掃除当番表の作り方でつまずく場所は、表の作り方そのものではありません。表はきれいにできたのに、貼り出した翌週から順番が飛び、トイレだけ同じ人に当たり続ける。原因は、表を開く前に決めておくべきことを飛ばしたところにあります。この記事では、当番表を作る前に決める3つのこと、型の選び方、Excelで順番を自動で回す手順、無料テンプレートの選び方を順に並べます。あわせて、学校と職場と町内会で作り方がどう変わるか、貼り出したあとに続けるための工夫までまとめます。
表を開く前に決める3つのこと
当番表づくりの失敗は、ほぼ同じ場所で起きます。誰が、どこを、どの周期で担当するかを決めないまま、いきなり表の枠を引き始めることです。
掃除当番表は、いきなりExcelを開くより、先に「誰が」「どこを」「どの周期で」担当するかを決めておくと作りやすいです。ここを飛ばすと、表はきれいにできたのに、実際に貼り出したら「この人、今週いない」「トイレだけ毎回同じ人になっている」みたいなズレが出ます。 出典: exia.co.jp
誰が担当するかを決めるときは、名簿をそのまま写さないでください。全員が毎回いる前提で作った表は、1人休んだ時点で止まります。部活なら週2回しか来ない学年、職場なら交代勤務の人、町内会なら日中に不在の家があります。名簿を書き写す前に、毎回参加できる人と、参加できる曜日が限られる人を分けてください。
どこを担当するかは、場所の数を人数に合わせて調整する工程です。場所が人数より多いと、1人が2か所を持つことになります。場所が人数より少ないと、手の空く人が出ます。掃除の対象を書き出したうえで、隣り合う場所を1つにまとめるか、手間のかかる場所を2人で持つかを決めると、人数に収まります。
どの周期で回すかは、週替わり、隔週、月替わり、日替わりから選びます。手間のかかる場所が含まれるなら、負担が偏らないよう週替わりにするのが基本です。逆に、場所ごとの手間が同じなら、月替わりのほうが表が短くなり、覚えてもらいやすくなります。
この3つを紙に書き出すのに10分かかりません。ここを決めてから表を作ると、作り直しがほぼ起きなくなります。
当番表の型は4つに分かれる
掃除当番表と呼ばれているものは、形で見ると4つに分かれます。どれを選ぶかで、その後の手間が変わります。
1つめが、回転式の表です。縦に場所、横に週を並べ、週が進むごとに担当者が1つずつずれていく形です。担当が公平に回るため、職場や部活に向きます。表を1枚作れば1年分が見えるのが利点です。
2つめが、円当番表です。名前を書いた円盤と、場所を書いた円盤を重ね、週が変わるごとに1つ回して合わせる形です。学校の教室でよく見る形で、回すという動作があるため、子どもでも順番が進んだことが分かります。
まずは、学校でよく見るタイプの「円当番表」の作り方について見てみましょう。ここでは例として下図のような掃除当番表を作成します。 出典: edraw.wondershare.jp
3つめが、カレンダー式です。日付の枠に担当者の名前を1つずつ入れていく形です。日替わりの当番や、行事で休みが入る場合に強くなります。その代わり、月が変わるたびに作り直しが必要です。
4つめが、一覧表です。名前を縦に並べ、担当する場所を横に書くだけの形です。作るのがいちばん早く、人数が5人以下の家庭や少人数の教室に向きます。周期の概念がないので、順番を回す使い方には向きません。
4つを比較すると、作る手間は一覧表がいちばん軽く、公平さは回転式がいちばん高くなります。人数と場所が固定されている集まりなら回転式、人が入れ替わる集まりならカレンダー式が扱いやすくなります。
Excelで回転式の当番表を作る手順
回転式の表をExcelで作る手順を並べます。関数を2つ使うだけで、順番が自動で回る形になります。
