公式ラインのあいさつメッセージは、友だち追加された直後に自動で届く1通目です。開設したままにしておくと定型文が送られ、読み手は何のアカウントなのか分からないまま通知を切ります。逆にここを書き込んでおくと、後から個別に届く質問がはっきり減ります。しかも最大5つの吹き出しまで使えて、従量課金の通数対象外です。無料で、しかも最も読まれる位置にある枠を使い切らない理由はありません。この記事では、仕組みと設定の手順を押さえたうえで、教室、町内会、PTA、部活、サークルの5つの場面ごとに、そのまま使える例文を並べます。
あいさつメッセージを最初に設定する理由
あいさつメッセージは、ユーザーが友だち追加した直後、またはブロックを解除した直後に自動で配信されるメッセージです。
「あいさつメッセージ」とは、ユーザーがLINE公式アカウントを友だち追加、もしくはブロックを解除した際に自動的に送られる1通目のメッセージです。アカウント開設当初、あいさつメッセージの内容はデフォルトで設定された定型文になっているため、配信したい内容に合わせて設定を変更しましょう。 出典: lycbiz.com
この1通が重要なのは、読まれる確率が他のどの配信より高いからです。友だち追加をした直後は、相手がその団体に関心を向けている唯一の瞬間です。追加してから3日たてば、通知は他のトークに埋もれます。
そして、ここで何が届くかが以後の関係を決めます。定型文のまま届くと、読み手は「よく分からないアカウントを追加した」と受け取ります。逆に活動日と問い合わせ先が書かれていれば、必要になったときにさかのぼって探せます。ブロック率を下げる効果があるとされているのも、この判断が最初の1通で起きるからです。
集まりの運営では、もう1つ効く点があります。同じ質問を個別に答える回数が減ることです。持ち物、活動場所、休むときの連絡方法、月謝の納め方は、入るたびに必ず聞かれます。これをあいさつメッセージに書いておけば、とりまとめ役が1件ずつ打ち返す必要がなくなります。年に30人が入る教室なら、それだけで数時間の差になります。
5つの吹き出しまで使えて、通数を消費しない
あいさつメッセージには、通常のメッセージ配信にない2つの利点があります。
1つ目は吹き出しの数です。通常のメッセージ配信は最大3吹き出しまでですが、あいさつメッセージは最大5つの要素を設定できます。1つの吹き出しに全部を詰め込む必要がなく、話題ごとに分けて書けます。
2つ目は費用です。あいさつメッセージは従量課金による通数対象外です。無料のコミュニケーションプランは月200通までという制約がありますが、あいさつメッセージはこの枠を使いません。何人が友だち追加しても、通数は減りません。
「あいさつメッセージ」は、従量課金による通数対象外です。無料で配信できるため、5つまで設定できる吹き出しを活用し、メッセージを充実させましょう。 出典: lycbiz.com
使える形式も広く、テキスト、スタンプ、写真、クーポン、リッチメッセージ、リッチビデオメッセージ、カードタイプメッセージから選べます。ただし集まりの連絡では、テキストと画像だけで足ります。動画を入れると受け手の通信量を使わせることになり、後から探すときにも不便です。
この2つの利点から導かれる運用の方針は、はっきりしています。毎年同じことを説明する内容は、すべてあいさつメッセージに寄せることです。全員向けの一斉送信の枠は、その週にしか意味がない連絡のために残します。この分け方をしておくと、無料プランのままでも運用が回ります。
設定の手順
設定はWeb版の管理画面でもスマートフォンの管理アプリでもできますが、長い文面を書くならパソコンのほうが確実です。
- 管理画面の「あいさつメッセージ」を開く
- 初期状態の定型文を消す
- 1つ目の吹き出しに本文を書く
- 「＋」で吹き出しを追加し、2つ目以降を書く。最大5つまで
- プレビューで見え方を確認する
- 保存する
保存したら、運営の誰か1人を新しく友だち追加して、実際に届く画面を見ます。ここを省くと、改行が崩れていることに気づきません。LINEの吹き出しは幅が狭いため、パソコンの画面で整っていた文章がスマートフォンでは不揃いに折り返されます。
ブロックを解除されたときに再度あいさつメッセージを送るかどうかは、管理画面で設定できます。集まりの運営では、送る設定にしておくほうが親切です。一度通知を切った人が戻ってきたときに、何のアカウントなのかをもう一度示せます。
