レッスン管理システムに何を任せるか｜生徒が増えたとき

レッスン管理システムを調べ始めるのは、たいてい生徒が増えて手作業が回らなくなったときです。ところが比較の記事を開くと、月謝から勤怠まで100種類を超える機能が並び、自分の教室に何が要るのか分からなくなります。この記事では、レッスン管理システムに任せられる作業の範囲を切り分け、予約システムとの違い、必要になる規模、料金の2つの形、入れる前にそろえる表の順に並べます。

対象は、生徒が数十人から数百人の教室と道場です。どの機能を使うかではなく、どの作業を手放すかを軸に見ていきます。

レッスン管理システムに任せられる作業の範囲

レッスン管理システムが扱う作業は、大きく6つに分かれます。この6つのうち、いま自分が何時間使っているかを先に数えてください。

1つめが、生徒の在籍の管理です。氏名、連絡先、入会日、クラス、担当の講師、退会日。表計算で持っている情報がそのまま入ります。

2つめが、レッスンの予約と出欠です。誰がどの枠に入るかを扱い、出席と欠席の記録が残ります。

3つめが、振替の受け付けです。欠席した生徒が別の日へ移す手続きを、生徒の側から申し込める形にします。

4つめが、月謝の集金です。毎月の請求、クレジットカードや口座振替での引き落とし、未納の一覧までを扱います。

5つめが、講師の管理です。誰がどの枠を担当するか、何時間働いたかを記録します。

6つめが、生徒への連絡です。休講の知らせ、クラス替えの案内、個別のメッセージを送ります。

比較の記事で紹介されているシステムは、この6つの組み合わせで説明できます。たとえば次のような記述があります。

レッスン管理や生徒・月謝管理まで、多岐にわたるスクール管理機能を安価で提供するクラウド型システム。専門知識を必要としないシンプル設計で、スマホやPC操作に不慣れなスタッフ・会員でも使いやすい。 生徒・レッスン・スタッフなどの管理機能に加えて、ネット決済や継続課金といった決済機能や、ダイレクトメッセージやグループチャットなどのコミュニケーション機能も充実。会員向けアプリも提供しており、会員は24時間いつでも欠席・振替を申請できる。また、スクール側で受付時間や振替回数の範囲を設定することも可能だ。更に、会員に向けてグッズを販売できるネットショップや動画配信といったユニークな機能も搭載。 出典: aspicjapan.org

この説明を6つの分け方に当てると、在籍、予約と出欠、振替、月謝、連絡の5つを含み、講師の勤怠は含まないという読み方になります。比較の記事を読むときは、機能の名前を追うのではなく、6つのどれが入っているかで揃えてください。そうすると、料金の差の理由が見えてきます。

予約システムとレッスン管理システムの違い

名前が似ているので混ざりますが、扱う範囲が違います。

いちばん大きな違いは、中心に置くものです。予約システムは枠を売る仕組みで、誰が来るかは枠に付く情報です。レッスン管理システムは在籍している生徒を中心に置き、その生徒がどの枠に入るかを管理します。月謝制の教室は後者の考え方で動いているので、生徒が増えるほど後者が合ってきます。

もう1つの違いが、無料で使えるかどうかです。予約システムには無料のプランがありますが、レッスン管理システムにはほとんどありません。月謝の集金を扱う仕組みは、代金を収納する会社との契約が前提になるため、無料では提供できないという事情があります。

判断の順番はこうなります。まず予約と出欠だけで足りるかを考え、足りるなら予約システムを選びます。月謝の請求と未納の追いかけに毎月何時間も使っているなら、レッスン管理システムを見る段階です。

生徒が何人になったら必要になるか

目安は人数そのものではなく、月末に使っている時間です。月謝の請求と入金の確認に月4時間を超えているなら、任せたほうが安くなります。

人数で言うと、生徒が30人を超えるあたりから、表計算での管理に無理が出ます。理由は3つあります。1つめが、月の途中で入会した生徒の月謝を日割りで計算する作業が、人数に比例して増えることです。2つめが、振替の残りを人ごとに覚えておけなくなることです。3つめが、未納の生徒に声をかける作業を先延ばしにするようになることです。

講師が2人以上いる教室では、人数より前に別の理由で必要になります。同じ情報を2人が別々に持つと、必ず食い違います。生徒が20人でも、講師が3人いる教室は共通の場所が要ります。

