消防団の日程調整が難しいのは、団員の都合が合わないからではありません。市町村が先に決めてしまう行事と、分団が自分たちで決められる訓練とが混ざっているのに、同じやり方で調整しようとしているからです。前者は動かせないので調整の対象ではなく、後者だけが本当の調整対象です。この線引きを最初に引くと、聞くべき相手も、聞く時期も、締める方法も自動的に決まります。
動かせる日程と、動かせない日程を先に仕分ける
分団の年間予定には、性質のまったく違う3種類が混ざっています。1つ目は、市町村や消防本部が日付を決めて降りてくるものです。出初式、市の総合防災訓練、操法大会の本番、水防訓練などがここに入ります。これらは分団が候補を出す余地がなく、団員に「この日です」と伝える対象であって、調整の対象ではありません。
2つ目は、地域の側で日付が決まるものです。地区の祭礼の警戒、小学校の避難訓練への協力、夏祭りの巡回などが該当します。相手方の都合で決まるため、分団としては打診を受けて可否を返す形になります。ここで分団が候補を出そうとすると、相手方との調整が二重になり、時間だけがかかります。
3つ目が、分団が自分で決められるものです。定例の訓練、操法大会に向けた練習、機材点検、詰所の清掃、夜警の割り当て、幹部会がここに入ります。日程調整という言葉で本当に扱うべきなのは、この3つ目だけです。
この仕分けをせずに全部の予定を同じ日程調整の俎上に載せると、団員は「どうせ決まっているのに意見を聞かれた」と感じ、次から回答しなくなります。逆に、本当に意見を聞くべき訓練の日程まで一方的に通知すると、出席率が落ちます。最初にどちらの性質かを明示して連絡するだけで、回答の質が変わります。
決まっている日程を先に埋めてしまう
3種類のうち動かせない1つ目と2つ目は、年度の早い段階で確定します。市町村からの行事日程は年度初めの分団長会議で示されることが多く、ここで示された日付をその場で全団員が見える予定表に落とし込みます。
この作業を分団長の手元の紙で止めてしまうと、団員は個々の連絡が来るまで自分の予定を空けられません。3か月先の日曜に別の予定を入れてしまってから通知が来る、という順番になり、当日の欠席が増えます。年間の確定日程を先に共有しておくと、団員は自分の側で先に押さえられます。
この確定分を先に埋めることには、もう1つ効果があります。分団が自由に決められる訓練の候補日を出すとき、すでに埋まっている日を避けられる点です。行事の前日や翌日を訓練に当てると、負担が集中して欠席が増えます。埋まっている日が一覧で見えていれば、候補を出す段階で自然に避けられます。
年間の確定日程には、市町村の行事だけでなく、地域の祭礼や学校行事のうち例年ほぼ同じ時期に来るものも、暫定として入れておくと精度が上がります。日付が未定でも「10月の第2週あたり」と幅で入れておけば、その週に訓練を重ねる判断を避けられます。
候補日を出す前に、勤務形態の分布を把握する
団員の都合が合わない理由の大半は、本業の勤務形態にあります。消防庁の案内でも、活動の時間帯についてはこう説明されています。
仕事が休みの日や、仕事が終わった後などに集まって訓練等を行っています。 出典: fdma.go.jp
問題は、その「休みの日」が全員同じではないことです。土日が休みの被雇用者、平日が休みの小売や飲食の従事者、交替制で不規則な製造業や医療従事者、日中に動ける自営業者が、同じ分団に混在しています。この分布を把握しないまま「次の日曜の午前でどうか」と候補を出すと、平日休みの団員が構造的に外れ続けます。
把握の方法は、年に1回、簡単な区分を聞くだけで足ります。土日休み、平日休み、交替制、時間が読める自営、の4区分です。個々の勤務シフトまで聞く必要はありませんし、聞かれた側も答えづらくなります。区分の人数が分かれば、候補日の組み方が変わります。たとえば土日休みが7割を占める分団なら日曜午前を基本にし、年に数回は平日夜を混ぜて残りの層が出られる回を作る、という設計ができます。