1つめの手順は、名簿のシートを分けることです。同じシートに名前を直接打ち込むと、人が入れ替わったときに表の全部を直すことになります。別のシートか、表の右端の離れた列に名前を縦に並べ、そこだけを直せば表全体が変わる形にしてください。5人なら5行、8人なら8行を使います。
2つめの手順は、週の番号を横に並べることです。1行目に1から52までの数字を入れます。日付で管理したい場合は、週の初日の日付を入れ、WEEKNUM 関数で週の番号に変える形にします。
3つめの手順は、担当者を割り当てる式を入れることです。名簿が A2 から A6 までの5人、週の番号が B1 にある場合、その週の1つめの場所の担当者は =INDEX($A$2:$A$6, MOD(B1-1, 5)+1) で出ます。MOD は割った余りを返す関数なので、週が進むごとに1、2、3、4、5、1と順に戻ってきます。
4つめの手順は、場所の行を増やすことです。2つめの場所は =INDEX($A$2:$A$6, MOD(B1, 5)+1)、3つめの場所は =INDEX($A$2:$A$6, MOD(B1+1, 5)+1) と、足す数を1つずつ増やします。こうすると同じ週に同じ人が2か所に入ることがなくなり、週が変わるたびに全員が1つ隣の場所へ移ります。
5つめの手順は、人数が変わったときの直し方を決めることです。式の中の5は人数です。人数が6人になったら、名簿の範囲を $A$2:$A$7 に広げ、式の5を6に書き換えます。この2か所だけを直せば済む形にしておくと、年度替わりの作業が数分で終わります。
式を使わず手で埋める方法もあります。人数が変わらない集まりなら、1周分を手で入力して、それを横方向にコピーするだけで足ります。関数を覚える手間と、毎年手で直す手間のどちらが軽いかで決めてください。
円当番表の作り方と、回す担当を決めておく
円当番表は、紙と画びょうがあれば作れます。手順は4つです。
1つめに、外側の円を描き、掃除の場所を等分して書き込みます。場所が6つなら6等分、4つなら4等分です。
2つめに、内側の小さい円を描き、担当する班や名前を同じ数だけ書き込みます。外側と内側の分割数をそろえることが条件になります。数が合わないと、回したときに空欄が出ます。
3つめに、2枚の円の中心を画びょうかハトメでとめます。内側だけが回る形にしてください。外側の場所は動かさないほうが、貼る位置が固定できて見やすくなります。
4つめに、回す担当と回すタイミングを決めます。ここが抜けると、円当番表は最初の週のまま止まります。「毎週月曜の朝に日直が1つ回す」のように、誰がいつ回すかを表の外側に書き添えてください。回す動作を当番の仕事に組み込むのが、続けるためのコツになります。
Excelやパソコンで円当番表を作る場合は、円グラフの機能を使う方法があります。項目をすべて同じ数値にした円グラフを2つ作り、大小を重ねると等分された二重の円になります。書き出して印刷したあと、内側だけを切り抜いてとめれば、紙の円当番表と同じものができます。図形を描く機能で扇形を並べる方法もありますが、等分の角度を自分で計算する手間がかかるため、円グラフを使うほうが早くなります。
無料テンプレートの選び方
当番表のテンプレートは、無料で配られているものが多くあります。1から作るより早いので、まず探す価値があります。選び方で見る場所は4つです。
1つめが、ファイルの形です。Excel形式なら名前と場所を直せます。PDF形式は印刷してから手書きする前提のものです。人が入れ替わる集まりならExcel形式、1年間変わらない集まりならPDF形式でも足ります。
2つめが、人数と場所の数が自分の集まりに合うかです。テンプレートは5人用や6人用で作られていることが多く、行や列を足すと罫線や色の設定が崩れるものがあります。自分の人数に近いものを選ぶほうが、直す手間が減ります。