反対に、任せなくてよい場合もあります。生徒が15人以下で、月謝を現金で受け取り、振替を受け付けていない教室です。この規模では、表計算1つとメッセージアプリで足ります。システムを入れると、設定と入力のほうが手間になります。

休会の扱いも、人数が増えると必要になります。けがや受験で数か月休む生徒が出たときに、退会にするのか在籍のまま月謝を止めるのかを決めていないと、その都度の相談になります。休会の期間の上限と、休会中の月謝の扱いを決めて、システムの設定に入れてください。決まっていれば、事務の作業は1件1分で終わります。

ここで焦らないでください。生徒が増えたからといってすぐに切り替えると、生徒への案内と設定が同じ月に重なります。年度の区切りか、月謝の期の初めに合わせるほうが、混ざる期間が短くなります。

料金の形が2つある

レッスン管理システムの料金は、大きく2つの形に分かれます。どちらが安いかは教室の形で逆転するので、両方を自分の人数で計算してください。

1つめが、教室ごとの固定の金額です。生徒が何人いても同じ金額なので、人数が多い教室に向きます。

2つめが、生徒1人あたりの金額です。小さく始められる代わりに、増えるほど上がります。

公式の料金ページで確かめた例を並べます。

この2つを自分の人数で計算すると、分かれ目が出ます。生徒1人あたり99円の形なら、生徒が100人で月額9,900円（税抜）ですが、最低利用料金があるため10,000円からになります。生徒が350人を超えると、固定の35,000円のほうが安くなる計算です。曜日と時間が固定の月謝制の教室は、人数が増えても1人あたりの形のままで足りることが多くなります。

オプションの料金も見落とさないでください。同じ料金ページでは、クレジットカード決済の機能が月額5,000円（店舗あたり、税抜）、口座振替の機能が月額5,000円（店舗あたり、税抜）と案内されています。決済の手数料は別に発生し、口座振替の手数料は契約する代金収納会社からの見積もりになると書かれています。月謝の集金を任せるのが目的なら、この2つは実質的に必須のオプションなので、基本の金額に足して比べてください。

予約と出欠だけで足りる場合の金額も並べておきます。STORES 予約は年間契約でスモールが月額9,790円（税込）、RESERVA予約は年払いでブルーが月額3,850円（税込）です。どちらも初期費用はかかりません。桁が1つ違うので、月謝の集金を任せるかどうかで費用の見え方が大きく変わります。

無料で始められる範囲と、その限界

無料で始めたい場合は、レッスン管理システムではなく予約システムの無料プランから入る形になります。

STORES 予約とRESERVA予約には無料のプランがあり、どちらも月間の予約件数は50件まで、初期費用はかかりません。RESERVA予約の無料プランは登録できる顧客が250件まで、使える機能が43という条件です。予約と出欠の記録だけなら、この範囲で回ります。

無料でできないのは3つです。月謝の自動的な引き落とし、未納の一覧の自動作成、講師ごとの勤怠の記録。この3つに時間を使っているなら、無料の範囲では解決しません。

表計算を無料の道具として組み合わせる方法もあります。生徒の一覧と月謝の入金の記録を表計算で持ち、予約と出欠だけを無料のプランに任せる形です。生徒が50人くらいまではこれで回ります。ただし、講師が2人以上になると、表計算を同時に触って上書きし合う事故が起きます。

無料で始めるときに1つだけ守ってほしいことがあります。生徒の一覧を、あとから書き出せる形で持つことです。メッセージアプリのやりとりの中に散らばった連絡先は、別の仕組みへ移せません。氏名、連絡先、入会日、クラスの4つの列がある表を、最初の日から作ってください。

比較の記事を読むときの注意

レッスン管理システムの比較の記事は、扱っている本数が多いほど良いように見えますが、読み方を決めておかないと決められません。注意する点を4つ挙げます。

1つめが、対象の規模が混ざっていることです。生徒が数百人の事業者向けのものと、個人の教室向けのものが同じ表に並びます。料金ページを開いたら、まず生徒の人数の上限か、店舗あたりの金額を見て、桁が合っているかを確かめてください。

2つめが、機能の数で並べていることです。使える機能が110あると書かれていても、教室で使うのは10前後です。数の多さは、設定の項目の多さでもあります。多いほうが良いという読み方はしないでください。

3つめが、料金が載っていない場合があることです。問い合わせが必要なものは、比較の表では空欄か「要問い合わせ」になります。空欄だから高いとは限りませんが、比べられないので、候補を絞る段階では後ろに回してください。

