緊急連絡網のアプリを探す段階に来た団体は、たいてい同じところで行き詰まっている。名簿の順に電話をかける形が、もう回らないのである。日中に出ない、番号が変わっている、次の人に繋がらずそこで止まる。この記事では、緊急連絡網に使えるアプリを種類ごとに分け、無料で使える範囲と、年配の会員がいる会でつまずく場所を、公式に公開されている条件から確かめる。読み終えたときに、自分の会ではどの種類を選べばよいかが決まる状態を目指す。
公的な伝言サービスは、平常時には使えない
緊急連絡網の話になると、必ず名前が挙がるのが災害用伝言ダイヤルと災害用伝言板である。ただ、これを団体の連絡網の本体に据えることはできない。提供の条件が限られているからである。
災害用伝言ダイヤル（171）について、NTT東日本は地震や噴火などの災害の発生により被災地への通信が増加し、つながりにくい状況になった場合に提供が開始される声の伝言板だと案内している。同じページには、現在は災害発生による提供をしていないという記載も並んでいる。つまり、平常時には使えない。年に数回の体験利用の日を除けば、普段の練習すらできない仕組みである。
災害用伝言板（web171）は、電話番号を手がかりに伝言を登録し、確認する形になっている。こちらも災害時の安否の確認が目的で、行事の日程変更や休校の連絡を流す道具ではない。関連するサービスの整理も進んでいて、複数の通信事業者の安否情報をまとめて検索できた「J-anpi 安否情報まとめて検索」は2023年9月30日をもって運用が終了したとweb171の画面に掲示されている。
ここから分かることは1つである。公的な仕組みは、大きな災害が起きたときに個人が身内の安否を確かめる道として整えられている。町内会が台風で行事を中止すると伝える、部活が急な練習中止を伝える、教室が休講を伝える。この種類の連絡は、団体が自分で手段を決めておくしかない。緊急連絡網のアプリを探す意味は、まさにそこにある。
緊急連絡網のアプリは、4つの種類に分かれる
売られている、あるいは無料で配られているものを並べると、作りの違いで4つに分かれる。どれを選ぶかは、団体の規模ととりまとめる人の手間で決まる。
1つめは安否確認の専用型である。企業や学校の防災を前提に作られていて、震度の条件で自動的に安否の問い合わせを送る、未回答の人へ自動で再送する、集計を管理画面で見る、といった動きを持つ。人数で料金が決まる形が多い。
2つめは団体向けの連絡アプリ型である。お知らせの掲示板、予定表、出欠の確認、写真の保存先が1つに入っている。緊急の連絡だけでなく、普段の運営もここで回す前提の作りになっている。
3つめはフォーム型である。表計算と組み合わせて、回答を集めるところだけを担う。費用はかからないが、名簿の管理と通知は別の手段で用意することになる。
4つめはメッセージアプリ型である。すでに会員の端末に入っている点が最大の強みで、追加で覚えることが少ない。ただし、届いたかどうかの把握と、過去の連絡の探しやすさに弱さが残る。
多くの団体が実際に落ち着くのは、2つめか4つめである。専用型は人数に応じた費用が毎年かかり、町内会やPTAの予算では通りにくい。フォーム型だけでは、緊急時に通知が飛ばないという弱点が残る。
企業向け安否確認アプリは、安否確認や緊急連絡に役立つ多様な機能を備えていますが、実際に導入する際には「どの製品が高く評価されているか」「どの程度の企業に利用されているか」といった点も重要な判断材料となります。 出典: it-trend.jp
評価や利用の広さを見るのは正しい。ただ、それは同じ条件で戦っている相手を比べるときの話である。企業向けの製品と、町内会が使う無料の道具を並べて点を付けても、判断には繋がらない。まず自分がどの種類を必要としているかを決めるほうが早い。
無料の条件は、人数の上限で決まっていることが多い
