月謝アプリの選び方｜現金の受け渡しをやめる順番

月謝アプリを探している人のほとんどは、現金のやり取りをやめたいと考えています。ただし、アプリを入れれば現金が消えるわけではありません。払う側が登録を終えなければ、袋も台帳も金庫も残ります。この記事では、月謝アプリと呼ばれるものを4つの型に分け、払う側の画面で何が起きるかを見たうえで、費用の実額と、現金をやめるまでの段取りを整理します。

月謝アプリという言葉が指すものは4つある

同じ「月謝アプリ」で検索しても、出てくるものは性格がまったく違います。4つに分けて見ると、比較の土俵が揃います。

決済に特化した型は、お金を集めることだけをやります。毎月の自動引き落とし、請求の発行、入金の通知が中心で、名簿や出欠は持ちません。すでに別の場所で生徒の管理ができている教室が、支払いだけを自動化したいときに向きます。

教室の運営に特化した型は、生徒の台帳、レッスンの予約と出欠、月謝をひとまとめに持ちます。振替の残り回数、休会、コース変更といった教室特有の事情を扱えるものが多くあります。その代わり、教室以外の集まりには機能が過剰になります。

団体の運営に使う型は、連絡、予定、出欠、写真、集金をひとまとめに持ちます。名簿を中心に据えるため、月謝だけでなく会費や行事費も同じ画面で扱えます。教室、部活、サークル、地域の集まりなど、人が集まるところなら形を問わず使えるのが特徴です。

家計簿や送金の型は、個人どうしのやり取りを記録するものです。月謝の受け取りに転用している人もいますが、毎月の自動引き落としや未納の一覧には向きません。数人規模であれば回りますが、人数が増えると破綻します。

どの型が要るかは、月謝以外に何を管理したいかで決まります。お金だけなら1つ目、教室の運営ごと載せたいなら2つ目、連絡や出欠も一緒にしたいなら3つ目です。ここを決めずに比較表を眺めると、いつまでも決まりません。

払う側のスマホで何が起きるか

選ぶ側は運営者ですが、使うのは払う側です。保護者や会員の画面で何が起きるかを知らないと、導入後につまずきます。

最初に起きるのは、登録です。案内のリンクを開き、アカウントを作り、カード番号か口座の情報を入れます。ここが最大の関門で、脱落する人が出るのはほぼこの1画面です。アプリのダウンロードが必要か、ブラウザだけで済むかで、完了する割合が変わります。ダウンロードが必要な形は、それだけで数人が止まります。

次に起きるのは、毎月の引き落としです。ここは何も操作が要りません。良い形であれば、引き落としの前後に通知が届きます。通知が届かない形だと、払う側は自分が払えているかを確認できず、問い合わせが運営者に来ます。

3つ目に起きるのが、失敗したときの通知です。カードの有効期限が切れた、残高が足りなかった、といった理由で決済が通らないことは一定の割合で起きます。ここで本人に自動で通知が飛ぶかどうかで、運営者の仕事量が変わります。通知が飛ばない形では、運営者が気づいて連絡することになり、督促の手間が戻ってきます。

4つ目が、履歴の確認です。いつ、いくら払ったかを本人が見られる状態になっていると、「払ったはずだ」という行き違いが起きません。領収書や明細を自分で出せる形なら、年末に問い合わせが来ることもなくなります。

この4つのうち、登録の入り口と、失敗したときの通知の2つが特に効きます。比較するときは、機能の一覧ではなく、この2つを公式ページの画面写真で確かめてください。

アプリを入れても現金が残る3つの理由

月謝アプリを入れたのに現金の受け取りが続いている教室は珍しくありません。理由は3つに絞れます。

1つ目は、登録していない人が残っているためです。案内を全体に流しただけでは、必ず数人が登録しません。この数人のために現金の受け取りを続けると、袋も台帳も金庫も残り、作業は減りません。全員が移らない限り、作業は1つも消えないという点が、この移行の難しさです。

2つ目は、月謝以外のお金が現金のままだからです。教材費、発表会費、合宿費といった臨時の請求が現金で回っていると、結局は現金を扱う体制が要ります。月謝だけをアプリに移しても、金庫と台帳は残ります。

3つ目は、運営者が例外を認めてしまうためです。一度でも「今回だけ現金で」を認めると、それが前例になります。どうしても事情がある家庭には振込を案内する形にとどめ、現金を受け取る窓口自体を閉じるほうが、結果として早く終わります。