なお、あいさつメッセージを後から書き換えても、すでに届いた人のトークには反映されません。会費の金額や活動場所のように変わる情報を書くときは、年度が替わるタイミングで書き換える予定を決めておきます。書き換えを忘れると、新しく入った人だけが古い情報を受け取ります。
文面を作る5つのコツ
例文の前に、崩れやすい箇所を押さえます。
1つ目。短く、1つの吹き出しに1つの話題だけ入れる。 持ち物と月謝を同じ吹き出しに入れると、後から探すときに見つかりません。話題ごとに吹き出しを分けます。
2つ目。こまめに改行する。 LINEは吹き出しの幅が小さいため、改行しないで並べると読みづらくなります。日付と場所は行を分け、1行を短く保ちます。
3つ目。このアカウントから何が届くかを明示する。 「休講の連絡と、月の予定をお届けします」と書いておくと、通知を切られにくくなります。何が来るか分からないアカウントは、真っ先に通知を止められます。
4つ目。次にしてほしいことを書く。 問い合わせの方法、入会の手続き、予定の確認先です。読み終わったあとに何をすればよいか分かる形にします。
5つ目。絵文字は控えめに使う。 読みやすさのために区切りとして使う程度で足ります。行の頭に絵文字を並べると、くだけた印象になり、会費を扱う団体の文面としては軽く見えます。
避けたいのは、長いあいさつから始めることです。「日頃より格別のご高配を賜り」で始めると、肝心の内容にたどり着く前に閉じられます。1行目は「友だち追加ありがとうございます」で足ります。
例文：習い事の教室
体験や入会のあとに友だち追加してもらう形を想定した5つの吹き出しです。
1つ目の吹き出し
友だち追加ありがとうございます。 ○○教室の公式アカウントです。
このアカウントでは、休講のお知らせと今月の予定をお届けします。
2つ目の吹き出し
【レッスンの日程】 毎週火曜日と金曜日 16時から17時（小学生クラス） 18時から19時30分（中学生クラス）
会場：○○市民センター 2階 和室
3つ目の吹き出し
【初回の持ち物】 ・動きやすい服装 ・上履き ・タオルと飲み物 ・筆記用具
指定の用具を購入いただく必要はありません。教室の備品を使えます。
4つ目の吹き出し
【お休みのご連絡】 当日の15時までに、このトークにメッセージをお送りください。 振替は同じ月のうちに1回まで承ります。
5つ目の吹き出し
【お問い合わせ】 このトークにそのままお送りください。 平日は当日、土日は翌営業日にご返信します。
お電話でのご連絡は、レッスン中は受けられません。ご了承ください。
この5通で、入会後に届く質問の大半が消えます。とくに3つ目と4つ目は、書いていないと必ず個別に聞かれる内容です。運用の全体像は教室での使われかたに、入会から3か月までの連絡の流れをまとめています。
例文：町内会・自治会
全戸が対象で、加入の時期が人によって違う場合の形です。
1つ目の吹き出し
友だち追加ありがとうございます。 ○○町内会の公式アカウントです。
行事のお知らせ、ごみの収集に関する変更、災害時のご連絡をお届けします。
2つ目の吹き出し
【年間のおもな行事】 4月 総会 7月 夏祭り 9月 防災訓練 12月 餅つき大会 1月 どんど焼き
日程は決まりしだいこのアカウントからお知らせします。
3つ目の吹き出し
【ごみの収集日】 燃えるごみ：月曜日・木曜日 資源ごみ：水曜日 粗大ごみ：事前のお申し込みが必要です
年末年始と祝日の変更は、このアカウントでお知らせします。
4つ目の吹き出し
【回覧板について】 急ぎのお知らせは、回覧板を待たずにこのアカウントでお届けします。 回覧板は月に1回、従来どおり回します。
5つ目の吹き出し
【お問い合わせ】 このトークにお送りください。 役員が順次確認します。お返事に数日いただく場合があります。
町内会館の鍵の貸し出しと、加入のお申し込みは、従来どおり役員宅で承ります。
町内会で書くときの要点は、このアカウントで受け付けないことを明記しておくことです。書いておかないと、深夜に鍵の貸し出しの依頼が届きます。詳しい形は町内会での使われかたで整理しています。
例文：PTA・保護者会
年度で担当が代わる前提の形です。
1つ目の吹き出し
友だち追加ありがとうございます。 ○○小学校PTAの公式アカウントです。
行事のお知らせ、委員の募集、持ち物の変更などをお届けします。
2つ目の吹き出し
【このアカウントでお届けする内容】 ・PTA主催の行事のご案内 ・委員会からの連絡 ・ベルマークや古紙回収の日程
学校からの連絡は、学校の連絡手段でお届けします。こちらとは別です。
3つ目の吹き出し
【お願い】 このアカウントは連絡のためのものです。 お子さまの欠席のご連絡は、学校へ直接お願いします。
4つ目の吹き出し