無料という言葉は、費用がかからない範囲がどこまでかで意味が変わる。緊急連絡網に使える手段のうち、公式に人数の条件が示されているものを押さえておくとよい。
LINEについては、LY Corporationのガイドに条件が明記されている。現在のLINEグループでは500人まで参加が可能で、オープンチャットのトークルームは最大5,000人まで、それ以上に拡張することもできると案内されている。全戸加入の町内会でも500人に届く会はそう多くないため、グループの形で足りる場合が大半である。
オープンチャットには、緊急連絡網として見たときに効く条件がいくつか付いている。参加の方法は、誰でも参加できる全体公開、設定した質問に答える参加の承認、参加コードの入力の3種類から選べる。管理の権限を持つ共同管理者を最大100名まで指名できるとも案内されている。役員が交代しても管理者が1人だけという状態を避けられる点は、続ける側にとって大きい。
一方で、専用型の安否確認サービスは、無料で使える範囲が試用の期間や人数の少ない枠に限られることが多い。会員が増えたときに費用の話が出るのか、機能が止まるのかは、契約の前に必ず確かめる。会員へ案内したあとに条件が変わると、説明をやり直す仕事が役員に戻ってくる。
費用の話で見落としやすいのは、通信の費用である。電話をかけ続ける形では、かける人の通話料が発生している。役員が自分の携帯電話から30人に順に電話をかけていれば、それは会計に載らない負担として毎回誰かが払っている。アプリに切り替える利点の1つは、この見えない負担が消えることである。
緊急連絡網に必要な機能を、優先順に並べる
機能の一覧を横に並べて数で比べると、判断を誤る。緊急の連絡でものを言う機能は、数えるほどしかない。
いちばん重いのは一斉に届くことである。名簿の順に伝えていく形は、途中の1人で止まる。止まった先の人は、何も知らないまま当日を迎える。アプリに切り替える最大の理由は、この直列の連鎖を断ち切ることにある。
次に重いのは、誰が見ていないかが分かることである。全員に送れても、見ていない人がいれば結果は同じである。既読や回答の状況が一覧で見えると、追いかける相手が絞れる。30人のうち3人だけ電話をかけるのと、30人にかけるのでは、役員の負担が桁で違う。
3つめは、名簿が中にあることである。連絡の手段と名簿が別の場所にあると、会員が増えたり抜けたりしたときに2か所を直すことになる。片方が古いままになり、届かない人が生まれる。
4つめは、過去の連絡が探せることである。前回の台風のときにどう判断したか、去年の中止の連絡はいつ出したか。この種類の記録が残っていると、判断の速さが変わる。文字のやりとりが流れていく形だと、探すために遡る時間がかかる。
5つめは、予定と連絡が同じ場所にあることである。緊急の連絡は、多くの場合すでに決まっている予定の変更である。予定が別の場所にあると、変更を2か所に書く手間が毎回かかる。
LY Corporationのガイドでは、大人数のグループでは位置情報や近辺の写真を一度に送れるノートを活用するとトークが埋もれずに状況を伝えられると案内されている。避難場所や緊急時の対応のように、忘れてはいけない情報はノートに保存しておくと、いつでも見返せるとも書かれている。流れる場所と残す場所を使い分ける考え方は、どの手段を選んでも同じように効く。
年配の会員がいる会で、最初につまずく場所
導入がうまく進まない会には、共通の原因がある。機能ではなく、始めるときの手数である。
新しいIDとパスワードを作らせる形は、そこで半分が止まる。すでに端末に入っているアプリを使う形のほうが、参加の率は高くなる。ここが、メッセージアプリ型が団体で選ばれ続ける理由である。
端末の条件も先に確かめる。アプリには対応する機種とOSの条件があり、数年前の端末では入れられない場合がある。役員会で決める前に、いちばん古い端末を使っている会員に確かめておくほうが早い。パソコンのブラウザから使える手段なら、そちらを案内する道も残る。