つまり、現金をやめるというのは、アプリを選ぶ作業ではなく、全員を移し切る作業です。道具選びに時間をかけるより、最後の数人をどう拾うかを先に考えたほうが、目的に早く着きます。

費用は「月額」と「決済のたび」の2つに分かれる

月謝アプリの費用は、月額と、決済のたびに引かれる分の2つに分かれます。公式の料金ページで確認した数字で見ていきます。

教室やレッスンの販売に使われるMOSHは、月額プランと決済手数料の2階建てです。月額プランはFREEが無料、STARTERが1,380円、GROWが2,980円からで、カード決済はStripeを使う場合に決済額の6.5%と1件あたり99円がかかります。年間の決済額が1,200万円以上になると4.5%と99円に下がり、銀行振込なら3.0%と99円です。初期費用と解約金はかからないと明記されています。

毎月の会費を集める形で使われるCAMPFIREコミュニティは、初期費用が0円で手数料が15%です。

初期費用 0円　手数料 15%。売上の85%がオーナーに振り込まれます。 出典: community.camp-fire.jp

noteのメンバーシップは開設と運用の費用が0円で、プラットフォーム利用料が10%です。ただし公式のヘルプには、これが売上から事務手数料を引いたうちの利用料だと書かれているため、手取りは売上の90%ちょうどにはなりません。正確な額は振込の明細で確認してください。

ここで注意したいのは、月額が0円であることと、総額が安いことは別だという点です。毎月決まった額を集め続ける用途では、決済のたびに引かれる分が積み上がります。月額が数千円でも決済の率が低いほうが、年間では安くなることがあります。判断は必ず年額で行ってください。

単価が低い集まりほど、1件あたりの定額が効く

率の比較だけでは、自分の教室にとっての高い安いが分かりません。1件あたり99円のような定額が乗る料金は、単価が低いほど実効の率が上がります。

売上はすべて同じ180,000円ですが、引かれる額は違います。月謝12,000円で15人なら13,185円、月謝2,000円で90人なら20,610円です。同じ売上で7,425円の差が出ます。件数が多いほど定額の部分が積み上がるためです。いちばん下の行では、率が一定の合計10%の形のほうが安くなっています。

読み取るべきことは1つです。月謝が高く人数が少ない集まりは、率が低く定額のある料金が有利になりやすい。月謝が低く人数が多い集まりは、定額のない料金のほうが有利になりやすい。表を自分の金額に置き換えて、12か月分を計算してから決めてください。月あたりの差は小さく見えても、年間では数万円になります。

なお、団体向けの連絡サービスの中には、連絡と出欠には費用がかからず、集金のときだけ決済にかかる分を含めて合計10%という設計のものもあります。集金そのものに別枠の手数料を乗せない形です。教室で実際にどう回るかは教室での使われかたにまとまっています。

通知が届くかどうかで回収の速さが変わる

自動引き落としにしても、決済が通らないことは起きます。カードの有効期限切れ、限度額、残高不足などが理由です。ここでの通知の設計が、回収の速さを決めます。

望ましいのは、失敗した本人に自動で通知が届き、その通知から自分で登録し直せる形です。この形なら、運営者は何もしなくても大半が解決します。運営者に届くのは、数日経っても直っていない分だけです。

避けたいのは、運営者の画面にしか結果が出ない形です。運営者が毎月画面を開いて失敗を見つけ、本人に連絡し、やり方を説明することになります。これでは現金の督促と手間が変わりません。

通知の経路も確認します。アプリの中に印が付くだけのものと、スマートフォンの画面に出るもの、メールにも届くものがあります。払う側がそのアプリを毎日開くとは限らないため、経路が2つ以上ある形のほうが確実です。

再試行の設計も見ておきます。決済が失敗したときに、自動で数日後にもう一度試す形になっているかどうかです。残高不足が理由なら、給料日の後に再試行するだけで通ることがよくあります。この仕組みがあるだけで、運営者の出番が減ります。

乗り換えで詰まるのは、データの持ち出し

いまのアプリから別のものへ移るとき、あるいは将来移る可能性を考えるとき、確かめておくべきは書き出しができるかどうかです。

書き出せるべきものは3つあります。生徒や会員の名簿、支払いの履歴、そして出欠の記録です。CSVで出せるかを、導入の前に公式ページかヘルプで確認してください。画面でしか見られない形に入ると、移るときに手で転記することになります。