【アンケートや出欠のご回答】 このトークへの返信では集計ができません。 その都度お送りするご回答先からお願いします。
5つ目の吹き出し
【担当】 本年度の広報委員が管理しています。 年度が替わりましたら、担当も引き継ぎます。
お問い合わせは、このトークにお送りください。
PTAで書くときの要点は、学校の連絡手段との違いを最初に示すことです。ここが曖昧だと、欠席の連絡がPTAのアカウントに届きます。年度替わりを挟む運用の形はPTAでの使われかたに整理しています。
例文：部活・少年団
保護者向けに絞った形です。本人向けの連絡は別の手段で渡す前提にします。
1つ目の吹き出し
友だち追加ありがとうございます。 ○○少年野球団の公式アカウントです。
保護者のみなさまへ、練習と試合のご連絡をお届けします。
2つ目の吹き出し
【練習の予定】 毎週土曜日・日曜日 8時30分から12時 会場：○○小学校 校庭
雨天の場合は前日の20時までに、このアカウントで中止のご連絡をします。
3つ目の吹き出し
【当日の持ち物】 ・水分（多めにお持たせください） ・帽子 ・タオル ・けがの応急手当に必要なもの
夏場は塩分を含む飲料もお持たせください。
4つ目の吹き出し
【お休みのご連絡】 前日までに、このトークにお送りください。 当日の急なお休みは、代表の携帯電話へお願いします。番号は入団の書類に記載しています。
5つ目の吹き出し
【写真について】 活動中の写真は、団の中だけで共有します。 外部に公開する場合は、事前に保護者のみなさまへ確認します。
部活や少年団では、5つ目の写真の扱いを書いておくことが効きます。書いていないと、後から個別に確認を求められます。サークルを含む運用の形はサークルでの使われかたにも並べています。
例文：サークル・趣味の集まり
出入りが多く、会費が少額または無料の集まりの形です。
1つ目の吹き出し
友だち追加ありがとうございます。 ○○読書会の公式アカウントです。
次回の開催日と課題図書をお届けします。
2つ目の吹き出し
【開催】 毎月第2土曜日 14時から16時 会場：○○市立図書館 会議室
参加費は1回300円（税込）です。会場でお支払いください。
3つ目の吹き出し
【初めての方へ】 事前のお申し込みは不要です。当日そのままお越しください。 課題図書を読み終えていなくても参加できます。
4つ目の吹き出し
【次回の課題図書】 このアカウントで毎月お知らせします。 過去の一覧をご希望の場合は、このトークにお送りください。
5つ目の吹き出し
【退会について】 このアカウントをブロックしていただければ、連絡は届かなくなります。 ご連絡は不要です。
サークルでは、5つ目の退会の案内を書いておくと運営が楽になります。やめたい人が気兼ねなく離れられるため、返信のない友だちが増え続ける状態を避けられます。
例文：体験や見学の申し込みを受ける場合
入会の前に体験や見学を受け付けている場合は、あいさつメッセージの役割が変わります。まだ会員ではない人が読むため、判断の材料を先に出します。
1つ目の吹き出し
友だち追加ありがとうございます。 ○○教室の公式アカウントです。
体験レッスンのお申し込みと、教室からのお知らせをお届けします。
2つ目の吹き出し
【体験レッスンについて】 費用：1回500円（税込） 所要時間：60分 持ち物：動きやすい服装と飲み物
用具の貸し出しがあります。手ぶらでお越しいただけます。
3つ目の吹き出し
【お申し込み方法】 ご希望の曜日と、お子さまの学年を、このトークにお送りください。 空いている時間をご案内します。
4つ目の吹き出し
【入会される場合の費用】 入会金：3,000円（税込） 月額：6,000円（税込） 教材費は別途かかりません。
体験のあとに勧誘のご連絡をすることはありません。
5つ目の吹き出し
【よくいただくご質問】 ・見学だけでも可能です ・保護者のみなさまの同席は自由です ・途中でやめる場合の手数料はありません
その他のご質問は、このトークにお送りください。
体験を受け付ける場合に効くのは、4つ目の費用と5つ目の不安を先に出すことです。とくに「勧誘の連絡をしない」と書いてあるかどうかで、申し込みの数が変わります。問い合わせる前に費用を知りたいという心理は、習い事でも地域の集まりでも同じです。
リッチメニューと組み合わせて書く
あいさつメッセージだけで完結させようとすると、5つの吹き出しに収まりません。ここで効くのが、リッチメニューとの組み合わせです。
リッチメニューは、トーク画面の下部に常に表示されるボタンの並びです。あいさつメッセージに書いた内容のうち、何度も見返すものはリッチメニューからも開けるようにします。そうすると、読み手は過去のメッセージをさかのぼる必要がありません。