通知の設定は、参加したあとの離脱に直結する。会員数が多いと1日に届く件数が増え、うるさいと感じた人が通知を切る。切った人には緊急の連絡も届かない。案内の文面に、通知を静かにする時間帯の設定の仕方を1行入れておくと、この形の脱落を減らせる。
そして、参加していない人への手段を必ず1つ残す。スマートフォンを持っていない会員、アプリを入れない会員は必ずいる。その人には紙か電話で届ける係を決めておく。全員がアプリに入ることを前提にした運用は、いちばん助けが必要な人を取りこぼす。
選び方の軸は、機能表ではなく5つの問いで決まる
比較の表を作ると、機能の数が多いものが良く見える。実際に続くかどうかを決めるのは別の5つである。
1つめは、来年の担当に渡すものがいくつになるかである。連絡と名簿と予定と写真が別々なら、引き継ぎの資料を作るところから時間がかかる。1つに入っていれば、渡すのはアカウントの管理だけになる。
2つめは、見える範囲が説明できるかである。会員以外が中を見られるのかどうか。ここを毎年の総会で説明し直すことになるなら、メンバー以外は見られない形を選んでおいたほうが、説明の手間が減る。
3つめは、個人の連絡先を互いに知らせずに済むかである。グループを作る形では、参加者の一覧から互いの情報が見えることがある。会員同士が顔を知らない会では、ここが導入の反対理由になる。
4つめは、費用の条件が人数で変わるかである。会員数が増えたときに毎年の予算を組み直すことになるなら、それは役員の仕事が増えるという意味である。
5つめは、緊急のときに管理者が1人でも回るかである。管理の権限を持つ人が旅行中で連絡が取れない、という状況は現実に起きる。共同の管理者を置ける手段を選び、最初から2人以上にしておく。
いま使われている手段ごとの向き不向きは、機能を並べて比べたページで確かめられる。会員全員が既に入っている前提で始めるならLINEのグループが早く、その形の限界を知ってから選ぶにはLINEグループとの比較が判断の材料になる。連絡先を交換せずに参加させたい会はLINEオープンチャットとの比較を見ると、匿名で参加できる形の癖が分かる。
導入するときの手順と、最初の3か月で決めること
決めたあとにやることを、順番で示す。ここを飛ばすと、半年後にもう一度やり直すことになる。
最初に、緊急の連絡を出す権限を誰が持つかを決める。会長だけにするのか、担当ごとに任せるのか。緊急のときに会長に連絡が取れないと何も出せない形は危ない。2人以上を指名しておく。
次に、どの種類の連絡をどこに投稿するかを決める。全員に届けたい連絡、個別のやりとり、残しておきたい記録。この3つを分けておかないと、大事な連絡が雑談に埋もれる。
3つめに、緊急の判断の基準を先に文章にする。気象の警報が出たら中止、震度いくつ以上で連絡を出す、といった線を平常時に決めておく。当日に判断を相談する形だと、連絡が遅れる。
4つめに、練習を1回だけやる。関西電力の防災の解説では、訓練の重ね方について次のように整理されている。
緊急連絡網は、作成しただけでは十分に機能しません。実際の災害時に確実に運用できるかどうかは、平常時の訓練にかかっています。そのため、安否確認や緊急連絡の訓練を定期的に実施し、連絡網が正しく機能するかを確認することが重要です。 出典: sol.kepco.jp
団体の場合、大がかりな訓練は要らない。総会の案内をその手段で1回流し、誰に届かなかったかを数えるだけで足りる。届かなかった人が5人いたら、その5人が本番でも届かない人である。
5つめに、3か月たったところで一度見直す。通知を切った人、一度も開いていない人を数える。そこで手当てをしておけば、いざというときの取りこぼしが減る。