もう1つ確かめたいのが、カードの情報が移せないという事実です。支払いの方法を変えるときは、払う側に登録をやり直してもらうことになります。つまり、アプリの乗り換えは、最初の導入と同じ関門をもう一度通ることを意味します。この点を知っておくと、最初の選択を慎重にできます。

移りやすさは、料金の交渉力にもつながります。持ち出せない形に入っていると、料金が改定されても受け入れるしかありません。初期費用と解約金がかからないこと、書き出しができることの2つを、最初に確認しておいてください。

スマホを持たない家庭への対応

どの集まりにも、スマートフォンを持っていない人、持っていても決済の登録ができない人がいます。ここを想定に入れておかないと、移行が途中で止まります。

現実的な形は3つあります。1つ目は、運営者が代理で登録する形です。本人の同意を得たうえで、その場で一緒に入力します。カード情報を運営者が扱うことになるため、預からずに本人の手で入力してもらい、操作だけを手伝う形にしてください。

2つ目は、銀行振込を併用する形です。自動にはなりませんが、現金の受け渡しは消えます。数人であれば、通帳の確認は大きな負担になりません。現金をやめるという目的だけは達成できます。

3つ目は、家族の誰かが代表して登録する形です。同居の家族が1つの支払い方法でまとめられるなら、人数分の登録は要りません。兄弟がいる家庭では、もともとこの形になっていることが多くあります。

いずれの形でも、運営者が個別に時間を取るのが早道です。全体への案内を3回出すより、電話を1本かけたほうが終わります。移行の最後に残るのはいつも数人で、その数人を放置すると現金の体制が残り続けます。

預かる情報と、確認しておくこと

月謝アプリは、名簿と支払いの情報を同時に持ちます。預かるものの重さを意識して、最低限の確認をしておきます。

カード情報をどこが持っているかを確認してください。多くのサービスは決済の専門業者に預ける形を取っており、アプリの提供者や教室が番号そのものを持たない設計になっています。公式ページに決済の事業者名が書かれているかを見ると、この点が判断できます。

誰が何を見られるかも確認します。講師や役員が支払いの情報まで見られる状態にするかどうかは、運営として決めておく必要があります。現場の指導者が金銭の情報を持つと、立場が難しくなります。出欠は講師にも開き、金額は運営者だけが見る、という二段の形にしている教室が多いようです。

名簿や写真が外部から見えない状態になっているかも大事です。メンバー以外は見られない形になっているかを確認し、URLを知っていれば誰でも開ける形になっていないかを見ます。退会した人の情報がいつまで残るかも、あわせて確認してください。

個人情報の扱いについて、教室や団体の側で法律上の解釈を断定するのは避けたほうが安全です。個人情報保護委員会が事業者向けの資料を公開しているので、方針を作るときの手がかりになります。判断に迷う場面では専門家に確認してください。

現金をやめるまでの3か月

段取りを時間で区切ると、移行は進みます。3か月を目安にした形を示します。

1か月目は、準備と数えることです。いまの支払い方法の内訳を数え、現金が何人、振込が何人かを出します。そのうえで道具を決め、運営者だけで試します。自分で一度登録し、引き落としを受け、失敗させてみて通知を確認します。ここを飛ばすと、保護者からの質問に答えられません。

2か月目は、追加と案内です。新しい方法を増やし、新しく入る人は最初からこちらにします。既存の人には、紙とアプリの両方で案内を出します。登録の画面を印刷して、どこに何を入れるかを図で示すと問い合わせが減ります。この月は現金も受け取り続けます。

3か月目は、切り替えと個別対応です。現金をやめる日を告知し、その日までに登録していない人を一覧で出します。残った人に個別に連絡し、一緒に登録するか、振込へ案内します。ここで手を抜くと、4か月目も現金が残ります。

この3か月で気をつけるのは、告知の回数ではなく、残っている人の名前を把握することです。全体への案内を何度出しても、動かない人は動きません。誰が未登録かを一覧で見られる状態を作り、そこを1人ずつ潰していくのが、いちばん確実な進め方です。

小さい集まりで使うときの判断

生徒や会員が10人程度の集まりでは、アプリを入れる判断は微妙になります。手数料の絶対額が小さい一方で、移行の手間は人数にあまり比例しないためです。

判断の材料は3つあります。1つ目は、集金に使っている時間です。10人でも、当日に受け取って台帳に書いて銀行へ持っていく作業は毎月発生します。これが月30分なら年間6時間です。2つ目は、現金を扱うことの心理的な負担です。金額が合わないときの確認、未納の人への声かけ、保管の不安は、人数が少なくても軽くなりません。3つ目は、これから増える見込みです。増える予定があるなら、人数が少ないうちに形を作っておくほうが、移行は楽になります。