組み合わせの目安は次のとおりです。あいさつメッセージには「今すぐ知りたいこと」を書きます。活動日、持ち物、問い合わせ方法です。リッチメニューには「あとで探すこと」を並べます。年間の予定、会則、過去のお知らせ、申し込みの窓口です。
この分け方をしておくと、あいさつメッセージの吹き出しを増やす必要がなくなります。「詳しくは下のメニューから」と1行書けば、そこへ誘導できます。
さらに、リッチメニューは表示する期間を指定できます。行事の前だけ申し込みのボタンを大きく出し、終わったら元に戻すという運用ができます。あいさつメッセージは書き換えの手間があるため頻繁には触れませんが、リッチメニューは差し替えが軽いという違いも、役割を分ける理由になります。
団体ごとに変える箇所はどこか
ここまで5つの場面の例文を並べましたが、実際に書き換えるべき箇所は決まっています。逆に、書き換えなくてよい箇所もあります。
必ず書き換える箇所は4つです。団体の正式名称、活動の日時と場所、問い合わせの受け方、そしてこのアカウントで受け付けないことです。4つ目は見落とされますが、書いておかないと想定外の依頼が届きます。欠席の連絡を学校へ回すのか、鍵の貸し出しは役員宅なのか、電話は受けられる時間があるのかを明示します。
書き換えなくてよい箇所は、構成そのものです。1つ目に歓迎と何が届くか、2つ目に日時と場所、3つ目に持ち物、4つ目に休むときの連絡、5つ目に問い合わせ。この順番は、どの団体でも同じで成立します。読み手が知りたい順番は団体の性質では変わらないためです。
そして、最初から完成させる必要はありません。1つ目と5つ目、つまり歓迎と問い合わせ先の2つだけでも、定型文のままより確実に良くなります。残りは、実際に届いた質問を見ながら足していきます。3か月運用すれば、何を書いておくべきかは届いた質問が教えてくれます。
「友だちの表示名」を使うときの注意
あいさつメッセージの本文には、友だちの表示名を挿入できます。送信のときに相手のアカウント名へ自動で変換されるため、呼びかける形にできます。
ただし2点の注意があります。1つは敬称です。表示名だけでは呼び捨てになるため、「さん」や「さま」を自分で足します。もう1つは、届かない場合があることです。友だちでないユーザーや、プライバシーポリシーに同意していないユーザーには、表示名を含むメッセージが送信されないことがあります。
この2つ目が実務では重く働きます。表示名を1つ目の吹き出しの冒頭に置くと、その吹き出しごと届かない人が出ます。届かなかったことに運営は気づけません。集まりの連絡で使うなら、表示名は使わないほうが安全です。必要なら2つ目以降の吹き出しに置き、1つ目には必ず届く文だけを書きます。
また、表示名は本人が自由に設定しているものなので、氏名とは一致しません。「ゆうき」だけの表示名に「ゆうきさま」と返しても、誰なのかは運営には分かりません。名簿と突き合わせる用途には使えないという点も押さえておきます。
届かない、変わらないときに見る場所
設定したのに届かないという相談は、だいたい次の3つに分かれます。
1つ目は、保存していない場合です。書いた状態で画面を閉じると保存されません。プレビューが更新されていても、保存を押していなければ反映されません。
2つ目は、すでに友だちになっている人に確認している場合です。あいさつメッセージは友だち追加の直後にしか届きません。すでに追加している自分の画面を見ても何も来ません。確認するには、一度ブロックして解除するか、別のアカウントで追加します。
3つ目は、表示名の差し込みが原因の場合です。前の節のとおり、表示名を含むメッセージは条件によって送信されません。差し込みを外して試すと切り分けられます。
書き換えたのに古い内容が届くという相談もあります。これは、書き換えたのが別の機能である場合が多いです。あいさつメッセージと、応答メッセージと、ステップ配信の1通目は画面が似ています。どれを直したのかを確認します。管理画面のどのメニューから開いたかを見れば分かります。
書いてはいけない内容
あいさつメッセージは友だち追加した全員に届きます。誰が追加したのかを運営が把握できないため、書かないほうがよい内容があります。
個人が特定できる情報は書きません。役員の自宅の住所と携帯電話の番号、会員の氏名、写真に写った子どもの名前です。とりまとめ役の個人の番号を載せると、夜間や休日に直接かかってきます。連絡先は団体としての窓口に寄せ、個人の番号は入会の書類のように渡す相手を選べる形で伝えます。