見直しのときに確かめる項目は3つで足りる。参加していない会員の人数、通知が届いていない会員の人数、そして役員側で緊急の連絡を出せる人の人数である。この3つを紙に書いて役員会に出せば、次に何をするかがその場で決まる。参加率が9割を超えていれば、残りは個別に受け持つ形で回る。7割を下回っているなら、案内の文面か入口の手数に原因がある。
引き継ぎの資料も、この時期に作っておく。緊急の連絡を出す手順を1枚にまとめ、管理の権限を持つ人の名前を書き添える。役員が代わる直前に作ろうとすると、誰も内容を覚えていない状態で引き渡すことになる。運用が落ち着いているうちに書いておくほうが、正確なものが残る。
注意する点は、名簿と退会のあとに集まる
緊急連絡網は個人の連絡先を扱う仕組みである。ここで手順を決めておかないと、あとで面倒が起きる。
個人情報保護委員会は、非営利の団体についての考え方を公開している。営利か非営利かは問わず、個人情報データベース等を事業の用に供している場合は個人情報取扱事業者に該当するとされ、NPO法人や自治会・町内会、同窓会、PTAのほか、サークルやマンション管理組合なども該当し得ると説明されている。町内会や部活の名簿も、その枠の中にあるという前提で扱うのが安全である。
集める項目は、緊急の連絡に本当に必要なものだけにする。持病やアレルギーのような情報は、同じ委員会が要配慮個人情報として挙げている病歴に当たり得る。連絡網の本体に書き込むのではなく、必要な人だけが見られる形に分けておく判断もある。
退会したあとの扱いも先に決める。会を抜けた人の連絡先が名簿に残り続ける状態は、役員が代わるたびに引き継がれてしまう。抜けた時点で外す、年度末に見直す、といった手順を文章にしておく。
そしていちばん多い事故は、送り間違いである。同じ委員会は、漏えいの報告が必要になる場合の例として、メールマガジンの配信でメールアドレスをBCC欄に入力すべきところをCC欄に入れて一括送信した事例を挙げている。人数が1,000人を超える漏えいは報告の対象になるとも示されている。宛先を自分で並べて送る形を続けている限り、この事故はいつでも起きる。名簿が中にある手段へ移すことは、この危険を構造から外すという意味でもある。
専用型の安否確認サービスが団体に向くのは、どんな場合か
人数に応じた費用がかかる専用型は、町内会やPTAでは候補から外れることが多い。ただ、外れないほうがよい場合もある。
向いているのは、まず参加者が入れ替わる会である。夏の大会に数百人を集める連合の組織、地域の防災の協議会、複数の学校をまたぐ行事の実行委員会。毎回の顔ぶれが変わる場では、自動で再送してくれる仕組みの価値が高い。役員が手で追いかける相手を選べないからである。
次に、法人としての責任が生じる場合である。有料の教室や道場、認可を受けた施設の運営では、連絡が届かなかったことの説明を求められる立場になる。誰にいつ送り、誰が返したかの記録が残る仕組みは、その説明の材料になる。無料の手段でも記録は残るが、書き出して保存する形になるかどうかは仕組みによる。
逆に向かないのは、会費が年に数千円の任意の団体である。会員1人あたりの費用が発生する仕組みは、会費に上乗せする話になり、総会で通らない。そして通らなかった結果として、いままでの電話の形が続いてしまう。導入できない仕組みを検討する時間は、そのまま先延ばしの時間になる。
判断の線を1つ示すと、緊急の連絡が年に何回あるかで分けられる。年に1回か2回なら、普段の運営に使う手段の中で流せば足りる。毎月のように出るなら、専用の仕組みを検討する意味が出てくる。頻度が低いのに専用の仕組みを入れると、いざというときに誰も操作を覚えていないという事態が起きる。普段使っている場所から出すほうが、実際には届く。
安否と出欠は、同じ形で聞くと集計が早い
緊急の連絡を出したあと、必ず発生するのが集計である。ここを毎回その場で組み立てていると、役員の時間が消える。