4つめが、記事の更新が止まっている場合があることです。料金は変わります。比較の記事で目星を付けたら、必ず提供している会社の料金ページを自分で開いて、今の金額を確かめてください。この記事に載せた金額も、公式の料金ページで確かめたものです。

比較の記事のいちばんよい使い方は、候補の名前を集めることです。条件の細かい比較は、候補が3つに絞れてからデモで確かめるほうが早く終わります。

選び方の5つのポイント

機能の数で比べると決まりません。次の5つで絞ってください。

1つめのポイントが、月謝の受け取り方に自分の形が含まれているかです。口座振替、クレジットカード、コンビニでの支払い、当日の現金。いま使っている形が含まれていないと、生徒全員に手続きをやり直してもらうことになります。

2つめのポイントが、振替の条件を自分で決められるかです。回数の上限、申し出の締め切り、有効な期間の3つを設定できるかを見てください。システムが決めた条件に教室を合わせると、生徒から不満が出ます。

3つめのポイントが、いまの一覧を取り込めるかです。表計算の形で入れられるなら、初日の作業が数時間で終わります。1件ずつ手で入力する形だと、生徒が100人いれば2日かかります。

4つめのポイントが、生徒の家族が見る画面です。子どもの教室では、実際に画面を見るのは保護者です。保護者が使わなければ、振替も出欠も手作業に戻ります。

5つめのポイントが、やめるときにデータを書き出せるかです。契約する前にヘルプページで確かめてください。聞きにくい項目ですが、教室を続けるほど重くなる話です。

この5つを見る順番も決めておいてください。先に月謝の受け取り方を見て、自分の形が含まれていないものを外します。次に取り込みの方法を見て、表計算から入れられるものを残します。そのあとで振替の条件と保護者の画面を確かめ、最後に書き出しの可否を聞きます。この順番だと3つまで絞れます。逆に画面の見た目から入ると、候補が10個並んで決まりません。

おすすめの絞り方は、この5つで候補を3つまで落としてから、デモを頼むことです。最初から10社の資料を集めると、比べるだけで2週間が過ぎます。

入れる前にそろえておく3つの表

システムを決めてから作業が止まるのは、手元の情報が揃っていないからです。契約の前に3つの表を作ってください。

1つめが、生徒の表です。氏名、ふりがな、保護者の氏名、連絡先、メールアドレス、入会日、クラス、担当の講師、月謝の金額、支払いの方法の10列にします。1件1行で、結合したセルを作らないでください。結合があると取り込めません。

2つめが、クラスと枠の表です。曜日、開始の時刻、所要時間、定員、担当の講師、対象の学年の6列です。ここが決まっていないと、システムの設定画面で悩みます。

3つめが、規約の表です。振替の回数の上限、申し出の締め切り、有効な期間、退会の申し出の期限、休会の扱いの5項目を1行ずつ書き出します。決めていない項目が見つかるはずです。それが、いま生徒との間で毎回相談になっている部分です。

この3つを作る作業に、1日から2日かかります。かかるのが正常です。そして、この3つができていれば、どのシステムを選んでも設定は半日で終わります。逆に、揃えずに始めると、どのシステムでも1か月かかります。

講師が複数いる教室で先に決めること

講師が2人以上いる教室では、システムを選ぶ前に決めることが3つあります。ここを決めずに導入すると、設定の途中で手が止まります。

1つめが、誰がどこまで見られるかです。生徒の連絡先と月謝の状況を、講師全員が見られる形にするのか、担当のクラスだけにするのか、月謝は代表者だけにするのか。多くのシステムは権限を分けられますが、分け方は教室が決めることです。あとから変えると、見えていたものが見えなくなって混乱します。

2つめが、生徒からの連絡をどこで受けるかです。欠席の連絡が講師それぞれの携帯電話に来る状態だと、システムに入力されない記録が残ります。受け口を1つに決めて、生徒への案内に書いてください。

3つめが、誰が入力するかです。出欠の記録を講師が各自で付けるのか、代表者がまとめて付けるのか。各自で付ける形にするなら、その日のうちに付けるという決まりまで作ってください。3日たつと記憶が薄れ、記録が空欄のまま残ります。