3つめが、関数が組まれているかどうかです。関数が入っているテンプレートは、名簿を直すだけで表全体が変わります。その代わり、式の意味が分からない人が受け取ると直せません。次の担当者に引き継ぐ前提なら、式を使わない単純な表のほうが安全な選択になります。
4つめが、印刷したときの大きさです。画面で作った表をA4で印刷すると、文字が小さくなって壁に貼ったときに読めないことがあります。貼り出す前提なら、印刷の設定を1ページに収める形にして、実際に印刷して離れた場所から読めるかを確かめてください。
テンプレートを比較するときは、見た目の好みを先に決めないほうが早く終わります。人数と場所が合うものを2つか3つに絞り、そのうえでかわいい絵柄や色を選ぶ順にすると、選ぶ作業が長引きません。
使う場所によって作り方が変わる
同じ掃除当番表でも、使う場所で気にする点が変わります。
掃除当番表は、使う場所によって少しだけ作り方が変わります。学校なら人数、職場なら掃除場所、家庭なら続けやすさを先に見ておくと、あとで直す回数が減ります。 出典: exia.co.jp
学校では、人数が先に決まっています。クラスの人数を場所の数で割って班を作る形になるため、場所の数を人数に合わせて調整します。欠席が出ても回るように、1か所を2人で持つ形にしておくと止まりません。
職場では、掃除場所が先に決まっています。給湯室、共用の机、ごみの集積、来客用のスペースといった場所が固定で、そこに人を割り当てます。交代勤務や在宅勤務の人がいる職場では、出勤する曜日が分かっている人だけで回す形にしてください。全員を等しく並べた表は、出勤しない日に当番が当たった時点で止まります。
家庭では、続けやすさが先に来ます。公平さを追いかけて細かく分けると、確認する手間のほうが大きくなります。場所を3つか4つにまとめ、週替わりで回すだけの表で足ります。
町内会や自治会では、対象が集会所や公園、ごみの集積場所になります。世帯単位で回す形が一般的で、当番が回ってくる間隔が長くなるため、いつ自分の番が来るかを1年分見せる表が向きます。班の軒数が20を超える会では、月替わりにすると1周するのに20か月かかります。この場合は、1か月に複数の世帯を割り当てるか、半年ごとに2世帯で組む形に変えてください。
部活やサークルでは、人の入れ替わりが年度ごとに起きます。名簿を別に分けて管理する作りにしておけば、年度替わりの作業は名前の差し替えだけで終わります。
貼り出したあとに見やすくする工夫
表ができたら、貼り出したときに読まれる形に整えます。読まれない表は、順番が飛ぶ原因そのものになります。
今週の行に色を付けてください。表が1年分あると、自分の番がどこかを探すのに時間がかかります。今週の列だけ背景に色を入れるか、クリップや洗濯ばさみで目印を付けると、立ち止まらずに読めます。
文字は本文を14ポイント以上にしてください。壁に貼る表は、1メートル以上離れた場所から読まれます。画面で見たときにちょうどよい大きさは、貼ると小さすぎます。
場所の名前は、みんなが使っている呼び方で書いてください。図面上の名称や、会だけで通じる略称を使うと、新しく入った人に伝わりません。「2階の流し」なのか「給湯室」なのか、実際に声に出して呼んでいる名前に合わせます。
やることも1行で添えてください。「トイレ」とだけ書かれていると、便器だけを洗う人と床まで拭く人が出ます。「便器、床、手洗い場、ごみの回収」と4つ書いておけば、誰が担当しても同じ仕上がりになります。この1行があるだけで、当番のたびに前の人に聞く手間が消えます。
休みの扱いも表に書いてください。休んだ人の分を誰が代わるのか、翌週に持ち越すのか。決めていない集まりでは、休んだ場所がそのまま掃除されずに残ります。「休んだ場合は翌週に本人が担当する」と1行書くだけで、抜けが防げます。
順番が飛ばなくなる運用のポイント
表があるのに順番が飛ぶ集まりには、共通の原因があります。表を管理する人が決まっていないことです。
管理するポイントは3つです。