聞き方を先に決めておくとよい。無事かどうかを聞くときは、選択肢を2つか3つに絞る。無事、けがをした、家が使えない。この3つで足りることが多い。自由に書かせる形にすると、集計のときに読んで分類する仕事が発生する。
行事の出欠も同じ形に寄せておく。参加する、参加しない、まだ決まらない。3つの選択肢で聞き、締め切りを先に設定する。締め切りを決めておけば、追いかける相手が自動的に絞られる。
同じ形で聞き続けると、もう1つ利点がある。会員が慣れることである。毎回違う形式で聞かれると、どこを押せばよいかを考える時間が生まれ、その分だけ回答が遅れる。緊急のときに効くのは、考えずに答えられることである。
そして、聞いた結果を誰が見られるかを決めておく。全員が互いの回答を見られる形は、地域の助け合いには向くが、健康の状態を含む回答には向かない。回答が役員にだけ見える形と、全員に見える形を使い分けられるかどうかは、選ぶときに確かめておく項目である。
集計した結果は、どこに残すかも決める。その場のやりとりの中に流してしまうと、次の年には探せない。年度ごとに保存する場所を決めておけば、翌年の担当が前例を見られる。この積み重ねが、代が変わっても判断の速さを保つことに繋がる。
会の規模で、選ぶものは変わる
同じ緊急連絡網でも、20人の教室と400戸の町内会では答えが違う。規模ごとに整理しておく。
会員が数十人までの教室や少人数のサークルなら、すでに全員が入っているメッセージアプリのグループで足りる。届かない人は数人なので、その人だけを直接受け持てばよい。ここで専用の仕組みを入れると、覚えることだけが増える。
会員が100人から数百人になると、届いていない人を目で数えられなくなる。ここから、回答の状況が一覧で見えるかどうかが効き始める。予定と出欠と連絡が1つに入っている団体向けの連絡アプリが向く帯である。
会員が数百人を超え、班や部に分かれている組織では、階層を作れるかが問題になる。全体へ流す連絡、班にだけ流す連絡、役員だけで相談する場。この3つを分けられないと、全員に関係のない連絡が流れ続け、通知を切る人が増える。グループを複数作れる仕組みか、1つの場の中で小さな部屋を分けられる仕組みを選ぶ。
規模とは別に、会員の顔ぶれで決まる部分もある。互いに面識のない人が集まる会では、連絡先を交換せずに参加できるかが導入の可否を決める。逆に、長年の付き合いがある会では、そこは問題にならず、操作の簡単さだけが判断の軸になる。
会が複数の役割をまたぐ場合も考えておく。学校の連絡とPTAの連絡が同じ手段に混ざると、どちらの話か分からなくなる。学校の側で使われている形は学校での使われかたにまとめてあるので、どこまでを学校が持ち、どこからをPTAが持つかを分ける材料になる。
切り替えを会員に伝えるときの、案内の書き方
決めたあとに残る最後の仕事が、会員への案内である。ここの文面で、参加する人の割合が変わる。
避けたいのは、機能を並べた案内である。予定表も出欠も写真の保存もできますと書くと、読む側は覚えることが増えたと受け取る。書くべきは、読む人の手間がどう減るかである。電話が回ってこなくなる、返事は押すだけで済む、行事の予定はいつでも見られる。この3つで足りる。
次に、始め方を1つの道だけ示す。選び方を並べると、そこで止まる人が出る。参加のための入口を1つに絞り、押す場所を順に書く。紙で配る会なら、二次元コードを載せて読み取るだけの形にしておく。
3つめに、何が見えて何が見えないかを1行で書く。参加した人の名前は他の会員に見えるのか、電話番号は見えないのか。ここを書かずに案内すると、必ず総会で質問が出る。先に書いてあれば、その場で終わる。
4つめに、参加しない選択も認めると明記する。従来の紙と電話を続ける人がいてよい、と書いておくほうが、結果として参加する人は増える。強く求められると身構える人がいるためである。
