に総会を開くと、出席している家庭の多くは翌月に卒業していき、翌年の会を担う家庭はまだ入会していません。しかも会場では子どもが走り回り、泣き、授乳の時間が来ます。町内会やPTAの総会の段取りをそのまま持ち込んでも、議題の半分も終わらないうちに解散になります。この記事では、子育てサークルの総会がなぜ回りにくいのかを先に整理し、開く時期の選び方、子連れで短く終える進め方、資料の届け方、欠席する家庭の意思の集め方、役員の決め方、そして議事の記録を次の代表に渡すまでの段取りを示します。
子育てサークルの総会は、決める人と担う人がずれる
多くの団体では、総会に出席する会員が、翌年もその会に残って決めたことを実行します。子育てサークルは違います。
子どもが幼稚園や保育園に入る年度の区切りで、会員の家庭がまとまって卒業します。3月に総会を開けば、出席者の中には、4月からもう会にいない家庭が相当数含まれます。その家庭が、翌年の会費の金額や、活動の曜日や、新しい役員を決める議決に加わることになります。
反対に、翌年の会の中心になるのは、年度の後半に入会した0歳児の家庭や、4月以降に入ってくる家庭です。後半に入った家庭はまだ会に慣れておらず、総会で意見を言いにくい立場にあります。4月以降に入る家庭は、そもそも総会の場にいません。
このずれを放っておくと、次のことが起きます。
・卒業する家庭が、自分たちの年の感覚で翌年の活動を決める ・翌年の役員が、自分たちが決めていないことを1年間実行する ・4月に入った家庭が、なぜこの会費なのか、なぜこの曜日なのかを知らない
子育てサークルの総会を考えるときは、まず、この決める人と担う人のずれをどう扱うかから始めます。
総会を1回で済ませず、報告と決定に分ける
決める人と担う人のずれを小さくする方法の1つは、総会を2つに分けることです。
・年度末の集まり：その年の活動の報告、会計の報告、引き継ぎ ・新年度の集まり：その年の役員、活動の予定、会費の決定
年度末の集まりでは、卒業する家庭がいるうちに、1年間に何をしたか、お金をどう使ったか、何が残ったかを報告してもらいます。これは、その年を担った家庭にしかできないことです。
新年度の集まりは、4月に入会した家庭がひととおり揃う時期に開きます。4月の最初の活動日では新しい家庭がまだ会に慣れていないので、4月の終わりか5月の初めの活動日に置く会が多いようです。この集まりで、その年の会員が、その年の役員と活動と会費を決めます。
2つに分けると集まりが1回増えますが、どちらも通常の活動日の中に組み込めば、会員の負担はほとんど増えません。1回の総会で報告と決定を詰め込むより、それぞれの集まりが短く済みます。
会則がある会で、総会は年1回と書かれている場合は、会則を変える必要があります。変えるまでの間は、年度末の集まりを総会とし、新年度の集まりを役員会の延長として位置づけ、決定の内容を会員に知らせて異論がないかを確かめる形でも運用できます。
会則に、総会の決め方をどこまで書くか
子育てサークルは、ほとんどが法人ではない任意の団体です。民法には、法人の成立について次の条文があります。
法人は、この法律その他の法律の規定によらなければ、成立しない。 出典: e-Gov法令検索（民法 第三十三条）
法律に基づいて法人になっていない会には、総会の開き方を定めた法律の決まりがあるわけではありません。総会で何を決めるのか、何人集まれば決められるのか、どうやって決めるのかは、会が自分たちで会則に書いておくことになります。
子育てサークルの会則は、立ち上げたときに作ったまま何年も見直されていないか、そもそも作られていないことがあります。総会の段取りを整えるなら、会則に次の点が書かれているかを確かめます。
・総会を開く時期と回数 ・総会で決めること（役員、会費、活動の予定、会則の変更など） ・何家庭が出席すれば決められるか ・欠席する家庭の意思をどう扱うか ・決め方（出席した家庭の過半数など）