1つめが、表を直す人を1人に決めることです。複数の人が直せる状態にすると、直した版と直す前の版が混ざります。紙の表を壁に貼っているだけの集まりで、誰かが鉛筆で書き換えた結果、元の順番が分からなくなる例があります。直すのは1人、直した日を表の端に書く、この2つで混乱は止まります。
2つめが、次の週の当番を前日に伝えることです。表を貼ってあるだけでは、見ない人は見ません。前日に一言伝える手間を入れると、当番の抜けが大きく減ります。手段は口頭でも連絡アプリでも構いませんが、伝える担当を決めておくことが条件になります。
3つめが、終わったことを記録する形にすることです。押印欄かチェック欄を表に付け、済んだら印を入れる形にします。記録が残ると、抜けた週が後から分かります。何も記録しない表では、掃除されていない週があったこと自体に気づけません。
この3つは、どれも表の作り方の話ではありません。作った表を回す仕組みの話です。表づくりに時間をかけた集まりほど、ここを飛ばして止まります。
当番表が続かなくなる3つの原因と注意点
続かなくなる原因は、経験上3つに絞られます。作る前に知っておくと避けられます。
1つめが、公平さを追いかけて複雑にすることです。場所ごとの手間の差を点数にして、負担を均そうとする表を作ると、作った人しか読めなくなります。その人が抜けた年に、表は更新されずに止まります。手間の差は、負担の大きい場所を2人で持つ形にするだけで十分に吸収できます。
2つめが、表の保存場所を決めないことです。作った人のパソコンにだけ保存されたファイルは、その人が抜けた日に取り出せなくなります。次の年の担当者は、また白紙から作り直すことになります。会や職場として1つの保存先を決め、印刷した紙も残してください。引き継ぐものが1つで済む形にできるかどうかで、続くかが決まります。
3つめが、注意の張り紙で解決しようとすることです。掃除が行き届いていないときに「きちんとやってください」と書いた紙を増やす対応は、表の問題を解決しません。やることが1行で書かれていないか、休みの扱いが決まっていないか、そのどちらかが原因です。表に戻って、抜けている1行を足すほうが早く直ります。
注意点をもう1つ挙げると、当番表は減らす方向に直すのが基本です。場所を増やし、確認の項目を増やす方向に直すと、続かなくなります。回らなくなったら、場所を2つにまとめる、周期を長くする、といった引き算で直してください。
週替わりと月替わりのどちらを選ぶか
周期の決め方は、当番表の使い勝手をいちばん大きく左右します。判断の材料は3つあります。
1つめが、1回あたりの手間の大きさです。机を拭く程度なら日替わりでも負担になりませんが、床の水洗いや窓拭きが含まれるなら、週替わりより長い周期のほうが現実的です。1回の作業が30分を超えるなら、月替わりにして代わりに人数を増やすほうが続きます。
2つめが、集まる頻度です。毎日集まる教室や職場なら、日替わりでも週替わりでも表は回ります。週に1回しか集まらないサークルでは、日替わりの表を作っても意味がありません。集まる回数より細かい周期にしないことが条件になります。
3つめが、1周にかかる時間です。人数を周期で割ると、自分の番が次に来るまでの間隔が出ます。10人が週替わりで回すなら、次は10週間後です。20世帯が月替わりで回す町内会なら、次は20か月後になります。間隔が1年を超えると、前回どうやったかを誰も覚えていない状態になります。間隔が長くなりすぎる場合は、1回に複数の人を割り当てて周期を短くしてください。
この3つを見比べると、多くの集まりでは週替わりに落ち着きます。週替わりは曜日で覚えられるため、表を見なくても自分の番が近いことに気づけます。月替わりは表を見ないと分からないので、前日に伝える手間が必ず必要になります。周期を長くするなら、伝える仕組みも一緒に用意してください。
年度替わりに表を作り直す手順