区分を把握しておくと、欠席が続く団員に対する見方も変わります。同じ人がいつも出ていないように見えても、候補日がその人の勤務と構造的に噛み合っていないだけ、という場合があります。原因が本人の意欲ではなく日程の組み方にあるなら、打つ手は説得ではなく候補日の変更です。
候補日は3つ、回答期限は1週間に固定する
候補日を多く出せば参加者が増える、という考え方は実際には逆に働きます。候補が5つを超えると、団員は全部の日について自分の予定を確認しなければならず、確認そのものが面倒になって回答が遅れます。回答が遅れると、集計して決めるまでの期間が延び、決まったときには候補日が近すぎて誰も予定を空けられません。
候補は3つに絞ります。3つとも似た条件にしないことが要点で、日曜午前、土曜夜、平日夜、のように性質を変えて出します。同じ日曜午前を3週分並べても、日曜に働いている団員はどれも選べません。性質を変えて3つ出せば、勤務形態の異なる層がそれぞれ1つは選べます。
回答期限は1週間で固定します。期限を都度変えると、団員は「いつまでに答えるものか」を毎回読み取らなければならず、後回しにされます。毎回同じ長さにしておくと、連絡が来たらその週のうちに答える、という習慣ができます。
期限とあわせて、決定の告知日も先に書いておきます。「金曜に決めて土曜に流します」と書いてあれば、回答しなかった団員も、いつ決まるかを知ったうえで待てます。決定日を書かないと、決まったかどうかを確かめる問い合わせが分団長に個別に届き、その対応で時間が消えます。
誰に聞き、誰には聞かないかを決める
全団員に候補日を聞くのが公平に見えますが、実務では合理的でない場面があります。参加が必須でない訓練に全員の可否を聞くと、集計の分母が大きくなるだけで、決定の材料としての価値は上がりません。
聞く相手を決める基準は、その予定に出ることが役割として決まっているかどうかです。操法大会の練習であれば、出場する選手と指導役だけに聞きます。分団全体の定例訓練であれば全員に聞きます。幹部会であれば役職者だけです。この切り分けを連絡の冒頭に書くと、対象外の団員は読み飛ばせます。
機能別団員や、大規模災害に限って出動する区分の団員が在籍している場合は、この切り分けがさらに重要になります。日常の訓練の日程調整が毎回全員に飛ぶと、対象外の団員にとっては関係のない連絡が積み上がり、本当に関係のある連絡まで埋もれます。
宛先を分けられるかどうかは、使っている連絡手段の性質に左右されます。全員が入った1つのグループしかない場合、宛先を分けようがないので、本文の冒頭に「対象は第1部のみ」と書く運用になります。この書き方でも機能はしますが、対象外の人にも通知は飛びます。宛先そのものを分けられる形と、1つのグループに全部流す形の違いはBANDとの比較で整理されており、団体の中に複数の班や部を抱えている場合の判断材料になります。
回答が集まらないときの締め方
期限を過ぎても回答が半分しか集まらない、という状況は珍しくありません。ここで期限を延ばすと、次回以降も延びる前提で扱われ、期限が意味を失います。
締め方は、期限の時点で回答があった分だけで決める、と最初に宣言しておくことです。「期限までに回答がない場合は、多数の日で決定します」と候補日の連絡に書いておけば、回答しないことの結果が本人に見えます。この一文があるかないかで、回答率は目に見えて変わります。
もう1つの手は、回答の状況を途中で見えるようにすることです。誰が答えて誰が答えていないかが全員に見えている状態だと、未回答の人は自分から答えます。分団長が個別に催促するより、この形のほうが角が立ちません。ただし、見えることが圧力として働きすぎる場合もあるため、名前まで出すか人数だけにするかは、分団の雰囲気に合わせて選びます。