出席の要件は、実態に合わせて低めにしておきます。子育てサークルでは、当日の子どもの体調で欠席する家庭が必ず出ます。会員の半数の出席を要件にしていると、冬の感染症の時期には総会が成り立たないことがあります。事前に意思を示した家庭も出席に数える、と書いておけば、当日の欠席で総会が流れる心配が減ります。
議決の単位を家庭ごとに1つにするか、大人1人ごとに1つにするかも書いておきます。父親と母親の両方が会員として登録している家庭があると、この点があいまいなままでは数え方で揉めます。
総会の資料は、前の週までに届けて読んでもらう
子育てサークルの総会の当日に、資料を配って読み上げる時間はありません。子どもを抱いたまま紙をめくり、数字を追うのは、ほぼ不可能です。資料は前の週までに届け、当日は読んできた前提で進めます。
届ける資料は、次のようなものです。
・その年の活動の報告（何月に何をしたか、参加した家庭の数） ・会計の報告（収入と支出の合計、残金、年度末の確認をした人） ・翌年の役員の案 ・翌年の活動の予定の案（曜日、時間帯、会場、講師を呼ぶ回） ・翌年の会費の案と、その根拠 ・会則の変更があれば、変更前と変更後を並べたもの
資料を作るときは、読む側が片手で読む前提で作ります。1つの資料を長くせず、項目ごとに分けます。会計の報告であれば、細かい明細は別にして、最初の画面に収入の合計、支出の合計、残金の3つだけが見えるようにします。明細は、見たい家庭が開ける場所に置いておきます。
紙で配ると、卒業間近の家庭の荷物に紛れ、4月に入った家庭には届きません。資料は会の連絡の場の、流れていかない場所に置き、どこにあるかを案内します。総会が終わったあとも同じ場所に残しておけば、年度の途中で入った家庭が、会費や活動の決まりの根拠を自分で確かめられます。
当日の総会は、30分で終わる形に組む
子育てサークルの総会の当日は、会員の集中が続く時間に限りがあります。未就園の子どもがじっとしていられる時間は短く、30分を超えると、あちこちで子どもがぐずり始め、親は議事から離れていきます。
30分で終えるには、当日に話し合うことを絞ります。資料を事前に届けていれば、当日にすることは次の3つです。
・報告に対する質問を受ける ・案に対して、異論や修正の意見がないかを確かめる ・決める
報告を読み上げる時間は取りません。「資料のとおりです。質問があればどうぞ」で次に進みます。案に異論がなければ、その場で拍手か挙手で決めます。
時間を取るのは、異論が出た議題だけです。異論が出ても、その場で結論が出ないときは、役員が案を直して、1週間後に連絡の場で改めて諮る、と決めて先に進みます。30分の中で全部を決め切ろうとすると、ほかの議題が押し出されます。
総会の時間帯は、通常の活動日の後半に置くと、会員がそのために別に出かける必要がありません。活動の前半は子どもたちを遊ばせ、後半の30分を総会にあてます。その間、子どもを見る係を役員以外に数人お願いしておくと、親が議事に集中できます。子どもを見る係は、卒業する家庭にお願いする会もあります。
当日来られない家庭の意思を、前もって集める
子育てサークルの総会では、当日の欠席は避けられないものとして組み立てます。子どもの発熱、下の子の授乳、上の子の園の行事。欠席の理由はどれも、会員の意思ではどうにもなりません。
欠席する家庭の意思を集める方法として、紙の委任状を使う会もありますが、子育てサークルでは委任状はあまり機能しません。当日の朝に欠席が決まった家庭は、委任状を誰かに渡す手段がないからです。
代わりに、資料を届けるときに、議題ごとの賛否を前もって回答してもらいます。
・議題1 翌年の役員の案に 賛成 反対 どちらでもない ・議題2 翌年の会費の案に 賛成 反対 どちらでもない ・意見があれば自由に