最後に、困ったときの相談先を書く。役員の誰に聞けばよいか、名前を出しておく。仕組みの提供元に問い合わせてくださいという案内では、年配の会員は動けない。最初の1か月だけでも、会の中に聞ける人がいる状態を作っておくと、離脱がはっきり減る。
案内を出す時期も、判断の1つである。年度の切り替わりに合わせると、名簿を作り直す作業と重ねられる。行事の前に急いで入れると、準備で手いっぱいの役員が支える側に回れない。落ち着いている月に始めるほうが、定着する。
緊急連絡網のアプリを比べるときに、見落としやすい4つ
機能と料金の表を作ると、判断に効く項目がむしろ落ちる。実際に問い合わせが集まるのは次の4つである。
1つめは、連絡と予定が同じ場所にあるかどうか。緊急の連絡の大半は予定の変更なので、別の場所にあると毎回2か所を直す。集まりの運営を丸ごと1つに寄せる形はBANDとの比較で仕様ごとに確かめられる。文字と通話の機能が厚い手段は、若い会員が多いサークルで候補に入るが、年配の会員がいる会では操作の多さが負担になりやすい。
2つめは、写真と資料の保存先が同じかどうか。行事の記録が個人の端末の中だけにあると、翌年の担当は前例を確かめられない。
3つめは、役員が代わるときに渡すものの数。ここが1つに収まっているかどうかで、続くかが決まる。
4つめは、いま届いていない会員が何人いるかを数えられるかどうか。この数字が出ない手段は、改善のしようがない。
団体の種類によって、いちばん重い場所は違う。町内会は回覧と出欠の集計、そして名簿の扱いが重く、その事情に沿った形は町内会での使われかたで確かめられる。PTAは役員の任期が1年で回るため、引き継ぎそのものが本題になる。こちらはPTAでの使われかたに整理してある。教室や道場では、休講の連絡と保護者への案内が毎週繰り返される。そこは教室での使われかたにまとめてある。費用の条件や人数の上限のように役員会で必ず聞かれる点はよくある質問に集めてあるので、会議に持っていく前に読んでおくと、その場で答えられる質問が増える。
判断の順番は3つで足りる。まず、いま連絡が届いていない会員が何人いるかを数える。次に、緊急の連絡を出せる人が何人いるかを数える。最後に、来年の担当に渡すものがいくつあるかを数える。この3つの数字が出れば、選ぶ種類は自然に決まる。機能の多さや料金の安さから入ると、たいてい外れる。
Q1. 緊急連絡網のアプリは無料で使えますか？
団体向けの連絡アプリやメッセージアプリは、運営に使う機能が無料で提供されているものが多くあります。LY Corporationのガイドでは、LINEグループは500人まで、オープンチャットは最大5,000人まで参加できると案内されています。一方で企業向けの安否確認サービスは人数に応じた費用がかかる形が主流です。
Q2. 災害用伝言ダイヤル（171）を連絡網に使えますか？
NTT東日本は、171は災害の発生により被災地への通信がつながりにくい状況になった場合に提供が開始される仕組みだと案内しており、同じページに現在は災害発生による提供をしていないと記載しています。平常時の行事の連絡には使えないため、団体は別に手段を用意する必要があります。
Q3. スマートフォンを持っていない会員がいる場合はどうしますか？
アプリに全員が入ることを前提にしない運用にします。パソコンのブラウザから使える手段を選び、それも難しい会員には紙か電話で届ける係を決めておきます。人数が少なければ、その数人だけを役員が受け持つ形で回ります。
Q4. 連絡網に持病やアレルギーを書いてもよいですか？
個人情報保護委員会は要配慮個人情報として病歴を挙げており、こうした情報はそれに当たり得ます。連絡網の本体に全員が見える形で書き込むのではなく、必要な人だけが確認できるように分けておく判断があります。集める項目は緊急の連絡に必要なものに絞るのが基本です。