逆に、人数が増える予定がなく、集金の負担も気にならないのであれば、いまの形を続ける判断も十分に成り立ちます。道具を入れる目的は事務の時間を減らすことであって、道具を持つことではありません。

集まりの性格によって向く形は変わります。出入りが多く、会費も行事費も扱う集まりの勝手はサークルでの使われかたに、地域の集まりで会費を集める場合の考え方は町内会での使われかたにまとまっています。

連絡や出欠と一緒にするかで、選び方が変わる

月謝だけを自動化するのか、連絡や出欠も同じ場所に寄せるのかで、選ぶべき型が変わります。ここを先に決めると、候補が一気に絞れます。

月謝だけを移す場合、いま使っている連絡の場所はそのままで構いません。決済に特化した型を選び、案内のリンクをいまのグループチャットに貼るだけで始められます。導入は軽く、失敗しても戻しやすいのが利点です。欠点は、名簿が二重になることです。退会した人を両方から外す作業が毎回発生し、外し忘れると退会した家庭に案内が届きます。

連絡と出欠も一緒に寄せる場合、名簿が1つになるため、宛先の間違いが構造的に消えます。未納の人にだけ連絡を送る、今月の欠席が多い人を見る、といったことが同じ画面でできます。欠点は、移行の範囲が広くなることです。払う側に覚えてもらうことが増えるため、案内の手間は大きくなります。

判断の目安は、名簿を二重に持つ負担がどれくらいかです。人の出入りが少ない集まりなら、二重でもさほど困りません。年度ごとに顔ぶれが入れ替わる集まりでは、二重の名簿はほぼ確実に崩れます。

いま使っている場所でどこまでできるかは、LINEグループとの比較で確認できます。掲示板の形で運営している場合の勝手はBANDとの比較に、保護者が毎年入れ替わる集まりの進め方はPTAでの使われかたにまとまっています。

払う側から必ず出る5つの質問

案内を出すと、同じ質問が繰り返し届きます。先に答えを用意しておくと、問い合わせの対応時間が大きく減ります。

手数料はこちらが払うのか。 決済の手数料を教室が負担するのか、月謝に含めるのかを明記します。月謝の額を変えずに教室が負担する形が最も説明が簡単です。上乗せする場合は、値上げと受け取られるため、改定の告知と同じ扱いで丁寧に進めます。

カード情報は誰が見るのか。 多くのサービスでは決済の専門業者が扱い、教室も運営者も番号そのものを持ちません。使っている決済の事業者名を答えられるようにしておくと、安心につながります。

引き落としはいつか。 日付を明記します。給料日との関係で残高が足りなくなる家庭があるため、日付が分かっていれば相手も備えられます。失敗したときにどうなるかもあわせて書いておきます。

途中でやめたいときはどうするか。 解約の方法と、最後の引き落としがいつになるかを書きます。ここが不明瞭だと、登録そのものをためらう人が出ます。

領収書は出るか。 年末調整や習い事の記録で必要になる家庭があります。明細を自分で見られるか、書面が必要な場合にどうするかを決めておきます。

この5つを案内の紙に先に書いておくと、問い合わせはほとんど来なくなります。質問が来てから答える形にすると、同じ説明を人数分繰り返すことになります。

無料で試せる範囲を先に確かめる

多くの月謝アプリには無料で使える範囲があります。ただし、無料の範囲は機能ではなく、規模で区切られていることが多い点に注意してください。

よくある区切りは4つです。登録できる人数の上限、保存できるデータの量、管理者として置ける人数、そして書き出しができるかどうかです。いま20人だから無料で足りると判断して入れると、30人になった時点で有料へ移ることになります。移ること自体は問題ありませんが、そのときの金額を先に見ておかないと、予算の話が後追いになります。

無料の範囲で試すときは、本番と同じことを一度通してみてください。自分を生徒として登録し、請求を立て、引き落としを受け、失敗させ、通知が届くかを見ます。ここまでやって初めて、払う側の体験が分かります。画面写真や機能の一覧を眺めるだけでは、通知の文面も、失敗したときの案内も分かりません。

試す期間は1か月を目安にします。月謝は月に1度しか動かないため、1周させないと分からないことが多くあります。急いで全員に案内を出すより、1周させてから広げるほうが、結果として早く終わります。