催促を送る場合は、期限の前日に1回だけにします。期限後に何度も送ると、催促そのものが常態化し、団員は最初の連絡を読まなくなります。1回だけと決めておけば、その1通が効きます。
操法大会の練習日程は、別枠で組む
分団の日程調整のなかで、他と性質がまったく違うのが操法大会に向けた練習です。通常の訓練は月に1回か2回で、出られない回があっても次の回で取り返せます。操法の練習は、大会までの数か月に集中して繰り返す性質のもので、しかも同じ選手が毎回そろわなければ意味がありません。ホースを延ばす担当が毎回入れ替わると、動作の呼吸が合わないからです。
この性質から、練習の日程は通常の訓練とは別に組みます。まず大会の日から逆算して、必要な練習回数を決めます。2か月前から週2回で16回、といった形です。次に、その回数を確保できる曜日と時間帯を、選手だけの都合から決めます。分団全体の都合で決めると、選手の誰かが必ず外れます。
日程が固まったら、練習期間の全日程を一度にまとめて配ります。1回ごとに調整する形にすると、毎週の調整作業が発生し、指導役の負担が跳ね上がります。全日程を先に渡してしまえば、選手は勤務の都合を先に付けられますし、家庭にも説明できます。
選手以外の団員にも、練習期間の予定は共有しておきます。この期間は詰所が練習で使われる、機材が出ている、といった情報が分かっていないと、他の用事で詰所へ来た団員と鉢合わせます。共有の宛先を選手と全員で分けつつ、予定表そのものは全員が見られる状態にしておくのが実務的です。
分団と、団本部と、地区とで日程がぶつかる
分団の日程調整が難しくなるもう1つの理由は、決定権が階層をまたいで分散していることです。団本部が全分団を集める行事を決め、分団が独自の訓練を決め、地区の自主防災組織が防災訓練を決めます。それぞれが自分の都合で日を選ぶと、同じ日曜日に3つの予定が重なります。
重なったときに割を食うのは、複数の役を兼ねている人です。分団の班長が地区の自主防災の役員も務めている、という兼務は地方では珍しくありません。この人が両方に呼ばれると、どちらかを欠くことになり、欠いたほうで穴埋めが発生します。
防ぐには、年度初めに他の団体の主要な日程を1つの予定表に取り込んでおくことです。他団体の予定を分団が管理する必要はなく、日付だけを参考として置いておけば足ります。候補日を出すときにその表を見れば、重なりを避けられます。
それでも重なった場合の優先順位を、あらかじめ決めておく手もあります。市町村の行事が最優先、次が分団の訓練、地区の行事は調整可能、といった順です。順位が決まっていれば、兼務している団員が自分で悩まずに済みます。悩ませないこと自体が、負担の軽減になります。
集合時刻の書き方を、毎回同じにする
日程が決まったあとに残る細かい行き違いの多くは、時刻の書き方に原因があります。「7時集合」と書かれたとき、それが7時に詰所へ着いていればよいのか、7時に出発するのかで、団員の行動は変わります。
決めておくのは2つです。書いた時刻が集合の時刻なのか開始の時刻なのか、そして集合と開始をずらす場合の間隔です。「集合は開始の15分前」と全体の決まりにしておけば、毎回書かなくても伝わります。
服装と持ち物も同様で、訓練の種類ごとに決まった組み合わせを作っておくと、連絡文が短くなります。ポンプ操法なら活動服と手袋、火災予防の広報なら制服、といった対応表を1枚作って共有しておけば、連絡には「操法の装備で」と書くだけで済みます。
こうした細かい取り決めは、口伝えで受け継がれていることが多く、新しく入った団員には伝わりません。1か所に書いて置いておくだけで、入団直後の団員が誰にも聞かずに準備できます。
決まったあと、どこに書けば見てもらえるか