この3つは、システムの機能の話ではなく教室の運営の話です。だからこそ、システムを選ぶ前に決まっていないと、どの製品を選んでも同じところで止まります。

導入で失敗する3つのパターン

よく聞くつまずき方を3つ挙げます。

1つめが、全部の機能を同時に使い始めるパターンです。在籍、予約、振替、月謝、連絡を同じ月に切り替えると、どこで詰まったのか分からなくなります。在籍と予約を1か月、月謝を次の1か月、連絡はそのあと。3段に分けてください。

2つめが、生徒への案内が長すぎるパターンです。新しい仕組みの説明を1枚に詰め込むと読まれません。最初の案内は「予約はこのリンクから」の1点だけにして、月謝の話は別の紙で送ってください。

3つめが、前の方法を止めないパターンです。表計算とシステムを両方で更新し続けると、作業が2倍になります。止める日を決めて、案内に書いてください。決めないと1年たっても2つ残ります。

4つめとして挙げたいのが、生徒の一覧を作り直すパターンです。手元の表計算をそのまま取り込めるのに、きれいにしようとして列を作り直す教室があります。列を増やすほど入力が増えるので、最初は今ある列だけで入れてください。足りない列は、使い始めてから追加するほうが早く終わります。

注意したいのは、システムを入れたあとに「前より手間が増えた」と感じる時期があることです。入力と設定が先に来て、効果はその翌月から出ます。最初の1か月で判断しないでください。

月謝の集金を任せるときの手続き

レッスン管理システムを入れる目的の大半は、月謝の集金です。ここは他の機能と違って、教室の側だけでは完結しません。手順を先に知っておいてください。

口座振替にする場合、代金を収納する会社との契約が必要になります。システムの会社が紹介してくれますが、審査があり、申し込みから使えるようになるまで1か月から2か月かかります。4月から始めたいなら、年内に動き始める計算になります。手数料は契約する会社からの見積もりになると案内されているので、金額はシステムの料金ページだけでは分かりません。

生徒の側にも手続きが要ります。口座振替では、口座の情報を登録する用紙か、Webでの登録が必要です。生徒が100人いれば100件の登録で、返ってこない人が必ず出ます。案内は1回では届かないので、3回に分けてください。登録が済んでいない人の一覧を画面で見られる仕組みがあると、追いかける手間が半分になります。

クレジットカードにする場合は、審査が短く、生徒の登録もその場で終わります。代わりに手数料が口座振替より高くなるのが一般的です。月謝が8,000円の生徒が50人なら、料率が1%違うだけで月に4,000円の差になります。1年で48,000円です。料率の数字は、機能の一覧より先に確かめてください。

現金のまま残す生徒も出ます。どうしても手続きができない家庭があるので、現金の受け取りを完全に止める計画は立てないでください。全員を移すのではなく、8割が移れば月末の作業は大きく軽くなります。

締め日と引き落とし日も先に決めてください。前月の25日に確定して当月の27日に引き落とす形が多く使われています。月の途中で入会した生徒の扱いを、日割りにするのか翌月からにするのかも、このときに決めておいてください。ここを決めていないと、入会のたびに計算することになります。

生徒と保護者への案内のしかた

システムを入れて失敗するいちばん多い理由は、案内の作り方です。順番を守ってください。

まず、案内は3回に分けます。1回目は切り替えの1か月前に「何が変わるか」だけを伝えます。2回目は2週間前に「やってもらう手続き」を1つだけ伝えます。3回目は直前に「いつから始まるか」を伝えます。この3回を1枚にまとめると読まれません。

次に、1回の案内で頼むことを1つに絞ります。予約の入れ方と口座の登録と振替の新しい条件を同時に頼むと、どれもやってもらえません。いちばん先に必要な手続きだけを書いて、残りは次の案内に回してください。

それから、できない人の受け皿を必ず書きます。「操作が難しい場合は、今までどおり教室でお申し出ください」の1行があるかどうかで、保護者の反応が変わります。この1行を省くと、問い合わせの電話が集中します。

紙で配るときは、二次元コードを載せてください。文字のURLを手で入力してもらうと、そこで半分が離れます。案内の文章は4行以内にして、詳しい手順は別の紙にするか、画面の中に置いてください。

保護者会がある教室なら、その場で10分の説明時間を取るのがいちばん早く済みます。その場で一緒に登録まで済ませてしまえば、あとから追いかける人数が減ります。

表計算のままで粘る方法

システムを入れないという判断もあります。生徒が20人以下で、講師が1人で、月謝を現金で受け取っている教室なら、表計算のままで十分回ります。粘るときのコツを3つ挙げます。