月謝と会費は、同じ道具でも扱いが違う

月謝アプリと呼ばれるものを、部活やサークル、地域の集まりの会費に使う場面も増えています。月謝と会費は似ていますが、実務では3つの違いがあります。

1つ目は、周期です。月謝は毎月ですが、会費は年に1回や半年に1回のことが多くあります。年1回の集金で自動引き落としを組むと、登録した情報が1年後まで使われないため、その間にカードの有効期限が切れます。年に1度しか集めないのであれば、自動引き落としより、そのつど請求を出して払ってもらう形のほうが確実です。

2つ目は、金額が全員同じかどうかです。月謝はコースによって違うのが普通ですが、会費は全員同じであることが多くあります。全員同じなら、請求を一括で作れる道具のほうが手間が少なくなります。逆に、世帯ごと、学年ごとに金額が違う集まりでは、人ごとに金額を持てる形が要ります。

3つ目は、集める人の立場です。月謝を集めるのは事業者ですが、会費を集めるのは多くの場合、持ち回りの役員です。毎年担当が代わるため、引き継ぎができる形でなければ続きません。個人のアカウントに紐づいた形で集金を始めると、翌年に引き継げず、また元の現金に戻ります。管理者を複数置けるか、交代できるかを必ず確認してください。

この3つを踏まえると、会費を扱う集まりでは、決済に特化した型より、名簿を中心に据えた団体向けの型のほうが合いやすくなります。名簿と役員の交代が扱えることが、続くかどうかを決めるためです。

数字で見ると、どこで元が取れるか

月謝5,000円を30人から集める集まりを例に、最後に数字を並べます。月の売上は150,000円、年間で1,800,000円です。

現金のままなら手数料は0円ですが、集金、記帳、銀行への持ち込み、未納の確認と督促に月2時間から3時間かかります。年間で24時間から36時間です。カード決済に移すと、6.5%と99円の形で月12,720円、年間152,640円がかかります。率が一定の合計10%の形なら年間180,000円です。

年間152,640円を30時間で割ると、1時間あたり5,088円になります。この金額を自分の時間の価値と比べるのが、判断の形です。レッスン1コマの単価がこれを上回る教室なら、事務に使っていた時間で1コマ増やせば釣り合います。事務を人に頼んでいる集まりなら、その時給と比べます。

もう1つの見方は、未納の回収率です。現金や振込では、毎月数人の未納が出て、そのうち何割かは回収が遅れます。自動引き落としに移すと、未納そのものが構造的に減ります。仮に月1人分の5,000円が毎月遅れていたとすれば、年間で60,000円が遅れて入っていた計算になります。資金の流れが安定することは、手数料の議論とは別の価値です。

人数が増えるほど、自動化した側が有利になります。手数料は売上に比例して増えますが、事務の時間はそれより速く増えるためです。まずは、この1か月で集金に何分使ったかを実際に測ってみてください。測った数字が、率の比較よりも確かな判断材料になります。導入の前に出やすい質問はよくある質問にも並んでいます。

Q1. 月謝アプリを入れれば現金の受け取りはなくなりますか？

全員が登録を終えるまではなくなりません。数人でも未登録の人が残れば、集金袋も台帳も金庫も残り、作業は減りません。月謝以外の教材費や行事費が現金のままでも同じです。道具を選ぶ時間より、最後の数人をどう移すかに時間をかけたほうが、目的に早く着きます。

Q2. 手数料はどのくらいかかりますか？

決済額に対して8%から15%程度が目安です。1件あたり99円のような定額が乗る料金もあり、月謝が低く人数が多い集まりほど実効の率が上がります。月額が0円でも年間の総額が安いとは限らないため、自分の金額で12か月分を計算してから比べてください。

Q3. スマートフォンを持っていない家庭にはどう対応しますか？

運営者が同席して一緒に登録する、銀行振込を併用する、家族の誰かがまとめて登録する、の3つが現実的な形です。全体への案内を繰り返すより、個別に電話をかけるほうが早く終わります。数人を放置すると現金を扱う体制が残り続けるため、ここは手をかける価値があります。

Q4. 別のアプリに移りたくなったときはどうなりますか？

名簿と支払いの履歴と出欠をCSVで書き出せるかが条件になります。カードの登録情報は移せないため、払う側に登録をやり直してもらうことになります。初期費用と解約金がかからないことと、書き出しができることを導入前に確認しておくと、後の選択肢が残ります。