当番表がいちばん壊れるのは、年度が替わる時期です。人が入れ替わり、場所が変わり、担当者も交代するため、前の年の表がそのまま使えません。この工程を4つに分けておくと、毎年同じ手順で終わります。
1つめに、前の年の表を残したまま複製します。上書きして直すと、前の年にどう回していたかが分からなくなります。ファイル名に年度を入れて別に保存し、新しい年度の表はその複製から作ってください。
2つめに、名簿を差し替えます。名簿を別のシートか離れた列に分けて管理していれば、この作業だけで表全体の担当者が入れ替わります。人数が変わった場合は、式の中の人数と名簿の範囲の2か所を直します。
3つめに、場所の一覧を見直します。使わなくなった場所、新しく増えた場所、掃除の頻度が変わった場所を確かめてください。前の年の表をそのまま使い続けて、すでに無い場所の当番が回り続けている例があります。
4つめに、休みの日を入れます。長い休みや行事で集まらない週を先に抜いてから担当を割り当てないと、誰もいない週に当番が当たります。カレンダー式の表では特に起きやすい食い違いです。
この4つを終えたら、貼り出す前に1人に読んでもらってください。作った本人は自分の思い込みで読むため、場所の名前の抜けや週のずれに気づきにくくなります。第三者が1分読むだけで、貼り出してから直す手間を避けられます。
掃除の道具と消耗品も表に入れる
当番表が回っているのに掃除が行き届かない集まりでは、原因が道具側にあることがあります。ぞうきんが乾いていない、洗剤が切れている、ごみ袋が無い。当番の人は、道具を探す時間のほうが長くなります。
対処は2つです。
1つめが、道具の置き場所を表に書き添えることです。「用具は1階の倉庫、鍵は集会所の入口の箱」のように、場所と鍵の在りかまで1行で書きます。新しく当番になった人が、前の人に聞かずに始められる形にしてください。
2つめが、消耗品の担当を別に決めることです。掃除の当番と、洗剤やごみ袋を補充する担当を同じ人にすると、当番の負担が2倍になります。補充だけを年間で1人か2人に任せ、残りが少なくなったら伝える先を表に書いておく形が回りやすくなります。
この2つは表に2行足すだけで済みます。掃除が行き届かないときに、やり方の注意を増やす前に、道具がそろっているかを確かめてください。人の問題に見えるものが、道具の補充の問題だったという例は少なくありません。
場所ごとの作業内容を一覧にしておく
当番表とあわせて用意しておくと効くのが、場所ごとの作業内容の一覧です。表には担当者と場所だけが入るので、何をどこまでやるかは別の紙に書き出しておきます。
書き方は3列で足ります。左に場所、中央に作業、右に使う道具です。トイレなら、作業は「便器を洗う、床を拭く、手洗い場を拭く、ごみを回収する」の4つ、道具は「ブラシ、洗剤、ぞうきん、ごみ袋」と並びます。給湯室なら、作業は「流しを洗う、排水口のごみを取る、台を拭く、ふきんを洗って干す」となります。
この一覧があると、3つのことが変わります。
1つめに、仕上がりがそろいます。同じ場所を担当しても、人によって範囲の解釈が違えば結果が変わります。作業を4つに分けて書いておけば、誰が当番でも同じところまで終わります。
2つめに、引き継ぎが要らなくなります。前の当番に「どこまでやるんですか」と聞く場面が消えるので、新しく入った人がその日から担当できます。人の入れ替わりが速い集まりでは、この効果がいちばん大きくなります。
3つめに、負担の差が見えます。作業の数を場所ごとに並べると、4つの場所と1つの場所が同じ1枠になっていることに気づきます。負担の重い場所は2人で持つか、周期を短くするといった調整の根拠になります。
一覧は、当番表の隣に貼るか、当番表と同じファイルの別のシートに入れてください。別の紙にして引き出しに保存すると、当番の人はそこまで探しに行きません。当番表を見た目の流れで作業内容まで読める位置に置くのが、使われる形になります。