金額の扱いにも注意します。書いてよいのは、公表している参加費や月額です。滞納している人への案内や、個別に減額している事情は書きません。全員に届く文面で金銭に触れると、事情のある家庭が離れます。
会の内部の議論も書きません。役員会で決まっていないこと、検討中の値上げ、特定の会員との行き違いです。追加した直後の1通目に届くため、事情を知らない人が誤解します。
もう1つ、断定を避けたい領域があります。写真や個人情報の扱いについて、法律の解釈を言い切ることです。「法律上問題ありません」と書くと、後から責任の所在が運営に向きます。「団の中だけで共有します」「外部に公開する場合は事前に確認します」のように、自分たちがどうするかだけを書けば足ります。
この4点を外すと、あいさつメッセージは長く使えます。年度が替わっても書き換えが必要なのは、日時と担当者だけになります。
逆に、書いておくと後から助かる一文もあります。「このアカウントからの連絡は配信のみです」という断り書きです。返信を受け付けない運営の形にしている場合、これを書いておかないと、送ったのに返事が来ないアカウントとして受け取られます。受け付けないなら受け付けないと書くほうが、読み手にとっては親切です。
あいさつメッセージだけでは足りない部分
内部リンクとして並べた比較のページを横に見ると、あいさつメッセージが担えるのは「変わらない情報を、追加した直後に一方向で渡すこと」だと分かります。ここから外れる3つの仕事は、別の道具が必要になります。
1つ目は、返事の回収です。「持ち物は確認できましたか」と書いても、返事はチャットに1件ずつ届き、送ってきた相手は表示名しか分かりません。出欠や希望を集めるなら、集計できる場所へ誘導する必要があります。
2つ目は、変わる情報の更新です。会費、活動場所、担当者は年度で変わります。あいさつメッセージに直接書くと、書き換えを忘れた年の入会者に古い情報が届きます。変わる情報は参照できるページに保存して、あいさつメッセージからはそこへ案内する形にすると、書き換えが1か所で済みます。
3つ目は、過去の記録の保管です。行事の写真、会則、年間の予定は、トークをさかのぼる形では見つかりません。保存しておく場所を別に持ち、そこへのリンクをリッチメニューに置く形にします。
この3つを別に持つときの条件は、氏名で名簿を管理できること、出欠や希望がその場で集計されること、そしてメンバー以外は見られないことです。とくに子どもの氏名や写真を扱う集まりでは、3つ目が運営上いちばん重い条件になります。検索で見つかる場所に保存した時点で、保護者への説明の仕方が変わってしまうからです。
そして、あいさつメッセージを書く作業自体が、運営の整理になります。活動日、持ち物、休むときの連絡、問い合わせ先の4つを文章にすると、決まっていない箇所が浮かび上がります。「休むときは誰に伝えるのか」が決まっていない集まりは珍しくありません。例文をそのまま埋めるのではなく、埋められない箇所を運営で決めるところから始めると、その後の連絡がそろいます。道具の役割分担はLINEグループとの比較とLINEオープンチャットとの比較に並べています。個別の疑問はよくある質問も参考になります。
Q1. あいさつメッセージは何通まで書けますか？
最大5つの吹き出しまで設定できます。通常のメッセージ配信は3吹き出しまでなので、あいさつメッセージのほうが多く書けます。話題ごとに吹き出しを分け、1つの吹き出しに1つの内容だけを入れると、読み手が後からさかのぼって探せます。
Q2. あいさつメッセージは無料で送れますか？
従量課金による通数対象外なので、何人が友だち追加しても通数は減りません。無料のコミュニケーションプランは月200通までという制約がありますが、あいさつメッセージはこの枠を使いません。毎年同じことを説明する内容は、すべてここに寄せるのが得です。
Q3. すでに友だちになっている人にも届きますか？
届きません。あいさつメッセージは友だち追加の直後、またはブロックを解除した直後にしか配信されません。既存の会員へ内容を知らせたい場合は、一斉送信を使ってください。設定した内容を自分で確認したいときは、別のアカウントで友だち追加して届く画面を見ます。
Q4. 友だちの表示名を入れたほうがよいですか？
集まりの連絡では入れないほうが安全です。表示名を含むメッセージは、友だちでないユーザーやプライバシーポリシーに同意していないユーザーには送信されないことがあり、届かなかったことに運営は気づけません。使う場合は1つ目の吹き出しを避け、敬称を自分で足してください。