1つめが、表を3枚に分けることです。生徒の表、クラスと枠の表、入金の表。1枚にまとめると、行と列が増えて開くのが嫌になります。3枚に分けて、生徒の表の1列目に通し番号を振り、他の表からその番号で参照してください。

2つめが、入金の表を月ごとの列にすることです。1行が生徒、1列が月になる形にすると、未納が一目で分かります。1件1行の履歴の形にすると、誰が払っていないかを数えるのに毎回並べ替えが必要になります。

3つめが、振替の残りを表の中に列として持つことです。頭の中や手帳に置くと、生徒との言い分が食い違います。列にしておけば、聞かれたときにその場で答えられます。

この形で回せるのは、講師が1人のうちだけです。2人以上が同じ表を触るようになったら、上書きの事故が起きます。そこが切り替えの本当の合図です。人数ではなく、触る人の数で判断してください。

それでも残るのは連絡と記録の部分

レッスン管理システムを入れると、在籍と予約と月謝は片づきます。それでも手元に残るものがあります。

残るのは3つです。全員に一斉に伝える連絡、発表会や大会の出欠を取ること、当日の写真を家族に見せること。連絡の機能を持つシステムもありますが、生徒の家族が日常的に開く場所とは別になりやすく、結局メッセージアプリのグループが残ります。

そうなると、在籍と月謝はシステム、連絡はメッセージアプリ、写真は別の共有サービスという形に分かれます。講師が代わるとき、引き継ぐものが3つになります。教室を長く続けるほど、この3つが別々にあることが重くなります。

団体向けの連絡ツールを使うと、一斉連絡と出欠と写真の保存が同じ場所になります。メンバー以外は見られない作りのものを選べば、生徒の写真を外に出さずに家族へ見せられます。いま連絡に使っているメッセージアプリのグループと何が違うのかは、LINEグループとの比較に、退会したときに何が残るかと、誰が見られるかの違いを並べてあります。掲示板と写真の保存まで含めて比べたいときは、BANDとの比較で保存できる容量と期限の条件が分かります。誰でも入れる場と会員だけの場の違いを確かめるなら、LINEオープンチャットとの比較を見てください。

教室での具体的な使い方は教室での使われかたに、学年やクラスで分けて連絡する形は学校での使われかたに、発表会や大会の案内を毎回出す形はサークルでの使われかたにまとめてあります。費用や始め方で先に確かめたいことがあれば、よくある質問を見てください。

レッスン管理システムを選ぶ作業は、3つの表が揃っていれば2週間で終わります。長く効くのは、月謝を任せる先を決めることと、連絡をどこに寄せるかを決めることの2つです。生徒が増えたこの機会に、両方を合わせて決めておくのがおすすめです。

Q1. レッスン管理システムは生徒が何人から必要ですか？

人数よりも、月末に使っている時間で決めてください。月謝の請求と入金の確認に月4時間を超えているなら任せたほうが安くなります。人数で言えば30人を超えるあたりから表計算に無理が出ます。講師が2人以上いる教室は、生徒が20人でも共通の場所が必要になります。同じ情報を別々に持つと必ず食い違うためです。

Q2. 料金はいくらかかりますか？

公式の料金ページでは、教室ごとの固定の形が1店舗あたり月額35,000円（税抜）で初期導入費用が150,000円（税抜）、生徒1人あたりの形が月額99円から（税抜）で最低利用料金10,000円から、初期費用は0円と案内されています。クレジットカード決済と口座振替の機能はそれぞれ月額5,000円（店舗あたり、税抜）の別料金で、決済の手数料は別に発生します。

Q3. 無料で使えるレッスン管理システムはありますか？

月謝の集金まで含むものは、無料ではほとんどありません。予約と出欠だけなら、STORES 予約とRESERVA予約の無料プランが使えます。どちらも月間の予約件数は50件までで初期費用はかかりません。無料で解決しないのは、月謝の自動的な引き落とし、未納の一覧の自動作成、講師ごとの勤怠の記録の3つです。

Q4. 予約システムとレッスン管理システムはどちらを選べばよいですか？

予約と出欠だけで足りるなら予約システムです。月謝の請求と未納の追いかけに毎月時間を使っているなら、レッスン管理システムを見る段階です。前者は1件ごとの枠を中心に置き、後者は在籍している生徒を中心に置きます。月謝制の教室は後者の考え方で動いているので、生徒が増えるほど後者が合ってきます。