表をどこに保存して、どう伝えるかを決める
当番表は、作る作業と伝える作業の2つに分かれます。作る作業は1年に1回ですが、伝える作業は毎週あります。手間の総量で見ると、伝える側のほうが大きくなります。
紙で壁に貼る方法は、その場にいる人には確実に伝わります。おすすめできるのは、毎日同じ場所に集まる集まりです。教室、事務所、部室のように、必ず通る場所に貼れるなら紙で足ります。
一方、集まる頻度が低い集まりでは、紙だけでは足りません。町内会の集会所の掃除当番、週1回しか集まらないサークル、交代勤務の職場では、貼ってある紙を見る機会がそもそも少なくなります。この場合は、表そのものを連絡の道具に保存して、当番の前日に通知が届く形にするほうが確実です。
連絡の道具を選ぶときに見る場所は2つです。表を後から探せるか、そして誰が見たか分かるかです。日常の会話と当番表が同じ流れに混ざる道具では、先週の表が会話の上に流れていきます。書類と会話が混ざる問題を整理したものがLINEグループとの比較にあります。当番表は毎週参照する書類なので、いつでも同じ場所から開ける形にできるかが分かれ目になります。
掲示板と予定表を持つ団体向けの道具に移した場合に何が変わるかはBANDとの比較にまとめてあります。表を掲示板に保存し、当番の日を予定表に入れる形にすると、貼り出す作業と前日に伝える作業が分かれます。
名簿と当番表を同じ場所で扱うことになるため、外から見えない形が前提になります。誰でも入れる公開の場所と、招いた人だけが入る場所の違いはLINEオープンチャットとの比較で整理しています。当番表には氏名が並ぶので、メンバー以外は見られない場所で扱ってください。
町内会での実際の使いかたを並べたものが町内会での使われかたです。集会所の掃除当番、ごみの集積場所の当番、行事の準備の割り振りといった、当番表と近い作業の例が並んでいます。学校の係や清掃の分担に近い形を見たい場合は学校での使われかたのほうが参考になります。曜日ごとに担当が変わる形の例が入っています。
費用や使い始めの手順については、よくある質問を集めたよくある質問に並んでいます。紙の表を続けるか、連絡の道具に載せるかを決める前に、毎週伝える作業に誰が何分使っているかを数えてみてください。その時間が当番表そのものを作る時間より長いなら、伝える側から先に直したほうが効きます。
Q1. 掃除当番表はExcelで作るべきですか、手書きでよいですか？
人が入れ替わる集まりならExcel、1年間変わらない集まりなら手書きで足ります。Excelの利点は、名簿を1か所直せば表全体が変わることです。手書きの利点は、誰でもその場で直せることです。次の担当者に引き継ぐ前提なら、関数を使わない単純な表のほうが安全です。
Q2. 人数と掃除場所の数が合わないときはどうしますか？
場所が人数より多い場合は、隣り合う場所を1つにまとめます。場所が人数より少ない場合は、手間のかかる場所を2人で持つ形にします。人数に合わせて場所の数を調整するほうが、1人が2か所を持つ形より抜けが出ません。円当番表を使う場合は、外側と内側の分割数を必ずそろえてください。
Q3. 順番が飛んでしまうのを防ぐ方法はありますか？
表を直す人を1人に決め、次の週の当番を前日に伝え、終わったらチェック欄に印を入れる。この3つで止まります。表の作り方ではなく、表を回す仕組みのほうに原因があります。今週の行に色を付けるか目印を挟んで、自分の番を探さずに読める形にするのも効果があります。
Q4. 無料のテンプレートはどこを見て選べばよいですか？
ファイル形式、人数と場所の数、関数が入っているか、印刷したときの文字の大きさの4点です。Excel形式なら名前を直せます。人数が自分の集まりに近いものを選ぶと、行を足して罫線が崩れる手間を避けられます。貼り出す前に実際に印刷して、離れた場所から読めるかを確かめてください。