回答の締め切りは、総会の前日の昼にしておきます。当日に出席する家庭も、前もって回答しておいてもらって構いません。当日に出席して意見が変わった家庭は、その場での意思を優先する、と決めておきます。
前もって回答を集めておくと、当日の総会の進め方も変わります。事前の回答で賛成が大半を占めている議題は、確認だけで済み、反対や意見が集まった議題に当日の時間を割けます。役員にとっても、当日にどの議題で時間がかかりそうかが事前に分かります。
役員は、卒業しない家庭の中から、仕事の量を見せて決める
子育てサークルの総会で最も時間がかかるのは、翌年の役員決めです。立候補が出ず、沈黙が続き、最後はくじ引きになる、という流れはよく聞かれます。
子育てサークルならではの条件は、翌年も会にいる家庭の中からしか役員を選べないことです。翌年の春に入園が決まっている家庭は、候補から外れます。このため、候補になる家庭の数は会員の数よりかなり少なくなります。
役員が決まりにくい理由の多くは、仕事の量が見えないことです。代表、会計、会場の予約、連絡の係と役職の名前だけを並べても、それが週に何時間の仕事なのか、子どもを見ながらできることなのかが分かりません。
役員の案を作る前に、その年の役員に、それぞれの仕事を書き出してもらいます。
・何を、年に何回、どのくらいの時間でしているか ・家からスマホでできることか、会場に行く必要があることか ・子どもを連れたままできることか
これを総会の資料に載せておくと、候補になる家庭は、自分にできそうな仕事を選べます。代表は難しいが、会場の予約なら家からスマホでできる、という家庭が名乗り出やすくなります。
それでも決まらないときは、仕事を減らす案を並べます。講師を呼ぶ回を減らす、行事を1つやめる、活動を月2回から月1回にする。役員の人数に合わせて活動の量を決める、という順番で考えると、無理に役員を押し付けずに済みます。
年度の途中に入った家庭の声を、総会の前に拾う
子育てサークルでは、年度の後半に入会した家庭が、翌年の会の中心になります。その家庭は、会に入って日が浅く、総会の場で前からいる家庭と並んで意見を言うのをためらいがちです。
総会の前に、後半に入った家庭の声を拾っておきます。方法は難しくありません。活動日のあとに、役員が数分ずつ話を聞くだけで十分です。
・会に入ってみて、困ったこと、分からなかったこと ・翌年も続けるつもりか、いつ頃まで参加する予定か ・役員の仕事の中で、できそうなこと
とくに最初の質問は、翌年の会の運営を変える材料になります。入会の案内が分かりにくかった、お知らせがどこにあるか分からなかった、会費の払い方で迷った。長く在籍している家庭には見えなくなっていることを、入ったばかりの家庭は覚えています。
聞いた声は、総会の資料の中に「入会して半年以内の家庭から出た声」として、誰の声かが分からない形でまとめます。総会の場では、その声をもとに役員が改善の案を出し、案に対して意見を聞く形にすると、入ったばかりの家庭が自分で発言しなくても、声が議事に乗ります。
会則を変える議題は、1年間に困った出来事から出す
子育てサークルの総会で会則の変更を議題にすると、会員の反応は薄くなりがちです。条文の言い回しを並べられても、子どもを抱いたまま読み比べる余裕はありません。変更前と変更後の条文だけを資料に載せると、多くの家庭は「役員が決めたならそれでいい」と流し、あとから「そんな決まりだったのか」という声が出ます。
会則を変える議題は、条文からではなく、その年に実際に困った出来事から出します。
・冬に子どもの熱で欠席が重なり、総会が出席の要件を満たせなかった ・年度の途中で保育園に移った家庭から、後期の会費の返金を求められた ・父母の両方が会員として登録していて、議決の数え方で迷った ・代表が急に仕事に復帰することになり、副代表の役割が決まっていなかった