日程が決まったあとの周知で失敗する形は、決定の連絡が流れていって埋もれることです。決定を知らせるメッセージが1通流れたあと、別の話題が続けば、数日後には画面をさかのぼらないと日付が分かりません。当日の朝に「何時からでしたか」という問い合わせが分団長に届くのは、この構造が原因です。
日付は、流れる連絡とは別の場所に、上書きされる形で置きます。予定表として一覧で見られる場所があり、そこを見れば最新の日付が分かる、という状態にします。連絡は決定を知らせる役割に徹し、正解の日付は予定表側に置く、という役割分担です。
この分担ができていると、日程が変更になったときの手間も減ります。予定表の日付を書き換えて、変更した旨を連絡するだけで済みます。連絡だけで日程を管理していると、変更のたびに過去の連絡と新しい連絡のどちらが正しいかを各自が判断することになり、必ず取り違える人が出ます。
予定表に書く項目も決めておきます。日付と開始時刻だけでは足りず、集合場所、服装、持ち物、雨天時の扱いまで書いておくと、当日の個別の問い合わせが減ります。とくに服装は、訓練の内容によって活動服か制服かが変わるため、毎回書く価値があります。
雨天と延期の判断を、日程を決めるときに一緒に決める
屋外での訓練や操法練習は天候に左右されます。当日の朝に判断すると、判断する人が起きた時間に全員が縛られ、連絡が遅れるほど団員は動けません。
日程を決める段階で、雨天時の扱いを一緒に決めておきます。決めるのは3点です。中止か延期か、判断する時刻、判断を伝える方法です。判断時刻は開始の2時間前が現実的で、遠方から来る団員がいる場合は3時間前に前倒しします。
延期にする場合は、予備日も同時に押さえておきます。予備日を決めずに延期にすると、そこからもう一度日程調整が始まり、次の候補が出るまでに2週間かかります。予備日は候補日を出した段階で4つ目として提示し、「この日が雨天予備日です」と明示しておくと、団員は最初からその日を空けておけます。
判断を伝える方法も固定します。中止でも実施でも必ず連絡を出す、という形にしておくのが確実です。「雨が降っていなければ実施」とだけ決めておくと、微妙な天候の日に各自が判断し、来る人と来ない人に分かれます。
夜警と当番の割り当ては、日程調整とは別に扱う
年末の夜警や、詰所の当番のような割り当ては、日程調整と似て見えますが性質が違います。日程調整は全員が同じ日に集まるための作業であり、割り当ては全員を別々の日に分散させる作業です。同じ手順でやろうとすると噛み合いません。
割り当てで先に決めるのは、1人あたりの回数です。総日数を団員数で割って、1人何回かを出します。6日間の夜警を2人ずつで回すなら延べ12人分で、団員が12人いれば1人1回です。この計算を先に出して示すと、割り当ての公平さについての議論が起きにくくなります。
そのうえで、出られない日を先に申告してもらいます。出られる日を集める形にすると、全員の回答が出そろうまで組めません。出られない日だけを集めれば、残りから機械的に割り振れます。申告の量も少なく済みます。
組み上がった当番表は、変更が起きる前提で置きます。当日になって代わってもらう連絡が個別のやり取りで行われると、最新の当番表が誰にも分からなくなります。交代が起きたら当番表そのものを書き換える、という運用にしておくと、詰所に誰が来るかが常に1か所で分かります。
出欠の回答と、当日の実際の出席を突き合わせる
日程調整の目的は日を決めることですが、その先には当日に何人来るかという問題があります。事前に出席と答えた人数と、実際に来た人数がずれ続けている分団では、日程の決め方より当日の見込み精度に問題があります。
このずれを埋めるには、出席と答えた人が来なかった回について、理由を1行だけ残しておきます。急な仕事、体調、家庭の用事、忘れていた、のどれかに分類できれば十分です。数回分をためると、ずれの原因が偏っていることが分かります。「忘れていた」が多いなら前日の連絡が効きますし、「急な仕事」が多いなら回答を取る時期が早すぎることになります。
前日の連絡は、効果の割に手間が小さい手です。開始の前日に、日時と集合場所と持ち物だけを短く流します。回答から実施までが2週間以上空く場合は、この1通があるかないかで出席率が変わります。ただし、この連絡が毎回長文になると読まれなくなるので、3行以内に収めます。
逆に、欠席と答えていた人が来る分には問題がないように見えますが、資機材や飲料の準備数に影響します。人数の見込みは、準備する側の作業量に直結する数字です。回答が集まっている場所と、当日の実出席を記録する場所が同じであれば、この突き合わせは手間なく続けられます。
調整にかかっている時間を、一度だけ測ってみる
日程調整の方法を変えるかどうかを議論するとき、判断材料がないと印象論になります。年配の団員は電話で足りると言い、若い団員は手間だと言い、どちらも自分の実感を語っているので折り合いません。
測るのは3つです。1回の日程調整で分団長が費やした時間、候補を出してから決定までにかかった日数、そして決定後に個別の問い合わせが何件来たかです。この3つを2回か3回分だけ記録すれば、いまのやり方の負荷が数字で出ます。
実際に測ると、時間を食っているのは候補を出す作業でも決める作業でもなく、集計と催促であることが多いと分かります。20人から電話や個別の返信で回答を集めれば、集計だけで1時間を超えます。ここが自動的に一覧になるだけで、負荷の大半が消えます。
数字を出すことには、もう1つの効き目があります。分団長の負担が可視化されることです。負担が見えないと、次の分団長のなり手が減ります。役職が回りにくくなっている分団では、日程調整の手間の削減が、そのまま引き受けやすさにつながります。
招集と日程調整を、同じ経路に流さない
分団の連絡には、性質の違う2つが流れています。火災や災害の発生に伴う招集と、訓練や行事の日程調整です。前者は数分の遅れが問題になり、後者は数日かけて答えるものです。この2つが同じ経路を流れていると、受け取る側は毎回どちらなのかを判断しなければなりません。
判断の負荷は、時間が経つほど効いてきます。日程調整の連絡が週に何本も流れる経路では、通知が鳴っても急ぎではないと学習します。その状態で本物の招集が来ても、開くのが遅れます。逆に、通知を切られてしまうと日程の連絡も届きません。
分けるには、経路そのものを別にするか、少なくとも件名の書き出しを固定します。招集は先頭に必ず決まった語を置き、日程調整には別の語を置く、という単純な規則で足ります。全員が同じ規則を知っていれば、開く前に判断できます。
さらに踏み込むなら、通知の鳴り方を変えられる形が望ましくなります。緊急の招集だけが音を鳴らし、日程の連絡は静かに届く、という分け方ができれば、夜間や勤務中の負担が減ります。手段を選ぶ段階で、この分け方が可能かどうかを確かめておくと、運用に入ってからの調整が少なくて済みます。
引き継ぎのときに、日程の情報が失われる場所
分団の役職は数年で交代します。このとき失われやすいのが、日程に関する暗黙の情報です。市町村の行事がいつ頃に来るか、地区の祭礼の打診が誰から来るか、去年の訓練は何回やったか、といった情報が前任者の記憶と手帳に入っていると、交代のたびに一から手探りになります。
失わないための最小限は、年間の予定を年度ごとに残しておくことです。実施した日付と参加人数だけでも残っていれば、次年度の計画がそこから組めます。参加人数まで残っていると、どの曜日と時間帯が出席率が高かったかが分かり、候補日の設計に直結します。
紙の予定表で残している分団では、この蓄積が前任者の自宅にあることが多く、交代のときに渡されないまま消えます。予定と記録が同じ場所に置かれていて、役職が代わっても引き継ぐものが1つで済む形にしておくと、この断絶が起きません。学校や教室のように年度で担当が変わる団体が、この引き継ぎをどう組んでいるかは学校での使われかたに画面つきで整理されており、年度替わりの断絶を減らす形として参考にできます。