出来事を1行ずつ書き、それに対して「会則のこの部分をこう変えると、同じことが起きたときにこう対応できる」と並べます。条文そのものは、その下に参考として置きます。
こうすると、会員は条文を読まなくても、何のための変更かが分かります。出来事に心当たりのある家庭は、自分の経験から意見を言いやすくなります。翌年の家庭が議事の記録を読んだときにも、なぜその条文があるのかが出来事と一緒に伝わります。
会則の変更は、議題の中で最も後回しにされやすいものです。総会の最後に回すと時間切れで持ち越しになるので、事前の回答で賛否を集めておき、当日は異論の出た点だけを話し合います。
会を続けるか休むかを、総会で話し合うとき
子育てサークルは、会員の家庭が集まらなくなって、続けるかどうかを決めなければならない年があります。地域の出生数が減った、近くに子育て支援センターができて親子がそちらに流れた、役員の担い手がいない。理由はさまざまですが、この議題は総会でしか決められません。
続けるか休むかを話し合うときは、次の3つの案を並べて出します。
・形を変えて続ける（回数を減らす、講師の回をやめる、近くの会と合同にする） ・1年間休み、翌年の春に再開するかを改めて決める ・会を閉じる
2つの案だけで「続けるか、やめるか」を問うと、会員は情に流されて続けるほうを選び、翌年も同じ役員不足に苦しむことになります。休むという中間の案があれば、無理に続けずに済み、担い手が現れたときに戻る道も残ります。
休む場合も閉じる場合も、決めておくことがあります。残ったお金をどうするか、会場の団体登録をどうするか、名簿と写真をいつ誰が片付けるか、子育て支援センターなどに載せている会の案内をどう取り下げるか。とくに残ったお金は、会員の家庭で分けるのか、地域の子育ての活動に寄付するのか、休む間は代表が預かるのかで、あとの手間が大きく変わります。総会の中で使いみちまで決め、議事の記録に残しておきます。
総会を動画で残すなら、撮る前に参加者に断る
当日来られなかった家庭のために、総会を動画に撮って共有する子育てサークルもあります。子どもの熱で欠席した家庭が、あとから議事を見られるのは大きな助けになります。
ただ、子育てサークルの総会の動画には、議事以外のものが多く映り込みます。会場を走り回る子どもの顔、泣き声、授乳している親の姿、途中で入ってきた見学の親子。議事を話している役員の声を撮るつもりでも、画面の端には会員の家庭の様子が残ります。
撮る場合は、総会の資料を届けるときに、動画を撮ることと、共有する範囲と、残しておく期間を知らせておきます。当日の冒頭にも一言断り、映りたくない家庭は画面に入らない位置に座れるようにします。
撮り方を工夫すると、映り込みは減らせます。カメラを話す人の側に向け、会員の座る側を映さない。音声だけでよければ、画面を机に伏せて録音する。議事の要点が文字で追えれば十分な場合は、動画を残さずに記録だけにする判断もあります。
共有した動画は、年度が変わったら消すと決めておきます。卒業した家庭の子どもの顔や声が、翌年以降の会員の見られる場所に何年も残るのは避けたいところです。
議事の記録は、決まったことと、その理由だけを残す
子育てサークルの総会の記録は、誰かが丁寧に発言を書き起こそうとすると、その人が議事に参加できなくなります。子どもを抱いたまま記録を取るのも難しい作業です。記録は、決まったことと、その理由に絞ります。
記録に残すのは、次の項目です。
・開いた日、場所、出席した家庭の数、事前に回答した家庭の数 ・議題ごとの結論（決まった、決まらなかった、持ち越した） ・決まったことの理由（とくに、前の年から変えたことの理由） ・持ち越した議題を、いつ、どうやって決めるか
発言した人の名前は書きません。子育てサークルの記録は、年度をまたいで新しい家庭が読むものです。卒業した家庭の名前と発言が残っていても、読む側には役に立たず、書かれた側にとっては残してほしくないこともあります。
理由を残すことは、とくに大切です。会費を上げた、活動の曜日を変えた、講師を呼ぶ回を減らした。翌年の家庭は、結論だけを見ると元に戻したくなることがあります。なぜ変えたのかが1行書いてあれば、同じ議論を毎年繰り返さずに済みます。
記録を取る係は、総会の前に決めておきます。役員以外にお願いする場合は、記録の項目を書いた用紙を渡しておくと、何を書けばよいかで迷いません。
年度末の集まりで、卒業する家庭から聞いておくこと
年度末の集まりは、報告と引き継ぎの場であると同時に、会の中で最も経験を積んだ家庭から話を聞ける最後の機会です。卒業する家庭の多くは、2年から3年の間に会の1年を何度も経験しています。その家庭が4月にいなくなると、会の中に「前はどうしていたか」を知る人がほとんど残りません。
年度末の集まりの中で、あるいは集まりの前に用紙で、卒業する家庭に次のことを聞いておきます。
・この会で続けてほしいこと ・やめてもよいと思うこと ・入会したときに知りたかったのに、誰も教えてくれなかったこと ・役員をしていた家庭には、仕事の中で一番手間がかかったこと
とくに3つめの問いは、翌年の入会の案内を直す材料になります。4つめの問いは、役員の仕事の一覧に書き足していくと、翌年の役員決めの資料が年々正確になります。
聞いた内容は、新年度の集まりの資料に「卒業した家庭から出た声」として、誰の声かが分からない形で載せます。決める人と担う人がずれる子育てサークルでは、こうして卒業する家庭の経験を、翌年の決定の場に届ける道を作っておくことが、総会を2つに分けることの意味を支えます。
総会で決まったことを、会員全体に知らせる
総会が終わったら、決まったことを会員全体に知らせます。子育てサークルでは、総会の出席者は会員の一部で、しかも総会のあとに入会する家庭もいます。記録を作っただけで、置き場所を知らせなければ、決まったことは出席した家庭の記憶にしか残りません。
知らせるときは、記録をそのまま送るのではなく、会員が行動を変える必要があることを先に書きます。
・会費の金額が変わった場合は、新しい金額と払う時期 ・活動の曜日や時間が変わった場合は、いつから変わるか ・新しい役員と、それぞれの係への連絡のしかた
そのうえで、記録の置き場所を書き添えます。記録は、総会の資料と同じ場所に置き、年度が変わっても消さずに残します。4月以降に入った家庭が「なぜこの会費なのか」と思ったとき、自分で記録をたどれるようにしておくためです。
持ち越した議題があれば、いつまでにどう決めるかも一緒に知らせます。1週間後に連絡の場で改めて諮る、と決めたなら、その日付を書いておき、その日に忘れず諮ります。持ち越した議題がそのまま立ち消えになると、次の総会で同じ議題がまた出てきます。
総会の段取りを、次の代表に渡す
子育てサークルの代表は、自分の子どもの卒業とともに交代します。総会の段取りは年に1回か2回しか使わないため、前の代表が覚えていても、次の代表は初めての経験です。
次の代表に渡すものは、次のようなものです。
・会則と、総会に関わる条文の箇所 ・前の年の総会の資料一式と、議事の記録 ・総会を開いた時期と、その時期にした理由 ・事前の回答を集めた用紙の形と、集めた方法 ・役員の仕事を書き出した一覧 ・総会の日に子どもを見る係をどう頼んだか ・持ち越した議題と、その後どうなったか
これが1か所にまとまっていれば、次の代表は前の年の資料を下敷きにして、日付と数字を差し替えるだけで総会の準備を始められます。とくに役員の仕事の一覧は、毎年書き足していくと、年々正確になり、翌年の役員決めがしやすくなります。
散らばっていると、次の代表は会則を探すところから始め、事前の回答の用紙を一から作り、前の年に決めた理由を知らないまま同じ議題を出すことになります。
連絡の道具の比較から見える、子育てサークルの総会の詰まり