相談から見えている、消防団の日程調整の詰まり方
集まりの連絡と予定をひとつにまとめる道具について相談を受けるなかで、消防団から出てくる話にはいくつかの型があります。
最も多いのは、日程を決める場所と、決まった日程を置く場所が同じになっている、という形です。会話の中で候補が出て、会話の中で決まり、会話の中に日付が残る。この形だと、あとから日付を確かめるには会話をさかのぼるしかありません。決める場所と置く場所を分けるだけで、当日の問い合わせが減ります。
次に多いのが、複数の連絡網を掛け持ちしている団員の負担です。分団の連絡網、部や班の連絡網、操法大会の選手だけの連絡網、町内会の自主防災の連絡網が別々にあり、それぞれで日程調整が走ります。同じ人が同じ週に4回、別々の形式で予定を聞かれる状態になり、回答が雑になります。1つの場所の中で対象を分けられる形にすると、この重複が減ります。趣味や活動の集まりで、複数の班を1か所にまとめて運用している例はサークルでの使われかたで扱われており、班ごとに分けつつ全体でも見える形の作り方が分かります。
3つ目は、決定の権限がどこにあるかが曖昧なまま調整が始まる形です。多数決で決めるのか、分団長が決めるのかが定まっていないと、回答が割れたときに決まりません。候補日を出す連絡に「回答をもとに分団長が決定します」と一文入れておくだけで、この停滞は消えます。
4つ目は、勤務先との関係です。平日昼間の訓練や、勤務時間中の行事に出るためには、勤務先の理解が要ります。分団の側が年間の予定を早めに確定して配れば、団員は勤務先に早く相談でき、結果として参加できる人が増えます。日程を早く出すことは、団員個人の交渉を助ける行為でもあります。
導入を検討する段階でよく聞かれるのは、年配の団員が予定表を見に来てくれるかという点です。ここは、日程の連絡が届いたときにそこから直接予定表に行けるかどうかで決まります。連絡と予定が別々の道具に分かれていると、行き来の手間で見に行かなくなります。運用の細かい疑問はよくある質問に整理されているので、分団内で説明するときの下敷きとして使えます。日程調整の負荷は、団員の都合の合わなさではなく、調整の手順の設計で決まる部分が大きいと考えたほうが、手を打つ場所を見つけやすくなります。
Q1. 消防団の訓練の候補日は、いくつ出すのが適切ですか？
3つです。それも日曜午前、土曜夜、平日夜のように性質を変えて出します。同じ曜日の同じ時間帯を3週分並べても、その曜日に働いている団員はどれも選べません。候補が5つを超えると団員が全部の予定を確認する手間で回答が遅れ、決定まで時間がかかります。
Q2. 期限までに回答が集まらないとき、どう締めればよいですか？
期限を延ばさず、その時点の回答だけで決めます。候補日を出す連絡に「期限までに回答がない場合は多数の日で決定します」と書いておくと、回答しないことの結果が本人に見えます。催促は期限の前日に1回だけにとどめると、その1通が効きます。
Q3. 年間の行事予定は、いつ配ればよいですか？
市町村からの行事日程が示された年度初めに、すぐ全団員が見える予定表へ落とします。3か月先の日曜に別の予定を入れてから通知が来る順番になると当日の欠席が増えます。早く配ることは、団員が勤務先に相談する時間を作ることにもつながります。
Q4. 雨天のときの判断は、どう決めておけばよいですか？
日程を決める段階で、中止か延期か、判断時刻、伝える方法の3点を一緒に決めます。判断は開始の2時間前、遠方の団員がいれば3時間前です。延期にするなら予備日も候補日と同時に提示し、雨でも晴れでも必ず連絡を出す形にすると、各自の判断で来る人と来ない人に分かれません。