集まりの連絡をまとめる道具を比べていくと、子育てサークルの総会で差が出るのは、資料を流れない場所に置けるか、欠席した家庭が当日の内容に追いつけるか、そして役員が代わっても記録が残るかの3点です。
LINEグループとの比較では、トークが新しい発言で流れる形と、掲示板に1件ずつ残して大事なお知らせを上に固定できる形が並べられ、役員が代わったときにトークの履歴を引き継ぐ手立てが要る形と、記録がグループに残る形との違いも示されています。総会の資料と記録を翌年の家庭が読み返す子育てサークルでは、この違いがそのまま引き継ぎの手間になります。
欠席した家庭への共有では、動画の扱いが違いになります。BANDとの比較とFacebookグループとの比較では、上げた動画を自動で文字に書き起こし、話した人ごとに分けて読めるかどうかが比べられています。総会の30分を撮っておけば、当日子どもの熱で来られなかった家庭が、あとから文字で内容を追えます。Discordとの比較では、無料で上げられる動画の大きさの違いも挙げられています。
LINEオープンチャットとの比較では、匿名で参加する場と、誰が投稿したかが分かる会の場との違いが示されています。事前に議題の賛否を集める会では、誰が回答したのかが分かる場であることが前提になります。
使われ方の画面としては、PTAでの使われかたに、一学期の保護者会の動画と書き起こしを来られなかった家庭向けに上げている例があります。町内会での使われかたには、役員会の記録を動画と書き起こしで残している例が見られます。ほかにサークルでの使われかた、教室での使われかた、学校での使われかたがあり、動画の書き起こしの設定についてはよくある質問で説明されています。
子育てサークルの総会を回すのは、決める人と担う人のずれを先に扱うこと、資料を前の週までに届けて当日を30分に収めること、欠席する家庭の意思を前もって集めること、役員の仕事の量を見せて決めること、そして決まったことの理由を次の年に残すことです。これが整っていれば、会員が毎年入れ替わっても、総会は毎年同じ形で開けます。
Q1. 子育てサークルの総会は、いつ開くのがよいですか？
年度末に1回だけ開くと、卒業する家庭が翌年のことを決め、4月に入る家庭は何も知らないまま1年を過ごすことになります。年度末にはその年の活動と会計の報告と引き継ぎを行い、4月の終わりか5月の初めに、新年度の会員で役員と活動の予定と会費を決める、という2回に分ける方法があります。どちらも通常の活動日の中に組み込めば負担はほとんど増えません。
Q2. 子連れの総会を、短い時間で終えるにはどうすればよいですか？
資料を前の週までに届けて読んできてもらい、当日は報告を読み上げず、質問、異論の確認、決定の3つだけにします。事前に議題ごとの賛否を集めておけば、意見の割れた議題に時間を集中できます。その場で結論が出ない議題は持ち越し、1週間後に連絡の場で諮ると決めて先に進むと、30分ほどで終えられます。
Q3. 当日来られない家庭がいる場合、委任状を集めるべきですか？
子育てサークルでは、当日の朝に子どもの体調で欠席が決まることが多く、紙の委任状を渡す手段がないため、あまり機能しません。資料を届けるときに議題ごとの賛否を前もって回答してもらい、前日の昼を締め切りにする形のほうが確実です。事前に回答した家庭を出席に数えると会則に書いておけば、総会が成り立たなくなる心配も減ります。
Q4. 翌年の役員がどうしても決まらないときは、どうすればよいですか？
まず、その年の役員に仕事の中身と回数と時間、家からできるか、子連れでできるかを書き出してもらい、総会の資料に載せます。仕事の量が見えると、できそうな係を選んで名乗り出る家庭が出てきます。それでも決まらない場合は、講師の回を減らす、活動の回数を減らすなど、役員の人数に合わせて活動の量を決める案を並べます。